高校檔案信息化建設(shè)探究

王艷云 馬小春

摘? 要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，各高校借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)信息化手段實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)，有效提高檔案使用效率，為高校教學(xué)、辦公、基建、人資、科研等工作提供高效、高速、高質(zhì)量的信息化服務(wù)。山東華宇工學(xué)院開始從傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)展為基于管理服務(wù)的檔案信息化階段。文章通過檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)進(jìn)行分析，最終實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理同現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合，達(dá)到檔案高度共享，使檔案建設(shè)的目的（便于社會(huì)各方面利用）得到充分發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：高校檔案;檔案信息化;檔案管理

中圖分類號(hào)：G270.7;G647? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2020）17-0111-03

Abstract：With the rapid development of information technology，with the help of internet technology and information technology to achieve the construction of university archives information，effectively improve the use efficiency of archives，and provide efficient，high-speed and high-quality information services for teaching，office，infrastructure，human resources，scientific research and other work in colleges and universities. Shandong Huayu University of Technology began to develop from the traditional archives management to the archives informatization stage based on management service. This paper analyzes the design and construction of archives management platform system. Finally，the traditional file management and modern technology are organically combined to achieve the purpose of high sharing of archives and convenient use of all aspects of society.

Keywords：university archives;archives informatization;archives management

0? 引? 言

新修訂的《中華人民共和國檔案法》中提出推動(dòng)信息化建設(shè)，有利于開辟檔案管理現(xiàn)代化新路徑。信息化優(yōu)勢在高校檔案管理中凸顯，檔案信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，是提升高校綜合水平的重要途徑之一，山東華宇工學(xué)院以“全員動(dòng)員、以評(píng)促建、創(chuàng)新發(fā)展”為工作目標(biāo)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，通過構(gòu)建檔案管理平臺(tái)及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)挖掘分析，提升檔案管理水平，為校領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)化決策提供強(qiáng)有力的支持。

1? 檔案信息化平臺(tái)建設(shè)意義

1.1? 提升高校檔案管理水平

通過檔案信息化提高我校整體的檔案資料管理水平，由原始的手工作業(yè)和保存大量的紙質(zhì)文件改變?yōu)榧械挠?jì)算機(jī)管理。由原來的從電腦端查檔案分類信息到密集架中抽取所需檔案閱覽，發(fā)展至電腦端全程操作完成檔案借閱，使信息資源在全校范圍內(nèi)得以利用，并通過全院檔案信息化的建設(shè)，將分布在各部門檔案信息資源加以整合利用挖掘，最大限度的發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。

1.2? 延長檔案保存期限

傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)檔案保存期限一般分為：10年、30年、永久，但由于受環(huán)境、濕度等諸多因素的影響，隨著時(shí)間的變化，紙質(zhì)檔案會(huì)出現(xiàn)不同程度的損毀，檔案信息化技術(shù)有效提高檔案存儲(chǔ)穩(wěn)定性，只要有硬盤或光盤即可存儲(chǔ)大量檔案信息，受外界因素影響程度較低，延長其保存期限可達(dá)百年以上。

1.3? 服務(wù)高校便于資源共享

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一般只有一份或幾份，數(shù)量較少，并且只可在同一地點(diǎn)借閱，由于檔案數(shù)量龐大，在查找檔案時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)找不到檔案或相關(guān)信息，浪費(fèi)了大量的人力物力。檔案工作的根本目的是便于社會(huì)各方面利用，這一方面紙質(zhì)檔案難以體現(xiàn)，而電子檔案能夠做到遠(yuǎn)距離傳輸分享，無論是我校畢業(yè)生還是教職員工，在任何角落的使用者經(jīng)過授權(quán)都可以訪問自己所需的檔案資料，一致受到查閱人的好評(píng)。

1.4? 加強(qiáng)安全保障

檔案的安全保護(hù)是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。檔案管理系統(tǒng)在安全保護(hù)方面的設(shè)計(jì)也是工作的重中之重，要求要對(duì)館藏檔案數(shù)據(jù)信息即時(shí)維護(hù)、升級(jí)，系統(tǒng)通過軟硬兼施的手段采用了三層安全防護(hù)設(shè)計(jì)，第一層采用數(shù)據(jù)加密的方式保證隱秘性;第二層采用權(quán)限控制方式控制數(shù)據(jù)輸出;第三層采用水印技術(shù)與遮擋打印技術(shù)保證利用安全;從而保證數(shù)據(jù)庫安全，長期保存不受損害。

2? 山東華宇工學(xué)院高校檔案管理平臺(tái)框架設(shè)計(jì)

如圖1所示，系統(tǒng)框架具體包括支撐層、業(yè)務(wù)層、應(yīng)用層。

結(jié)合學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀，山東華宇工學(xué)院已初步構(gòu)建完成檔案管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)，目前滿足常規(guī)使用并在進(jìn)一步完善中。檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)設(shè)計(jì)其核心功能是“主動(dòng)管理”，打破傳統(tǒng)的“輔助管理”思維，利用基于狀態(tài)驅(qū)動(dòng)的智慧管理技術(shù)，讓系統(tǒng)從輔助管理工具成為主動(dòng)管理的管理者?；谲浖δ堋踩Ｕ?、系統(tǒng)運(yùn)行模式等需求，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、軟硬件環(huán)境因素，經(jīng)過認(rèn)真研究分析，確定采用分層架構(gòu)模式進(jìn)行設(shè)計(jì)與開發(fā)。

系統(tǒng)集主動(dòng)管理、智能收檔、智慧檢索、高效統(tǒng)計(jì)技術(shù)于一身，對(duì)檔案信息嚴(yán)收細(xì)管，對(duì)知識(shí)信息精挑百煉。該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)：（1）解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的要求。利于日常分類、整理、查借閱;（2）解決傳統(tǒng)檔案管理和信息化過渡時(shí)期的檔案管理需求。山東華宇工學(xué)院前期主要通過館藏的形式保存檔案，已利用檔案數(shù)字化技術(shù)全部轉(zhuǎn)化后形成電子文件上傳檔案管理平臺(tái);（3）解決信息化發(fā)展的檔案管理需求。政策法規(guī)通知發(fā)布、檔案工作在線預(yù)審、多級(jí)審批等自動(dòng)化管理功能。

山東華宇工學(xué)院檔案管理平臺(tái)主界面如圖2所示。

3? 檔案信息化平臺(tái)核心功能模塊

山東華宇工學(xué)院檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)全新架構(gòu)的系統(tǒng)，與傳統(tǒng)檔案管理相比，從原來的工作重復(fù)繁雜、枯燥乏味、易于出錯(cuò)狀況，做到了從輔助管理到主動(dòng)管理的蛻變。

3.1? 智能收檔

電子文件是無紙化發(fā)展過程中所產(chǎn)生的最為重要的檔案資料，具有種類多、產(chǎn)生快、傳遞快、數(shù)量大的特點(diǎn)，如何快速有效地將電子文件歸檔則十分重要。智慧檔案系統(tǒng)采用電子簽章、數(shù)字簽名、關(guān)鍵詞提取、主題提取以及自動(dòng)分類等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的自動(dòng)歸檔，讓電子文件的歸檔工作變得更加便捷、有效。智能收檔以綜合檔案管理平臺(tái)為基礎(chǔ)，遵循傳統(tǒng)案卷整理和電子歸檔雙軌制檔案整理原則，系統(tǒng)即提供對(duì)檔案案卷、卷內(nèi)文件整理功能，又支持批量加入已有卷和新卷、批量修改，并自動(dòng)生成檔號(hào)。

學(xué)院各二級(jí)學(xué)院及行政處室均設(shè)有兼職檔案員，未實(shí)現(xiàn)檔案信息化前，每年學(xué)院集中收集上一年度檔案，收集工作中會(huì)出現(xiàn)為減少工作量，少交或不交日常工作中形成的檔案，導(dǎo)致收集的各部門檔案質(zhì)量、數(shù)量層次不齊。實(shí)現(xiàn)檔案信息化后，工作人員積極主動(dòng)去完成檔案工作，不僅是為了完成崗位工作，更是為了方便以后日常工作中的檔案利用，為實(shí)現(xiàn)檔案資源共享奠定良好基礎(chǔ)。

3.2? 查閱利用

查閱利用包含檔案查詢、借閱信息、檔案查詢?nèi)罩?、借閱管理四部分?/p>

檔案查詢是系統(tǒng)最常用功能，使大家在龐雜的信息集合庫中，根據(jù)查詢者需求在限定時(shí)間、條件下快速找到需求信息的一種方法。由于學(xué)院檔案案卷、文件內(nèi)容繁多，數(shù)量龐大，查詢平臺(tái)可提供采用瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)，以支持遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)檢索。查詢檢索功能在全文檢索、全庫檢索的基礎(chǔ)上提供跨檔案庫查詢、高級(jí)條件組合檢索、模糊檢索以及在查詢結(jié)果二次檢索、檢索條件項(xiàng)的定制、分類檢索等功能。根據(jù)大家的不同需求，使得大家能夠通過文字查找到檔案目錄與原文。

借閱信息、檔案查詢?nèi)罩?、借閱管理三部分，分別可以顯示出高校檔案室借閱規(guī)律，記錄查閱者查詢方式、時(shí)間等信息，有查詢有記錄;并能及時(shí)提醒檔案管理員按時(shí)收回檔案。細(xì)致的功能設(shè)計(jì)，為后期工作提供數(shù)據(jù)支撐。

3.3? 綜合管理

綜合管理框架內(nèi)包含個(gè)人設(shè)置、大事記、鑒定銷毀、通知公告/常用下載五個(gè)模塊。

個(gè)人設(shè)置模塊考慮到教職工需求，模塊內(nèi)可以查看個(gè)人登錄歷史、修改密碼，由于高校各部門檔案員一般都為兼職，人員調(diào)整、流動(dòng)性較大，添加設(shè)置修改個(gè)人信息功能，人員有調(diào)整及時(shí)修改，綜合檔案室實(shí)時(shí)掌握人員流動(dòng)情況，以便后續(xù)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)。

大事記單獨(dú)建立模塊，作為編研成果可以根據(jù)年份、內(nèi)容方便查找利用，大事記是三次文獻(xiàn)開發(fā)的一種表現(xiàn)形式，單獨(dú)設(shè)置模塊可以清晰展現(xiàn)主要信息，幫助學(xué)校掌握發(fā)展規(guī)律、為策略決定提供科學(xué)依據(jù)。

鑒定銷毀模塊，這項(xiàng)工作一般都是高校檔案工作中的難點(diǎn)。系統(tǒng)可提供按照檔案存檔年限分類、分件、分卷銷毀并建立銷毀清冊，有過程、有記錄依據(jù)可查，及時(shí)清查銷毀能夠促進(jìn)檔案管理工作健康發(fā)展。

通知公告/常用下載模塊，對(duì)特定群體發(fā)布檔案工作相關(guān)通知、文件，動(dòng)態(tài)傳遞信息，確保了通知公告的有效性、安全性，系統(tǒng)內(nèi)不僅可以上傳外部數(shù)據(jù)也提供文件起草、管理功能，不用同時(shí)再打開辦公自動(dòng)化軟件編輯，系統(tǒng)提供將檔案工作常用表格、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件下載服務(wù)，根據(jù)特定群體需求自行下載使用，避免了四處查找、翻閱浪費(fèi)時(shí)間。

3.4? 高效統(tǒng)計(jì)

學(xué)院檔案管理系統(tǒng)可提供靈活的統(tǒng)計(jì)方式和統(tǒng)計(jì)報(bào)表樣式，通過選擇需要統(tǒng)計(jì)的范圍，如按年統(tǒng)計(jì)、移交統(tǒng)計(jì)、銷毀統(tǒng)計(jì)等，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)分析及結(jié)果輸出，支持報(bào)表打印和數(shù)據(jù)導(dǎo)出。原始的靠手工統(tǒng)計(jì)，存在錯(cuò)誤計(jì)算、漏算等現(xiàn)象，浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力基礎(chǔ)上，造成檔案統(tǒng)計(jì)工作帶來負(fù)面影響。通過這種對(duì)各門類檔案客觀科學(xué)地進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)以及查詢利用目的的統(tǒng)計(jì)，從數(shù)據(jù)中找出區(qū)別與聯(lián)系，可幫助檔案統(tǒng)計(jì)的宏觀預(yù)測，方便后續(xù)分析利用，為高校決策提供數(shù)據(jù)支撐。

4? 結(jié)? 論

山東華宇工學(xué)院檔案管理系統(tǒng)自2019年上半年使用以來，在日常檔案管理中發(fā)揮了舉足輕重的作用，檔案管理工作由原來的被動(dòng)服務(wù)演變?yōu)楝F(xiàn)在的主動(dòng)服務(wù)，服務(wù)質(zhì)量、效率明顯提高，顯著提高學(xué)院檔案管理水平。

檔案信息化系統(tǒng)是在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化、統(tǒng)一化的需求下而產(chǎn)生的，在“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化的大背景下，利用高新信息技術(shù)，使高校檔案管理運(yùn)行維護(hù)方面向平臺(tái)化、網(wǎng)絡(luò)化、專業(yè)化方向發(fā)展，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息化管理”模式，不斷升級(jí)、完善傳統(tǒng)檔案管理模式，信息化的廣泛應(yīng)用也推動(dòng)了高校智慧校園建設(shè)的步伐，也是高校實(shí)現(xiàn)智慧校園不可或缺的一部分。為更好地推進(jìn)檔案信息化管理工作，各高校更要建立系統(tǒng)完善的檔案信息化管理制度，與此同時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。如何發(fā)揮好檔案應(yīng)有作用，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為高校創(chuàng)造更多的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，值得我們進(jìn)一步深入研究。

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作者簡介：王艷云（1979—），女，漢族，山東德州人，講師，本科，研究方向：檔案管理及大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù);馬小春（1984—），女，漢族，山東德州人，館員，本科，研究方向：檔案管理。