信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理研究

續(xù) 華

（山西省忻州市中醫(yī)醫(yī)院，山西 忻州 034000）

醫(yī)院檔案管理工作受當(dāng)下信息時(shí)代背景影響正逐漸進(jìn)行信息化建設(shè)，這在一定程度上改善了傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作存在的諸多弊端，讓醫(yī)院檔案管理工作更具安全性和合理性，直接提高醫(yī)院檔案信息的利用率及利用程度。為此，醫(yī)院必須重視并加強(qiáng)檔案管理信息化的實(shí)施，不斷完善自身檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理效率的提高，并且，醫(yī)院檔案信息化管理能夠有效輔助醫(yī)院各項(xiàng)其它工作順利進(jìn)行，為促進(jìn)醫(yī)院管理工作改革起到積極的推動作用。

1 醫(yī)院檔案信息化管理的特點(diǎn)

首先，醫(yī)院檔案信息化管理具有多元化特點(diǎn)，這是因?yàn)樾畔r(shí)代背景下醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)科室之間的溝通和交流逐漸增多，而檔案在科室間溝通起到基礎(chǔ)性作用，這就要求醫(yī)院檔案必須涉各個(gè)科室、多個(gè)方面，只有醫(yī)院檔案信息化管理更具多元化，才能夠更好的為醫(yī)院和科室提供服務(wù)。其次，醫(yī)院檔案信息化管理具有時(shí)效性特點(diǎn)，這是因?yàn)獒t(yī)院檔案最直接的受眾群里就是患者，患者進(jìn)行診療過程中必須在短時(shí)間內(nèi)調(diào)取檔案并使用檔案信息，為此檔案管理部門必須做到信息共享，最大限度上縮短檔案信息調(diào)取的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)檔案信息使用效率的提高。最后，醫(yī)院檔案信息化管理具有多樣化特點(diǎn)，這主要受檔案信息在信息時(shí)代背景下記錄方式改變影響，以往僅僅為文字紙質(zhì)版記載和存儲，而當(dāng)下電子檔案、影像檔案、音頻檔案等多種多樣類型的檔案讓醫(yī)院檔案管理范圍更大、涉及內(nèi)容更完整[1]，讓醫(yī)院檔案信息管理工作更具多樣化，提高檔案信息使用率。

2 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

1）檔案管理機(jī)制相對缺失。當(dāng)下，大部分醫(yī)院很少對檔案管理機(jī)制進(jìn)行調(diào)整，導(dǎo)致檔案管理機(jī)制十分落后，根本無法適應(yīng)當(dāng)下醫(yī)院運(yùn)營情況和我國醫(yī)療行業(yè)現(xiàn)狀，且醫(yī)院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理信息化建設(shè)重視程度不高，直接致使紙質(zhì)版檔案電子信息化過程十分混亂，甚至部分電子檔案與紙質(zhì)版檔案完全不符或信息錯(cuò)誤[2]，直接影響醫(yī)院檔案真實(shí)性和完整性，或是部分醫(yī)院并未對全部檔案進(jìn)行審核就進(jìn)行處理，導(dǎo)致醫(yī)院檔案大量缺失，影響檔案信息化管理的推進(jìn)。

2）檔案管理重視程度不夠。大部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理工作人員對該項(xiàng)工作的重視程度不夠，也沒有認(rèn)識到檔案管理工作對醫(yī)院工作順利進(jìn)行、醫(yī)院未來發(fā)展的重要性，僅僅認(rèn)為檔案管理工作保管好檔案就可以，認(rèn)為該項(xiàng)工作無關(guān)緊要，久而久之，醫(yī)院各科室對檔案管理工作更加敷衍，致使檔案管理工作效率更低，也無法為醫(yī)院其它科室和部門提供應(yīng)用的服務(wù)。甚至部分醫(yī)院僅僅將其它科室的幾個(gè)柜子分派給檔案管理部門，更無專門辦公室和電腦等設(shè)備，進(jìn)一步制約醫(yī)院檔案電子化管理建設(shè)。

3）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高。醫(yī)院檔案管理工作從屬于事業(yè)編制范疇內(nèi)，且當(dāng)下從事在檔案管理工作崗位的工作人員年齡普遍偏高，盡管有著豐富的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，但是對新事物的接受能力較差，對計(jì)算機(jī)、電子信息技術(shù)的了解知之甚少，根本無法在日常工作中承擔(dān)起檔案信息化管理的責(zé)任，另外，老員工工作態(tài)度和思想觀念很難在短時(shí)間內(nèi)改變，這會進(jìn)一步增加醫(yī)院檔案信息化管理的難度。

4）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較少。醫(yī)院檔案管理部門常常只有一臺電腦、一臺打印機(jī)，無其它基礎(chǔ)設(shè)施，在進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)時(shí)受基礎(chǔ)設(shè)施因素制約直接影響實(shí)施進(jìn)度，或是案管理部門雖然有多臺電腦、打印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施，但多數(shù)處于損壞狀態(tài)，根本無法使用，醫(yī)院在推廣檔案信息化管理時(shí)這些基礎(chǔ)設(shè)施根本無法發(fā)揮作用，影響醫(yī)院檔案信息化管理質(zhì)量和水平。

3 信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理策略

1）加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理機(jī)制建設(shè)。醫(yī)院需在充分了解和掌握檔案管理現(xiàn)狀、醫(yī)院相關(guān)法律法規(guī)、運(yùn)營現(xiàn)狀以及互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理機(jī)制建設(shè)，建立醫(yī)院檔案信息化工作準(zhǔn)則，針對醫(yī)院檔案信息化管理工作人員制定績效考核機(jī)制和管理機(jī)制，同時(shí)，根據(jù)當(dāng)下醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題進(jìn)行分析，根據(jù)工作難度或工作性質(zhì)進(jìn)行分類，讓不同資歷、經(jīng)驗(yàn)和知識水平的工作人員充分發(fā)揮所長，可通過獎(jiǎng)勵(lì)的方式鼓勵(lì)員工在工作過程中發(fā)現(xiàn)問題并提出解決建議，不斷完善醫(yī)院檔案信息化管理機(jī)制。

2）強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息化管理意識。強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息化管理意識要從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者入手，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)主動閱讀并掌握檔案信息化管理相關(guān)制度、規(guī)定和內(nèi)容，充分了解醫(yī)院檔案信息化管理的重要性和難點(diǎn)，然后制定醫(yī)院內(nèi)檔案信息化管理工作內(nèi)容和工作目標(biāo)，工作人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者制定內(nèi)容和目標(biāo)進(jìn)行落實(shí)和執(zhí)行，從上至下在醫(yī)院內(nèi)形成一種對醫(yī)院檔案信息化管理的重視意識。另外，醫(yī)院可通過組織檔案信息化管理探討大會、講座等方式積極鼓勵(lì)并推廣醫(yī)院內(nèi)部在實(shí)際工作中運(yùn)用電子信息檔案系統(tǒng)進(jìn)行資料上傳和查閱，加強(qiáng)員工對信息化檔案管理工作重要性的認(rèn)識。

3）提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)。受檔案管理工作人員綜合素質(zhì)偏低的影響，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化管理執(zhí)行難度較大，這種情況下，醫(yī)院必須面向社會和學(xué)校不斷引入新人才，從根本上改變原有固有的檔案管理理念，將信息化建設(shè)應(yīng)用在檔案管理中，同時(shí)，新人才在引入后必須接受為期14日的培訓(xùn)工作[3]，只有培訓(xùn)考核通過后才能入職上崗，而針對已經(jīng)在職的檔案管理工作人員來說，應(yīng)通過定期培訓(xùn)的方式讓其更加了解檔案信息化管理的內(nèi)容和重要性，能夠在日常工作中將信息化應(yīng)用于檔案管理和建設(shè)中。

4）完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。各大醫(yī)院必須在財(cái)務(wù)部門輔助下設(shè)置專門的檔案管理部門專用資金，確保該部門在檔案信息化管理和建設(shè)過程中能夠購買所需設(shè)備，諸如電腦、掃描儀、打印機(jī)等，然后通過對檔案進(jìn)行整理和歸類后進(jìn)行掃描，制作成電子檔案。電子設(shè)備必須定期進(jìn)行檢查，如存在老化、壞損時(shí)應(yīng)立即維修，確保電子設(shè)備的使用年限和使用效果，保證其為建設(shè)檔案信息化管理起到積極作用。另外，醫(yī)院可建立專門的檔案搜索數(shù)據(jù)平臺系統(tǒng)，便于各個(gè)科室隨時(shí)隨地在平臺內(nèi)搜索所需檔案，直接提高檔案整理和查詢效率。

4 結(jié)語

信息時(shí)代背景下要求醫(yī)院檔案管理也能夠跟隨時(shí)代腳步不斷創(chuàng)新和發(fā)展，為此，醫(yī)院檔案信息化管理仍需不斷探索、推陳出新，通過加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理機(jī)制建設(shè)、強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息化管理意識、提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)以及完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方式，讓醫(yī)院檔案信息化建設(shè)更完具科學(xué)性、合理性和有效性，讓醫(yī)院檔案管理工作真正意義上實(shí)現(xiàn)為各科室、各部門服務(wù)的價(jià)值。