婦幼保健院檔案規(guī)范化管理研究

張籍元

（秦皇島市婦幼保健院，河北 秦皇島 066000）

規(guī)范化的管理模式是現(xiàn)在我國企業(yè)上使用非常廣泛的一種管理模式。雖然說婦幼保健院與很多的企業(yè)不同，但是婦幼保健院在日常的管理和控制方面與企業(yè)的管理有很多的相同之處。也就是說，規(guī)范化管理的理念與婦幼保健院的一些管理工作是大致相同的，所以說規(guī)范化的管理是可以用在婦幼保健院的工作中。

1 婦幼保健院規(guī)范化的檔案管理的意義

企業(yè)的規(guī)范化管理的主要理念就是精，準(zhǔn)，嚴(yán)，細(xì)，就是說企業(yè)的規(guī)范化管理就是提高企業(yè)工作人員的素質(zhì)，改進(jìn)工作流程更加細(xì)化，管理過程，以及注重部門之間的協(xié)作，這樣就能夠從整體上提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，讓企業(yè)長久的發(fā)展下去。對于婦幼保健院的規(guī)范化管理而言，就是婦幼保健院的管理人員，通過改進(jìn)管理方法和服務(wù)流程來達(dá)到管理目標(biāo)。婦幼保健院的規(guī)范化管理必須要以專業(yè)化為基礎(chǔ)，并且在其中合理的運(yùn)用信息化技術(shù)，必須要建立和完善一套檔案管理的信息化系統(tǒng)。還要制定一個科學(xué)的工作方法，建立一套完善的婦幼保健院管理機(jī)制，嚴(yán)格的落實(shí)所有的制度標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)服務(wù)的質(zhì)量。確保婦幼保健院管理工作中服務(wù)管理要更加的細(xì)化，同時要落實(shí)好管理的內(nèi)容。

2 婦幼保健院檔案規(guī)范化管理過程中遇到的問題

1）錯誤的向信息化發(fā)展。隨著我國科技的不斷進(jìn)步，信息化時代已經(jīng)到來，現(xiàn)在有很多的企業(yè)的工作過程中都已經(jīng)引進(jìn)了信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此婦幼保健院的檔案的管理工作也不能落后，必須要順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，引進(jìn)信息化技術(shù)。婦幼保健院的檔案管理工作中，引進(jìn)信息化技術(shù)并不是說取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方式，而是婦幼保健院的檔案管理工作的信息化建設(shè)與時代的發(fā)展相結(jié)合，讓婦幼保健院的檔案管理工作變得更加的快捷和方便。而現(xiàn)在我國的婦幼保健院的檔案管理工作中存在的一個問題就是，一味地向數(shù)字化的方向靠攏，而忽略了紙質(zhì)檔案的重要性。紙質(zhì)檔案在婦幼保健院的檔案的過程中，也發(fā)揮的比較重要的作用。紙質(zhì)檔案一直傳承到現(xiàn)在，具有獨(dú)特的發(fā)展歷史，雖然說電子檔案更加節(jié)約了儲存空間，但是不能全部取代紙質(zhì)檔案在歷史發(fā)展中的重要作用。另外，電子檔案在我國發(fā)展的時間比較短，還存在著一些問題，需要用很長的時間來進(jìn)行改善，所以說現(xiàn)在還不能用電子檔案完全的取代紙質(zhì)檔案。但是現(xiàn)在我國的婦幼保健院的檔案管理工作人員沒有意識到這個問題，已經(jīng)完全都放棄了紙質(zhì)檔案的發(fā)展。

2）缺乏相應(yīng)的檔案管理制度。任何工作的順利進(jìn)行都需要一套鐵打的制度，婦幼保健院的檔案管理也不例外，婦幼保健院的檔案管理也需要一套完善的規(guī)范化制度來約束，由于現(xiàn)階段的婦幼保健院非常多，導(dǎo)致檔案管理工作要處理的事情非常多，各大不同的保健院對于檔案整理的制度和要求都不一樣，尤其是對于新的婦幼保健院，對這一方面不太了解，也不熟悉相關(guān)的要求，導(dǎo)致婦幼保健院的檔案存在很多的缺陷，甚至有些還是錯誤的。

3）檔案管理人員綜合素質(zhì)低下。婦幼保健院的檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低下，沒有較強(qiáng)的專業(yè)性知識，這就會到導(dǎo)致做的工作不到位，管理出現(xiàn)漏洞，影響整個過程的檔案的完整性和使用性。檔案完善的范圍也在不斷的擴(kuò)大，資料整理的手段也在不斷的向現(xiàn)代化邁進(jìn)，在這種情況下，還有一部分檔案業(yè)務(wù)員存在著自身的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)與當(dāng)今時代不匹配的現(xiàn)象，他們僅僅局限于收集，整理，分類，保存等這些資料保存手段，缺乏對現(xiàn)階段新制定的婦幼保健院的檔案相關(guān)政策和規(guī)定的學(xué)習(xí)，也沒有及時的學(xué)習(xí)自身的專業(yè)性知識。

3 加強(qiáng)婦幼保健院檔案規(guī)范化管理的策略

1）制度管理層面。在企業(yè)中管理制度是非常重要的，這會直接關(guān)系到企業(yè)的管理，效率和質(zhì)量。婦幼保健院的管理制度也是一樣重要。婦幼保健院規(guī)范化管理制度主要包括責(zé)任制度，運(yùn)作制度，以及獎勵制度。責(zé)任制度方面，這是婦幼保健院規(guī)范化的管理目標(biāo)，就是說要將婦幼保健院管理工作的相應(yīng)責(zé)任細(xì)化。主要是包括一些領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和責(zé)任追究制度，把婦幼保健院的日常管理工作分布到所有的部門每個員工身上，讓每一個員工的職責(zé)明確，同時設(shè)立監(jiān)督部門對所有的員工進(jìn)行工作上的監(jiān)督。在婦幼保健院的運(yùn)行制度方面，這項(xiàng)制度的主要要求就是要提高婦幼保健院的服務(wù)要求。對婦幼保健院內(nèi)所有的工作制定一個切實(shí)可行的流程規(guī)范，并且要盡快落到實(shí)處。同時可以采用信息化技術(shù)，讓婦幼保健院每天的工作都能夠直觀地被看到，確保婦幼保健院內(nèi)的工作正常開展。對于獎勵制度來說，可以針對婦幼保健院內(nèi)的檔案管理工作人員采取一些激勵方法。在我國很多的婦幼保健院當(dāng)中都缺乏一定的晉升機(jī)制，不能給工作人員提供一個展現(xiàn)自己能力的平臺，且在福利待遇方面也有較大的差距，因此工作人員會失去進(jìn)取心。一方面要盡快的改進(jìn)一些管理機(jī)制，提高工作人員的福利待遇，建立健全人才的招聘方式和考核制度，讓工作人員能夠發(fā)揮出自己的實(shí)力。同時對于工作突出的員工給予獎勵。提升工作人員的工作積極性，淘汰掉一些不作為的工作人員。同時要定期對婦幼保健院的檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，通過多樣化的方法來提高婦幼保健院檔案管理人員的管理能力。

2）更新婦幼保健院檔案管理的運(yùn)行理念。信息化時代的到來，就要求婦幼保健院的檔案管理工作人員必須要加強(qiáng)信息化建設(shè)，不斷地學(xué)習(xí)信息技術(shù)，并且借鑒一些先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，更新自己的管理思想，由以前落后的管理思想轉(zhuǎn)變到現(xiàn)在的信息化管理，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)在時代的發(fā)展潮流。這就要求婦幼保健院的檔案管理工作人員要重視自身的理念，檔案管理的工作人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)上的大量的資源進(jìn)行學(xué)習(xí)，利用一些相關(guān)的書籍或者網(wǎng)絡(luò)視頻等加強(qiáng)對于案管理工作的理念的學(xué)習(xí)，同時可以觀看一些先進(jìn)的知識講座來更新自己的檔案管理思想。確保檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)時代的發(fā)展潮流。

3）完善婦幼保健院檔案管理的配套設(shè)施。婦幼保健院要想進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先最重要的一點(diǎn)就是要具有完善的數(shù)字化設(shè)備作為支撐。這就要求婦幼保健院的工作人員必須加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施的建設(shè)，同時，加強(qiáng)軟件上的更新，硬件與軟件的完善相結(jié)合，就可以更好地促進(jìn)檔案管理工作。婦幼保健院的檔案管理工作需要的硬件設(shè)備主要有計(jì)算機(jī)設(shè)備和掃描儀，視頻音頻播放設(shè)備等，相關(guān)部門要加強(qiáng)對于這些設(shè)備的采購，及時地淘汰掉落后的設(shè)備，安裝新型的設(shè)備，有效地支撐婦幼保健院的檔案管理工作的信息化建設(shè)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作向著信息化方向發(fā)展是非常必要的。婦幼保健院檔案的管理工作的是一個長久的發(fā)展目標(biāo)，可以極大的提升一些檔案資料的價值，并且降低了婦幼保健院的人力和物力的支付成本。這就要求現(xiàn)在的檔案管理工作人員要加強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)，充分的利用數(shù)字化設(shè)備提高工作效率，促進(jìn)我國的婦幼保健院檔案管理工作的質(zhì)量提升。