提高基層檔案管理工作實(shí)效性的方法

曲珊珊

（青島市嶗山區(qū)人民政府金家?guī)X街道辦事處，山東 青島 266000）

可以說(shuō)在當(dāng)今社會(huì)，檔案是伴隨著人們的一生，上面記載著我們從出生到現(xiàn)在所有的記錄，包括個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)實(shí)踐以及出生學(xué)歷等各方面的信息，這些都是會(huì)記錄在冊(cè)伴隨著人們一生。同時(shí)，檔案是當(dāng)?shù)匾恍┎块T企業(yè)選拔人才的首要依據(jù)，可以說(shuō)檔案間接影響著人們的日常生活和當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展，由此可見檔案管理對(duì)人們的重要性。所以如何提高基層檔案管理工作的實(shí)效性是當(dāng)下工作的重中之重。

1 加強(qiáng)對(duì)基層檔案的管理意識(shí)

人們經(jīng)常主觀上的認(rèn)為檔案管理工作的重要性不大，從而忽視了對(duì)基礎(chǔ)檔案的管理。一些內(nèi)部工作人員他們因?yàn)椴恢匾暀n案管理，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)在工作的時(shí)候敷衍了事，對(duì)自己的工作積極性不大，當(dāng)然沒有熱情的工作，又怎么可能會(huì)做好。因此要提高基層檔案管理工作的實(shí)效性，首先就要改正錯(cuò)誤的觀念，加強(qiáng)對(duì)基層檔案的管理意識(shí)。

例如，要大力宣傳檔案管理工作的重要性，讓人們意識(shí)到并注重起來(lái)，不要輕視了自己的工作。同時(shí)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)一定要充足，保證工作環(huán)境和設(shè)備的高質(zhì)量，例如各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)備要齊全，工作人員的工作環(huán)境要完善，努力創(chuàng)造最好的工作條件，讓每位工作人員可以每天都是以積極飽滿的心態(tài)工作，這樣促使 檔案管理工作的順利進(jìn)行。除此之外，還要注重人才的培養(yǎng)，工作人員的綜合能力決定了檔案管理工作是什么標(biāo)準(zhǔn)程度。相關(guān)部門可以定期對(duì)工作人員做一些訓(xùn)練輔助，幫助他們提高自身能力，逐漸改善自己的不足，努力達(dá)到高質(zhì)量，高效率。

2 改變傳統(tǒng)的管理方法，引用電子管理技術(shù)

如今21世紀(jì)已經(jīng)是信息化的時(shí)代，人們不能一直依賴于傳統(tǒng)的檔案管理方法，而且對(duì)如今飛速發(fā)展的新時(shí)代，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的節(jié)奏，而電子管理技術(shù)則是響應(yīng)時(shí)代號(hào)召，也是最快速，最便利的方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法都是以紙質(zhì)手寫形式，要知道紙張是有保質(zhì)期的，不能夠長(zhǎng)時(shí)間的保存，而且檔案的信息量非常大，所以管理工作人員的工作量也同樣很大，而且這樣的工作比較枯燥，工作人員很容易產(chǎn)生厭煩怠慢的情緒。不僅如此，如果長(zhǎng)時(shí)間處于工作狀態(tài)難免會(huì)出現(xiàn)一些工作失誤的狀況。所以面對(duì)這些問題，運(yùn)用電子技術(shù)管理的方法相對(duì)更符合當(dāng)今時(shí)代要求。

3 跟進(jìn)時(shí)代要求，創(chuàng)新檔案管理模式

如今已經(jīng)是新時(shí)代，不能一味的引用傳統(tǒng)的工作管理模式，要跟進(jìn)時(shí)代要求，創(chuàng)新檔案管理工作模式。

例如，首先要從約束工作人員的行為規(guī)范開始，制定詳細(xì)的工作制度，告訴工作人員什么該做，什么不該做。在工作時(shí)間范圍內(nèi)，不能做與工作無(wú)關(guān)的事，要認(rèn)真對(duì)待工作，隨時(shí)充滿熱情。除此之外，為了調(diào)動(dòng)工作人員的積極性可以設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，每月評(píng)選一次模范員工，對(duì)于模范員工可以進(jìn)行物質(zhì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，如此一來(lái)可以激勵(lì)員工們更好的投入到工作中。其次就是檔案管理的信息化模式，建立建全相關(guān)的工作制度要求，將信息化應(yīng)用到檔案管理工作中，保證工作質(zhì)量的高標(biāo)準(zhǔn)，高效率。

檔案管理工作模式的內(nèi)容涉及比較廣泛，所以需要管理工作人員有較強(qiáng)的工作能力。所以一定要建立建全相關(guān)的檔案管理工作制度流程，明確給員工應(yīng)該做什么，應(yīng)該怎樣做。除此之外，要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真對(duì)待工作，可以引進(jìn)數(shù)字水印技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等新型信息技術(shù)，提高基層檔案管理工作的實(shí)效性，保證高質(zhì)量高水準(zhǔn)。

4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的安全意識(shí)

近些年來(lái)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些檔案丟失或者失竊后被修改等各種狀況。要知道這樣做對(duì)相關(guān)部門的損失是極其重大的。同樣的，這體現(xiàn)了一個(gè)部門的綜合能力，出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象可以說(shuō)是一個(gè)部門最不應(yīng)該出現(xiàn)的低級(jí)錯(cuò)誤。所以加強(qiáng)文書檔案的安全管理是提高檔案管理工作實(shí)效性的基礎(chǔ)。為此，首先就要培養(yǎng)工作人員的安全意識(shí)，其次就是完善基礎(chǔ)硬件設(shè)備。

例如，定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)課程培訓(xùn)，重點(diǎn)向他們灌輸安全意識(shí)，確保提升檔案信息的實(shí)效性與安全性。在培訓(xùn)的過(guò)程中，要告誡工作人員，檔案整理時(shí)哪一部分是最容易出現(xiàn)問題，信息最容易泄露的地方，對(duì)于這些環(huán)節(jié)在處理的過(guò)程中一定要加倍小心。必要的話，可以對(duì)一些重要的環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督管理機(jī)制。一來(lái)是檢查工作人員在處理的過(guò)程中避免出現(xiàn)失誤，二來(lái)是防止有心之人對(duì)檔案進(jìn)行竊取。如此一來(lái)可以確保檔案工作的完善與安全實(shí)效性。除此之外，要完善好基礎(chǔ)硬件設(shè)備。如今是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，最大的特點(diǎn)就是信息的開放性與共享性。在操作的過(guò)程中，如果一不小心出現(xiàn)了失誤，而這些小小的失誤極有可能被有心之人利用，從而造成信息的泄露。所以為了避免出現(xiàn)這樣的重大失誤，要保證設(shè)備的完善性。不僅如此，對(duì)檔案要進(jìn)行加密措施，確保檔案信息的安全性。

5 提高檔案管理工作的綜合服務(wù)功能

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，最主要的任務(wù)就是如何才能妥善保管好檔案信息，但如今是信息化時(shí)代，要提高檔案管理工作的綜合服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)信息的有效價(jià)值?？梢詫n案信息與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)有效結(jié)合，提高服務(wù)水平的同時(shí)，也體現(xiàn)了現(xiàn)代化服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)。與以往不同，在傳統(tǒng)的模式中，對(duì)于檔案的管理相對(duì)比較落后，以紙質(zhì)的形式記載，然后放入檔案袋中保存起來(lái)，當(dāng)工作人員在尋找檔案時(shí)也比較麻煩，雖然會(huì)分類保存但是儲(chǔ)存量很大，找起來(lái)會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。但是如果使用網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)會(huì)大大的提高工作效率，提升服務(wù)意識(shí)。工作人員在儲(chǔ)存時(shí)會(huì)比較方便，通過(guò)電腦系統(tǒng)記載，在人們需要尋找檔案信息時(shí)，可以直接把尋找人的姓名打入電腦，然后他的所有信息都可以顯示出來(lái)，如此一來(lái)方便又快捷，體現(xiàn)了信息的有效價(jià)值。要知道檔案管理工作最終的目的還是要服務(wù)于人民，所以如何提高檔案管理工作的服務(wù)功能才是最主要的。

6 對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)

隨著我國(guó)人流量逐年增加，信息資源也是逐年增加。檔案管理工作人員面對(duì)如此龐大的工作量，有時(shí)難免會(huì)力不從心。所以進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)下發(fā)展的趨勢(shì)。把信息利用科技手段進(jìn)行數(shù)字化，不僅方便管理登記，而且能夠長(zhǎng)時(shí)間保存，不像紙張會(huì)因長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存而損壞。同時(shí)還可以建立個(gè)人信息電子檔案，對(duì)于能夠向大眾公開的信息可以實(shí)施流動(dòng)管理，方便查閱尋找。在實(shí)習(xí)找工作或是上學(xué)，都可以根據(jù)檔案上的信息進(jìn)行檢索，相當(dāng)于我們的個(gè)人簡(jiǎn)歷。

7 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，提高基層檔案管理工作的實(shí)效性是當(dāng)下工作的重中之重。如何提高工作的實(shí)效性，首先要加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案的管理意識(shí)，讓他們重視起這項(xiàng)工作。除此之外，還要改變傳統(tǒng)的管理模式，應(yīng)用電子技術(shù)，提高工作效率。以及要保證檔案管理的安全意識(shí)，確保檔案中信息的安全保密性，能夠更好的服務(wù)于大眾，方便于大眾。還可以引用數(shù)字化建設(shè)，提高工作效率和水平，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)檔案管理工作的實(shí)效性。