信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式探究

朱曉光

（巨野縣檔案館，山東 菏澤 274900）

1 前言

大數(shù)據(jù)對(duì)于當(dāng)前社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展產(chǎn)生積極影響，對(duì)于其的可持續(xù)發(fā)展和穩(wěn)定運(yùn)行起到奠基的作用。從檔案管理方面來(lái)說(shuō)，其最根本的任務(wù)就是針對(duì)各項(xiàng)的檔案信息展開(kāi)有效的管理，并且其中具體涉及的內(nèi)容相比廣泛，同時(shí)也具備復(fù)雜性特征，因此管理起來(lái)也有一定的難度。不難發(fā)現(xiàn)，如果可以將其結(jié)合大數(shù)據(jù)有機(jī)融合優(yōu)化調(diào)整，可以促進(jìn)規(guī)范、科學(xué)的檔案管理數(shù)據(jù)中心構(gòu)建，進(jìn)而在促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)達(dá)成的同時(shí)，還可以提升管理效率和管理水平。

2 對(duì)于大數(shù)據(jù)檔案管理工作的理論概述

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)具有將大數(shù)據(jù)相關(guān)理念引入的意識(shí)，針對(duì)檔案管理工作展開(kāi)積極創(chuàng)新，由此才可以促進(jìn)檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量、效率的有效提升，主要需要遵循以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

1）檔案管理人員一定要提起重視，強(qiáng)化大數(shù)據(jù)的應(yīng)用意識(shí)。作為檔案管理人員而言必須要充分重視大數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)可以影響信息化的發(fā)展，而檔案作為信息化的載體可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的合理轉(zhuǎn)換?；诓煌愋凸ぞ咧兴鶓?yīng)用 相關(guān)數(shù)據(jù)，可以幫助工作人員明確該如何定論，幫助工作獲取所需的數(shù)據(jù)信息。

2）制定以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案管理體系。在大數(shù)據(jù)發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，作為檔案管理人員始終要秉承的是開(kāi)放型的理念，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，突破傳統(tǒng)的理念束縛，進(jìn)行檔案新管理模式的制定。

3）重視數(shù)字化。在大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展的同時(shí)，作為檔案的管理人員而言必須要充分重視數(shù)字化，并且給予數(shù)據(jù)化足夠的關(guān)注。在進(jìn)行檔案信息管理的時(shí)候要采取網(wǎng)絡(luò)寬覆蓋以及智能化的搜索方式，加強(qiáng)對(duì)于表格和圖形的管理，只有這樣才能夠確保所提供的數(shù)據(jù)資料更為完善、準(zhǔn)確度更高。

3 信息時(shí)代檔案管理的新特點(diǎn)

1）信息來(lái)源更為多元化。之前紙質(zhì)文件作為檔案信息的重要來(lái)源，但是存儲(chǔ)空間是非常受限的，加上所采取的落后管理方式，因此作為檔案的管理部門(mén)職能對(duì)檔案的信息進(jìn)行選擇性的收集，而由于檔案信息來(lái)源比較有限，一些具備研究?jī)r(jià)值的資料會(huì)因?yàn)楦鞣N原因未能實(shí)現(xiàn)收檔，這也非常不利。而檔案信息化不僅僅可以有效避免此類現(xiàn)象，還可以電子文檔的形式進(jìn)行各類文件的儲(chǔ)存，這對(duì)于檔案的收集以及后續(xù)的管理工作而言帶來(lái)了非常大的幫助。

2）信息處理更為高效。檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)的操作不僅僅可以最大限度上節(jié)省時(shí)間，還可以歸納整理所收集的電子檔案，這樣一來(lái)紙質(zhì)檔案的順序不會(huì)被破壞，還能夠保障電子和紙質(zhì)檔案的一一對(duì)應(yīng)。而對(duì)計(jì)算機(jī)加以運(yùn)用還可以減少工作人員的工作量，有效避免因人工出錯(cuò)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤。除此之外，利用信息技術(shù)檢索檔案也更為方便，只需要在搜索框內(nèi)輸入所需要查詢的信息，就會(huì)即時(shí)找到所需的檔案，省時(shí)省力。而檔案信息化的管理還有利于信息的進(jìn)一步傳輸，不受任何條件的限制。

3）檔案管理更加安全。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案最大的弊端就是很容易受環(huán)境的影響而出現(xiàn)損壞，并且從長(zhǎng)期的角度來(lái)說(shuō)也不利于保存。但是電子檔案完全可以避免這一點(diǎn)，通過(guò)電子文檔的形式在硬盤(pán)當(dāng)中進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)不僅僅安全系數(shù)更高，找尋起來(lái)也更加方便。一些較為重要的檔案還可以進(jìn)行加密和備份等處理，極大程度上保障檔案的長(zhǎng)期安全性。

4 信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新措施

1）提高管理的標(biāo)準(zhǔn)化。在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程當(dāng)中軟硬件不匹配以及文件形式出現(xiàn)不兼容的情況非常常見(jiàn)，這也是檔案信息化管理當(dāng)中需要迫切解決的問(wèn)題。對(duì)此，在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程當(dāng)中，必須要確保計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)通信以及數(shù)據(jù)庫(kù)處于一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣信息化的優(yōu)勢(shì)才能夠得以充分的發(fā)揮。這一方面可以運(yùn)用統(tǒng)一的方式來(lái)進(jìn)行軟硬件的購(gòu)置，制定統(tǒng)一的管理制度和調(diào)度標(biāo)準(zhǔn)，這樣一來(lái)檔案管理工作不僅便捷還非常高效。

2）建立完善的數(shù)據(jù)服務(wù)體系。這一方面首先應(yīng)當(dāng)就檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的完善，并且加強(qiáng)開(kāi)發(fā)以及運(yùn)用檔案信息軟件的力度，就檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化水平進(jìn)行提升。其次，要加強(qiáng)假設(shè)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，審核檔案的真實(shí)性和可利用性，規(guī)范信息錄入的標(biāo)準(zhǔn)。最后，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，在針對(duì)一些具備一定價(jià)值檔案資源的時(shí)候應(yīng)當(dāng)采取電子檔案的方式對(duì)此類檔案資源進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全性。

3）創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)主要的方式就是借閱，從而促使檔案信息更好的進(jìn)行傳播、共享以及利用，這樣的方式限制性較強(qiáng)，并且在進(jìn)行借閱的過(guò)程當(dāng)中檔案文件很容易受到不同程度上的損壞，為了給檔案的受閱提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，本文認(rèn)為可以進(jìn)行內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建。這樣一來(lái)，在辦公室當(dāng)中就可以完成手續(xù)的辦理，檔案管理的效率也會(huì)得到提升。而檔案管理人員可以進(jìn)行檔案網(wǎng)站以及公眾號(hào)的建立，在為社會(huì)公眾闡述檔案管理工作內(nèi)容以及相應(yīng)服務(wù)的同時(shí)，在官網(wǎng)以及公眾號(hào)上傳播一些具備警示作用和宣傳教育作用的電子化檔案。這樣一來(lái)，人們通過(guò)手機(jī)就可以完成相應(yīng)的預(yù)覽，對(duì)于檔案相關(guān)的公布性文件進(jìn)行閱讀，檔案信息的傳播必然會(huì)更加網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化，而社會(huì)公眾對(duì)于檔案管理工作也會(huì)給予更多的配合和支持。

4）保證檔案信息的安全。在檔案信息化不斷發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)信息化不斷促進(jìn)檔案信息共享利用的同時(shí)，必須要充分重視檔案信息的安全性。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案的安全性管理更需要進(jìn)行保障。對(duì)此需要以電子檔案的特點(diǎn)為主進(jìn)行相關(guān)安全措施的制定。首先，可以運(yùn)用殺毒軟件以及設(shè)置防火墻來(lái)對(duì)檔案信息保駕護(hù)航。其次，還可以依照檔案密級(jí)采取對(duì)應(yīng)的密碼防護(hù)措施，并且進(jìn)行操作權(quán)限的設(shè)定。不僅如此，本文認(rèn)為還可以將一些新技術(shù)運(yùn)用進(jìn)行，例如指紋錄入以及虹膜識(shí)別等，而只有身份認(rèn)證的精度得以確保，電子檔案的安全系數(shù)才能大大提高。

5 結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過(guò)上文的探究不難看出，相比國(guó)外而言我國(guó)大數(shù)據(jù)技術(shù)起步較為落后，發(fā)展至今時(shí)間仍較短。而隨著我國(guó)社會(huì)以及人們物質(zhì)生活水平的不斷提升，各項(xiàng)技術(shù)都得到了非常大的發(fā)展?，F(xiàn)如今人們對(duì)于生活的要求逐漸增高，而作為檔案的管理人員而言必須要重視此項(xiàng)工作，要認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)也就是資源的思想，在工作的過(guò)程當(dāng)中要秉承創(chuàng)新的精神，不斷將新技術(shù)引入到這一項(xiàng)工作的實(shí)施當(dāng)中來(lái)，只有這樣才有助于相應(yīng)數(shù)據(jù)化為基礎(chǔ)生命周期的形成，而檔案管理這一項(xiàng)工作的服務(wù)水平才能夠得到極大的改善，才能夠滿足人們的多元化需求，針對(duì)性的為社會(huì)公眾提供更為優(yōu)質(zhì)、貼心的服務(wù)。