關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的探討

劉思文

（扎賚特旗應(yīng)急管理局，內(nèi)蒙古 扎賚特旗 137600）

檔案館檔案管理工作絕不是一項(xiàng)簡單的工作，很多人認(rèn)為檔案管理就是整理工作。其實(shí)檔案管理設(shè)計(jì)到很多方面的工作，設(shè)計(jì)到資料整理、數(shù)據(jù)分析、檔案儲(chǔ)存。通過檔案管理還能夠合理地進(jìn)行信息資源的共享。但是很多檔案館在開展檔案保密管理過程中還存在著很多問題，例如信息程度不高、安全性不強(qiáng)等問題，這樣對(duì)于檔案工作開展是什么不利地。檔案館在日常管理過程中必然要有效地解決這些問題，從而更好地促進(jìn)檔案館健康的發(fā)展。

1 檔案館檔案保密管理概述

檔案安全管理是檔案館發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。通過檔案管理能夠完成對(duì)于檔案的整理、保存以及鑒定，更好地反映個(gè)人的相關(guān)培訓(xùn)經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、學(xué)歷及年度考核等信息。當(dāng)前時(shí)代對(duì)于檔案管理提出了新的要求，需要不斷打破傳統(tǒng)檔案管理的方法，積極引進(jìn)數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠提高檔案信息的電子化管理，還可以有效防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞問題，提高檔案保存年限。對(duì)于檔案館而言，一方面，傳統(tǒng)的檔案管理就是一份“死物件”，職工若不發(fā)生職務(wù)任免、工作變化等外因變更因素，本人的檔案基本上處于“靜止”狀態(tài)，基本不可能被查看。另一方面，檔案館人力資源管理尚不完善，以崗位設(shè)置為例，不僅十分復(fù)雜，而且不同崗位的工作內(nèi)容也十分廣泛。這樣容易導(dǎo)致工作效率不高，很多部門或者工作人員的工作內(nèi)容出現(xiàn)重疊現(xiàn)象；再比如招聘工作，一些檔案館在招聘過程中不是根據(jù)崗位需求進(jìn)行招聘，即使定崗定員招聘了，又將招聘的人員隨機(jī)安排在空缺部門，沒有考慮到被招聘人員的工作經(jīng)歷、工作能力等因素，導(dǎo)致人才沒法發(fā)揮自己最大的效用。

同時(shí)，隨著信息時(shí)代的到來，各種數(shù)字化管理系統(tǒng)和技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理過程當(dāng)中。借助計(jì)算機(jī)操作，即可在檔案管理系統(tǒng)中植入人力資源管理的模塊，用現(xiàn)代人力資源管理的思想分模塊化管理檔案，通過對(duì)模塊的查詢使用，即可使檔案變“活”，發(fā)揮檔案應(yīng)有作用，促進(jìn)檔案管理工作。當(dāng)然，由此對(duì)管理人員提出了更高的要求，需要他們不僅要掌握專業(yè)的管理知識(shí)，還需要掌握一定的信息化管理能力。

2 檔案安全管理和利用過程中存在的問題

1）管理制度和管理理念滯后。我國檔案館在檔案管理理念還存在著一定的滯后性，雖然很多檔案館在發(fā)展過程中已經(jīng)建立了完善的檔案管理體制，但是這種體制并沒有隨著時(shí)代的變換植入新的內(nèi)容，導(dǎo)致檔案安全管理存在著一定的問題。例如隨著黑客技術(shù)的發(fā)展，新的病毒層出不窮，如果沒有升級(jí)安全防護(hù)系統(tǒng)，這樣使用舊的系統(tǒng)很容易發(fā)生信息泄露，給檔案館造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。另外很多檔案館在開展檔案安全管理過程中也沒有意識(shí)到人力資源管理的重要性，導(dǎo)致人力資源管理沒有在檔案管理中發(fā)揮相應(yīng)的作用和功能。

2）缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人才。很多檔案館對(duì)于檔案管理的重視程度不夠。大多數(shù)檔案管理人員都是公務(wù)員，在工作過程中缺乏一定的創(chuàng)新性，尤其是缺乏信息管理能力。很多檔案館在人事招聘方面也不會(huì)去招聘專業(yè)的信息管理人員，只是根據(jù)崗位的需求來對(duì)于錄取人員進(jìn)行隨機(jī)分配，在分配方面并沒有完全考慮到檔案管理人員的專業(yè)、綜合素質(zhì)以及工作經(jīng)驗(yàn)。這樣對(duì)于檔案館開展信息化建設(shè)也是十分不利地。很多檔案館在信息化管理培訓(xùn)方面的工作也存在著一定的問題，導(dǎo)致很多人員沒有得到系統(tǒng)的和專業(yè)的培訓(xùn)，使得他們對(duì)于很多管理軟件不熟悉，導(dǎo)致檔案管理效率不高，如何更好地提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理信息化建設(shè)的重要舉措。

3）信息管理體系不夠完善。檔案信息管理的建設(shè)和完善是信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。在開展信息化建設(shè)過程中需要結(jié)合檔案館實(shí)際規(guī)模以及檔案管理發(fā)展的情況來合理開展系統(tǒng)地建立和完善。在建設(shè)管理過程中要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，將各種檔案管理相關(guān)環(huán)節(jié)數(shù)字化和系統(tǒng)化，減少紙質(zhì)存儲(chǔ)所占的比例，將各種業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到線上，能夠方便用戶和管理者的管理，從而也減少了用戶辦理相關(guān)業(yè)務(wù)所需要的時(shí)間。但是很多檔案館在推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)過程中缺乏一定的指導(dǎo)，使得檔案管理效率不高，這樣對(duì)于檔案館檔案管理是十分不利地。如何更好地更好地開展信息化系統(tǒng)建設(shè)也是檔案館發(fā)展需要考慮的重要問題。

3 加強(qiáng)檔案館檔案管理的幾點(diǎn)建議

1）著力加快“智慧檔案”體系建設(shè)步伐。加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是檔案管理信息化發(fā)展需要考慮的重要問題。在建設(shè)過程中需要加大對(duì)于軟硬件的投入力度。尤其是需要加強(qiáng)新技術(shù)的應(yīng)用，例如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等。通過建立虛擬云，將所有的生產(chǎn)檔案資料全部上傳到這個(gè)虛擬云當(dāng)中，通過權(quán)限控制技術(shù)能夠使得不同層級(jí)的人員具有不同的讀寫權(quán)限。另外通過引進(jìn)區(qū)塊鏈技術(shù)，工作人員只需要把自己負(fù)責(zé)的那部分內(nèi)容傳到區(qū)塊鏈里實(shí)現(xiàn)信息共享。另外通過云計(jì)算和分析能夠完成高級(jí)信息檢索，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠?qū)τ谏a(chǎn)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效挖掘，更好地得到數(shù)據(jù)背后的規(guī)律，從而服務(wù)于檔案館的發(fā)展。

2）加強(qiáng)人力資源制度在檔案管理過程中的應(yīng)用。人力資源在檔案安全管理和利用過程中發(fā)揮著積極地促進(jìn)作用。檔案館可將人力資源管理制度有效地應(yīng)用到檔案保密工作的管理和建設(shè)當(dāng)中。因此要積極制定相關(guān)的福利政策來吸引具有扎實(shí)信息技術(shù)基礎(chǔ)、掌握工程管理專業(yè)知識(shí)的高素質(zhì)人才。為了加強(qiáng)人資資源管理制度在生產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，首先需要不斷完善制度建設(shè)。根據(jù)檔案館實(shí)際情況，不斷制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)責(zé)任制度，明確各個(gè)崗位的責(zé)任以及負(fù)責(zé)內(nèi)容，哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題要追究相關(guān)人員的責(zé)任。另外還需要規(guī)范生產(chǎn)檔案管理的具體環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案的歸檔和借閱環(huán)節(jié)，嚴(yán)禁任何人利用職責(zé)借閱檔案，避免生產(chǎn)檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或者損毀。切實(shí)發(fā)揮生產(chǎn)檔案管理制度的優(yōu)勢(shì)，提高管理水平。

3）注意信息管理人才的培養(yǎng)。在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中各個(gè)檔案館要一定要認(rèn)識(shí)到高素質(zhì)人才在促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用方面發(fā)揮重要的作用，因此要積極制定先關(guān)的福利政策來吸引具有扎實(shí)信息技術(shù)、掌握工程管理專業(yè)知識(shí)的高素質(zhì)人才。需要注意以下幾點(diǎn)。檔案館為了可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)地需要，需要積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才。這些檔案管理人員不僅需要有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還需要具體很強(qiáng)的信息管理能力，能夠掌握信息管理系統(tǒng)地使用，同時(shí)還能夠?qū)τ谙嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地分析和處理，從而更好勝任檔案管理檔案管理系統(tǒng)和科學(xué)化建設(shè)地需要。加強(qiáng)在職管理者信息技術(shù)培訓(xùn)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案館檔案管理是一項(xiàng)重要的工作。目前在開展工作中要加強(qiáng)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，不斷促進(jìn)檔案管理工作朝著數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展。另外檔案館管理人員還要重視檔案的管理工作，制定完善的人才建設(shè)制度，從而建設(shè)一支優(yōu)秀的檔案人才隊(duì)伍。