完善與創(chuàng)新機關(guān)干部人事檔案管理模式，走多元化之路

江秋峰

（福建省龍巖市永定區(qū)人事人才公共服務(wù)中心，福建 龍巖 364100）

機關(guān)干部人事檔案存在獨特性與復(fù)雜性，對于各單位的人才聘用、提升培訓(xùn)、測評管理、勞動關(guān)系認定及職業(yè)規(guī)劃等作用重大。中共中央組織于2018年召開的全國干部人事檔案工作會議中，明確提出干部人事檔案作為黨的重要資源也是建設(shè)干部隊伍的基礎(chǔ)，是人力資源管理參考資料，對個人職業(yè)生涯作用不可替代。而在人事檔案愈發(fā)重要的情況下，對于檔案管理也提出了更高要求，在信息技術(shù)推動下，必須實現(xiàn)機關(guān)干部人事檔案的完善與創(chuàng)新。

1 機關(guān)干部人事檔案作用

干部人事檔案是組織及部門輸送、選拔干部人才的重要依據(jù)，在培養(yǎng)、選拔、任用及輸送人才中，不僅需要派人對其進行考察，還要查閱相應(yīng)干部人事檔案，充分了解其在廉、勤、能、績、德等方面成長表現(xiàn)，全面分析擬提拔干部，擇其所長，因人制宜，權(quán)衡利弊，將干部積極性充分發(fā)揮出來，構(gòu)建高素質(zhì)干部團隊。并且，人事干部檔案可維護和澄清個人問題，其伴隨干部成長，將干部參政、文化、經(jīng)濟活動、工作情況等記錄其中，真實記錄了個人行為與思想，歷史證據(jù)令人信服[1]。個人利益受損、糾正錯誤、合同鑒證、調(diào)整工資級別等均需要有檔案為信證，以此可知，機關(guān)干部人事檔案管理十分重要，需遵循人事檔案規(guī)定及《干部人事檔案工作條例》對檔案妥善管理。

2 機關(guān)干部人事檔案管理的問題

1）檔案管理混亂。機關(guān)干部人事檔案管理中，由于管理對象為不同干部檔案，其包含干部過往成長履歷、工作經(jīng)驗、學(xué)歷中是否存在問題等，該資料會對日后干部評價、選拔造成影響。但是，由于管理對象較多，管理機制不足，導(dǎo)致檔案管理存在不詳盡、不齊全問題，對于各地區(qū)組織干部選拔評價造成嚴重影響，無法做出相應(yīng)用人決定。

2）系統(tǒng)配置不足。人事檔案管理中存在系統(tǒng)配置不足情況，大部分機關(guān)單位均廣泛應(yīng)用計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等錄入檔案信息，或建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，但應(yīng)用技術(shù)仍停留在輔助錄入檔案材料方面，未能與單位情況相結(jié)合制定軟件[2]。并且在系統(tǒng)安全方面，缺乏一定的監(jiān)管措施，易被黑客攻擊，造成信息泄露。

3）人才配置不足。在機關(guān)干部人事檔案管理中，人才多為其他工種兼任，其缺乏相應(yīng)的檔案管理素質(zhì)，易產(chǎn)生質(zhì)量參差不齊、管理操作不規(guī)范、服務(wù)態(tài)度差等情況，對于工作效能及嚴肅性造成影響，甚至無法推動檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新完善。管理員即便對檔案管理內(nèi)容十分了解，實際工作中由于缺乏充足人員，同樣會出現(xiàn)上述問題。因此，需加強人員配置，提高人員素質(zhì)。

4）開發(fā)檔案不足。當(dāng)前，檔案信息處理、加工與開發(fā)仍然處于封閉半封閉狀態(tài)，屬于被動服務(wù)，未能健全信息化功能，在人事資源信息僅限于干部考察任用、工資套改等，降低了檔案信息利用率，未能將其作用發(fā)揮出來。

3 機關(guān)干部人事檔案多元化創(chuàng)新管理措施

1）創(chuàng)新檔案管理機制。機關(guān)干部人事檔案管理中，管理機制創(chuàng)新作為重要前提，外部環(huán)境不斷變化，機關(guān)單位人事檔案改革成功與否對于其大環(huán)境中競爭力具有直接影響。一是構(gòu)建領(lǐng)導(dǎo)機制。管理人事檔案中，需加強管理力度，構(gòu)建合理科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)機制，進而提升管理質(zhì)量。管理檔案中以檔案管理部門為機關(guān)單位實施干部檔案管理工作主體，各職能部門均應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作積極配合，強化各部門監(jiān)督人事檔案管理力度，實現(xiàn)集中、統(tǒng)一的人事檔案管理，優(yōu)化配置各項資料，以提高管理水平；二是構(gòu)建動力機制。工作人員只有擁有充足動力，方能提高檔案管理工作效果。因此，機關(guān)單位需要培養(yǎng)人員工作積極性，全面整合檔案部門資料，通過績效獎勵與薪酬相掛鉤的模式，以激發(fā)人員工作熱情[3]。并且，提高單位中檔案部地位，與政府部門相協(xié)調(diào)，以獲得更多檔案管理工作指導(dǎo)性決策；三是構(gòu)建約束機制。無規(guī)矩不成方圓，在檔案管理中同樣如此，需構(gòu)建一套與檔案管理實際相符的規(guī)章制度，結(jié)合各部門特點，以文件形式確定管理監(jiān)督體系與規(guī)則，避免通知性或口頭性臨時約束體制，需下發(fā)約束機制文件，或是結(jié)合行業(yè)特點進行行業(yè)規(guī)定制定。

2）構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。在干部人事檔案管理中，不能一味應(yīng)用傳統(tǒng)管理模式，應(yīng)當(dāng)對其進行創(chuàng)新，實現(xiàn)多元化管理，此過程中可引入信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機技術(shù)等，開發(fā)與機關(guān)事業(yè)單位相符的檔案管理系統(tǒng)，進而有效提高使用效率及管理實用性。單位應(yīng)利用現(xiàn)代化方式構(gòu)建完善管理系統(tǒng)，由專業(yè)人員負責(zé)收集、整合、跟蹤查詢及反饋人才信息，構(gòu)建多媒體檔案與數(shù)字檔案，解決信息不完善及管理效率不足情況[4]。此過程中，單位一方面應(yīng)當(dāng)組織人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，在檔案管理中逐漸應(yīng)用大數(shù)據(jù)及時、計算機技術(shù)等，或是結(jié)合情況進行專業(yè)管理軟件研發(fā)，另一方面則做好系統(tǒng)安全管理，包含軟件平臺、硬件設(shè)備、移動存儲介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)信息傳輸、檔案數(shù)據(jù)庫等安全，機關(guān)單位可采取外包方式建設(shè)數(shù)字化檔案，在檔案部門安裝監(jiān)控設(shè)備，嚴格登記檔案出入庫，無關(guān)人員不可翻看檔案，避免原始檔案涂改問題。維護軟硬件設(shè)施則需要嚴格執(zhí)行保密制度，以免泄露數(shù)字檔案信息。

3）加強人員綜合素養(yǎng)。在管理機關(guān)干部檔案中，在信息技術(shù)應(yīng)用及大環(huán)境變化下，提高了對管理者的素質(zhì)要求。因此，應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)人員綜合素質(zhì)，一是強化業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，通過多種渠道促進人員重視度的提升，尤其是做好檔案信息真實度、完整度等方面的工作，實現(xiàn)批量化的數(shù)據(jù)庫檔案管理，避免遺失檔案；二是內(nèi)部采取競爭上崗模式，推動工作者能夠自覺主動地從多方面學(xué)習(xí)人事檔案管理知識，進而提高自身工作能力；三是吸引更多專業(yè)性人才，根據(jù)檔案管理辦法及規(guī)定增加專業(yè)人才，推動檔案管理迅速實現(xiàn)信息化。并且，在吸引人才的同時，加強對人才的管理與培訓(xùn)，要求其擁有良好的政策執(zhí)行能力以提高其業(yè)務(wù)水平，以此獲得一批擁有豐富工作經(jīng)驗、過硬專業(yè)素質(zhì)的人才。

4）提高檔案利用效果。機關(guān)干部人事檔案管理不僅是保管場所，還需要為部門提供合理配置、選拔、任用人才的信息。所以，應(yīng)當(dāng)加大開發(fā)原始檔案，可利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，將人事檔案作用充分發(fā)揮出來。如，利用該技術(shù)對檔案信息進行收集分類，為干部考察審核提取有效信息；利用大數(shù)據(jù)辨別用戶行為歸集，是否存在不良或涂改造價行為。另外，檔案部還可利用云儲存技術(shù)，對分散信息數(shù)據(jù)庫加以整理，實現(xiàn)異地查閱與遠程整理。選擇云平臺方面，則可應(yīng)用阿里云、百度云等平臺，以此存儲大數(shù)據(jù)，降低存儲成本，提高存儲 效率。

4 總結(jié)

綜上所述，干部人事檔案作為人員任用、升遷的重要資料，其準(zhǔn)確性與全面性意義重大。因此，應(yīng)當(dāng)通過創(chuàng)新檔案管理機制、構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)、加強人員綜合素養(yǎng)、提高檔案利用效果的方式，實現(xiàn)人事檔案的多元化創(chuàng)新管理，為組織人員任用提供參考。