高校科研檔案管理淺議

李 覓

（武漢音樂學(xué)院，湖北 武漢 430060）

科研檔案是高校檔案的重要組成部分，積極探索科研檔案的工作規(guī)律，優(yōu)化管理，充分發(fā)揮科研檔案在科研決策、學(xué)術(shù)研究以及科技創(chuàng)新等方面的價(jià)值，服務(wù)好高校教學(xué)行政工作，是當(dāng)前高?？蒲袡n案管理工作的重中之重。

1 高?？蒲袡n案的概念

根據(jù)國家檔案局《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，科技檔案包括科研檔案、生產(chǎn)檔案、基建檔案等?？蒲袡n案是指在自然科學(xué)研究等活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音等不同載體的文件材料[1]。高校科研檔案主要是指高校學(xué)術(shù)團(tuán)體或教師個(gè)人在科研項(xiàng)目（課題）的綜合管理、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等階段形成的不同載體的文件材料，及其二次或多次開發(fā)的信息產(chǎn)品構(gòu)成[2]。

2 高?？蒲袡n案的意義

1）開發(fā)資源，為教學(xué)活動(dòng)服務(wù)。高校教學(xué)和科研是相輔相成、相互促進(jìn)的。通過開發(fā)利用科研檔案信息資源，科研檔案中新的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)、思想理念、研究方法、科學(xué)技術(shù)等均能有效地滲透拓展到教學(xué)中，極大地豐富高校教學(xué)內(nèi)容，促進(jìn)教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的提高，為高校教學(xué)活動(dòng)服務(wù)。

2）提高效率，為學(xué)術(shù)研究服務(wù)。科研工作的推進(jìn)需要傳承過往的科研基礎(chǔ)，任何科研項(xiàng)目的開展都必須參考過去的相關(guān)研究，借鑒過去的已有成果，利用其中依舊有效的數(shù)據(jù)資料。高校教師及學(xué)生充分利用科研檔案，能有效規(guī)避重復(fù)研究，能避免不必要的浪費(fèi)，藉此提升科研工作的推進(jìn)效率。

3）學(xué)術(shù)交流，為科技創(chuàng)新服務(wù)。高?？蒲泄ぷ餍枰獙W(xué)者在沉淀于書齋，踏踏實(shí)實(shí)地進(jìn)行基礎(chǔ)研究的同時(shí)，更需要學(xué)者頻繁的進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，特別是重視和兄弟院校之間的學(xué)術(shù)交流和思想碰撞，在交流和碰撞中產(chǎn)生新的火花，進(jìn)一步促進(jìn)科技創(chuàng)新。除了參與各種規(guī)模性學(xué)術(shù)研討活動(dòng)，互相聯(lián)合開發(fā)利用科研檔案，也是進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的重要方式，藉此有利于不同高校協(xié)同共進(jìn)、交流創(chuàng)新，攀登學(xué)術(shù)新高峰，為社會(huì)技術(shù)進(jìn)步發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3 高?？蒲袡n案管理方法

唯有科學(xué)合理地管理，科研檔案才能彰顯其自身價(jià)值，才能真正起到為高校的不斷發(fā)展提供智力支撐的作用。對(duì)于科學(xué)有效管理高?？蒲袡n案的可行路徑，筆者認(rèn)為可以主要從如下幾個(gè)方面考慮。

1）健全完善相關(guān)規(guī)章制度。目前，高校檔案館采用集中統(tǒng)一管理方式保管檔案，為科研檔案的科學(xué)管理提供了有力的體制保障。然而，具體到科研檔案在從形成到收集整理再到開發(fā)利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)規(guī)章制度還有所欠缺。例如，在科研檔案形成環(huán)節(jié)，就缺乏頂層設(shè)計(jì)及相關(guān)制度，檔案部門缺少對(duì)這一環(huán)節(jié)的介入，往往都是科研部門交什么就收什么，導(dǎo)致高校科研檔案質(zhì)量參差不齊。因此，健全完善科研檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度是非常必要的，這是確?？蒲袡n案完整性和系統(tǒng)性的關(guān)鍵所在。

2）深化創(chuàng)新管理技術(shù)手段。眾多高校檔案館目前已經(jīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)科研檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，從科研檔案接收、整理、編目、數(shù)字化到查詢檢索有一套教為完整的操作流程，相較于傳統(tǒng)的手工管理模式，科研檔案收集完整度、目錄詳細(xì)度、查詢精準(zhǔn)度都有了質(zhì)的飛躍和提升。然而筆者也發(fā)現(xiàn)，目前高校檔案館使用的檔案管理系統(tǒng)和科研部門使用的科研項(xiàng)目申報(bào)管理系統(tǒng)是相對(duì)獨(dú)立，科研部門在檔案移交時(shí)仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)移交方式，容易遺漏了科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的部分?jǐn)?shù)據(jù)，也制約了高校科研檔案信息資源的共享與利用。因此，進(jìn)一步創(chuàng)新科研檔案管理技術(shù)手段，打破現(xiàn)有壁壘，提高高?？蒲袡n案信息資源現(xiàn)代化管理水平也是很有必要的。

3）挖掘利用科研檔案信息資源。管理檔案的目的是更好地利用，作為檔案工作者，使命之一就是將“死檔案”變?yōu)椤盎顧n案”。如何把科研檔案“起死回生”，關(guān)鍵點(diǎn)在于做好檔案編研工作，深入挖掘利用科研檔案信息資源。檔案的編研工作，是立足于相關(guān)需要，按照特定專題方向，對(duì)存儲(chǔ)的科研檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的編輯加工工作。具體而言，就是采納新的體例，借助新的語言，匯總編輯成內(nèi)容集中、體系科學(xué)系統(tǒng)的資料集合。一般來說，高校一開始收入及館藏的檔案資料，普遍零散，缺乏系統(tǒng)，不管是初步查詢，還是深度利用，往往都存在較大的難度。因此，需要負(fù)責(zé)人員在對(duì)存儲(chǔ)檔案有所了解的基礎(chǔ)上，兼顧校內(nèi)學(xué)人的具體需要，立足于具體情況，以實(shí)用為標(biāo)準(zhǔn)及出發(fā)點(diǎn)，以專題目錄為單位或綱目，編制匯總形成系列專題的匯編資料。具體形式，可根據(jù)具體需要，在向相關(guān)權(quán)威專家咨詢的基礎(chǔ)上，確定是大事記，還是課題鑒定匯編，抑或其他；將原本散亂的資料整合起來，向利用者展示出比較系統(tǒng)而且邏輯分明的資料。另外，檔案管理人員同時(shí)還應(yīng)該根據(jù)工作的重點(diǎn)要求，主動(dòng)提供有針對(duì)性的服務(wù)，以提升相對(duì)于科研決策而言的參考價(jià)值，以更好地讓高校教師申報(bào)科研項(xiàng)目有更富價(jià)值的參考[3]。

4）加大科研檔案宣傳力度。高校檔案館，在日常工作中應(yīng)該注意搜集科研檔案開發(fā)利用的經(jīng)典案例信息，尤其是獲得可觀經(jīng)濟(jì)效益或形成重大社會(huì)影響力的重點(diǎn)案例。以這些案例信息為基礎(chǔ)素材，或利用學(xué)校的宣傳窗校園網(wǎng)，或利用科研成果展覽，或不定期舉辦高?？蒲袡n案學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)等，靈活地開展相關(guān)宣傳工作，讓全校師生都能意識(shí)到科研檔案的價(jià)值和意義，打造主動(dòng)積極開發(fā)利用學(xué)校科研檔案的原動(dòng)力。同時(shí)，還應(yīng)該探索思考具體路徑，激勵(lì)廣大師生能及時(shí)充分地歸檔。對(duì)此，檔案負(fù)責(zé)部門應(yīng)該揚(yáng)棄過往老僧廟中做，靜等緣客來的陳腐思維，應(yīng)該積極主動(dòng)地走出去，轟轟烈烈地開展宣傳工作，以提升科研檔案相對(duì)于利用者及開發(fā)人群的吸引力[4]。

5）做好后續(xù)的信息反饋工作。在特定校內(nèi)學(xué)人或決策領(lǐng)導(dǎo)，針對(duì)某主題的科研檔案資料發(fā)生開發(fā)利用行為，將全部檔案完全歸檔后，檔案負(fù)責(zé)部門應(yīng)跟進(jìn)溝通，密切跟蹤檔案使用者因此形成的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益及其他方面的成效，比如某教授為了申請(qǐng)新的科研課題，曾專門查找若干年前權(quán)威前輩曾經(jīng)成功申請(qǐng)的相近內(nèi)容的科研課題項(xiàng)目檔案。而后，檔案負(fù)責(zé)部門可安排專門人員，或致電或發(fā)郵件給該教授，詢問他申請(qǐng)課題的具體情況，申請(qǐng)成功后可跟蹤完成情況，完成后可跟蹤獲獎(jiǎng)情況等。另外，檔案負(fù)責(zé)人員在后續(xù)跟蹤的過程中，還應(yīng)該就檔案利用環(huán)節(jié)咨詢使用者的具體意見，比如對(duì)于為申請(qǐng)?zhí)囟ㄕn題而查找相關(guān)檔案的教授，可詢問他現(xiàn)在查閱檔案是否方便，還有什么需要檔案部門幫忙做的，或者說站在檔案使用者角度看檔案管理工作應(yīng)該如何改進(jìn)等。

4 結(jié)束語

近年來，科研檔案的重要性已經(jīng)引起部分高校的重視，在教學(xué)活動(dòng)、學(xué)術(shù)研究以及科技創(chuàng)新等方面的價(jià)值也逐漸得以彰顯。作為高校檔案工作者，更要不懈努力，運(yùn)用科學(xué)合理的管理方法管理好科研檔案，在實(shí)際工作中不斷更新管理理念和技術(shù)手段，發(fā)揮科研檔案的最大價(jià)值，更好地為高校各項(xiàng)工作提供服務(wù)。