辦公室文書文檔手機與歸檔工作管理探究

覃愛群

（大港油田公司檔案中心，天津 300280）

文件和檔案的收集和整理是公共機構日常管理和運作的重要方面之一，充分利用檔案對公共機構的發(fā)展具有重要意義。隨著中國經濟和社會的飛速發(fā)展，業(yè)務管理和運營面臨的內部和外部環(huán)境正在發(fā)生巨大變化。如果單位組織希望在新時代取得更大進展，如何加強文件管理已成為當前的業(yè)務。這是單元開發(fā)中要解決的重要問題。

1 在辦公室收集和存檔文檔和檔案的重要性

首先，隨著現(xiàn)代歸檔概念和技術的發(fā)展，歸檔媒體向數字媒體的轉換以及文件傳輸網絡是文檔歸檔的最新進展之一。這是使內容越來越廣泛和復雜的重要趨勢。第二，當前單位組織的運作和發(fā)展非常重視文件和檔案的價值，檔案的使用頻率顯著增加。為了確保文檔文件收集和歸檔的完整性，準確性，標準化和及時性，確保文檔文件的質量以及如何進行有價值的信息的提取，分類和處理已經成為重要的問題。加強辦公文件和檔案的收集和歸檔有助于最大程度地利用參考和利用價值，并為單位組織帶來更大的經濟和社會效益。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔依據

辦公文件和檔案的收集和提交是根據國家有關辦公文件和檔案管理的適用法律法規(guī)進行的，大學還開設了有關文件收集和管理的專門課程，以提供辦公文件和檔案。我們正在提高存儲管理的質量。同時，為減輕實際過程中因文件和檔案管理引起的工作負擔，國家對辦公文件和檔案管理中應保存的文件進行了明確規(guī)定，設定了判斷標準，避免了因盲目歸檔而造成的管理壓力。具體的判斷標準如下。

1）處理后必須收集并保存文件。需要及時查詢和顯示正在處理的文檔和文件，由于實際工作中的問題以及存儲后的不便訪問，因此無需存儲它們。例如，如果發(fā)布了文檔，則僅在發(fā)布注冊之后，才可以認為該文檔是完整的，并且已經執(zhí)行了提交過程。相關文檔和材料應根據需要進行組織和歸檔，以避免在某些存儲過程中遺漏。

2）文檔文件在存儲之前必須具有保存價值。一些不具有保存價值的文檔文件不需要歸檔，保存價值的判斷主要基于文檔文件是否具有基本原理，實踐基礎，行為驗證，實際工作證明。對于某些臨時文件，交易文件和某些與設備無關的文件，無需保留它們。

3）系統(tǒng)組織的文件。它主要是指應保留的文件。在提交之前，必須對其進行分類，分類和標準化。我不能隨心所欲。未處理的文檔不能被判斷為檔案，它們只能作為累積文檔的“身份”來維護。通常，只有滿足上述三個條件的辦公室文檔和文件才可以歸檔，并且如果不滿足要求，則不需要歸檔管理。

3 辦公室文書檔案收集和歸檔問題

1）對文件和文件的收集和歸檔缺乏興趣，文件管理系統(tǒng)不完整。大多數非文件管理組織都更注重實現(xiàn)自己的功能，而很少關注文件管理任務。他們認為，它們很少用于單位運營和實際任務開發(fā)。大多數部門認為檔案的收集和分類是相關的，數據可以合并提交。這種落后的意識形態(tài)使文件和文件的收集和提交更加困難，因為某些部門不配合工作。此外，由于缺乏對相關工作的關注，導致系統(tǒng)不完整，導致所有部門和個人缺乏文件管理職責，并且缺乏有效的文件收集和存儲標準。有格式不規(guī)范、名稱不規(guī)范和內容不規(guī)范的文件以及完整性不夠，提交率低等問題，收集和提交文件和文檔的總體效率和質量不高。

2）逆轉了現(xiàn)代技術對傳統(tǒng)存儲操作以及存儲材料的收集和處理的影響?，F(xiàn)代技術的進步對傳統(tǒng)的存儲操作產生了一定的影響，舊的管理模式已經不能滿足新時代存儲操作的需求。一方面，檔案和文件的部分收集和歸檔可以通過計算機進行，這大大提高了效率，并大大減少了文件和檔案的收集和歸檔中的重復工作和勞動強度。但是，與此同時，雖然信息密度的顯著提高，信息格式的多樣化以及文件收集和歸檔的技術性在增加，但由于單位組織，仍然無法達到要求。在“無紙化辦公室”中，文檔和文件經常以紙質和數字格式共存，從而增加了處理文件的難度。另外，一些部門沒有為建立檔案信息化提供足夠的支持，相關設備落后，性能不佳，對信息時代的檔案處理效率產生一定的影響。

4 改進檔案收集和歸檔工作的措施

1）在收集和提交文件方面引起所有員工的興趣并提高他們的意識。首先，企事業(yè)單位領導要提高認識，更多地注意這項工作，發(fā)揮領導和示范作用，營造良好的管理氛圍，激勵員工積極開展檔案管理。為了實現(xiàn)這一目標，需要投資人增加投資，辦公室部門定期舉行檔案管理座談會，并邀請公司和機構的員工解釋檔案管理的重要性，相關法律和管理要點。并且從合法化的角度分析文件管理對企業(yè)，機構和個人發(fā)展的影響以及解決問題的重要性，并提高管理意識。其次，企業(yè)和機構應加大對文件收集和提交的投入。在人員方面，有必要對現(xiàn)有人員進行專業(yè)的管理知識培訓，并通過實踐提高員工的實踐技能。在財政投資方面，它應包括購買此類設備，維護存儲位置和改善環(huán)境，以加強用于收集和提交文件的預算支出，并確保文件管理的安全性。在物質資源方面，有必要引入先進的設備和系統(tǒng)來實現(xiàn)文檔收集和歸檔管理的自動化，智能化和信息化，例如文件管理軟件系統(tǒng)和多功能查詢系統(tǒng)。

2）改革和創(chuàng)新文件和檔案的工作方式，提高文件和檔案的收集和歸檔質量。首先，檔案管理人員必須積極地將現(xiàn)代信息技術應用到他們的工作中，并改革和創(chuàng)新文件和記錄工作方法，以便檔案管理人員可以積極地將現(xiàn)代信息技術應用到他們的工作中，以便在新技術不斷發(fā)展的同時滿足新時期國家企業(yè)的石油業(yè)務發(fā)展的需求。例如，文件管理者需要改變概念，以便在新情況下提供文件管理，在這種情況下，他們需要更改現(xiàn)有文件管理方法并升級其文件管理方法，并充分利用最新的辦公設備和辦公軟件。其次，檔案館負責人應當對文件和檔案進行收發(fā)，對文件進行歸納，分類，組織，創(chuàng)建搜索工具，歸檔和管理等工作，以提高信息檔案館的安全性和效率性等有待進一步研究。同時，為了增加文件利用的便利性，文件管理人員必須做好文件分類和綁定。根據不同文件綁定的不同要求，在卷上進行編目可使存儲的文件的存儲更加有序，更合理。最后，負責檔案管理的人員必須根據單位的實際情況組織一個特殊的檔案。例如，當測量和制圖與設計相關的單元時，歸檔者必須精通收集，審查，組織和提交各個項目（包括控制）的測量和測繪歸檔。它還提供檔案咨詢服務，為我國石油勘探工作的研究和制圖管理提供合法有效的數據，材料和證據。

5 結語

總而言之，辦公文件和檔案的收集和提交應加強對相關工作的投資，使用現(xiàn)代管理方法實現(xiàn)動態(tài)，專業(yè)，標準化，并建立目標管理系統(tǒng)作為實際管理。做吧有必要為提高人力，設備，方式等的管理水平，加強對檔案管理專業(yè)知識的獲取，提高管理意識，改善檔案整體管理奠定基礎。