人事檔案管理的有效性探討

楊召霞 周 松

（山東省德州市寧津縣人力資源和社會保障局，山東 德州 253400）

人事檔案是個(gè)體人生軌跡的記錄載體，也是個(gè)人在學(xué)歷、身份、資歷方面的證明依據(jù)，具有法律效用，與個(gè)體社會勞動保障、工資待遇、組織關(guān)系均具有緊密的聯(lián)系。新時(shí)期，人力資源和社會保障局承擔(dān)著愈加繁重的人事檔案管理任務(wù)。基于此，探討人力資源和社會保障局人事檔案管理有效性的提升路徑，就具有非常重要的意義。

1 人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 信息利用率低

以往人事檔案管理過程中占據(jù)比例較大的為紙質(zhì)檔案，個(gè)人在工作調(diào)動等信息出現(xiàn)變化時(shí)，需要經(jīng)過較為繁瑣的程序進(jìn)行變更、記錄。再加上人事檔案在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中作用價(jià)值日趨弱化，非行政事業(yè)單位人員對人事檔案中信息的利用率較低[1]。

1.2 管理難度大

在市場經(jīng)濟(jì)大環(huán)境中，人員流動性不斷提升，流動人口實(shí)際所在地、人事檔案保存地點(diǎn)不一致。再加上多數(shù)企業(yè)不需要原始紙質(zhì)人事檔案，導(dǎo)致人檔分離狀況較為突出，增加了人事檔案管理難度。

1.3 管理技術(shù)滯后

雖然當(dāng)前人力資源和社會保障局引入了信息化管理手段，但是，人事檔案管理仍然為傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式。不論是人事檔案保管方式、錄入方式，還是人事檔案應(yīng)用方式，均無法滿足當(dāng)前社會中民眾對于人事檔案的差異化需求。

2 人事檔案管理的有效性提升路徑

2.1 提高利用率

新時(shí)期，人事檔案在個(gè)體生活、工作中均發(fā)揮著愈加突出的作用，這里的人事檔案并非傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是與個(gè)人工作經(jīng)歷、基本信息、過往經(jīng)歷評價(jià)、教育經(jīng)歷相關(guān)的信息集成。因此，根據(jù)時(shí)代發(fā)展需求，管理者應(yīng)從強(qiáng)化人事檔案信息完整性、利用便捷性出發(fā)，對人事檔案管理利用機(jī)制進(jìn)行進(jìn)一步完善。拓寬人事檔案信息搜集、歸總、梳理、分類應(yīng)用的高效率手段[2]。特別是在異地人員檔案信息申報(bào)過程中，應(yīng)額外思考異地人員檔案信息申報(bào)、應(yīng)用便捷安全性，以便為人事檔案利用率的提高提供依據(jù)。同時(shí)鑒于以往認(rèn)識不足、關(guān)注度不足招致的人事檔案管理長時(shí)間處于被動服務(wù)狀態(tài)，管理者應(yīng)立足基本檔案信息管理，改變以往檔案管理理念，最大程度開發(fā)檔案信息資源，驅(qū)動人事檔案利用從被動向主動、從基本管理向凸顯人才成長路線的管理方向轉(zhuǎn)變。比如：專業(yè)技術(shù)崗位流動情況、專業(yè)管理崗位流動情況、專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格變化情況、崗位任職過程中的成就等。在這個(gè)基礎(chǔ)上，針對以往人事檔案管理中圍繞個(gè)人開展的立卷管理問題，可以立足公共利益視角以及整個(gè)社會發(fā)展視角，注重整個(gè)團(tuán)隊(duì)檔案的建設(shè)。比如，在開發(fā)、研究個(gè)人崗位變動、職稱變化、信息采集時(shí)，可以關(guān)注行政崗、專業(yè)崗的梯隊(duì)建設(shè)情況，為管理人才選拔任用、編制科學(xué)分配、優(yōu)質(zhì)團(tuán)隊(duì)建設(shè)提供充足數(shù)據(jù)參考，促使區(qū)域人才引進(jìn)計(jì)劃可以趨于更加科學(xué)、合理、健康的方向。

2.2 簡化管理流程

依據(jù)中華人民共和國人力資源和社會保障部（以下簡稱人社部）在2016年頒布的《關(guān)于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務(wù)的通知》，人事檔案管理者應(yīng)在整理轄區(qū)內(nèi)公共就業(yè)、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、授權(quán)管理流動人員人事檔案的機(jī)構(gòu)信息（聯(lián)系方式、機(jī)構(gòu)名稱、地址）的同時(shí)，聚焦重點(diǎn)群體（高校畢業(yè)生），結(jié)合本地實(shí)際情況，梳理人事檔案管理服務(wù)項(xiàng)目并對辦事流程進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化。同時(shí)以取消辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)、行政（工資）介紹信為契機(jī)，利用服務(wù)指南的方式，對注意事項(xiàng)、明晰事項(xiàng)進(jìn)行逐一梳理，并通過相關(guān)專業(yè)網(wǎng)站、政府官方網(wǎng)站、服務(wù)場所顯示屏或者印制手冊，向整個(gè)社會公開人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)信息（地址、名稱、聯(lián)系方式）以及辦事指南（流程、材料）。同時(shí)在現(xiàn)有支付寶、微信平臺中開放更加完善的預(yù)約渠道，避免人員長時(shí)間排隊(duì)等候，真正促進(jìn)人事檔案管理服務(wù)于民、便民、利民。比如，個(gè)人跨地區(qū)就業(yè)可以依據(jù)指南規(guī)定辦理入職手續(xù)后，經(jīng)微信或支付寶查詢具有人事檔案管理缺陷的企業(yè)或者服務(wù)機(jī)構(gòu)，進(jìn)行人事檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的直接辦理。

此外，為了實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的長效規(guī)范，除跟隨檔案信息化水平升級基礎(chǔ)配套設(shè)施外，還需要結(jié)合現(xiàn)有社會條件，簡化現(xiàn)有的人事檔案管理流程以及人事檔案使用流程。從人事檔案信息定期收集入手，細(xì)化人事檔案信息回收、整理、歸檔要求，進(jìn)一步夯實(shí)組織機(jī)構(gòu)力量。漸進(jìn)式推動人事檔案管理人才專家?guī)旖ㄔO(shè)，每間隔一定時(shí)期進(jìn)行區(qū)域檔案管理風(fēng)險(xiǎn)分析以及專業(yè)人才調(diào)整、補(bǔ)充，切實(shí)發(fā)掘新時(shí)期人力資源和社會保障局人事檔案管理在實(shí)踐中的有效性。

2.3 更新管理技術(shù)

在服務(wù)型社會不斷深入民心的背景下，以人本為核心價(jià)值觀的新公共服務(wù)理論在人事檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用。鑒于紙質(zhì)人事檔案管理無法充分保障公民知情權(quán)的弊端，新時(shí)期的人事檔案管理者應(yīng)立足電子化發(fā)展主旨，驅(qū)動人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級。即以人力資源和社會保障局為中心，針對現(xiàn)階段人事檔案管理狀況，進(jìn)行電子化工具引入、更新、優(yōu)化升級，初步搭建人事檔案管理科學(xué)化框架[3]。同時(shí)組織管理者學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理理論指導(dǎo)下的信息化新技術(shù)、新應(yīng)用，結(jié)合實(shí)際管理工作，不斷融入新的創(chuàng)意，以實(shí)干、專干的作風(fēng)，為人事檔案管理提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。借鑒2018年06月04日在長沙舉辦的廣西—湖南流動人員人事檔案管理一體化服務(wù)平臺數(shù)據(jù)省際聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，人力資源和社會保障局應(yīng)依據(jù)人社部“互聯(lián)網(wǎng)+人社”的有關(guān)工作部署要求，結(jié)合信息化管理、標(biāo)準(zhǔn)化操作、精細(xì)化服務(wù)的方針，建設(shè)流動人口人事檔案管理網(wǎng)聯(lián)平臺，打造互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代新型人事檔案公共服務(wù)管理系統(tǒng)，利用兩地或多地人員人事檔案“一網(wǎng)辦通”代替兩地或多地流動人員辦理人事檔案服務(wù)“來回跑”模式。與此同時(shí)，進(jìn)一步完善區(qū)域人事檔案管理統(tǒng)一相關(guān)操作標(biāo)準(zhǔn)及互信機(jī)制，驅(qū)動流動人員人事檔案管理信息共享、遠(yuǎn)距離閱檔、跨省區(qū)檔案調(diào)動、證明打印異地聯(lián)網(wǎng)辦理等功能實(shí)現(xiàn)。充分發(fā)揮網(wǎng)聯(lián)平臺互查共享、互聯(lián)互通的優(yōu)良特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)不同級別、不同機(jī)構(gòu)之間業(yè)務(wù)證明、人事檔案流轉(zhuǎn)、檔案查詢或借閱的協(xié)同服務(wù)，營造流動人員人事檔案管理省級聯(lián)網(wǎng)協(xié)同辦公的新局面，奠定流動人員人事檔案管理全國聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)。

需要注意的是，在互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案管理平臺開放后，應(yīng)制定更加嚴(yán)格的審核機(jī)制，以便在體現(xiàn)人事信息公開公平性的同時(shí)，保障檔案相對人信息的私密安全性。

3 總結(jié)

綜上所述，人事檔案管理有效性的提升，涉及了創(chuàng)新人事檔案工作形式、完善人事檔案管理機(jī)制、提高人事檔案管理的公開化及信息化、規(guī)范化多個(gè)方面?；诖耍耸聶n案管理部門應(yīng)立足管理現(xiàn)狀，尋找信息化檔案管理技術(shù)應(yīng)用契機(jī)，將人事檔案放置在“陽光下”，給予社會公眾監(jiān)督管理的途徑，保證人事檔案有效價(jià)值的充分發(fā)揮。