財務(wù)信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)外部信息共享

陸韻佳

(廣西大學(xué) 廣西 南寧 530004)

數(shù)字經(jīng)濟時代的到來，信息的價值日益凸顯。企業(yè)的經(jīng)營決策越來越離不開信息，信息也逐漸成為可以為企業(yè)產(chǎn)生效益的重要資源，企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型是大勢所趨。在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景之下，財務(wù)可以被視作相關(guān)數(shù)據(jù)信息采集、整理、分類、匯總以及應(yīng)用的過程，是企業(yè)核心數(shù)據(jù)庫的重要組成部分，財務(wù)信息化是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要一環(huán)。

隨著新興技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，財務(wù)工作逐漸由記錄、核算等基礎(chǔ)職能向決策支持職能轉(zhuǎn)變，同時也是成本中心向價值創(chuàng)造的轉(zhuǎn)變。從純手工記賬、核算到辦公軟件輔助，會計核算系統(tǒng)的誕生，再到全流程信息系統(tǒng)以及人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的運用，企業(yè)財務(wù)管理手段發(fā)生著極大的改變，管理精度不斷提高，工作效率顯著提升。

近半個世紀以來，財務(wù)工具的轉(zhuǎn)變一直是企業(yè)管理與信息技術(shù)結(jié)合的典型代表，直至今日，信息技術(shù)依然是影響財務(wù)職能最為深遠的技術(shù)。上世紀五十年代，美國通用電器公司率先使用電子計算機實現(xiàn)了工資與成本的核算，這是使用電子計算機輔助進行企業(yè)管理的開端[1]，此后，人們逐漸開始利用計算機解決一些數(shù)據(jù)量大、重復(fù)度高的局部經(jīng)濟業(yè)務(wù)與管理問題，同時也誕生了部分代替手工的會計核算應(yīng)用程序；進入七十年代，小型機和微型機的普及，局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用，使得單部門內(nèi)多臺計算機應(yīng)用得以集成，出現(xiàn)了以會計核算信息系統(tǒng)為代表的部門級信息系統(tǒng)；八十年代后，信息系統(tǒng)的構(gòu)建打破部門的局限，重要流程在跨部門信息系統(tǒng)間流轉(zhuǎn)，以企業(yè)資源計劃(ERP)為代表的企業(yè)級信息系統(tǒng)誕生，會計核算系統(tǒng)得以在關(guān)聯(lián)系統(tǒng)中采集節(jié)點數(shù)據(jù)，是企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分。隨著時代與科技的發(fā)展，信息系統(tǒng)不斷打破組織范圍的局限，由部門至企業(yè)，再由企業(yè)內(nèi)部至外部各利益相關(guān)方，財務(wù)信息系統(tǒng)也不再局限于會計核算職能，已向前延伸至業(yè)務(wù)端，直接或間接地與供應(yīng)商、客戶建立聯(lián)系，向后延伸至信息需求端，與信息披露平臺、稅務(wù)等監(jiān)管部門信息系統(tǒng)對接。

一、財務(wù)信息系統(tǒng)的信息分類

財務(wù)信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，財務(wù)信息系統(tǒng)從業(yè)務(wù)交易與事項發(fā)生時點起，輔助財務(wù)人員收集、加工數(shù)據(jù)，管理資金流動，輸出財務(wù)報告，并提供決策輔助信息，能夠使財務(wù)真正覆蓋至業(yè)務(wù)前端，并顯著提升財務(wù)處理效率[2]。財務(wù)信息系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)外實現(xiàn)信息共享的基礎(chǔ)之一，一方面，信息的共享存在于信息系統(tǒng)之間，財務(wù)信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部各信息系統(tǒng)、與企業(yè)外部的系統(tǒng)、平臺對接，實現(xiàn)信息在系統(tǒng)間的流轉(zhuǎn)；另一方面，由于財務(wù)活動包括企業(yè)籌資、投資、經(jīng)營以及分配引起的財務(wù)活動，財務(wù)本身不局限于財務(wù)部門，財務(wù)信息系統(tǒng)的搭建勢必促進信息在各職能部門、各企業(yè)層級以及企業(yè)外部的共享。

來源于財務(wù)信息系統(tǒng)的信息包括了財務(wù)與非財務(wù)信息，是財務(wù)信息系統(tǒng)接收、記錄、流轉(zhuǎn)、生成的信息，本文認為，這其中包括了運營信息、財務(wù)會計信息和管理會計信息。運營信息是財務(wù)會計、管理會計信息的基礎(chǔ)，是財務(wù)信息系統(tǒng)跟蹤業(yè)務(wù)進程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，既包括業(yè)務(wù)發(fā)生時點人為輸入或系統(tǒng)導(dǎo)入的信息，又包括業(yè)務(wù)進程節(jié)點觸發(fā)多系統(tǒng)運行的信息；財務(wù)會計信息通常包括財務(wù)狀況、經(jīng)營成果以及現(xiàn)金流量信息，主要服務(wù)于外部利益相關(guān)者，如潛在投資人、政府監(jiān)管部門等，在信息系統(tǒng)環(huán)境下，由會計核算系統(tǒng)、合并報表系統(tǒng)生成；管理會計信息，主要服務(wù)于組織內(nèi)部的管理，為管理者提供決策支持，在信息系統(tǒng)環(huán)境下，由管理會計相關(guān)系統(tǒng)生成。

二、企業(yè)內(nèi)部信息的共享

信息系統(tǒng)按照設(shè)定的邏輯進行數(shù)據(jù)的計算、存儲與傳遞，不斷提升公司效率，降低運營成本。對于財務(wù)工作，信息系統(tǒng)的作用不僅僅是取代手工操作，更大的作用在于挖掘存儲相關(guān)海量數(shù)據(jù)。

(一)業(yè)務(wù)信息在企業(yè)內(nèi)外部的共享

財務(wù)信息系統(tǒng)的邏輯是需要在企業(yè)生產(chǎn)運營流程的基礎(chǔ)之上建立的，完整的信息系統(tǒng)架構(gòu)可以從業(yè)務(wù)發(fā)生時點獲取賬務(wù)需要的信息，并在業(yè)務(wù)流程節(jié)點觸發(fā)相應(yīng)的信息系統(tǒng)，例如銷售管理系統(tǒng)生成的銷售發(fā)票自動導(dǎo)入會計核算系統(tǒng)的應(yīng)收賬款模塊，網(wǎng)上報賬系統(tǒng)①自動添加收款指令，待收到賬款，資金管理系統(tǒng)②會反饋結(jié)果至?xí)嫼怂?、網(wǎng)上報賬以及銷售管理系統(tǒng)，其中銷售管理系統(tǒng)傳輸?shù)匿N售發(fā)票對于財務(wù)管理系統(tǒng)而言，是業(yè)務(wù)發(fā)生時點系統(tǒng)導(dǎo)入的運營信息，待收到款項后將業(yè)務(wù)進度反饋至?xí)嫼怂?、銷售管理等系統(tǒng)，是業(yè)務(wù)進程節(jié)點觸發(fā)多系統(tǒng)運行的運營信息。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及財務(wù)信息系統(tǒng)，正是根據(jù)眾多業(yè)務(wù)流程邏輯串聯(lián)起來，構(gòu)成完整的企業(yè)級信息系統(tǒng)。

由于交易往來的密切，以及企業(yè)信息化的普及，企業(yè)之間可以利用信息技術(shù)創(chuàng)建線上交易往來通道，例如大型集團企業(yè)可以創(chuàng)建智能采購平臺，集中吸引并審核能夠提供分子公司所需原材料和常用辦公用品的供應(yīng)商，平臺訂單流程可以適當簡化，確認收貨后系統(tǒng)自動回款，企業(yè)間實現(xiàn)的業(yè)務(wù)信息共享，不僅可以提高往來交易效率，還可以充分利用規(guī)模優(yōu)勢，提升溢價能力。

隨著業(yè)財融合的深入，運營信息不僅用于記錄業(yè)務(wù)發(fā)生進程，而且是企業(yè)信息系統(tǒng)運作的基礎(chǔ)，是會計核算系統(tǒng)主要的信息來源，而業(yè)財融合也使獲取管理會計信息途徑朝著更廣更深的維度發(fā)展，同時也使跨地域、跨組織建立財務(wù)部門的財務(wù)共享模式得以實現(xiàn)[5]。

(二)財務(wù)會計信息在企業(yè)內(nèi)外部的共享

財務(wù)會計信息擁有較為完善的理論基礎(chǔ)，是內(nèi)部管理者、外部投資人、監(jiān)管者等利益相關(guān)方了解企業(yè)經(jīng)營狀況的重要信息來源。如果說，財務(wù)是企業(yè)數(shù)據(jù)庫的重要組成部分，在眾多新興技術(shù)尚未出現(xiàn)之初，企業(yè)仍處在手工管理運營的時代，數(shù)據(jù)仍未被視作重要的企業(yè)資源之時，財務(wù)會計就已經(jīng)是企業(yè)內(nèi)外部重要的信息來源。

在信息系統(tǒng)環(huán)境下，基礎(chǔ)的財務(wù)會計信息主要由會計核算系統(tǒng)生成。自企業(yè)級信息系統(tǒng)出現(xiàn)起，會計核算系統(tǒng)就不再是一個孤立的部門系統(tǒng)。由于重要的業(yè)務(wù)節(jié)點需要進行賬務(wù)處理工作，相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)以及網(wǎng)上報賬系統(tǒng)要保持密切的信息往來；此外，獲取財務(wù)會計信息作為外部利益相關(guān)方了解企業(yè)的有效途徑，企業(yè)對外的信息披露平臺可以視作會計核算信息系統(tǒng)③的組成部分，財務(wù)報告中需要披露的有關(guān)業(yè)務(wù)層的信息，如重要的人事變動、供應(yīng)鏈、客戶關(guān)系等重要信息[2]，可以直接傳輸至信息平臺，經(jīng)過必要的審核、修訂程序后，再統(tǒng)一對外發(fā)布。會計核算信息系統(tǒng)是外部利益相關(guān)方參與企業(yè)信息共享的重要途徑。上傳至平臺的財務(wù)會計信息，可供有需要的投資者自行下載；與稅務(wù)、金融等監(jiān)管部門系統(tǒng)對接，可以向監(jiān)管部門提供符合要求的財務(wù)報告，大大降低了對外輸出財務(wù)信息的成本。

(三)管理會計信息在企業(yè)內(nèi)外部的共享

管理會計以高質(zhì)量的決策為中心，為組織創(chuàng)造價值和保值而收集、分析、傳遞和使用與決策相關(guān)的財務(wù)和非財務(wù)信息。為了更有效地應(yīng)用管理會計方法，管理會計需要以信息化手段為支撐，把推進面向管理會計的信息系統(tǒng)建設(shè)作為管理會計主要建設(shè)任務(wù)之一[4]。在企業(yè)級信息系統(tǒng)架構(gòu)中，管理會計相關(guān)系統(tǒng)一般不參與日常業(yè)務(wù)流程，但相關(guān)系統(tǒng)又與業(yè)務(wù)、會計核算系統(tǒng)有著緊密聯(lián)系，其數(shù)據(jù)主要來源于運營信息、會計核算信息。

例如，基于人力資源管理系統(tǒng)的組織架構(gòu)、用戶及權(quán)限等基本信息，績效管理系統(tǒng)可以追蹤到業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及會計核算系統(tǒng)，實時展示個人、部門、單位維度的績效信息，不同層級的管理人員可以監(jiān)督下屬的業(yè)績信息，以進一步指導(dǎo)工作。如財務(wù)共享中心系統(tǒng)的績效考核模塊，會記錄下每位共享中心職員的接單量、記賬準確率、投訴率等，以更為細致、準確的指標完成區(qū)間績效考核。

此外，預(yù)算管理系統(tǒng)可以將預(yù)算規(guī)則嵌入合同審核、網(wǎng)上報賬等流程中，極大增加了預(yù)算的約束力，可以在業(yè)務(wù)發(fā)生之時實現(xiàn)預(yù)算控制，并降低預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)控成本；內(nèi)部控制的目標是保證業(yè)務(wù)流程執(zhí)行的合規(guī)性[5]，風(fēng)險的管控也細致到系統(tǒng)內(nèi)各用戶權(quán)限、特權(quán)用戶等的監(jiān)督和管理，需要內(nèi)控&風(fēng)險管理系統(tǒng)嵌入企業(yè)各信息系統(tǒng)以及跨系統(tǒng)的流程當中，監(jiān)測存在的問題與風(fēng)險，實時做出提醒和預(yù)警，并提供合規(guī)報告[2]。管理會計信息主要為企業(yè)經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持，因而直接對外輸出的數(shù)據(jù)并不多，一般是通過信息披露系統(tǒng)，將一些需要公開披露的經(jīng)營決策、預(yù)算等信息傳送至信息披露系統(tǒng)，經(jīng)過相關(guān)審核修訂程序，進而公之于眾。

信息系統(tǒng)的應(yīng)用，實現(xiàn)了相關(guān)數(shù)據(jù)的實時獲取以及管理上的實時監(jiān)控。大大縮短了數(shù)據(jù)采集時間，降低了信息整理成本。管理會計信息是為企業(yè)經(jīng)營決策提供依據(jù)的信息，共享的對象主要是各層級的管理人員。詳盡的、日常的、局部的管理會計信息，更符合基層管理人員的需求；非結(jié)構(gòu)化的、全局的管理會計信息，一般更符合高層決策人員的需求。

三、結(jié)語

在還沒有信息系統(tǒng)輔助人們工作的年代，財務(wù)人員需要將大量的時間和精力花費在手工收集、處理數(shù)據(jù)上，極大增加了企業(yè)負擔(dān)財務(wù)的成本，并且由于財務(wù)會計信息的滯后性和高度概括性，信息對企業(yè)內(nèi)部的利用價值較低，與此同時，雖然管理會計能夠為管理者提供更多的決策支持，但是高昂的信息收集、處理成本，讓管理會計信息發(fā)揮的作用受限。

完整的信息系統(tǒng)的構(gòu)建，不僅可以實現(xiàn)企業(yè)流程自動化，而且有助于降低企業(yè)內(nèi)部以及企業(yè)間信息交換的成本。財務(wù)工作是相關(guān)數(shù)據(jù)信息采集、整理、分類、匯總以及應(yīng)用的過程，財務(wù)職能系統(tǒng)可以成為企業(yè)數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的重要組成部分。財務(wù)信息系統(tǒng)讓部門間、企業(yè)內(nèi)外實現(xiàn)信息的共享，不僅幫助財務(wù)人員快速獲取業(yè)務(wù)信息，而且可以將有決策價值的財務(wù)會計信息、管理會計信息甚至是有價值的業(yè)務(wù)信息及時整理、匯總給各層級管理人員，加強信息對決策的輔助作用，提升決策質(zhì)量。提升信息的價值，也將會是未來財務(wù)工作發(fā)揮更大作用的途徑之一，因而，財務(wù)人員除了要具備必要的財會知識外，還要具有企業(yè)信息價值觀，從全局出發(fā)思考財務(wù)工作如何能夠產(chǎn)出更具價值的信息。

【注釋】

①在《財務(wù)就是IT——企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)》一書中,網(wǎng)上報賬系統(tǒng)前端承接業(yè)務(wù)端傳輸?shù)陌l(fā)票信息，匯集各類報賬信息，后端聯(lián)接會計核算系統(tǒng)和資金管理系統(tǒng)，不僅將報賬事務(wù)移到了網(wǎng)上，而且借助信息化過程，完善傳統(tǒng)報賬事務(wù)的諸多問題[2]。

②資金管理系統(tǒng)是企業(yè)線上解決收支事務(wù)的系統(tǒng)，其中包括與銀行對接的銀企互聯(lián)系統(tǒng)[2]。

③會計核算信息系統(tǒng)由會計核算系統(tǒng)、報表合并系統(tǒng)以及信息披露系統(tǒng)組成，將財務(wù)會計工作流程化、系統(tǒng)化[2]。