淺析精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

蔣 鋒

（綏芬河市人民醫(yī)院，黑龍江 綏芬河 157300）

1 引言

在醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作中，檔案管理工作是其中十分關(guān)鍵的組成部分，醫(yī)院檔案管理著重針對(duì)醫(yī)護(hù)人員的工作表現(xiàn)以及患者的病歷資料等等進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的記錄、總結(jié)和分析，是醫(yī)院有效開展相關(guān)管理工作的重要參考依據(jù)。對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)，如果沒有系統(tǒng)完善的管理方案，在細(xì)節(jié)方面沒有著重做好管理，會(huì)導(dǎo)致醫(yī)務(wù)人員的工作質(zhì)量受到嚴(yán)重影響，同時(shí)使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的服務(wù)效率降低。針對(duì)這樣的情況，就需要充分應(yīng)用精細(xì)化檔案管理模式，以此使檔案管理效率得到顯著提升。

2 精細(xì)化管理概述

通常情況下我們所稱之為的精細(xì)化管理主要指的是一種更為先進(jìn)的管理理念，它是社會(huì)分工進(jìn)一步精細(xì)化以及服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)一步細(xì)分、服務(wù)質(zhì)量需要切實(shí)提升的對(duì)于現(xiàn)代管理的必然要求。從現(xiàn)代管理學(xué)層面來(lái)看，科學(xué)化管理主要包括三個(gè)層次，分別是規(guī)范化，精細(xì)化和個(gè)性化，由此可見，精細(xì)化管理是現(xiàn)代科學(xué)化管理中的關(guān)鍵內(nèi)容。在醫(yī)療領(lǐng)域，精細(xì)化檔案管理模式也是一種高效先進(jìn)的管理理念，在當(dāng)前我國(guó)醫(yī)療技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)上提出的一種新型的檔案管理理念，在醫(yī)院的檔案管理工作中，切實(shí)有效的應(yīng)用精細(xì)化管理模式，這樣能夠使醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量和效率得到顯著提升，使醫(yī)院整體工作質(zhì)量更上一個(gè)臺(tái)階。

3 目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

1）檔案管理制度不夠健全完善。從實(shí)踐情況來(lái)看，目前我國(guó)的很多醫(yī)院往往仍然采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，而這樣的舊有模式已經(jīng)無(wú)法充分滿足新時(shí)代的檔案管理要求，在檔案管理機(jī)制體制方面不夠健全完善，管理過(guò)程十分隨意盲目，而這種情況導(dǎo)致整體管理工作有失規(guī)范，很容易導(dǎo)致檔案的丟失，也無(wú)法切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量和效率，對(duì)于醫(yī)務(wù)人員各項(xiàng)工作的開展造成很大的限制，同時(shí)也嚴(yán)重降低整體的醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和水平。例如，在實(shí)際的患者會(huì)診過(guò)程中，需要全面細(xì)致的了解患者的病歷情況，對(duì)其進(jìn)行隨時(shí)調(diào)取，然而采取傳統(tǒng)的管理體制和制度導(dǎo)致查詢過(guò)程十分復(fù)雜，無(wú)法及時(shí)有效的獲得相關(guān)內(nèi)容，嚴(yán)重影響診療質(zhì)量和服務(wù)效率，對(duì)整體工作的開展會(huì)造成很大限制。

2）檔案管理模式比較落后、單一。從實(shí)踐情況來(lái)看，目前很多醫(yī)院在檔案管理模式方面都比較落后，單一并沒有形成系統(tǒng)完善的科學(xué)可行的檔案管理模式，由此導(dǎo)致檔案管理效率比較低下，管理方法不夠規(guī)范，存在著檔案放置雜亂無(wú)章等相關(guān)方面的問題。除此之外，又加之某些醫(yī)院的檔案管理人員缺乏應(yīng)有的責(zé)任感和使命感，并沒有著重認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和必要性，由此導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理水平不能切實(shí)提升。例如，在實(shí)際的檔案存放環(huán)節(jié)，并沒有進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?，未充分融入信息化技術(shù)和信息化管理手段，沒有構(gòu)建系統(tǒng)完善的信息化管理平臺(tái)，檔案調(diào)取之后不能進(jìn)行及時(shí)有效的歸檔或者沒有歸還，無(wú)法利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案的應(yīng)用情況的掌握和跟蹤，由此導(dǎo)致很多檔案都缺乏應(yīng)有的利用效率，甚至可能導(dǎo)致檔案遺失等問題。

4 精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

1）在檔案管理流程方面進(jìn)行切實(shí)有效的精細(xì)化管理。針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作而言，確立系統(tǒng)完善且具有可行性的管理流程，這是關(guān)鍵所在。相關(guān)管理人員必須通過(guò)規(guī)范完善的管理流程，這樣才能使檔案管理工作有序推進(jìn)。在這個(gè)過(guò)程中，有效應(yīng)用精細(xì)化管理模式，這樣能夠確保整個(gè)管理流程更加的精細(xì)化，細(xì)節(jié)化，從而使各項(xiàng)細(xì)節(jié)管理工作能夠有效措施，以此使檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)單方便，從根本上提升檔案管理質(zhì)量。針對(duì)傳統(tǒng)流程的來(lái)說(shuō)，首先要進(jìn)行的管理分類，將檔案錄入目錄，之后制作相對(duì)應(yīng)的檢索本，然后把檔案進(jìn)行入庫(kù)保存，結(jié)合檔案分類進(jìn)行上架。盡管這樣的管理流程比較完整，有一定的系統(tǒng)性，但是在長(zhǎng)期的應(yīng)用情況下，因?yàn)橐幌盗邢嚓P(guān)因素的影響很容易導(dǎo)致檔案在不同程度上出現(xiàn)缺失或者損壞等相關(guān)問題。所以針對(duì)這樣的情況，采取精細(xì)化檔案管理模式就顯得至關(guān)重要，而且十分必要。在精細(xì)化管理過(guò)程中，首先要著重針對(duì)所有檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)的編碼，如果其中有增加的檔案，要再一次進(jìn)行重新整理，然后使其匯總到統(tǒng)計(jì)的編碼中。其次，在整體工作中要制作出更為系統(tǒng)完善的規(guī)范流程，確保管理人員能夠充分結(jié)合具體的流程來(lái)展開針對(duì)性、高效性的檔案管理，同時(shí)在調(diào)取檔案的過(guò)程中要確保調(diào)取者在既定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行檔案歸檔，在歸檔環(huán)節(jié)也要充分結(jié)合具體的分類和編碼，做好整理和匯總。第三，調(diào)取檔案的過(guò)程中，需要受理檔案管理人員和調(diào)取人共同簽名登記，按照《檔案保管制度》等相關(guān)內(nèi)容來(lái)進(jìn)行規(guī)范化管理。

2）檔案管理電子化、信息化應(yīng)用。隨著信息化技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用和普及，在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，也要充分實(shí)現(xiàn)電子化、信息化的應(yīng)用，而這也成為當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。在具體的操作過(guò)程中，主要是采取計(jì)算機(jī)信息化檔案管理模式，利用信息化檔案管理系統(tǒng)確保完整系統(tǒng)的電子檔案能夠在信息化管理系統(tǒng)中有效輸入，充分利用其信息化備份、查詢功能等等，在該系統(tǒng)中針對(duì)檔案展開行之有效的預(yù)先分類，然后結(jié)合醫(yī)院的各類數(shù)據(jù)資料庫(kù)，使其當(dāng)做載體，然后保存更為系統(tǒng)完整的檔案資料，同時(shí)和醫(yī)院的信息化系統(tǒng)進(jìn)行充分的連接，有效實(shí)現(xiàn)資源共享，在這樣的情況下，醫(yī)護(hù)人員在針對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取的過(guò)程中可以利用電子檔案這樣的模式，以此有效降低歸檔和調(diào)取檔案的時(shí)間，提升調(diào)取效率，確保紙質(zhì)檔案和電子檔案有效融合，這樣能夠有效避免檔案歸檔錯(cuò)誤等相關(guān)方面的問題。在具體的操作過(guò)程中，要確保醫(yī)院的所有檔案資料都要匯總到電子檔案管理系統(tǒng)和信息化管理程序中，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)完善的儲(chǔ)存和備份，然后在系統(tǒng)中按照相對(duì)應(yīng)的檔案類型實(shí)現(xiàn)分門別類管理。

3）檔案歸檔過(guò)程中應(yīng)用精細(xì)化管理模式。在醫(yī)院的檔案歸檔過(guò)程中，有針對(duì)性的應(yīng)用精細(xì)化管理模式，也能夠呈現(xiàn)出巨大的作用和優(yōu)勢(shì)，使檔案管理質(zhì)量得到顯著提升。例如，管理人員在針對(duì)檔案進(jìn)行收集歸檔的過(guò)程中，要充分確保檔案的系統(tǒng)性和完整性，對(duì)于不同類型的檔案，要采取與之相對(duì)應(yīng)的更行之有效的方式做好管理，以此確保檔案歸檔之后更加清晰明確，分門別類，利于后續(xù)的應(yīng)用和管理等等。除此之外，要采取分級(jí)歸檔，分類歸檔的方式，確保檔案在后續(xù)的應(yīng)用過(guò)程中更加精準(zhǔn)，有效提升其便捷性和針對(duì)性。在這個(gè)過(guò)程中融入精細(xì)化歸檔理念，可以確保歸檔過(guò)程更為細(xì)致，富有條理，為整體管理質(zhì)量的提升提供必要支持。

5 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上面的分析，我們能夠充分看出，在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，需要進(jìn)一步與時(shí)俱進(jìn)，充分利用精細(xì)化管理模式，著重結(jié)合當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，形成系統(tǒng)完善而且科學(xué)可行的信息化檔案管理模式，嚴(yán)格按照相應(yīng)對(duì)應(yīng)的規(guī)范流程和管理制度充分應(yīng)用電子化檔案管理模式，更有針對(duì)性地利用現(xiàn)代技術(shù)，使得醫(yī)院檔案管理工作取得良好進(jìn)展。