試論新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新

劉艷芳

（菏澤市成武縣白浮圖鎮(zhèn)鎮(zhèn)政府，山東 菏澤 274000）

事業(yè)單位都是由政府通過國有資產(chǎn)設(shè)立從而形成的一種社會組織，事業(yè)單位始終受政府領(lǐng)導(dǎo)，同企業(yè)相比而言，事業(yè)單位是通過政府撥款或者其他資金作為收入來源，不以盈利作為經(jīng)營目的。在此基礎(chǔ)之上從事的公益服務(wù)事業(yè)，事業(yè)單位的開支方式通常是由財政部門撥款，而這種方式也充分證實了事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理工作的重要性，在新時期背景之下的事業(yè)單位所屬檔案管理涉及相關(guān)工作，必須要確保檔案管理有關(guān)部門相關(guān)工作的持續(xù)順利開展，盡可能避免檔案出現(xiàn)丟失狀況發(fā)生，不斷革新思路，提高檔案管理工作質(zhì)量。

1 新時期事業(yè)單位檔案管理工作的作用

1）隨著社會經(jīng)濟不斷快速發(fā)展，國內(nèi)社會主義事業(yè)面臨前所未有的機會和挑戰(zhàn)，在社會多項事業(yè)的空前變化之下，市場經(jīng)濟也有了天翻地覆的變化。同時也給事業(yè)單位檔案管理帶來不小的壓力，伴隨新的革新與發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的要求也變得越來越高，不管是從哪個方面來說，檔案管理工作涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)信息資料逐漸增長，而科學(xué)精準(zhǔn)的記錄所有信息對今后檔案整理歸檔具有十分重要的作用?？茖W(xué)合理有效的檔案管理所涉及相關(guān)工作對于事業(yè)單位而言，對其將來的發(fā)展壯大具有非常重要而深遠(yuǎn)的意義，在新時期背景之下，對于事業(yè)單位檔案管理革新，有利于推動社會經(jīng)濟快速發(fā)展。

2）事業(yè)單位檔案管理工作同事業(yè)單位內(nèi)部每一位員工的工資都有直接的關(guān)系，對于事業(yè)單位檔案的有效管理，可以有效維護未來社會經(jīng)濟的發(fā)展。當(dāng)下，我國正在建設(shè)小康社會，而前提就是要不斷深化落實科學(xué)發(fā)展觀?？茖W(xué)發(fā)展觀就是最為先進的指導(dǎo)思想，并且是對管理工作的極度重視，是充分對市場經(jīng)濟發(fā)展涉及的有關(guān)各方利益的衡量。在某種程度上是對事業(yè)單位檔案管理工作的高度關(guān)注?，F(xiàn)如今，國內(nèi)事業(yè)單位仍然在檔案管理工作方面表現(xiàn)較為滯后，年代稍微有些久遠(yuǎn)的檔案資料信息極有可能會出現(xiàn)丟失損壞等現(xiàn)象，亦或者由于檔案管理未能盡到責(zé)任，從而導(dǎo)致信息失真狀況的發(fā)生，諸如此類現(xiàn)象的發(fā)生都是由于檔案管理部門對本職工作沒有引起足夠的重視。為了推進事業(yè)單位檔案管理所涉及相關(guān)工作能夠達到預(yù)期效果，必須強化事業(yè)單位所涉及的檔案管理的重視程度，要做到定期對檔案展開歸檔、整理，有效發(fā)揮檔案管理工作的作用。

2 新形勢下創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理效果的途徑

2.1 創(chuàng)新檔案管理規(guī)章制度

對于事業(yè)單位而言，在檔案管理工作的開展過程中，更需要注重檔案管理制度的完善，要以實際情況為準(zhǔn)，制定符合實際需求，提高檔案管理效率的制度。要結(jié)合事業(yè)單位自身的特點，注重科學(xué)有效的管理模式創(chuàng)新，提高檔案管理的效率，重視檔案管理制度內(nèi)容上的創(chuàng)新，加強事業(yè)單位內(nèi)部各崗位對于自身檔案管理的需求，保證制定的制度與時俱進。同時，在相關(guān)制度的制定過程中，要保證各崗位地位上的平等，不能因為員工與領(lǐng)導(dǎo)的區(qū)別而對檔案管理區(qū)別對待，只有嚴(yán)格要求，規(guī)范處理，才能夠真正意義上保證檔案制度的有效性，同時可以創(chuàng)新設(shè)定檔案管理的獎懲制度，對檔案管理內(nèi)部人員嚴(yán)格要求，不得惡意修改，隨意添加，對檔案管理負(fù)責(zé)人進行重點考察，關(guān)注他們的工作積極性和責(zé)任心，同時對于優(yōu)秀的檔案管理人員給予一定的獎勵，激發(fā)他們的工作熱情，保證事業(yè)單位自身檔案管理工作能夠健康有效運轉(zhuǎn)。

2.2 選擇科學(xué)的信息化軟件

辦公室檔案管理的信息化水平直接影響其數(shù)據(jù)檔案管理的效果，在選擇軟件方面要本著科學(xué)化原則精心設(shè)計：一是利用系統(tǒng)性設(shè)計方法創(chuàng)新檔案管理?，F(xiàn)代信息管理技術(shù)在絕大多數(shù)的事業(yè)單位都已經(jīng)得到普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成了目前的數(shù)字檔案，可是，有一些數(shù)字化的管理單位還仍然沿用傳統(tǒng)的人工分類方法或者是人工搜尋的方法來進行檔案的數(shù)據(jù)管理，認(rèn)為只要在網(wǎng)絡(luò)中進行資源的搜集，就已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化的建設(shè)。這種數(shù)字化建設(shè)是不系統(tǒng)的、是流于表面的。要想提高檔案的信息化建設(shè)水平，就要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識新的檔案管理方式，采用系統(tǒng)性設(shè)計的方法創(chuàng)新檔案管理，避免從紙質(zhì)的堆積變成電子文稿的堆積。二是采用動態(tài)化的檔案信息管理方式。應(yīng)用目前快速傳遞的數(shù)字分析方法數(shù)據(jù)化存儲方法，刻不容緩地進行檔案系統(tǒng)的轉(zhuǎn)移。如：在檔案信息的復(fù)制過程當(dāng)中，不僅可以應(yīng)用Excel提供的一鍵粘貼功能，還可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)庫提供的圖文轉(zhuǎn)換功能，這些數(shù)據(jù)化的功能都可以降低工作人員的工作難度。同時，檔案管理的工作人員還可以應(yīng)用service系統(tǒng)提供的相關(guān)數(shù)字轉(zhuǎn)化功能，或者是Python系統(tǒng)提供的自動學(xué)習(xí)功能來進行更加高效的數(shù)字管理。三是檔案管理人員要善于利用電子打印技術(shù)。目前的電子打印不僅可以支持個人pc端，還可以支持移動端，這種打印化的管理方式可以同時存儲電子檔案和紙質(zhì)檔案。采用這種打印管理的方式可以方便不同的部門、不同等級的管理人員應(yīng)用這種系統(tǒng)來進行同一個文件資料的分享，建立一個良好的決策系統(tǒng)，從而更好地利用檔案中加載的信息，促進優(yōu)化決策。這種紙質(zhì)檔案和電子檔案同時存儲的方式有利于檔案信息的快速查詢，更便于公民對于檔案管理的監(jiān)督，還避免了檔案不兼容而造成丟失的問題。

2.3 提升檔案管理人員的綜合能力，實現(xiàn)信息技術(shù)的有效運用

在檔案管理中，如果員工不具備專業(yè)的素質(zhì)，會造成檔案管理工作的問題，只有具有優(yōu)秀和專業(yè)的檔案管理隊伍，才能為檔案管理創(chuàng)造更大的價值，還可以保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性以及可靠性。在檔案管理工作中，檔案管理的質(zhì)量是最為重要的，想提升檔案管理的質(zhì)量，首先要求相關(guān)工作人員必須具備專業(yè)的技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)該加強對于檔案管理人員綜合能力的培養(yǎng)，提高員工的綜合素質(zhì)，在招聘檔案管理人員時，應(yīng)招聘高素質(zhì)、高水平并且能夠操作現(xiàn)代化設(shè)備的人員。檔案管理中重要的部分，還有對于檔案的保密工作，事業(yè)單位應(yīng)該有專門存放檔案的庫房，讓員工加強管理，對于進出的人員必須做好詳細(xì)的登記，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況。

2.4 不斷加強事業(yè)單位檔案保密工作

檔案管理工作的重點是保密工作，單從檔案保密方面出發(fā)，庫房應(yīng)設(shè)在辦公處的最底屋，而庫房門窗等設(shè)施需要加固來防止盜竊行為，庫房與辦公室還應(yīng)該做好分離，檔案管理庫房設(shè)置有專人管理，并且還要根據(jù)實際情況制定出嚴(yán)格的管理制度，與檔案管理部門無關(guān)的人員一律不可入內(nèi)。另外，檔案資料與事業(yè)單位的其他資料也要分開管理，確保檔案資料的保密性，如果因為檔案管理部門的疏漏造成檔案信息的流失與疏漏，勢必會造成很嚴(yán)重的后果，一發(fā)不可收拾，因此，事業(yè)單位檔案管理工作的保密性是首要原則，需要事業(yè)單位上下級共同努力、協(xié)作安排才可以達到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)，而檔案管理工作人員也要意識到這一點，做好與上級的配合工作。

3 結(jié)語

綜上所述，在社會的不斷發(fā)展中，事業(yè)單位對于檔案管理工作的創(chuàng)新是必然的，只有提升了事業(yè)單位的檔案管理工作，才能進一步促進事業(yè)單位的發(fā)展。想提升事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)該讓檔案管理工作與現(xiàn)代科技發(fā)展相連接，充分利用現(xiàn)代社會的信息化資源，加強對檔案管理工作設(shè)備的提升，并且還要通過加強員工的綜合素質(zhì)來強化檔案管理工作。