探究水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理

甘天蔚

（山東水總有限公司，山東 濟(jì)南 250014）

1 當(dāng)前水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理存在的問(wèn)題

1.1 管理意識(shí)比較薄弱

近些年國(guó)內(nèi)水利工程的建設(shè)規(guī)模雖然有了較大的提升，但很多工程項(xiàng)目管理人員的思想觀念卻并未得到更新，也未能形成正確的技術(shù)檔案管理意識(shí)，在水利工程建設(shè)工期要求普遍較緊的情況下，通常都會(huì)將工作重心放在施工準(zhǔn)備、施工管理等方面，而對(duì)水利工程建設(shè)質(zhì)量、施工成本的技術(shù)檔案管理與資料整理工作，則并不重視，不僅不愿投入過(guò)多的資金，在人力、物力方面的支持也十分有限，有些工程甚至未設(shè)立專門的檔案管理崗位或部門，這對(duì)于水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作的開展顯然是非常不利的。另外，由于對(duì)水利工程技術(shù)檔案管理缺乏重視，因此部分建設(shè)單位常常會(huì)在施工開始后才進(jìn)行資料收集，這不僅會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理與資料整理效率，同時(shí)還可能會(huì)導(dǎo)致檔案收集不及時(shí)、資料缺失嚴(yán)重等問(wèn)題。

1.2 專業(yè)人才嚴(yán)重不足

檔案管理工作本身具有一定的專業(yè)性要求，尤其是對(duì)水利工程技術(shù)檔案管理來(lái)說(shuō)，其工作專業(yè)性更是非常強(qiáng)的，因此要想做好水利工程技術(shù)的檔案管理與資料整理工作，就必須要安排經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)執(zhí)行各項(xiàng)工作任務(wù)。然而從目前來(lái)看，由于國(guó)內(nèi)專業(yè)檔案管理人才較少，從事水利工程技術(shù)檔案管理的更是十分稀缺，因此很多工程的檔案管理人員實(shí)際上都并未經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)也比較少，如果缺乏專業(yè)人員監(jiān)督指導(dǎo)，那么在工作中就很容易出現(xiàn)歸檔不齊、案卷存放不規(guī)范甚至是檔案資料丟失損壞等問(wèn)題。

1.3 信息化程度相對(duì)較低

現(xiàn)代水利工程建設(shè)所涉及的技術(shù)文件資料比較多，即便是規(guī)模較小的工程，也必須要依靠相關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備才能夠保證文件資料歸檔整理效率，滿足檔案管理與資料管理的實(shí)際工作要求。但由于水利工程建設(shè)單位對(duì)檔案管理與資料整理工作并不重視，相關(guān)資金投入較少，無(wú)法購(gòu)入先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，因此當(dāng)前很多工程雖然設(shè)立了檔案管理崗位或部門，但卻并未提供與實(shí)際工作需求相符的軟硬件設(shè)備，而在信息化檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)的情況下，水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作自然也很難進(jìn)行下去。

2 水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理措施

2.1 采取標(biāo)準(zhǔn)化工作方法

技術(shù)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做好以下幾項(xiàng)內(nèi)容：確保技術(shù)檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都能夠達(dá)到相應(yīng)的要求標(biāo)準(zhǔn)，例如，立卷、歸檔等。

建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化工作程序圖，在工作程序圖中，羅列出各個(gè)部門間的關(guān)系，同時(shí)，要對(duì)具體工作開展的周期運(yùn)行圖進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注，保證技術(shù)檔案管理可以實(shí)現(xiàn)程序化。

2.2 管理制度標(biāo)準(zhǔn)化

針對(duì)水利工程建設(shè)中勘探、設(shè)計(jì)、歸檔等各項(xiàng)工作的開展建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)注，并且要形成書面文件。此外，為了實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，要建設(shè)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，針對(duì)資料形成過(guò)程中每個(gè)重要環(huán)節(jié)，有突出貢獻(xiàn)的工作人員，要給予其一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作不認(rèn)真，導(dǎo)致檔案作業(yè)出現(xiàn)問(wèn)題，要給予相關(guān)工作人員一定的懲罰，在檔案管理工作期間，要抓先進(jìn)典型，進(jìn)而發(fā)揮模范作用，落實(shí)檔案管理工作，為水利工程建設(shè)提供支持，提高工程整體質(zhì)量。

2.3 采取標(biāo)準(zhǔn)方式統(tǒng)計(jì)

標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)計(jì)就是檔案和相關(guān)工作的具體發(fā)展情況進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)調(diào)查、分析，為具體工作的開展提供資料支持。實(shí)際工作期間，就是對(duì)水利工程中的技術(shù)檔案的收進(jìn)、移除、整理、保管、利用等各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)。在實(shí)際工作開展期間，必須采用統(tǒng)一計(jì)量單位，同時(shí)，采取的報(bào)表也要采取統(tǒng)一格式，進(jìn)而確保能夠獲取到全面的技術(shù)檔案數(shù)據(jù)，為后續(xù)各項(xiàng)工作的開展提供支持。

3 水利工程資料整理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

1）項(xiàng)目批復(fù)內(nèi)容，不要隨意變更，如有重大變更，就及時(shí)履行變更批復(fù)手續(xù)，同時(shí)變更后由監(jiān)理工程師按程序發(fā)放通知。

2）項(xiàng)目合同要素要完整，合同中不需要的條款應(yīng)劃掉或填上無(wú)，不能空下、不能涂改，工程稽查中有個(gè)別合同時(shí)間要素不完整、內(nèi)容填寫不完整。這都會(huì)水利工程施工造成不良影響。

3）項(xiàng)目資金支付管理應(yīng)隨著工程建設(shè)進(jìn)度進(jìn)行，不能超前支付或延遲支付，支付過(guò)程中核實(shí)已完工程計(jì)量，不能有在結(jié)算時(shí)出現(xiàn)已支付內(nèi)容超量支付情況、稽查中也有個(gè)別施工單位的支付出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象。

4）工程原材料質(zhì)量檢、試驗(yàn)資料不完整、試驗(yàn)頻率不足、監(jiān)理方單獨(dú)抽檢頻次不足，未有質(zhì)量檢測(cè)計(jì)劃資料，這些問(wèn)題應(yīng)由監(jiān)理工程師全面負(fù)責(zé)監(jiān)督管理，報(bào)送甲方工程師審核或監(jiān)管。

5）工程隱蔽工程資料不完全，三檢資料缺失或數(shù)據(jù)記錄不全，不能體現(xiàn)工程建設(shè)過(guò)程中具體的質(zhì)量驗(yàn)收資料程序。

6）工程質(zhì)量評(píng)定資料使用表格不統(tǒng)一、填寫不規(guī)范。由于水利工程涉及農(nóng)田水利、土地、給排水、房屋建筑、電力電氣等方面的資料表格，現(xiàn)行的資料表格可能存在一些實(shí)際問(wèn)題，不足以能真實(shí)體現(xiàn)施工內(nèi)容，有很多資料表格相互借用，體現(xiàn)了一些雜亂的感覺。遇到這種多方面建設(shè)內(nèi)容時(shí)甲方、監(jiān)理、施工單位應(yīng)及時(shí)向質(zhì)量監(jiān)督站反饋相關(guān)問(wèn)題，統(tǒng)一評(píng)定表格的使用，統(tǒng)一評(píng)定術(shù)語(yǔ)。

7）工程建設(shè)資料中代簽現(xiàn)象嚴(yán)重、字跡潦草、簽字驗(yàn)收時(shí)間前后矛盾，邏輯關(guān)系不正確，這就要求監(jiān)理工程師嚴(yán)把資料質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)格審核。

8）項(xiàng)目工程建設(shè)難免出現(xiàn)部分建設(shè)內(nèi)容變更增減的問(wèn)題，工程建設(shè)初期應(yīng)由質(zhì)量監(jiān)督站確定項(xiàng)目劃分內(nèi)容和數(shù)量。建設(shè)中如發(fā)生增減應(yīng)及時(shí)向質(zhì)量監(jiān)督站報(bào)備。

9）工程竣工驗(yàn)收資料中應(yīng)完善相關(guān)質(zhì)量檢測(cè)數(shù)據(jù)、驗(yàn)收計(jì)量數(shù)據(jù)。

10）工程竣工圖紙應(yīng)及時(shí)修改完善、圖紙中的數(shù)據(jù)應(yīng)和驗(yàn)收計(jì)量的內(nèi)容相輔相成，不能出現(xiàn)前后矛盾，否則在審計(jì)中會(huì)出現(xiàn)較大問(wèn)題，同時(shí)竣工圖紙應(yīng)完善竣工圖章及相關(guān)人員簽字手續(xù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，對(duì)水利工程技術(shù)文件資料的收集、歸檔整理具有非常高的必要性，雖然從目前來(lái)看，水利工程建設(shè)的檔案管理與資料整理工作仍然存在著一定的問(wèn)題，但通過(guò)信息化建設(shè)、檔案管理方法創(chuàng)新等針對(duì)性策略，仍然是能夠使水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作得到完善的。