檔案數(shù)字化加工對檔案管理發(fā)展的價值及實踐建議

于榮甫

（佛山市檔案管理中心有限公司，廣東 佛山 528000）

1 數(shù)字化加工檔案的特點

數(shù)字化加工檔案一般是指對實體檔案進行數(shù)字化加工的副本，其與實體檔案、直接以數(shù)字形式收集的檔案不同，其主要作用是為實體檔案提供數(shù)字化備份，同時為檔案數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化管理提供支持[1]。具體來看，數(shù)字化加工檔案主要有以下幾個特點：

第一，便于集中管理。實體檔案的大批量集中管理難度較高，數(shù)字化加工后可利用信息系統(tǒng)進行集中管理，便于管理機構(gòu)整理和利用檔案資源。

第二，易于實現(xiàn)共享和檔案資源深度利用。信息化時代檔案資源的開發(fā)和利用程度更高，傳統(tǒng)的實體檔案雖然保密性更強但不宜共享利用，因此對非加密檔案的數(shù)字化加工能夠改善檔案共享條件，同時數(shù)字化加工還豐富了數(shù)字檔案資源總量，進而優(yōu)化基于大數(shù)據(jù)技術(shù)等的檔案資源開發(fā)條件。

第三，豐富檔案保管條件。傳統(tǒng)實體檔案在保管時可能遭遇火災(zāi)、水浸、腐蝕氧化、重鑄或其他污染，在無副本的情況下檔案容易直接滅失。雖然此類風(fēng)險的出現(xiàn)率較低，但危害較大，通過數(shù)字化加工能夠為此類檔案提供不宜遭遇此類風(fēng)險的副本，避免檔案資源 損失。

2 檔案數(shù)字化加工對檔案管理發(fā)展的價值

信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的快速發(fā)展使得數(shù)字化技術(shù)在社會生產(chǎn)生活的各個領(lǐng)域中快速滲透，也極大地推動了社會生產(chǎn)生活的發(fā)展與進步，對信息內(nèi)容生產(chǎn)、傳播、保存和管理等領(lǐng)域發(fā)展的促進作用尤為明顯。具體到檔案管理領(lǐng)域來看，檔案數(shù)字化加工對檔案管理工作的開展有三個方面的積極意義：

第一，提高內(nèi)部管理的效率，提升檔案保管的安全性。信息化時代下檔案形式雖然日漸多樣化，但在實際需求驅(qū)動下，傳統(tǒng)實體檔案仍是必不可少的，這使得相應(yīng)機構(gòu)在不同類型檔案的管理中需要制定不同的方案、流程，因此檔案整理、鑒定、保管、編目、統(tǒng)計與編輯等內(nèi)部管理工作也日漸繁瑣，大大限制了大干管理機構(gòu)內(nèi)部管理工作的效率。檔案數(shù)字化加工雖然增加了檔案收集階段的工作量，但會對此后的內(nèi)部管理和外部服務(wù)等提供諸多便利，可顯著降低后續(xù)管理工作的人力資源需求，同時提高管理效率。同時，檔案數(shù)字化加工還能為檔案管理工作提供安全冗余，降低管理過程中的其他安全風(fēng)險，雖然數(shù)字化檔案在保管和使用過程中存在新型的保密和安全風(fēng)險，但目前絕大多數(shù)檔案管理機構(gòu)在信息化改革和發(fā)展過程中已經(jīng)建立了應(yīng)對數(shù)字化檔案安全問題的預(yù)防和保護措施，因此在增加數(shù)字化加工工作時也不會面臨過高的安全風(fēng)險應(yīng)對壓力。

第二，推動檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展。傳統(tǒng)檔案載體中的紙質(zhì)載體仍不可被完全替代，只對此類實體檔案進行數(shù)字化加工和保存并不能徹底改變檔案差異化管理的模式，本質(zhì)上難以全面提高檔案管理的效率。信息化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展推動了檔案內(nèi)容、載體的變革，同時也帶來了全新的檔案處理、管理方法，其中就包括了利用網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)進行標(biāo)準(zhǔn)化管理的方法，這能大幅提高檔案管理效率和質(zhì)量。這種管理模式需要對檔案資源的內(nèi)容格式、形式、處理方法、保存方法、利用方法等做規(guī)范化處理，只有在源頭的資源處理階段實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化才能為后續(xù)處理工作的變化奠定基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化加工則保證了檔案資源在早期處理中的標(biāo)準(zhǔn)化，將所有差異化管理內(nèi)容盡可能地集中在前期收集、加工和分類保存階段，免去在后續(xù)資源整理、保存、利用中設(shè)計多種管理方法的負(fù)擔(dān)。

第三，優(yōu)化檔案資源共享或社會性服務(wù)的基本能力。以往我國檔案管理機構(gòu)的較少面向社會提供服務(wù)，但隨著社會發(fā)展公眾、組織對檔案服務(wù)的需求不斷提升，目前國家也在大力倡導(dǎo)檔案服務(wù)社會化，以求提高檔案資源利用率，使檔案資源能夠為社會發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展做出更大貢獻。但出于安全管理等需要，多數(shù)檔案管理機構(gòu)不會向社會提供實體檔案借閱服務(wù)，限制了檔案資源利用率。而檔案數(shù)字化加工能夠規(guī)避實體檔案借閱中被丟失、損毀的情況，檔案管理機構(gòu)有條件對非保密性檔案進行數(shù)字加工后通過數(shù)字文檔或在線查閱等形式為公眾提供服務(wù)；同時檔案數(shù)字化加工后還能夠豐富檔案編目信息，提高檔案管理機構(gòu)面向其他同類機構(gòu)或行政事業(yè)單位的檔案資源共享及信息服務(wù)質(zhì)量。

3 檔案管理機構(gòu)加強檔案數(shù)字化加工和后續(xù)檔案管理的實踐建議

檔案數(shù)字化加工對于檔案管理工作的開展有積極意義，在傳統(tǒng)實體檔案未被完全淘汰前，檔案管理機構(gòu)有必要將檔案數(shù)字加工視為常態(tài)化工作。建議檔案管理機構(gòu)可分別從如下是那個方面加強檔案數(shù)字化加工和后續(xù)管理優(yōu)化：

第一，建立常態(tài)化的實體檔案數(shù)字化加工制度。建議檔案管理機構(gòu)逐步構(gòu)建檔案資源全面數(shù)字化的中長期發(fā)展目標(biāo)，除有特殊要求不應(yīng)進行數(shù)字化加工的保密檔案外，其他檔案有必要全部做數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案資源的全面數(shù)字化管理。建議檔案館、行政事業(yè)單位自行負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化處理，一般企業(yè)及其他社會機構(gòu)在檔案管理工作中可采用外包方式對原始檔案進行數(shù)字化加工。無論采用自主加工還是外包加工，檔案管理機構(gòu)都應(yīng)做好原始數(shù)字檔案的安全管理，其中在外包加工時應(yīng)對外包加工過程進行全面監(jiān)督[2]，預(yù)防和控制檔案資源處理過程中的安全問題。

第二，建立更完善的數(shù)字檔案管理制度。首先應(yīng)將數(shù)字化加工前的檔案資源收集和加工規(guī)范進行細(xì)化設(shè)計，保證原始資源處理工作的差異化和精細(xì)化。其次要對傳統(tǒng)資源和數(shù)字資源做差異化管理，其中傳統(tǒng)資源的編目保存等工作保持原有標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字資源則由同一部門由統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行管理，在新加工數(shù)字資源應(yīng)與其他各類數(shù)字檔案進行集中管理，在信息化編目、保存和利用的各個環(huán)節(jié)應(yīng)由單一部門負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)不同部門對同一數(shù)字檔案共同負(fù)責(zé)的情況。最后要針對數(shù)字化加工檔案建立針對性的安全管理制度，在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立資源權(quán)限分級體系，同時根據(jù)實體檔案易發(fā)安全問題的類型，依需要對數(shù)字檔案進行異地備份、保存實體檔案快照等處理，以便在滅失后根據(jù)數(shù)字檔案將實體檔案恢復(fù)原狀。

第三，建立配套的檔案共享和利用制度。檔案數(shù)字化加工的內(nèi)在價值是提高檔案的利用質(zhì)量，建立常態(tài)化檔案數(shù)字加工制度、管理制度等也都是為此服務(wù)的。因此，檔案管理機構(gòu)需要重視檔案共享和深度利用，在檔案數(shù)字化加工制度發(fā)展、數(shù)字檔案資源發(fā)展較為完善后，建議檔案機構(gòu)加強數(shù)字檔案資源共享接口開發(fā)、資源利用。檔案管理機構(gòu)應(yīng)積極與同類機構(gòu)合作，共同制定統(tǒng)一的檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)，尤其是數(shù)字化的內(nèi)容格式、附加與說明信息條目、編目方式與標(biāo)準(zhǔn)、信息系統(tǒng)共享接口等應(yīng)盡量做到統(tǒng)一，這可以為未來不同機構(gòu)間的檔案資源共享創(chuàng)造良好條件。同時檔案管理機構(gòu)應(yīng)加強對檔案價值的開發(fā)，積極引入新技術(shù)或自主開展技術(shù)創(chuàng)新，開發(fā)檔案大數(shù)據(jù)收集、整理和分析相關(guān)技術(shù)及工具，深入挖掘檔案價值，從而豐富檔案服務(wù)。此外檔案管理機構(gòu)還應(yīng)根據(jù)當(dāng)前檔案社會化服務(wù)需求發(fā)展，完善數(shù)字檔案借閱管理、在線服務(wù)相關(guān)的軟硬件平臺與人員服務(wù)能力，使檔案價值得到充分利用。

4 結(jié)語

總體而言，檔案數(shù)字化加工不僅能為檔案管理工作帶來便利，也能為檔案資源開發(fā)提供眾多支持，要實現(xiàn)上述功能則需要檔案管理機構(gòu)重視檔案數(shù)字化加工，同時要建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案管理制度，并創(chuàng)新檔案共享與利用模式，充分提高檔案資源的利用價值。