檔案管理與史志工作的關(guān)系

劉志萍

（沈丘縣地方史志編纂館，河南 周口 466300）

檔案管理是一門獨(dú)特的學(xué)問，是對(duì)檔案資料的保存與應(yīng)用。其具有文化性、服務(wù)性、科學(xué)性、政治性等特點(diǎn)。檔案的文化性是由檔案的內(nèi)容所決定的。檔案是記錄經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展軌跡的資料，其面對(duì)的是廣大勞動(dòng)人民和他們的智慧，是社會(huì)生活、人文歷史的原始記錄，從而可以看出檔案是對(duì)歷史的傳承，從歷史信息中也體現(xiàn)出了文化的傳承，因此，檔案具有文化的特性。一切有利于經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的資料都是珍貴的檔案資料，因此，檔案具有一定的服務(wù)性。史志是一個(gè)地區(qū)的百科全書，其包含了人文地理、歷史文化、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等區(qū)域性的全面記載，從各方面對(duì)本地區(qū)進(jìn)行一段時(shí)間內(nèi)的記錄。檔案與史志工作歷來(lái)就是相互依存的關(guān)系，利用檔案進(jìn)行史志的編纂歷來(lái)就是我國(guó)編志的傳統(tǒng)，檔案管理的成功與否就關(guān)系到了史志編纂的權(quán)威性。

1 檔案管理在史志工作中的重要作用

史志的編纂和檔案管理具有一定程度的相似性，都是對(duì)事件的準(zhǔn)確記錄，檔案管理為史志的編纂提供了基礎(chǔ)，史志的編纂有利于原始檔案資料的保存，大大增加原始檔案的保存年限。

1）檔案管理是史志編纂的基礎(chǔ)。編纂志書的原則是述而不論，要符合歷史事實(shí)，而檔案是“維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌”。編纂史志要利用各方面的材料，其中，檔案是最為可靠的資料來(lái)源。只有利用豐富的檔案資料，才能寫出一方之信史。在反映事物本來(lái)面貌的真實(shí)性方面，檔案材料是其他材料無(wú)法比擬的。所以，要進(jìn)行歷史研究，編纂成高質(zhì)量的志書，必須利用檔案資料。編纂史志與檔案管理之間，既有不同之處，又有緊密的聯(lián)系，檔案是歷史的原始記錄，史志是歷史的系統(tǒng)記載，編纂史志離不開檔案，沒有檔案，編纂史志就成了無(wú)本之木、無(wú)源之水，同時(shí)，如果檔案材料不用來(lái)編纂史志，也就失去了檔案的重要作用。從這個(gè)意義上說，只有在變成志書后檔案才能顯示出“資政”的功能。史志是區(qū)域性的百科全書。史志是對(duì)一定時(shí)期內(nèi)的事件的記錄合集，檔案是實(shí)時(shí)記錄事件發(fā)生的合集，所以檔案是史志編纂的基礎(chǔ)。我國(guó)的檔案管理越來(lái)越規(guī)范化，各檔案歸口明了，并且檔案具有很強(qiáng)的時(shí)間性，因此是史志編纂的第一手資料。因此，檔案工作者在檔案歸類、裝訂、編寫目錄、編制題名、入庫(kù)上架等程序上容不得半點(diǎn)馬虎，這樣才能保證檔案在被查閱時(shí)提供者能夠快速找到檔案，利用者能夠方便地查閱到所需資料，避免了由于基礎(chǔ)工作沒做好而浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象，真正做到檔案整理毫無(wú)差池的同時(shí)提高史志工作的效率。在檔案審核上力求準(zhǔn)，檔案資料的準(zhǔn)確度直接影響著史志編修的質(zhì)量，對(duì)于收錄的檔案去粗存精、去偽存真、“細(xì)節(jié)上挑骨頭”等環(huán)節(jié)都是必要的，有助于在提升檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上保證史志內(nèi)容的質(zhì)量。

2）檔案管理為史志編纂提供便利。我國(guó)檔案管理工作專業(yè)化水平不斷地進(jìn)步，檔案管理的方式也從單一的紙質(zhì)化向電子化和多樣化發(fā)展。國(guó)家對(duì)檔案管理工作也越來(lái)越重視，為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，國(guó)家將這一學(xué)科作為一級(jí)學(xué)科進(jìn)行建設(shè)，并投入大量的人力物力，這些都為史志的編纂提供了極大的便利。我國(guó)的公共檔案存量大，隨著檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化，檔案管理工作取得很大的發(fā)展，將檔案進(jìn)行分門別類，妥善保存。行業(yè)、區(qū)域性的檔案也有了極大的進(jìn)步，保存的專業(yè)性程度也不斷地提升，各檔案保存和管理單位之間的聯(lián)系也日益密切，歸檔檔案更加完善，覆蓋面更加廣闊，為史志的編纂提供了很大的便利。隨著網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化的建設(shè)，更多的是將原始檔案進(jìn)行電子化掃描，以電子文檔的形式保存。在檔案閱覽和查詢方面也有了更高的效率，隨著檔案的電子化，在規(guī)范化的檔案管理中只需要對(duì)目標(biāo)檔案進(jìn)行關(guān)鍵詞的輸入就可以查詢?cè)擃惸肯碌乃袡n案條目，這為跨度大、覆蓋面廣的史志的編纂提供了信息查詢的方便，也極大地減少了人工翻閱紙質(zhì)檔案耗費(fèi)的時(shí)間，確保了史志編纂工作充分利用檔案資料。

3）檔案管理工作保證了史志的質(zhì)量。檔案是文書部門辦理完畢歸檔保存的材料，也是所記錄事件的經(jīng)驗(yàn)積累，具有原始性。史志編纂工作中充分收集、利用檔案資料，把檔案資料作為史志的編纂不可或缺的素材，這就保證了史志的資料與志書的權(quán)威性。從現(xiàn)有出版獲獎(jiǎng)的地方史志看，凡是在編纂過程中，收集檔案資料全面，收集渠道暢通，運(yùn)用檔案資料準(zhǔn)確，這部志書就會(huì)受到讀者的歡迎，就會(huì)成為資政的重要參考書籍，反之也是如此。所以，作為史志的編纂者，一定要重視檔案資料，成為收集利用檔案資料的行家里手。

2 史志工作對(duì)檔案管理的積極影響

1）有利于規(guī)范檔案管理工作，豐富檔案資源。編纂史志時(shí)會(huì)大量利用檔案資料，這一過程能檢驗(yàn)檔案工作成效。修志人員在查閱和利用檔案過程中，會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案收集和管理等工作中存在的問題，從而促使檔案工作人員進(jìn)行反思，不斷改進(jìn)和完善檔案管理工作。如果不能做到應(yīng)收盡收，有些關(guān)鍵性的、具有重大意義的文件或記錄將會(huì)缺失，編纂史志時(shí)無(wú)法查找，必將影響志稿內(nèi)容的全面性和修志進(jìn)度。遺憾的是，由于檔案管理制度的不夠科學(xué)與完善，特別是沒有制定合理的歸檔范圍，一些記錄單位重大變革性事件的資料沒有歸檔，編纂志書時(shí)無(wú)法查找。在史志編纂中，修志人員會(huì)盡可能多地加入珍貴的歷史照片，這些照片既準(zhǔn)確、真實(shí)地反映了歷史，又豐富了志書的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了圖文并茂，從而使志書更加完善與豐滿。

2）有利于加快檔案信息化進(jìn)程，提高檔案利用效率。史志包括綜合志、專業(yè)志等，不同種類的志書對(duì)于檔案檢索的要求不盡相同。如，編寫一個(gè)地區(qū)綜合性史志與編寫該地區(qū)某個(gè)行業(yè)專業(yè)志，二者的查檔需求是不同的，前者需要的內(nèi)容比較宏觀，查詢的關(guān)鍵詞涵蓋內(nèi)容也比較寬泛，后者需要的內(nèi)容比較微觀，查閱的關(guān)鍵詞也比較具體。這就要求檔案檢索工具要向適用性廣、實(shí)用性強(qiáng)的方向發(fā)展，能滿足編史修志人員進(jìn)行快速專題檢索的需求，并且確保編制完備、檢索手段先進(jìn)。

3）有利于深化檔案編研工作，凸顯檔案價(jià)值。檔案工作人員參與史志編纂、查找和利用檔案，實(shí)際上也是對(duì)館（室）藏檔案情況進(jìn)行摸底和全面熟悉的過程，也是對(duì)檔案管理各方面工作進(jìn)行全面自查的過程。在參與編史修志前，主要負(fù)責(zé)常規(guī)性的檔案編研工作，如進(jìn)行檔案文獻(xiàn)匯編和編寫檔案參考資料等。通過參與地史志編纂，檔案工作人員對(duì)館（室）藏檔案資源進(jìn)行了梳理，對(duì)館（室）藏檔案資源有了宏觀了解，并且開拓了視野、更新了工作理念，有利于發(fā)現(xiàn)原先編研中存在的編研的面不廣、編研的深度不夠等問題，進(jìn)而在分析與考證鑒別檔案史料、擴(kuò)大編研范圍、改進(jìn)選材等方面下功夫，推動(dòng)編研工作不斷深化。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，編纂史志與檔案管理工作確實(shí)是“血濃于水”，有著深厚的淵源和不可分割的聯(lián)系。檔案資料在編纂史志工作中發(fā)揮了舉足輕重的作用，參與編纂史志工作也是檔案管理工作向更高方向發(fā)展的必經(jīng)途徑。檔案管理工作的好壞直接關(guān)系著編纂史志的進(jìn)度和質(zhì)量，編纂史志的過程又有力地促進(jìn)了檔案管理工作的開展，二者相輔相成、不可替代。