綜合檔案室做好檔案收集歸檔工作的重要意義

姚翠艷

（廣東省特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)研究院云浮檢測(cè)院，廣東 云浮 527300）

新時(shí)代的檔案群體的需求變化是檔案開(kāi)發(fā)的變革基礎(chǔ)，很多用戶群體越來(lái)越需要多元化的檔案資源，并在此基礎(chǔ)上形成了不同的瀏覽方式、打開(kāi)方式。在開(kāi)展綜合檔案室工作過(guò)程當(dāng)中，要?jiǎng)?chuàng)新利用多元多種材料，全面系統(tǒng)地維護(hù)檔案的完整性、安全性和保密性及發(fā)揮其利用的最大價(jià)值。

1 新時(shí)代綜合檔案收集歸檔工作的問(wèn)題分析

綜合檔案室的檔案收集歸檔的整個(gè)運(yùn)營(yíng)管理包括對(duì)于檔案的存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)的處理和挖掘等多個(gè)方面，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)出現(xiàn)之前，檔案單位往往采用較為笨拙的方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，針對(duì)一年或一個(gè)季度之前所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行整體總結(jié)歸納，這樣的方式不僅缺乏效率，而且隨著時(shí)間的推移，市場(chǎng)已經(jīng)發(fā)生重要變化，但是自身的數(shù)據(jù)卻仍在機(jī)械的記錄。隨之大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算技術(shù)出現(xiàn)，可以為檔案數(shù)據(jù)處理及數(shù)據(jù)更新提供更加便捷的方式，能夠讓相關(guān)工作人員對(duì)檔案單位的運(yùn)行狀況時(shí)刻跟蹤，打破了時(shí)間與空間的限制，并為單位的下一步的決策、為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。另外，由于單位的檔案管理中產(chǎn)生的資料非常龐大，包括其自身以及用戶的多方檔案資源，如果保存不善，不僅會(huì)造成檔案泄露，同時(shí)還可能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失，因此綜合檔案室的檔案管理需要不斷完善，注重?cái)?shù)據(jù)的傳輸、儲(chǔ)存、安全等多個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。新時(shí)代的檔案資料利用群體的需求變化是檔案開(kāi)發(fā)的變革基礎(chǔ)，很多用戶群體越來(lái)越需要多元化的檔案資源，并在此基礎(chǔ)上形成了不同的瀏覽方式、打開(kāi)方式。

2 優(yōu)化綜合檔案室檔案收集歸檔的價(jià)值分析

正如前文論述的那樣，行為方式的改變也對(duì)傳統(tǒng)的檔案行業(yè)帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)，但是需要注意的是挑戰(zhàn)與發(fā)展機(jī)遇共存，也讓檔案資源的發(fā)掘整理以及創(chuàng)新有了更多的可能性。但是值得注意的是，檔案的開(kāi)發(fā)過(guò)程中需要與當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)以及信息化產(chǎn)業(yè)進(jìn)行深度融合，既要有效地運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行資源的整理、開(kāi)發(fā)及利用，同時(shí)也要更多地傾聽(tīng)檔案管理的需求，最大程度上消除用戶群體與檔案行業(yè)之間的隔閡，以更加開(kāi)放的視角進(jìn)行檔案開(kāi)發(fā)。新時(shí)代綜合檔案室的檔案開(kāi)發(fā)主要依托于網(wǎng)絡(luò)，并結(jié)合當(dāng)前的計(jì)算機(jī)及手機(jī)等各類(lèi)移動(dòng)終端，打破了信息資源的時(shí)間與空間限制，為不同的需求群體提供了更便利信息傳播途徑，同時(shí)也能根據(jù)媒體技術(shù)將檔案進(jìn)行不同類(lèi)別之間的轉(zhuǎn)換，讓檔案資源充分發(fā)揮自身的社會(huì)價(jià)值及經(jīng)濟(jì)價(jià)值。隨著時(shí)代的發(fā)展以及科技的變革，傳統(tǒng)的檔案開(kāi)發(fā)以及利用方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前多元型社會(huì)的發(fā)展需求，互聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)技術(shù)產(chǎn)業(yè)正在深刻地改變著人們的生產(chǎn)生活以及工作方式，因此檔案開(kāi)發(fā)應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，改變傳統(tǒng)的管理模式，依托于數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行變革。探索推動(dòng)綜合檔案室的檔案收集歸檔，對(duì)于構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系具有重要意義，其中也離不開(kāi)數(shù)據(jù)信息技術(shù)的支撐，對(duì)于綜合部門(mén)工作發(fā)展具有重要意義。當(dāng)前檔案管理的信息需求更加多元化，利用電腦進(jìn)行信息搜尋，所以碎片化的信息需求量在不斷增大，需要搜索和檢索要更加精準(zhǔn)，甚至還要求檔案開(kāi)發(fā)自動(dòng)屏蔽一些無(wú)效信息，因此檔案的開(kāi)發(fā)必然由單向性向多樣性轉(zhuǎn)變。在這樣的趨勢(shì)下，檔案管理要兼顧創(chuàng)新性與安全性，切實(shí)提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的綜合效能。

3 優(yōu)化綜合檔案室檔案收集歸檔的具體策略

在綜合檔案室工作實(shí)踐中，要結(jié)合檔案收集歸檔過(guò)程中暴露出的問(wèn)題，有針對(duì)性地進(jìn)行調(diào)整，特別是結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其是大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，進(jìn)行資料的整合運(yùn)用，提升管理的科學(xué)性與針對(duì)性，適應(yīng)當(dāng)前綜合檔案室工作發(fā)展需求。

3.1 推動(dòng)檔案管理模式的深度融合

最早的檔案收集歸檔是需要一個(gè)有效的物理空間，然后由需求群體在空間內(nèi)進(jìn)行信息查找，需要耗費(fèi)大量的精力和時(shí)間，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人們可以通過(guò)線上進(jìn)行信息收集，雖然在一定程度上消除了時(shí)間與空間的限制，但是當(dāng)前我國(guó)正處于高質(zhì)高效發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，線上技術(shù)為年輕人提供了更多的信息查找途徑，對(duì)于年紀(jì)稍大的朋友則并不十分便利，因此檔案的管理與應(yīng)用服務(wù)應(yīng)尊重客戶不同的需求從線上線下逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合服務(wù)體。同時(shí)檔案的開(kāi)發(fā)服務(wù)環(huán)節(jié)也可以針對(duì)當(dāng)前的語(yǔ)音輸入、智能AI等技術(shù)開(kāi)發(fā)更加先進(jìn)的服務(wù)手段，讓不同的年齡群體根據(jù)自己的需求選擇個(gè)性化及服務(wù)技能，有效提高檔案管理的參與度，也能防止檔案開(kāi)發(fā)及利用過(guò)程中可能形成的信息渠道閉塞問(wèn)題。雖然信息化技術(shù)為人們的生活提供了更多的便捷性，但是很多社會(huì)中堅(jiān)力量已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)形式，因此要打造檔案服務(wù)的綜合體模式，注重線上線下的結(jié)合，開(kāi)發(fā)更多的高科技服務(wù)形式，以智能化、普遍化的服務(wù)措施偏向不同的個(gè)性化群體，改善公眾對(duì)于檔案服務(wù)的刻板印象，建立一個(gè)相對(duì)開(kāi)放、對(duì)等、公開(kāi)、透明的檔案資源開(kāi)發(fā)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互通，為檔案資源開(kāi)發(fā)及利用開(kāi)創(chuàng)全新局面。

3.2 形成檔案安全管理與創(chuàng)新意識(shí)

綜合檔案室的創(chuàng)新與革新需要從多個(gè)方面進(jìn)行考慮。首先，在內(nèi)部管理層面要堅(jiān)持以人為本的理念，注重內(nèi)部人才的選拔，制度革新更多的強(qiáng)調(diào)管理的創(chuàng)新態(tài)度，發(fā)揮人才的重要作用，對(duì)于表現(xiàn)杰出的人才要委以重任，讓所有員工都能充分發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)，為單位的發(fā)展盡一份力。其次，要加強(qiáng)檔案單位職工與管理層的交流與溝通，通過(guò)相關(guān)軟件開(kāi)設(shè)基層員工的投訴與建議通道，讓單位員工有合理的傾訴出口，一定要在一定程度上保障員工的基本權(quán)益，同時(shí)也可以對(duì)員工集中反映的問(wèn)題進(jìn)行集中收集和整理，對(duì)于反映較多的問(wèn)題可以進(jìn)行集中整治和優(yōu)化。最后，單位內(nèi)部還要建立賞罰分明的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于在工作過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)異的員工，要給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的工作主動(dòng)性，同時(shí)對(duì)于消極怠工的員工也要有一定的處罰，管理中的懲罰分明可以激發(fā)員工的主人翁精神，有助于單位整體管理與發(fā)展質(zhì)量的提升。

3.3 充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行收集歸檔

大數(shù)據(jù)是當(dāng)前科技發(fā)展的必然產(chǎn)物，同時(shí)也是社會(huì)進(jìn)程中必不可少的環(huán)節(jié)。在不同歷史時(shí)期，我國(guó)采用不同的檔案發(fā)展戰(zhàn)略，當(dāng)前我國(guó)正處于社會(huì)深度變革、市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)盛行的階段，因此必須轉(zhuǎn)變以往的檔案管理觀念，強(qiáng)調(diào)自身的改革與創(chuàng)新，不斷探索和完善更加優(yōu)化的檔案管理方法，為社會(huì)提供安全可靠的服務(wù)。當(dāng)前我們的社會(huì)正處于數(shù)字化時(shí)代，任何工作的運(yùn)營(yíng)以及后期維護(hù)，都可以將具體的事件或?qū)嵨锪炕癁閿?shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，當(dāng)各個(gè)行業(yè)中的人員能夠快速掌握和分析自己所處的行業(yè)信息數(shù)據(jù)，那么在內(nèi)部與內(nèi)部、內(nèi)部與外部之間的溝通與聯(lián)系上，會(huì)更加精準(zhǔn)和便捷。就檔案管理而言在各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中需要不斷收集信息并且上傳與更新單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫(kù)，將其作為分析的重要依據(jù)。大數(shù)據(jù)的發(fā)展初期是以收集數(shù)據(jù)、為單位提供經(jīng)營(yíng)策略為主要目的，但是隨著當(dāng)前科技以及社會(huì)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)并不應(yīng)該單獨(dú)的存在，而是需要與其他技術(shù)進(jìn)行有效連接。從專業(yè)的角度講大數(shù)據(jù)與云計(jì)算之間有著密不可分的關(guān)系，由于當(dāng)前單位及用戶在整個(gè)的生產(chǎn)與使用時(shí)間線上，會(huì)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)量非常龐大，因此過(guò)于復(fù)雜的處理，是無(wú)法通過(guò)單獨(dú)的計(jì)算機(jī)完成的，而云計(jì)算則實(shí)現(xiàn)了通過(guò)云端建立整套更加高效的計(jì)算框架，而單位和用戶均作為數(shù)據(jù)采集的終端，將這些終端數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳，使其基礎(chǔ)的內(nèi)容分步進(jìn)行云計(jì)算，這樣可以使整個(gè)大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)更加精密化，這也是當(dāng)前快速發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

3.4 整合建立檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)

新中國(guó)成立以來(lái)，我國(guó)在檔案管理工作中取得了長(zhǎng)足性進(jìn)展，尤其在紙質(zhì)資料方面有了較大儲(chǔ)備和修繕，但是隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，需要將當(dāng)前的紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化保存，在當(dāng)前重要的檔案信息過(guò)渡階段，要加強(qiáng)國(guó)內(nèi)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)建立，成立多元化解功能齊全的服務(wù)體系。首先各地方政府要根據(jù)自身的實(shí)際情況制定電子檔案規(guī)劃工作，前期做好統(tǒng)籌安排，對(duì)于未來(lái)的檔案開(kāi)發(fā)及利用進(jìn)行統(tǒng)一布局并實(shí)現(xiàn)市、省、國(guó)家之間的檔案信息多重儲(chǔ)備。其次，檔案的開(kāi)發(fā)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)職能，擴(kuò)大服務(wù)范圍，借助數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建面向全社會(huì)的網(wǎng)絡(luò)檔案，并以更加開(kāi)放架構(gòu)為今后的檔案發(fā)展提供可拓展空間。最后檔案部門(mén)要不斷拓充自身的人才儲(chǔ)備，根據(jù)科技發(fā)展形勢(shì)可以從高校中引進(jìn)更多的專業(yè)性人才，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代檔案的有效過(guò)渡與深度融合，為當(dāng)前的工作模式引進(jìn)更多的創(chuàng)新性建設(shè)思想，突破原本的服務(wù)固有觀念，盤(pán)活原本的管理固化資源，更好地推動(dòng)數(shù)字化檔案的開(kāi)發(fā)與利用。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科技是社會(huì)第一生產(chǎn)力，當(dāng)前數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展為我國(guó)的民族振興提供了更多可能性，因此綜合檔案室檔案的創(chuàng)新以及開(kāi)發(fā)利用要充分結(jié)合數(shù)字資源和技術(shù)，對(duì)于各級(jí)部門(mén)進(jìn)行有效整合，注重成果利用的共享模式，加強(qiáng)綜合服務(wù)體的建設(shè)，并成立多元化的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以此增強(qiáng)檔案收集歸檔力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。