基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下的中學(xué)文書(shū)檔案管理工作研究

遇曉紅

（龍口第一中學(xué)，山東 煙臺(tái) 265701）

文書(shū)檔案是中學(xué)檔案管理中的重要組成部分，詳細(xì)記錄了學(xué)校發(fā)展歷程，同時(shí)文書(shū)檔案管理水平也是學(xué)校管理建設(shè)的良好體現(xiàn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，需要加強(qiáng)“互聯(lián)網(wǎng)+”和文書(shū)檔案管理的聯(lián)系，使其朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，全面提升管理效率，為學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展提供必要保障。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下中學(xué)文書(shū)檔案的應(yīng)用價(jià)值

1）文書(shū)檔案查詢(xún)功能更為突出。中學(xué)文書(shū)檔案的管理價(jià)值主要體現(xiàn)在信息查詢(xún)，由于文書(shū)檔案和學(xué)校發(fā)展歷史有著緊密聯(lián)系，在信息化時(shí)代下，學(xué)校所擁有的檔案數(shù)據(jù)量會(huì)猛增，涉及范圍也會(huì)更加廣泛，為了充分體現(xiàn)出文件資料的價(jià)值，需要意識(shí)到文書(shū)檔案的重要性，便于工作人員更快查詢(xún)和調(diào)取檔案。從這個(gè)角度來(lái)看，文書(shū)檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展的意義不言而喻。

2）文書(shū)檔案記錄功能備受關(guān)注。在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，需要嚴(yán)格遵循學(xué)校規(guī)章制度，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理，關(guān)鍵原因在于要充分發(fā)揮其原始憑證的作用，使其朝著制度化方向發(fā)展。在教育體制不斷深化改革的背景下，中學(xué)數(shù)據(jù)資料呈現(xiàn)逐年上漲的趨勢(shì)，為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，就需要利用文書(shū)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化跟蹤管理，提升檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

3）文書(shū)檔案能有效促進(jìn)學(xué)校可持續(xù)發(fā)展?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”為學(xué)校帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，不管是在育人、管理還是科研方面都有重要意義，有關(guān)學(xué)校進(jìn)程的一切內(nèi)容都會(huì)被記錄在文書(shū)檔案中，便于中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)回顧歷史、立足當(dāng)下、著眼未來(lái)，能夠?yàn)閷W(xué)校在日后的發(fā)展起到指導(dǎo)作用。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下中學(xué)文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1）對(duì)文書(shū)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠充分。目前中學(xué)文書(shū)檔案管理工作還處于初級(jí)階段，在各大中小學(xué)中的起步較晚，沒(méi)有先進(jìn)的實(shí)例和成熟經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行參考，且每個(gè)學(xué)校發(fā)展歷史、環(huán)境都存在較大差異，使得文書(shū)檔案管理工作進(jìn)展更為緩慢。很多學(xué)校無(wú)法充分意識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行全面深入的研究，也有部分中學(xué)意識(shí)到該工作的意義，但不愿意投入人力、財(cái)力，使各項(xiàng)工作無(wú)法得到有效落實(shí)，且該工作無(wú)法為學(xué)校帶來(lái)直觀的經(jīng)濟(jì)收益，這也是文書(shū)檔案工作難以開(kāi)展的重要原因之一。

2）文書(shū)檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。隨著時(shí)代不斷發(fā)展，文書(shū)檔案管理工作所涉及的范圍越來(lái)越廣泛，這也為管理人員提出了更高要求，素質(zhì)高、專(zhuān)業(yè)程度過(guò)硬的團(tuán)隊(duì)才能夠承擔(dān)這一責(zé)任，這也是提升中學(xué)文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵所在。但是就目前情況來(lái)看，部分中學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)并不能取得理想化效果，對(duì)部分檔案管理人員而言，他們認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，因此無(wú)法端正工作 態(tài)度。

3）文書(shū)檔案利用率低下。部分中學(xué)沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，很多檔案資料都被嚴(yán)密保存，不供各部門(mén)查看，與外界業(yè)務(wù)的交流較少，無(wú)法充分發(fā)揮文書(shū)檔案的價(jià)值和意義。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，部分工作者不具備創(chuàng)新意識(shí)，僅把信息技術(shù)當(dāng)成便于查找文檔的工具，沒(méi)有構(gòu)建信息化共享平臺(tái)。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下促進(jìn)中學(xué)文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展的策略

1）積極轉(zhuǎn)變思維。中學(xué)文書(shū)檔案具有見(jiàn)證性和記錄性的作用，能夠詳細(xì)記錄學(xué)校發(fā)展歷程、教學(xué)理念變化等多方面信息，不管是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理人員，都需要意識(shí)到該工作對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要性，讓廣大師生對(duì)學(xué)校產(chǎn)生強(qiáng)烈的認(rèn)同感。想要全面提升文書(shū)檔案管理工作效率，首先就需要加大宣傳力度，創(chuàng)新宣傳方式，讓領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)可該工作，這樣才能為工作順利開(kāi)展提供必要保障。不僅如此，還需要根據(jù)學(xué)校實(shí)際發(fā)展情況，建立符合學(xué)校規(guī)章制度的文書(shū)檔案管理工作體系，將開(kāi)放性和共享性的理念融入其中，提升文書(shū)檔案的利用率，與此同時(shí)優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，大力建設(shè)文書(shū)檔案信息資料庫(kù)，做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建信息資源共享平臺(tái)，使學(xué)校各部門(mén)都能實(shí)時(shí)了解到文書(shū)檔案中的各項(xiàng)信息。

2）加快文書(shū)檔案信息化建設(shè)。就目前中學(xué)文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，紙質(zhì)檔案依然是主要管理模式，信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用效果不盡如人意，針對(duì)此，需要在傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理模式上進(jìn)行創(chuàng)新升級(jí)，緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以“互聯(lián)網(wǎng)+”作為技術(shù)支撐，全面提升文書(shū)檔案信息化建設(shè)水平。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員要大力應(yīng)用圖像、文字識(shí)別技術(shù)，同時(shí)還要引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，包括自動(dòng)著錄、標(biāo)錄等，提升檔案錄入的效率，同時(shí)也能夠更好保存檔案，避免遺失。中學(xué)檔案管理部門(mén)要構(gòu)建獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，充分應(yīng)用信息化資源和手段，確保檔案管理流程的規(guī)范性。不僅如此，還要大力完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)劃分，充分挖掘文書(shū)檔案的價(jià)值和作用，提升檔案利用率。

3）提升文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)。在當(dāng)前時(shí)代背景下，想要推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作高質(zhì)量、高效率發(fā)展，就必須要提升管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。由于文書(shū)檔案管理工作本身的專(zhuān)業(yè)性就較強(qiáng)，且在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，對(duì)檔案管理工作者的要求也會(huì)更高，其專(zhuān)業(yè)能力必須要達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。中學(xué)管理人員需要緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，全面提升檔案管理者的綜合素質(zhì)，需要定期開(kāi)展教育培訓(xùn)工作，可以通過(guò)講座、座談會(huì)、交流會(huì)等方式，讓檔案管理工作者暢所欲言，充分交流在工作中的心得體會(huì)，發(fā)現(xiàn)自身存在的不足，提升培訓(xùn)的針對(duì)性。不僅如此，文書(shū)檔案管理人員還需要具備新媒體觀念，擴(kuò)大檔案資源的應(yīng)用范圍，可以建立屬于學(xué)校的微信公眾號(hào)或自媒體平臺(tái)，提升文書(shū)檔案的影響力，與此同時(shí)要主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理念、新知識(shí)，加大宣傳力度，在學(xué)習(xí)中實(shí)踐，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，提升個(gè)人綜合素質(zhì)，促進(jìn)中學(xué)文書(shū)檔案管理工作穩(wěn)定進(jìn)行。

4）建立正規(guī)化制度。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，需要加強(qiáng)中學(xué)文書(shū)工作和檔案管理工作的聯(lián)系，促進(jìn)兩者有效結(jié)合，同時(shí)要提升文件的規(guī)范性，確保每個(gè)文件的質(zhì)量，在細(xì)節(jié)方面需要做好定性分析，檔案管理人員在收集和整理數(shù)據(jù)時(shí)，要確保流程的規(guī)范性，讓文書(shū)和檔案管理工作良好融合。在信息技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中，以計(jì)算機(jī)作為有效技術(shù)支撐，全面提升檔案查詢(xún)、檢索效率，為資源共享工作順利開(kāi)展提供必要保障，正規(guī)化制度也能夠全面規(guī)范檔案工作者的各項(xiàng) 操作。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，“互聯(lián)網(wǎng)+”為中學(xué)文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也為其指明了發(fā)展方向，在新的時(shí)代背景下，文書(shū)檔案管理需要以信息技術(shù)作為技術(shù)支撐，全面提升檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，要充分意識(shí)到文書(shū)檔案和管理工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性，提升檔案利用效率，創(chuàng)新檔案管理形式，全面提升管理人員的綜合素質(zhì)，使中學(xué)文書(shū)檔案管理工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。