淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理業(yè)務(wù)與創(chuàng)新

亓興美

（濟(jì)南市環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心，山東 濟(jì)南 271100）

檔案，可以記錄某單位或者企業(yè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程以及其運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各種歷史信息，通常有圖、文、影像等形態(tài)，是企事業(yè)單位文化建設(shè)的重要部分，也是為企事業(yè)單位的運(yùn)營和管理提供數(shù)據(jù)支撐的重要材料。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息技術(shù)的應(yīng)用不斷深入，檔案的價(jià)值在數(shù)字化的體系中呈現(xiàn)出越來越重要的地位，并不斷發(fā)揮其獨(dú)特價(jià)值，也為企事業(yè)單位的高效運(yùn)營管理和發(fā)展提供充足動(dòng)力。

1 檔案管理工作當(dāng)前存在的困難

1）檔案管理機(jī)制不夠健全。當(dāng)前依然有大量的企事業(yè)單位檔案管理工作缺乏有有效管理機(jī)制，各個(gè)部門的檔案未被統(tǒng)一集中管理。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，企事業(yè)單位檔案的規(guī)模總量急劇上升，種類也逐漸趨于多元化，為數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理帶來了較大難度。由于沒有有效的管理機(jī)制，傳統(tǒng)的檔案資源難以被有效利用，而新增的大量數(shù)字檔案資源規(guī)模急劇膨脹，為檔案信息的有效利用帶來了更大的難度。

2）檔案管理現(xiàn)代化水平低。檔案，盡管檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用發(fā)展速度很快，但是在很多具體方面仍處于探索階段，信息技術(shù)應(yīng)用基礎(chǔ)薄弱。同時(shí)，檔案管理工作本身不是以營利為目的的，并不能直接產(chǎn)生收益，也不能從其他角度明顯感受到其價(jià)值魅力，因此很多單位對(duì)檔案管理工作的支持相對(duì)于其他部門來說明顯偏低，也由此導(dǎo)致了普遍的檔案現(xiàn)代化管理水平不高。

3）檔案資料收集不夠完善。相比于其他直接與業(yè)務(wù)工作直接相關(guān)的工作，檔案管理是極易被忽視的。無論是管理層還是各個(gè)部門負(fù)責(zé)人，往往由于檔案管理并不表現(xiàn)得十分緊迫而不能有效重視，從而導(dǎo)致檔案資料收集工作上不夠配合、不能有效的安裝標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，從而造成各個(gè)部門的檔案資料收集不完整，對(duì)檔案管理工作的整體質(zhì)量產(chǎn)生了極大的影響。

4）對(duì)檔案收集管理工作思想重視不夠?？萍嫉倪M(jìn)步為企事業(yè)單位業(yè)務(wù)的發(fā)展提供了必要的條件，當(dāng)業(yè)務(wù)和檔案擺在工作者的面前時(shí)，幾乎所有的人都會(huì)第一反應(yīng)是先處理業(yè)務(wù)。因此，對(duì)企事業(yè)單位的管理者和工作者而言，檔案管理似乎并不是特別緊急的事情，因此也極易造成人們對(duì)檔案收集管理工作的不重視，不認(rèn)可[1]。

2 大數(shù)據(jù)發(fā)展為企事業(yè)單位的檔案管理帶來的機(jī)遇

1）給企事業(yè)單位海量檔案信息管理帶來機(jī)遇。盡管大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企事業(yè)單位的檔案管理有各種各樣的問題，但挑戰(zhàn)和機(jī)遇往往是并存的。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，人們更注重檔案的存儲(chǔ)，且以紙質(zhì)為主。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料相對(duì)而言信息密度低、不易查找等原因，數(shù)字化技術(shù)的引入，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入將有效改善檔案管理工作的運(yùn)營效率和質(zhì)量[2]。

2）給企事業(yè)單位檔案管理數(shù)據(jù)挖掘帶來機(jī)遇。在傳統(tǒng)的檔案管理中，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行整理是工作重心，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企事業(yè)單位檔案除了需要按照常規(guī)的方式處理之外，還需要注重?cái)?shù)據(jù)的進(jìn)一步加工處理，如檔案資源的結(jié)構(gòu)化處理、數(shù)據(jù)挖掘等，是大數(shù)據(jù)技術(shù)得以有效應(yīng)用的前提。在傳統(tǒng)的企事業(yè)單位檔案管理中，往往檔案資源的利用是被動(dòng)的，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企事業(yè)單位檔案將會(huì)與企事業(yè)單位的各種信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，從而將檔案從有形化無形，主動(dòng)的為企事業(yè)單位運(yùn)營管理的各個(gè)環(huán)節(jié)提供參考決策信息。

3）給企事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)擴(kuò)展帶來機(jī)遇。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理信息系統(tǒng)是將傳統(tǒng)檔案管理的方式以數(shù)字化的形式進(jìn)行復(fù)刻，從本質(zhì)上沒有進(jìn)行創(chuàng)新，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來將徹底改變這種情況。檔案管理系統(tǒng)在面向大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行功能升級(jí)進(jìn)化時(shí)，也會(huì)一步一步的對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行拓展，通過云計(jì)算和云存儲(chǔ)等技術(shù)的應(yīng)用[3]，將原本各個(gè)分散不統(tǒng)一的模塊進(jìn)行整合，從而通過統(tǒng)一的資源優(yōu)化配置，提升檔案管理效率的減少不合理的資源浪費(fèi)情況發(fā)生。

3 大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下企事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

1）加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案安全保障系統(tǒng)的建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。但由于網(wǎng)絡(luò)是開放的，檔案資料極易由于黑客的侵入出現(xiàn)信息泄露的情況。因此，在企事業(yè)單位應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中應(yīng)該主動(dòng)了解平臺(tái)開發(fā)者的技術(shù)水平，同時(shí)對(duì)于已建設(shè)完成的系統(tǒng)不斷跟進(jìn)系統(tǒng)的升級(jí)與補(bǔ)丁程序安裝。另外，還應(yīng)聘請(qǐng)有相關(guān)資質(zhì)的安全軟件廠商制定系統(tǒng)安全策略，從技術(shù)層面對(duì)信息安全問題進(jìn)行把關(guān)。

2）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)。大數(shù)據(jù)的發(fā)展是時(shí)代的大趨勢(shì)，但由于技術(shù)性較高，檔案管理工作人員很少能夠在沒有培訓(xùn)的情況下應(yīng)用起來得心應(yīng)手，因此在針對(duì)新的技術(shù)應(yīng)用下，對(duì)檔案管理人才進(jìn)行定期的培訓(xùn)，同時(shí)適時(shí)引入優(yōu)秀人才成為關(guān)鍵。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)企事業(yè)單位檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、技能要求逐步發(fā)生著轉(zhuǎn)變，不僅要求工作人員掌握專業(yè)的檔案管理基本知識(shí)，同時(shí)還需要有較好的信息技術(shù)水平。因此，在加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案人才隊(duì)伍建設(shè)方面，可由兩方面開展。首先，應(yīng)該積極引入有一定信息技術(shù)應(yīng)用能力的專業(yè)人才，以此為檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)服務(wù)。當(dāng)企事業(yè)單位檔案管理面臨的主要人才問題是檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不高，所以引進(jìn)高水平的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才十分重要。其次，企事業(yè)單位應(yīng)做好對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)[4]。此外，企事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)工作人員關(guān)于檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，定期更新工作人員的知識(shí)體系，從而使工作人員的知識(shí)水平能夠滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人才要求，大力提高企事業(yè)單位檔案管理水平，為企事業(yè)單位能夠持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展提供服務(wù)。

3）樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念。思想決定行動(dòng)，檔案管理工作如果沒有正確的思想觀念，那么將可能會(huì)讓我國的企事業(yè)單位檔案管理工作錯(cuò)失良好的發(fā)展機(jī)遇。當(dāng)前，國家大力發(fā)展大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，可以說未來的各個(gè)行業(yè)都可能會(huì)被這些技術(shù)所顛覆性的創(chuàng)新。因此，每一位檔案管理工作者既需要根據(jù)傳統(tǒng)和現(xiàn)實(shí)情況做好檔案管理工作，同時(shí)也需要高瞻遠(yuǎn)矚，將現(xiàn)代化的檔案管理理念貫穿在工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之中。

4）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息化管理是企事業(yè)單位檔案管理工作的重中之重，尤其是各種信息技術(shù)的快速發(fā)展，在檔案管理過程中積極引入先進(jìn)設(shè)備和理念對(duì)檔案記性有效管理成為未來一段時(shí)間檔案管理工作的重心[5]。大數(shù)據(jù)的有效應(yīng)用是基于信息技術(shù)為基礎(chǔ)的工作，因此只有扎實(shí)開展信息技術(shù)的應(yīng)用必不可少。

4 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們更加關(guān)注知識(shí)服務(wù)，利用本體、云計(jì)算、關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)等新的技術(shù)和模式為企事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供了更多的想象空間。盡管我們沒法預(yù)估在未來的某個(gè)時(shí)間大數(shù)據(jù)究竟會(huì)給人們帶來什么樣的、什么程度的影響，但是以數(shù)據(jù)為核心的發(fā)展模式必將成為主流。