城市污水處理工程檔案管理標準化與規(guī)范化建設(shè)研究

薛 雁

（煙臺市辛安河污水處理有限公司，山東 煙臺 264670）

城市污水處理工程主要具有建設(shè)周期長、資金投入大等特征，這就使得城市污水處理工程檔案存在數(shù)量大、內(nèi)容多、難度高等特征。與此同時，城市化建設(shè)的持續(xù)推進，環(huán)境治理力度的進一步加大，城市污水處理工程逐漸成為各個城市建設(shè)的重要內(nèi)容，使得城市污水處理工程檔案所面臨的工作量、工作壓力也在這個過程中持續(xù)增長，能否開展標準化與規(guī)范化建設(shè)，不僅關(guān)系到城市污水處理工程檔案管理的質(zhì)量，同時也在一定程度上關(guān)系到城市環(huán)境治理的成果[1]?；诖?，本研究圍繞城市污水處理工程檔案管理實際，提出幾點標準化與規(guī)范化建設(shè)的措施與建議，希望通過本研究為城市污水處理工程檔案提供一定的參考。

1 結(jié)合工程明確歸檔范圍

為有效保障城市污水處理工程檔案管理標準化與規(guī)范化建設(shè)，首要任務(wù)在于明確歸檔范圍，保障歸檔工作能夠嚴格按照標準與規(guī)范進行。根據(jù)當前城市污水處理工程來看，工程檔案主要是根據(jù)城市污水處理工程不同階段來進行歸檔，具體的歸檔范圍主要包含以下幾點：

1）城市污水處理工程前期產(chǎn)生的各種資料，包括拆遷安置文件、整地文件、審批文件、概算文件、設(shè)計方案、招投標材料等。

2）城市污水處理工程施工進程中產(chǎn)生的各種資料，包括原材料資料、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽施工記錄、設(shè)計變更材料、施工協(xié)議等等。

3）城市污水處理工程安裝調(diào)試進程中產(chǎn)生的各種資料，包括污水處理設(shè)備安裝調(diào)試記錄、開箱記錄、隨機文件記錄等等。

4）城市污水處理工程竣工驗收產(chǎn)生的材料，包括竣工圖紙、決算材料、驗收報告、工程質(zhì)量評價等。

5）城市污水處理工程交付后產(chǎn)生的材料，包含交付材料、設(shè)備運維記錄、水質(zhì)監(jiān)測報告等。通過明確城市污水處理工程檔案歸檔范圍，保障工程檔案管理工作能夠全面圍繞城市污水處理工程整個周期開展歸檔工作，為規(guī)范化與標準化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

2 建立健全立卷歸檔標準

在明確工程檔案歸檔范圍以后，則需要建立健全立卷歸檔標準。首先，檔案管理部門需要明確城市污水處理工程檔案立卷歸檔的核心內(nèi)容，針對城市污水處理工程涉及的各類資料、文件等實施科學(xué)的劃分，如根據(jù)城市污水處理工程不同階段的檔案資料進行立卷歸檔標準制定，同時參考城市污水處理工程檔案資料的價值、分類、年限等建立立卷歸檔標準，以此來保障立卷歸檔的規(guī)范性，防止后期檔案利用方面面臨信息冗余、歸檔重復(fù)等問題。其次，針對城市污水處理工程檔案立卷歸檔時效性進行明確的要求，只有當城市污水處理工程現(xiàn)行文件任務(wù)完成以后，才可以按照要求進行立卷歸檔工作，針對整個立卷歸檔流程進行全面的規(guī)范[2]。最后，工程檔案本身完成與否，直接關(guān)系到工程檔案管理的質(zhì)量，檔案管理部門應(yīng)當結(jié)合立卷歸檔標準，針對立卷歸檔方法、案卷裝訂質(zhì)量進行全面的規(guī)范，從而有效保障工程檔案前期管理的規(guī)范化、標準化。

3 完善工程檔案管理制度

任何工作的有序開展，均離不開規(guī)章制度的有效規(guī)范，尤其是對于城市污水處理工程檔案管理標準化與規(guī)范化建設(shè)，更離不開一套科學(xué)合理的規(guī)章制度作為支撐。這就需要檔案管理部門充分結(jié)合城市污水處理工程實際、工程檔案管理流程，在現(xiàn)有工程檔案管理規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，針對細節(jié)進行完善，包括檔案管理相關(guān)的工作內(nèi)容要求、部門對接、組織保障等，均需要建立對應(yīng)的管理制度，保障管理制度能夠全面覆蓋城市污水處理工程檔案管理的整個流程。與此同時，為保障各部門能夠配合工程檔案管理工作的開展，還需要圍繞各部門、各崗位的工作職能，明確對應(yīng)的責(zé)任，并將責(zé)任制度化，通過建立對應(yīng)的獎懲機制來保障責(zé)任的有效落實，使得各部門均有負責(zé)人全面配合工程檔案管理工作的開展。

4 規(guī)范檔案著錄與分類號

檔案著錄與分類號的規(guī)范與否，直接關(guān)系到城市污水處理工程檔案管理標準化與規(guī)范化建設(shè)成果。為有效保障城市污水處理工程檔案管理的效率，需要通過以下幾點措施，規(guī)范檔案著錄與分類號：對于著錄規(guī)范建設(shè)來說，檔案管理部門需要按照《檔案著錄規(guī)則》要求，結(jié)合城市污水處理工程建設(shè)實際、工程檔案發(fā)展趨勢、信息化建設(shè)要求，構(gòu)建著錄標準、細則，針對工程檔案著錄的細節(jié)進行全面的完善，保障著錄工作的標準化。分類號作為檔案使用的關(guān)鍵所在，其對檔案檢索效率、檢索質(zhì)量的影響巨大。這就需要檔案管理部門按照《中國檔案分類法》要求，根據(jù)工程檔案檢索要求、信息化檢索要求，建立更為細致的分類標準、分類流程，為工程檔案檢索提供有效的支持。需要注意的是，對于已經(jīng)形成的工程檔案，需要重新組卷，按照檔案著錄與分類號，針對存在關(guān)聯(lián)的檔案實施再次組合，同時針對欠缺頁碼、目錄的工程檔案，需要重新編著對應(yīng)的編碼、目錄，為后期工程檔案管理、檢索奠定基礎(chǔ)[3]。

5 規(guī)范信息化建設(shè)標準

信息化建設(shè)作為城市污水處理工程檔案管理發(fā)展的主要方向，規(guī)范信息化建設(shè)標準勢必成為未來建設(shè)的重要內(nèi)容。對檔案管理部門而言，需要結(jié)合城市污水處理工程檔案管理信息化建設(shè)要求、信息化建設(shè)趨勢，針對信息化建設(shè)內(nèi)容、要求建立對應(yīng)的標準，使得工程檔案管理整個流程均能夠按照信息化建設(shè)標準來開展，保障相關(guān)的操作流程、對接標準、軟硬件建設(shè)均能夠滿足信息化建設(shè)標準要求，推進工程檔案共享服務(wù)的順利開展[4]。

綜上所述，規(guī)范化與標準化建設(shè)作為城市污水處理工程檔案管理工作的重要內(nèi)容，其不僅關(guān)系到工程檔案管理的效率與質(zhì)量，同時也關(guān)系到城市污水工程的建設(shè)成果。這就需要我們正視當前工程檔案管理工作暴露出來的問題，圍繞城市污水處理工程檔案管理流程，完善城市污水處理工程檔案管理相關(guān)的規(guī)范、標準，通過結(jié)合工程明確歸檔范圍、建立健全立卷歸檔標準、完善工程檔案管理制度、規(guī)范檔案著錄與分類號以及規(guī)范信息化建設(shè)標準，切實提升工程檔案管理水平。