大型企業(yè)檔案管理活動中風(fēng)險識別與控制

鄭 怡

（寶武集團鄂城鋼鐵有限公司，湖北 鄂州 436000）

1 系統(tǒng)梳理當(dāng)前管理現(xiàn)狀，強化風(fēng)險識別能力

風(fēng)險識別是實施風(fēng)險管理的基礎(chǔ)，其透過現(xiàn)有檔案管理活動，找出所有可能的風(fēng)險事件，并對每個風(fēng)險事件的特點與潛在結(jié)果進行預(yù)測和分析。尤其是檔案管理歷史比較長遠(yuǎn)的大型企業(yè)，其檔案資源的復(fù)雜性與機構(gòu)人事變化之大，系統(tǒng)梳理現(xiàn)有檔案管理現(xiàn)狀，對于識別潛在的風(fēng)險，改善和提升檔案管理效率具有十分重要的意義。

系統(tǒng)梳理當(dāng)前管理現(xiàn)狀，一般從軟件、硬件兩個維度展開，軟件主要包括管理制度符合性和有效性、業(yè)務(wù)流程的合規(guī)審計性、日常管理記錄的真實有效性、檔案人員素養(yǎng)責(zé)任性，硬件主要包括現(xiàn)有館藏資源的缺損情況、歷史歸檔文件材料的可識別情況、庫區(qū)“八防”管理情況、裝具的合規(guī)情況等。開展風(fēng)險識別活動，要充分調(diào)動現(xiàn)有檔案管理員、檔案利用者、歸檔責(zé)任單位、分管檔案公司領(lǐng)導(dǎo)等多角色的參與度，可通過問卷調(diào)研、實地走訪、問題回顧、征求意見等方式，多視角去審視當(dāng)下管理活動中可能存在的風(fēng)險隱患，以發(fā)現(xiàn)問題為目的，逐一記錄問題發(fā)生的背景、緣由、當(dāng)事人、過程、結(jié)果等環(huán)節(jié)，為后續(xù)風(fēng)險分析與評估打下堅實的基礎(chǔ)。

2 扎實開展風(fēng)險分析評估，重點預(yù)測結(jié)果走向

以解剖麻雀的方法對識別出來的風(fēng)險點，進行事件假設(shè)還原，探討出不同處理方法下風(fēng)險的結(jié)果走向，為后續(xù)管理優(yōu)化和流程改善提供思路與方向。每一個風(fēng)險點一定伴隨一項管理活動而產(chǎn)生，一定附著于一個或多個事件而存在，一定因一個或多個人而往前演進，一定會導(dǎo)致一個或多個不好的結(jié)果。故開展風(fēng)險分析評估的關(guān)鍵點在于場景復(fù)盤，檔案管理員要深入觀察與思考此項場景中每一個管理要素的參與程度與角色定位，從而找出扭轉(zhuǎn)或控制風(fēng)險繼續(xù)惡性發(fā)展的關(guān)鍵點，將其作為關(guān)鍵控制活動寫入后續(xù)管理制度或者業(yè)務(wù)流程中，并輔之以適當(dāng)?shù)娜粘９芾碛涗涀鳛楣芾碛∽C手段。

預(yù)測結(jié)果走向的目的，在于將所有管理活動控制在合規(guī)范圍內(nèi)，是保證組織有效性的根本，是管理活動中非常關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。識別出檔案管理活動中的風(fēng)險點，預(yù)測可能的所有不好結(jié)果，也是我們檔案管理活動中存在的根本目的。

3 科學(xué)做好風(fēng)險規(guī)劃，提升系統(tǒng)管理能力

檔案管理活動，前有前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，中有檔案業(yè)務(wù)流程管理的規(guī)范，后有來自外部不確定性信息的利用需求與反饋，尤其是當(dāng)下，許多企業(yè)前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理水平的參差不齊導(dǎo)致歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和有效性難以得到很好的保證，而后端利用者對檔案信息的查全率、查準(zhǔn)率以及及時率的高要求，給我們檔案工作帶來了極大的壓力與挑戰(zhàn)。

要真正破解這一難題，單純從強化收集歸檔、明確責(zé)任部門、開展檔案數(shù)字化、建設(shè)檔案信息系統(tǒng)、加強檔案資源開發(fā)等幾個方面來入手，恐怕短期內(nèi)難以看到效果。上述所有方面的工作，應(yīng)該系統(tǒng)規(guī)劃，科學(xué)部署，按年度或者專項工作的方式向前推進?；谶@個解決思路，風(fēng)險規(guī)劃可以成為我們制定檔案年度規(guī)劃或者檔案專項工作的一個重要考慮方向，每往前走一步，都應(yīng)該是減弱或者滅失了一個風(fēng)險點。這樣的工作規(guī)劃方法，我相信一定會得到自檔案管理員至分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的一致肯定和認(rèn)可，其實施推進的力度和效果應(yīng)該也是可以期待的。

一項合格的檔案管理活動除開應(yīng)該包括符合國家檔案法律法規(guī)要求，還應(yīng)注重是否符合行業(yè)法律法規(guī)，是否符合企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范要求，是否能經(jīng)受審計、巡視等專項檢查要求，高效的檔案活動，應(yīng)具備法律法規(guī)的符合性，業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性，關(guān)鍵控制活動的絕對受控性、突發(fā)事件處置的有序性、檔案管理人員的穩(wěn)定高效性、未來風(fēng)險識別的敏感準(zhǔn)確性以及可持續(xù)自我優(yōu)化的智慧性。

4 實施風(fēng)險管理控制，構(gòu)建高效檔案管理模式

識別、分析、規(guī)劃風(fēng)險，落腳點都在于實施風(fēng)險管理控制，以科學(xué)的內(nèi)部控制手段，合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

對于大型企業(yè)檔案管理活動來說，首先應(yīng)該納入企業(yè)風(fēng)險管理體系范疇中，借助專業(yè)的風(fēng)險管理人員及工具，為檔案管理把脈看病。常用的管理手段有風(fēng)險管理策略、風(fēng)險管理解決方案、風(fēng)險報告、審計風(fēng)險提示、風(fēng)險工作計劃、風(fēng)險解決方案、內(nèi)控手冊等，檔案管理員要學(xué)會研讀企業(yè)有關(guān)風(fēng)險管理的制度及報告類文件，從中找出與己相關(guān)的工作結(jié)合點，善于發(fā)現(xiàn)與運用公司風(fēng)險管理活動中的要求，結(jié)合檔案管理要求與現(xiàn)狀，巧妙提出一舉多得的管理建議，爭取得到上層的關(guān)注與支持。例如，從企業(yè)資產(chǎn)管理入手，加大對產(chǎn)權(quán)歸屬材料的歸檔力度，從企業(yè)文化建設(shè)入手，強化對優(yōu)秀先進人物事跡的挖掘編研，從審計管理入手，注重對合同文件材料的系統(tǒng)控制與歸檔，從運營分析控制要求，嘗試開展企業(yè)內(nèi)部有價值文件材料的合目的控 制等。

其次，注重與各專業(yè)管理板塊的協(xié)同融合，通過助力專業(yè)管理的提升與改善，實現(xiàn)檔案由“幕后”向“共同參與”轉(zhuǎn)變。尤其是現(xiàn)有許多專業(yè)管理都實現(xiàn)了系統(tǒng)加線上，內(nèi)部與外部，上游與下游的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通之后，傳統(tǒng)的產(chǎn)業(yè)鏈正在被大數(shù)據(jù)、AI、人工智能所影響，信息的交互速度已經(jīng)給我們的日常生活帶來了巨大便利，給產(chǎn)業(yè)生態(tài)帶來了巨大紅利，這種時代大浪潮下對檔案管理的要求并未減弱，而是衍生了巨變，這種變化需要檔案工作者主動走向前端，走向利用者，走向這個急劇變化的時代，唯有融入，方能感知，唯有感知，方有體會，唯有體會，方能了解，唯有了解，方能實踐，唯有實踐，方能理解，唯有理解，方能參與，唯有參與，方有未來。檔案管理者，必須以更加開放的胸懷，更加積極的心態(tài)，更加長遠(yuǎn)的視角，去理解專業(yè)管理系統(tǒng)中產(chǎn)生和運行的數(shù)據(jù)，去洞察各個行業(yè)人員對檔案信息資源的需求點和期待值，才能更上未來檔案事業(yè)發(fā)展的步伐。

再次，強化非檔案專業(yè)從業(yè)人員的檔案意識，通過“大檔案”概念的宣貫普及及崗位工作責(zé)任制的檢查考核，提升企業(yè)整體檔案認(rèn)識水平。整體看來，社會檔案意識普遍薄弱，大家對歸檔的必要性認(rèn)識依然不足，尤其是信息化水平的快速提升，仍有人簡單認(rèn)為都是自己工作中形成的文件材料，存在自己電腦上或者系統(tǒng)隨時可查挺方便，根本不用向檔案室歸檔，也有人極端認(rèn)為只要他需要，檔案室一定無所不有而根本不知道歸檔范圍的概念。在融媒體時代，檔案人要勇于利用各種宣傳渠道，普及檔案法律法規(guī)，宣貫企業(yè)有關(guān)檔案工作的制度規(guī)范，展示檔案人的精神風(fēng)貌，介紹檔案資源的獨特魅力，讓一般員工理解自己也是檔案資源形成者的一份子，也是企業(yè)檔案工作體系中極為重要的一個環(huán)節(jié)，更是自己崗位職責(zé)中不可或缺的一項，讓企業(yè)對于員工的評價里面多一項“文件材料形成或歸檔合格率”這一評價指標(biāo)。

新時代下，企業(yè)檔案工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)大多伴隨著風(fēng)險，減弱或者滅失這些風(fēng)險點應(yīng)該可以成為我們破解當(dāng)下檔案管理困境的思路之一。