基于成本的企業(yè)內(nèi)部信息溝通發(fā)展趨勢研究

梁瑞明， 徐 艟， 吳潔思

(河源職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 廣東 河源 517000)

在互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達(dá)的今天，個人即時通訊軟件已經(jīng)越發(fā)顯得成熟，雖然它已成為目前網(wǎng)絡(luò)溝通的重要工具，但是作為企業(yè)卻存在一個問題，一旦采用娛樂功能多的個人聊天軟件如QQ、MSN,那么私聊現(xiàn)象以及無處不在的娛樂游戲，會讓管理者不勝其煩，最不能接受的是企業(yè)員工自發(fā)形成的個人聊天圈，每天會將工作時間更多地浪費在“炒股”、“交友”、“偷菜”、 “團購”上，QQ聊天軟件動輒彈出的新聞窗口、配套的各種誘人的娛樂信息無形中大大降低了企業(yè)的工作效率，這使得眾多的企業(yè)管理者決心放棄這些免費個人聊天軟件，采用企業(yè)專用信息溝通工具軟件[1]。

在考慮選擇企業(yè)即時信息溝通軟件時，讓文字、文件的傳遞達(dá)到最佳，語音、視頻的功能做得更強大，抑或企業(yè)架構(gòu)體系做得更完美，這些都伴隨著成本的提高。當(dāng)企業(yè)以天價購買該軟件以后，隨之而來的后期維護成本也讓管理者覺得無法承受，以至于很多企業(yè)購買了這些軟件和服務(wù)器之后，使用了一段時間便因為高昂的成本維護而束之高閣，所以對于企業(yè)來說這些軟件最好是低成本或零成本。隨著科技發(fā)展，這一切已經(jīng)變?yōu)榭赡?，很多現(xiàn)在大力推廣的企業(yè)信息溝通軟件已經(jīng)免費，而且這些軟件的功能也越來越豐富，穩(wěn)定性也越來越好，實用性也更貼近企業(yè)實際，而這一切還都建立在免費的基礎(chǔ)上。下面重點分析從成本的角度，怎樣看待企業(yè)即時溝通軟件的發(fā)展趨勢[2]。

1 企業(yè)的時間等待就是無形的成本投入

過去很多企業(yè)在面對公司規(guī)模的擴大、人員和分支機構(gòu)的增多使得企業(yè)各部門相互之間的溝通要求也越來越高，如果還是按照原始的人與人之間當(dāng)面溝通的模式，必然會使公司的生產(chǎn)效率越來越低，管理的執(zhí)行力也越來越不到位，導(dǎo)致的運營成本也居高不下，很多企業(yè)管理者迫切希望采用企業(yè)內(nèi)部溝通信息化的手段，運用現(xiàn)代化的信息溝通技術(shù)來解決這個問題，當(dāng)初很多老板首先想到去購買相應(yīng)的軟件，通過派人在市場上了解各種企業(yè)即時通訊軟件的優(yōu)勢、性能、價格，再絞盡腦汁地搜尋最佳性價比的產(chǎn)品，投入大量的人力、物力在眾多的供應(yīng)商中去選擇最佳，老板們也騰出很多的時間去和眾多來訪的供應(yīng)商洽談、詢價并確定最后的中標(biāo)者，隨后又集中技術(shù)人員、采購人員及法律顧問去簽訂合同，合同簽好又涉及執(zhí)行，當(dāng)然又是會計人員的付款，相關(guān)軟件的驗收、試用及硬件服務(wù)器的安裝等等，這一切沒有一兩個月估計是辦不好的，因為按照這樣的軟件購買模式必然要走這樣的程序和時間，這期間企業(yè)所付出的時間等待成本應(yīng)該是難以計數(shù)的，在當(dāng)下時間就是金錢的概念中，這種無形的成本投入顯而易見不是企業(yè)所期望的，所以現(xiàn)在企業(yè)即時通訊產(chǎn)品由軟件向平臺過渡的趨勢已經(jīng)不可阻擋，那種自己投入購買一臺服務(wù)器，裝一套軟件，為員工提供企業(yè)郵箱的服務(wù)的模式，已經(jīng)越來越多地將這種服務(wù)外包給了專業(yè)的企業(yè)郵箱服務(wù)商所替代，要想為中國四百萬上網(wǎng)企業(yè)提供高效的、穩(wěn)健的、專業(yè)而純凈的即時信息溝通服務(wù)，免費的互聯(lián)網(wǎng)溝通平臺及互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)上辦公環(huán)境將是首選。在這里的所有服務(wù)并不由企業(yè)內(nèi)部所部署，根本不需要任何資金，只要求企業(yè)開通一個專有賬號，然后向各個員工和分支機構(gòu)分配賬號就可以了，如此簡潔的操作步驟，如此快節(jié)奏的企業(yè)信息溝通服務(wù)模塊的開通樣式，如此無成本的信息溝通平臺的建立，其所花費的時間成本只需要用幾分鐘的時間就可以全部搞定，顯然后者的選項自然是占據(jù)成本最低的優(yōu)勢制高點，更是可以實現(xiàn)企業(yè)管理者預(yù)期的內(nèi)部信息良好溝通的目標(biāo)[3]。

2 免費基礎(chǔ)上的先進(jìn)技術(shù)廣泛應(yīng)用

大家應(yīng)該破除免費的就不會是好東西，免費的東西自然不會有什么好技術(shù)支撐的陳腐觀念，目前很多企業(yè)所采用的先進(jìn)即時信息溝通系統(tǒng)都包含了眾多先進(jìn)的技術(shù)含量，譬如可以支持第三方插件的擴展和二次開發(fā)接口，從而可以將原有軟件的功能得以擴展，并使得企業(yè)可以針對自己需要，在不破壞軟件基本內(nèi)核功能的前提下，獲得更多企業(yè)所必需的特有的專業(yè)功能，能夠?qū)ζ髽I(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，方便企業(yè)自我完善，以提高自己的信息系統(tǒng)處理能力；為確保通信網(wǎng)絡(luò)安全，將先進(jìn)的通訊協(xié)議Ecc算法和128位AES算法加密加以運用，前者是橢圓曲線的加密算法，原理是采用比較短的密鑰就可以達(dá)到舊有算法相同的加密程度，后者更是先進(jìn)的高級加密標(biāo)準(zhǔn)，這一標(biāo)準(zhǔn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)領(lǐng)先即將要淘汰的DES加密標(biāo)準(zhǔn)，從而保證信息和數(shù)據(jù)的安全；為使外來訪客和企業(yè)平臺客服進(jìn)行方便交流，可以在網(wǎng)站頁面中鑲嵌入一段系統(tǒng)生成的代碼，讓屬于客服的LOGO懸浮或固定在企業(yè)網(wǎng)站上，只要點擊客服圖標(biāo)，外來訪客就可以實現(xiàn)和網(wǎng)站的客服展開交流；有的企業(yè)信息溝通系統(tǒng)采用全新的《域》技術(shù)，讓嚴(yán)格的《域》策略確保信息溝通的安全性，通過采用“賬號隔離機制”增強企業(yè)內(nèi)部用戶和外部用戶之間進(jìn)行安全的通信，這正是引入這種管理方式的目的。所有這些先進(jìn)技術(shù)的使用都無需企業(yè)額外投入費用，這也是越來越多的企業(yè)傾向于使用這種基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的先進(jìn)信息溝通系統(tǒng)的原因[4]。

3 無成本的眾多功能的部署

個人即時通訊軟件會被很多企業(yè)選中的原因，主要在于這些軟件免費使用的同時還具備了很多的功能，包括：離線文件的傳輸、群組的建立、遠(yuǎn)程協(xié)助、音頻、視頻會話、多方交談、白板功能等，這些都是企業(yè)所需要的。但是個人即時溝通軟件先天是以人作為社會人的身份出現(xiàn)，所有交往的需求是基于個體在社會中的需要而建立的，包含了交友、相親、游戲等，這就和企業(yè)即時溝通軟件有很大的區(qū)別，企業(yè)即時溝通軟件是建立在企業(yè)成員的基礎(chǔ)上，每個成員在這種身份下的溝通需求，導(dǎo)致了它必須建立在企業(yè)的組織架構(gòu)下來展開，現(xiàn)在更多的基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的企業(yè)即時溝通軟件絕大多數(shù)都免費，很多在個人即時溝通軟件都具備的功能的前提下又增加了一些企業(yè)信息溝通軟件所特有的功能[5]。

首先體現(xiàn)在賬號的獲取方式上，企業(yè)即時溝通軟件的賬號是可以管理的，先申請一個企業(yè)的總賬號，然后由管理者向下屬員工分配賬號，這些賬號都含有企業(yè)標(biāo)示的統(tǒng)一后綴，從而有利于提升企業(yè)的形象，即使這個員工離職了也可以把賬號收回，這考慮到了企業(yè)資源的保密性。相反個人即時溝通軟件的賬號，一旦獲取以后就歸個人所有，一輩子也不必要更改，哪里都可以使用，其使用權(quán)和占有者都?xì)w個人所有，他人無權(quán)干涉。

企業(yè)的信息溝通軟件明顯的帶有企業(yè)組織機構(gòu)的特征，相關(guān)的電子公告欄和電子名片只有在企業(yè)商務(wù)應(yīng)用中才會用到，個人的信息溝通軟件在交往時是互相對等的，自由的和不可控的。相反企業(yè)級的信息溝通軟件往往交談?wù)哂袊?yán)格的等級關(guān)系，或者是上司、同事或合作伙伴。剛?cè)肼毜男聠T工通過企業(yè)信息溝通軟件可以快速熟悉公司的各個組織機構(gòu)、部門，一目了然地通過電子名片瀏覽同事的照片和聯(lián)系方式，從而很快地知曉公司的部門人員情況，以最短的時間融入到企業(yè)文化中去。當(dāng)然員工的考勤和外出管理更是企業(yè)信息溝通軟件的必選項目，隨著企業(yè)溝通范圍的擴大使得企業(yè)級的信息溝通不僅僅局限于企業(yè)內(nèi)部，更希望公司與分公司之間，組織和商業(yè)機構(gòu)之間，以及和下屬連鎖機構(gòu)、相關(guān)會員單位之間都要進(jìn)行互聯(lián)互通，而企業(yè)間的互聯(lián)互通往往要遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于企業(yè)內(nèi)部溝通的次數(shù)，這就更使得互聯(lián)互通顯得愈發(fā)重要[6]。

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，將企業(yè)信息溝通軟件移植到手機終端的需求越益高漲，隨著辦公移動化的同時，移動端的安全問題也愈加重視。使用個人聊天軟件辦公信息遭受破譯的概率大增，信息安全無法保證。而企業(yè)級的信息溝通軟件可以通過臨時加密鑰匙，故障恢復(fù)，及時備份策略，部署獨立的服務(wù)器、云服務(wù)等措施保護企業(yè)客戶的數(shù)據(jù)安全。

以上如此復(fù)雜多變的功能會使初學(xué)者感覺很難上手，但是近年移動互聯(lián)網(wǎng)的爆發(fā)式發(fā)展，使得app產(chǎn)品迅猛增加，易學(xué)好用的這類產(chǎn)品使得消費者掌握一門軟件的時間越來越短，對于員工來說消化一款企業(yè)即時通訊軟件的時間被大幅度的降低?，F(xiàn)在開發(fā)的這類軟件的界面往往簡潔美觀，聚合常用功能容易學(xué)習(xí)，更方便管理。適合于自學(xué)的軟件操作模式使得企業(yè)的培訓(xùn)成本大幅度降低，不再需要聘請專門的培訓(xùn)教師，也不需要支出額外的培訓(xùn)費用?？梢娨豢顜в幸陨现T多功能部署的企業(yè)信息溝通軟件，在滿足其日常使用的同時，更用免費的無成本優(yōu)勢打動了管理者[7]。

4 消除后期維護、升級的成本負(fù)擔(dān)

過去通過購買軟件所建立的企業(yè)信息溝通平臺，其購買的軟件通常安裝在企業(yè)的服務(wù)器中，服務(wù)器的日常維護以及升級服務(wù)，都需要技術(shù)人員的幫助，光是支付技術(shù)人員的工資，也是一筆不小的投入，往往很多人也會誤以為通過互聯(lián)網(wǎng)平臺所建立的免費的企業(yè)信息溝通軟件，其日后的維護、升級費用肯定要企業(yè)另外再支付，往往開始的無償變成了日后的有償服務(wù)，剛?cè)腴T的零投入不可能換做永久的分文不付的免費使用，如果真是這個局面，那么企業(yè)信息溝通軟件的發(fā)展趨勢必然會遭遇瓶頸，然而事實并非如此，在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)時代無需花費消費者任何費用的產(chǎn)品到處都是，有些質(zhì)量一點也不差，例如騰訊QQ、360安全衛(wèi)士等，因為免費，所以很容易遭受使用者替換，唯有做得更好、更穩(wěn)定，才可以吸引用戶長期使用，當(dāng)然這一點對于企業(yè)的信息溝通軟件也是如此，不光考慮到企業(yè)的時間等待成本、各項軟件功能的部署成本，還應(yīng)該為日后的維護、升級成本加以關(guān)注，以往有很多的企業(yè)信息化應(yīng)用，譬如OA、CRM、ERP等，這些應(yīng)用往往只用了一段時間后就逐步荒廢不用了，據(jù)統(tǒng)計70%以上企業(yè)認(rèn)為這些系統(tǒng)后期的成本太高，是導(dǎo)致企業(yè)放棄的重要因素，因為無論員工還是管理者都認(rèn)為如此高昂的后期維護成本嚴(yán)重影響了正常的企業(yè)生產(chǎn)工作，所以目前更多的企業(yè)信息溝通軟件開發(fā)商認(rèn)識到了這一點，無論是軟件的源代碼開放以便企業(yè)的二次開發(fā)、展開功能擴展，還是進(jìn)行在線的軟件升級，抑或設(shè)計軟件層面各項功能的具體維護都不再收取任何費用，真正做到了至始至終的零成本無償使用[8]。

5 免費企業(yè)即時溝通軟件是供需雙方的選擇

隨著互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)服務(wù)軟件越來越趨于免費，例如殺毒軟件、云端存儲等，而作為個人信息溝通的微信、QQ、微博更是從它誕生之日起就是免費使用，這一現(xiàn)象促使越來越多的企業(yè)即時溝通軟件也逐步開始免費，譬如阿里釘釘、智企ID、華為uc、Imo等。當(dāng)然從使用者的角度來看，實現(xiàn)同樣功能的企業(yè)即時溝通軟件，免費絕對是首選，畢竟成本是當(dāng)下絕大多數(shù)企業(yè)主的都會重點考慮的問題。

軟件供應(yīng)商面對激烈的市場競爭，以及互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)軟件的免費大潮，以零成本面向企業(yè)提供即時溝通軟件也是在所難免。企業(yè)信息溝通軟件中眾多的免費項目不知不覺會讓使用者感到困惑，軟件開發(fā)商究竟如何盈利呢？畢竟它不是慈善機構(gòu)，更不可能永遠(yuǎn)在做虧本的生意，這不符合一般的商業(yè)原則，于是一些收費的企業(yè)信息溝通軟件就宣稱：“免費的不可能長久，收費肯定比免費的要好”，大家看到作為個人信息溝通軟件的鼻祖QQ，從誕生之日起就是免費，走到今天更是從沒有收取任何費用，但是面對幾百億的騰訊公司市值從來沒有人敢否認(rèn)CEO馬化騰的成就，360殺毒軟件也是從免費起家，目前幾乎每個國內(nèi)電腦終端都安裝的這個殺毒軟件，依賴于增值服務(wù)的成功，奠定了其在行業(yè)中的老大地位，應(yīng)該說免費的企業(yè)信息溝通軟件的開發(fā)商，看中的更多是未來的用戶數(shù)量和由此建立的渠道網(wǎng)絡(luò)覆蓋面，所以大家今天看到很多免費軟件開發(fā)商正在竭盡全力地招募代理商，許諾了豐厚的代理回報來促進(jìn)其軟件的推廣成功。

當(dāng)然任何企業(yè)都應(yīng)考慮盈利，企業(yè)即時通訊軟件也不例外，最簡單的盈利模式自然是在獲得大量用戶基數(shù)后，以投放廣告的方式獲取利潤，但是如何避免用戶因廣告紛擾而棄用，在合適的地方、時間，顯示能讓用戶接受的廣告，這里面的學(xué)問很大，這必然要考慮軟文、植入等諸多富有創(chuàng)意且潛移默化的隱形廣告為首選，誠然不依賴廣告，完全靠自己另外的增值業(yè)務(wù)也可以拓展利潤。Linkedin平臺自2004年上線以來，用戶數(shù)量由一百萬增加到2014年的一億多，這當(dāng)然要歸功于其提供的免費增值和基礎(chǔ)服務(wù)，面對市場占有率的大幅提升，Linkedin就可以從容展開招聘解決方案、市場推廣、高級會員服務(wù)等收費項目，簡言之Linkedin的盈利模式完全是高級會員的付費服務(wù)，在Linkedin幾乎看不到任何廣告，雖然只有接近20%的用戶支付了諸如：人力資源、營銷高級項目服務(wù)等增值服務(wù)，也在2017年的1季度給Linkedin帶來了10億美元的收入[9]。

6 規(guī)避免費使用軟件所產(chǎn)生的風(fēng)險

當(dāng)使用者面對低成本乃至免費的軟件產(chǎn)品時，往往更關(guān)注的是質(zhì)量以及后期使用的安全性和穩(wěn)定性。首先使用者盡量選擇大品牌的軟件，譬如Imo、阿里釘釘?shù)龋吘箤嵙π酆竦钠髽I(yè)可以保證運營的可靠性，巨大的用戶基數(shù)也可以使它的兼容性更廣，更能將風(fēng)險降至最低。

其次企業(yè)在使用即時溝通軟件時，應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部組成一個管理架構(gòu)，所有用戶的注冊管理、組群加入的密碼驗證、企業(yè)成員的辨識標(biāo)記等都應(yīng)該規(guī)范化、制度化。大家知道任何風(fēng)險的產(chǎn)生都可以歸結(jié)為責(zé)任和來源，企業(yè)在最初決策使用軟件時，就將風(fēng)險防范的工作做好，將一切可能的不安全因素扼殺在源頭，并建立企業(yè)內(nèi)部的責(zé)任管理機制，如此一來風(fēng)險自然會降至最低。

再者一定要建立服務(wù)器的安全證書，在每一個企業(yè)用戶訪問軟件所在的服務(wù)器時，都應(yīng)該確認(rèn)并識別，防止用戶名、密碼泄露給釣魚網(wǎng)站。 另外同一臺服務(wù)器盡量避免安裝太多的免費服務(wù)系統(tǒng)，一旦被黑客破解了源代碼就很容易被攻擊。只有做足了上述防范措施，大家在使用免費的企業(yè)即時溝通軟件時，才能夠回避風(fēng)險、保證安全。

7 結(jié) 語

在當(dāng)初搜索引擎軟件百度、google推出的競價排名的營銷模式時，很多網(wǎng)絡(luò)營銷商并不看好，但是現(xiàn)在看來簡直是錯過了一個絕好的商機；當(dāng)微博剛剛出現(xiàn)時，新浪開始也沒有把它作為收費項目以圖短期利潤，而是精心梳理品牌效應(yīng)讓新浪微博做大做強，時至今日誰敢否認(rèn)新浪微博已成為自媒體的最大陣地，個中蘊含的巨大商機更是讓各路渠道商仰慕。所以大家應(yīng)該堅信免費的企業(yè)信息溝通軟件推廣必然會帶來巨大的品牌效應(yīng)，未來不可限量的商機更是一塊巨大的誘人蛋糕，畢竟中小企業(yè)的數(shù)量，在中國這個巨大的市場中占的比例應(yīng)該是不容小覷的，而這正是導(dǎo)致企業(yè)信息溝通軟件的免費化的大勢所趨不可阻擋！