行政檔案管理工作的現(xiàn)狀與時代融合研究

張閩軍

（無棣縣行政審批服務局，山東 濱州 251900）

所謂“行政檔案”，指的是國家行政機關及相關企業(yè)事業(yè)單位在現(xiàn)行法律賦權的范圍內(nèi)開展行政和管理等相關工作直接形成具有保存價值的原始數(shù)據(jù)信息。行政檔案相比一般檔案，憑借顯著的政治性、服務性和權威性等特征，決定了其在實踐管理中異于其他檔案管理。在新時代背景下，行政檔案管理工作只有與時俱進，才能彌補傳統(tǒng)管理模式的缺陷，充分發(fā)揮出行政檔案管理工作的作用，確保行政單位功能的實現(xiàn)。

1 行政檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

在較長的一段時間內(nèi)，行政檔案管理主要以紙質(zhì)文件為主，在實踐中最易出現(xiàn)文件遺失、破損、涂改等問題，直接影響行政檔案信息的完整性和真實性，從而制約了檔案開發(fā)利用價值的挖掘。在新時代背景下，無棣縣行政審批服務局大力推進檔案數(shù)字化管理，不斷將檔案資源從紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件形式進行保存，實現(xiàn)了線上線下同步管理，一方面極大地增加了行政檔案安全性；另一方面切實提高了行政檔案管理效率和水平。同時，行政檔案數(shù)字化管理的推進，也為檔案管理人員釋放壓力提供了可能性。但是無棣縣行政審批服務局在行政檔案管理工作實踐中，由于種種因素的制約，導致行政檔案管理工作現(xiàn)狀不容樂觀，還需要探索檔案管理工作與時代融合的有效途徑，才能真正意義上提高行政檔案管理工作質(zhì)量和效率[1]?；跓o棣縣行政審批服務局行政檔案管理工作現(xiàn)狀來說，集中體現(xiàn)在以下幾個方面：

1）數(shù)字化建設進程遲緩。當下，我局雖大力推進行政檔案數(shù)字化管理，但是在實踐工作中，少數(shù)檔案管理工作人員應種種因素的制約，未能全面落實數(shù)字化管理，直接影響行政檔案管理整體效率的提高，且不利于行政檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，這對于行政檔案資源開發(fā)利用價值的挖掘是極為不利的。以文書管理為例，文書承辦人與檔案管理人員在具體工作中，未能采取數(shù)字化處理程序，而是沿用傳統(tǒng)流程，一方面增加了相關工作人員的工作強度，影響文件審核和傳遞效率；另一方面對行政檔案管理工作數(shù)字化建設起到了一個遲緩的負面影響[2]。

2）安全風險預防措施不到位。無棣縣行政審批服務局在全面推進行政檔案數(shù)字化管理過程中，使得行政檔案資料逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ瑲w屬于網(wǎng)絡信息范疇，此刻行政檔案信息會面臨網(wǎng)絡信息安全風險。尤其是無棣縣行政審批服務局的檔案信息，當中不乏一些機密信息和重要信息，若這些信息遭到網(wǎng)絡病毒程序的攻擊，或者遠程攻擊，容易導致行政檔案信息被篡改、盜用、丟失等，不僅影響行政檔案管理水平的提高，還可以產(chǎn)生巨大的負面影響[3]。無棣縣行政審批服務局的檔案管理工作之所以面臨這些風險，是因為在行政檔案管理實踐中，未能落實安全風險預防措施。

3）信息系統(tǒng)未能完善。無棣縣行政審批服務局開展行政檔案數(shù)字化管理的基礎是建設檔案信息管理系統(tǒng)?；谀撤N角度來說，檔案信息管理系統(tǒng)建設直接影響數(shù)字化管理效果和質(zhì)量。而無棣縣行政審批服務局在建立信息管理系統(tǒng)時，只是單純地進行復制，沒有培訓專職專業(yè)技術人員參與其中，導致信息管理系統(tǒng)與本單位的實際情況不符，出現(xiàn)實用性不高、操作性不強等問題，對行政檔案數(shù)字化歸檔和整理產(chǎn)生了負面影響，從而制約行政檔案數(shù)字化管理發(fā)展的同時，不利于行政檔案資源價值的開發(fā)與利用[4]。

2 行政檔案管理工作與時代融合的發(fā)展思路分析

無棣縣行政審批服務局在檔案管理工作中，雖與時俱進開展數(shù)字化管理工作，但是在實踐中因種種因素的制約，出現(xiàn)了數(shù)字化建設進程遲緩、信息系統(tǒng)未完善等問題，制約檔案價值的開發(fā)與利用，這就要求相關人員在實踐中，探索有效措施確保行政檔案管理工作與時代融合發(fā)展。

1）加快推進并落實數(shù)字化建設。在行政檔案管理實踐中，時代融合發(fā)展的重要體現(xiàn)是加強數(shù)字化管理。因此，檔案管理人員必須不斷提高自身數(shù)字化管理素養(yǎng)和信息素養(yǎng)，同時增強對行政檔案數(shù)字化管理的認識，為加快推進和落實行政檔案數(shù)字化管理提供保障。以文書管理為例，檔案管理人員應利用計算機來接收和發(fā)送檔案文件，并根據(jù)相關要求在節(jié)點時間完成傳閱和辦理工作，若承辦人未能在節(jié)點時間完成審批，系統(tǒng)會自動發(fā)出警示信號，以此保證檔案文件得以高效處理[5]。由此可見，行政檔案數(shù)字化管理的建設和落實，優(yōu)化了文書管理流程，具有更高的管理效率。

2）完善與落實安全防護措施。行政檔案當中不乏機密信息和重要信息，這就要求無棣縣行政審批服務局在檔案數(shù)字化管理實踐中，完善與落實安全防護措施。首先，技術人員為檔案信息管理系統(tǒng)配置完善的安全軟件，如常見的防火墻、360殺毒軟件等，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的安全隱患；其次，技術人員在建立檔案管理系統(tǒng)時，必須設定權限，向不同用戶設定職權范圍內(nèi)的權限，約束檔案使用者的實際行為，確保行政檔案信息安全的同時，也可以在檔案風險出現(xiàn)后第一時間找到責任人。再者，行政檔案信息保存統(tǒng)一利用備份功能，避免系統(tǒng)問題而造成檔案遺失或者損壞。最后，無棣縣行政審批服務局需制定完善管理制度，如檔案數(shù)字化處理流程、檔案查閱、檔案加密處理等，需要建立與之相匹配的制度，用于約束檔案管理人員的各類行為。如保密性檔案數(shù)字化處理時，對檔案管理人員進行全程監(jiān)控，嚴禁手機、攝影設備等電子產(chǎn)品進入檔案室，確保保密性檔案的安全。

3）建立完善的信息系統(tǒng)。為了進一步提高行政檔案數(shù)字化管理水平，無棣縣行政審批服務局應在現(xiàn)有基礎上，建立完善的信息系統(tǒng)，整合單位的其他系統(tǒng)，如財務系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等，以在內(nèi)部營造良好的檔案數(shù)字化管理氛圍。無棣縣行政審批服務局在完善系統(tǒng)時，可在社會上邀請知名軟件企業(yè)或者專家，不斷提升系統(tǒng)的各項性能。例如：系統(tǒng)完善可以使用全光纖磁盤陳列產(chǎn)品，此產(chǎn)品支持多種PAID保護級別，滿足當下無棣縣行政審批服務局的多元化檔案管理需求。同時此類產(chǎn)品具有數(shù)據(jù)隔離、共享等功能，可以大幅度提高檔案數(shù)字化管理的安全水平。另外，全光纖磁盤陳列產(chǎn)品可在網(wǎng)絡環(huán)境下實現(xiàn)在線升級，更為關鍵的是在存儲模塊中選用圖形管理界面，具有便于維護、操作簡單等一系列優(yōu)點，有利于大幅度提高行政檔案管理工作質(zhì)量和效率。

3 結語

總之，在國家體制日漸完善的背景下，行政檔案管理工作的重要性日漸提高。而無棣縣行政審批服務局在檔案管理工作中雖進行了檔案管理的創(chuàng)新，大力推進檔案數(shù)字化管理。但是在實踐中仍然諸多不如意之處，這就要求無棣縣行政審批服務局正視檔案管理現(xiàn)狀，并在實踐中加快推進和落實數(shù)字化建設，并重視安全防護措施的落實，建立完善的信息系統(tǒng)，才能促進行政檔案管理工作與時代發(fā)展齊頭并進，保障無棣縣行政審批服務局功能的發(fā)揮。