芻議信息化技術(shù)在基層運管系統(tǒng)內(nèi)部控制管理中的應(yīng)用
——以預(yù)算控制和支出控制為例

吳 麗

（長沙市道路運輸管理處，湖南 長沙 410001）

一、內(nèi)部控制建設(shè)背景

內(nèi)部控制既是行政事業(yè)單位一項重要的管理活動，又是一項重要的制度安排，更是單位履行職責(zé)、全面完成各項任務(wù)的重要保障，它對提高行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動績效、保障資產(chǎn)安全、強化廉政風(fēng)險防控機制建設(shè)具有十分重要的意義。

《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》自2014年1月1日起正式實施，該規(guī)范以預(yù)算管理為主線，以資金管控為核心，以科學(xué)的風(fēng)險評估為基礎(chǔ)，以流程梳理與機制建設(shè)為重點，通過制定制度、實施措施和執(zhí)行程序，實現(xiàn)對行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動各種風(fēng)險的防范和管控。長沙市道路運輸管理處自2016年8月成立，2017年4月正式啟動內(nèi)部控制建設(shè)。財務(wù)科通過開展內(nèi)控培訓(xùn)，實施全面動員；梳理業(yè)務(wù)流程，分析經(jīng)濟(jì)活動的關(guān)鍵風(fēng)險點；完善相關(guān)制度，規(guī)范經(jīng)濟(jì)活動的關(guān)鍵控制點；強化固定資產(chǎn)管理，開展全面清理工作等措施，建立健全了該處的內(nèi)部控制制度，提高了內(nèi)部管理水平。

二、內(nèi)部控制建設(shè)中存在的突出問題

（一）預(yù)算業(yè)務(wù)控制不準(zhǔn)

實施全面預(yù)算管理一直是長沙市道路運輸管理處財務(wù)工作的重點，從其內(nèi)控工作實施前的情況看，存在一些問題，主要表現(xiàn)在：

一是各科室在申報預(yù)算項目時，金額測算不準(zhǔn)確，編制質(zhì)量不高，且各科室手工錄入，財務(wù)科審核匯總需要耗費大量人力物力，預(yù)算編制結(jié)果主觀性較強；

二是預(yù)算指標(biāo)執(zhí)行與支出審核脫節(jié)，即在預(yù)算執(zhí)行過程中，人工審核會出現(xiàn)漏審預(yù)算指標(biāo)的情況；

三是對預(yù)算執(zhí)行無法進(jìn)行實時動態(tài)跟蹤，預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度不均衡，“前松后緊”的現(xiàn)象一直存在；

四是預(yù)算分析能力薄弱，各業(yè)務(wù)科室及單位領(lǐng)導(dǎo)不能及時掌握預(yù)算數(shù)據(jù)分析情況，不利于做出下一階段預(yù)算執(zhí)行決策。

（二）支出業(yè)務(wù)程序節(jié)點不清

根據(jù)該處財務(wù)制度，支出業(yè)務(wù)需要科室報賬員經(jīng)辦—科室負(fù)責(zé)人審核—分管領(lǐng)導(dǎo)審核—會計初審—財務(wù)科長審核—出納報賬—分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批—處長審批等程序。由于程序較多，科室報賬員無法清晰知道報銷票據(jù)處于哪個審批節(jié)點，且票據(jù)保管責(zé)任不清。

三、信息化技術(shù)引入內(nèi)部控制建設(shè)的意義

鑒于上述問題，將信息化技術(shù)與該處內(nèi)部控制建設(shè)相結(jié)合已勢在必行，其主要意義表現(xiàn)在：

一是消除人為控制因素?！缎姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及精細(xì)化提出了更高的要求。在實施經(jīng)濟(jì)活動管理信息化過程中，將相關(guān)管控制度嵌入內(nèi)部控制信息化平臺，以減少或消除人為因素，確保日常經(jīng)濟(jì)活動管控的主觀性。

二是實現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全方位信息化管控。通過信息化技術(shù)，將該處經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中的預(yù)算流程、支出流程、查詢及分析流程有機結(jié)合，將預(yù)算管理和支出管理融為一體，提高了數(shù)據(jù)分析和服務(wù)決策等功能的應(yīng)用程度。

三是建立了預(yù)算執(zhí)行監(jiān)管體系。通過建立預(yù)算申報、預(yù)算下達(dá)、預(yù)算執(zhí)行控制、跟蹤反饋、分析評價的預(yù)算管理和支出管理體系，可以確保預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，提高其執(zhí)行效率。

四、內(nèi)部控制建設(shè)信息化運用

2017年3月，該處內(nèi)部控制建設(shè)信息化系統(tǒng)正式投入運行。該系統(tǒng)分為七個模塊，主要包括：

一是費用報銷模塊：費用報銷列表，費用報銷查詢，費用報銷審批，新增費用報銷，審批狀態(tài)系統(tǒng)提醒；

二是資金使用計劃模塊；資金使用計劃列表，資金使用計劃查詢，資金使用計劃審批，新增資金使用計劃，審批狀態(tài)系統(tǒng)提醒；

三是財務(wù)預(yù)算管理模塊：財務(wù)預(yù)算列表，財務(wù)預(yù)算記錄查詢，新增財務(wù)預(yù)算，財務(wù)預(yù)算審批，審批狀態(tài)系統(tǒng)提醒；

四是報表管理模塊：費用報銷報表，資金計劃報表，預(yù)算資金管理報表，部門項目用款計劃表，四費公開報表；

五是預(yù)警提醒模塊：資金使用提醒，項目進(jìn)度預(yù)警；

六是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理：費用類別管理，部門項目管理，科室項目管理；

七是權(quán)限管理模塊：用戶管理，組織機構(gòu)管理，角色分配。

該系統(tǒng)具有的主要特點及優(yōu)勢主要包括：

（一）實現(xiàn)了內(nèi)控信息化平臺與單位OA辦公系統(tǒng)的整合與數(shù)據(jù)連接

OA辦公系統(tǒng)是該處的數(shù)據(jù)中樞，能夠把很多與經(jīng)濟(jì)活動相關(guān)的業(yè)務(wù)、流程和環(huán)節(jié)關(guān)聯(lián)在一起，且使用率非常高。內(nèi)控信息化平臺作為OA平臺的一部分，可以方便單位人員使用及查詢，達(dá)到真正的協(xié)同管理。

（二）實現(xiàn)了預(yù)算控制與支出控制的緊密結(jié)合

通過內(nèi)控信息系統(tǒng)的實施，來實現(xiàn)全處年度預(yù)算項目的監(jiān)管（如從預(yù)算項目審批—資金使用計劃的申報與審批—資金使用與報銷—資金使用計劃的落實與提醒—項目進(jìn)度的跟蹤與預(yù)警等全流程信息化監(jiān)管）。此信息系統(tǒng)的實施不僅提高了該處財務(wù)工作的效率，還有效提升了該處對于各科室預(yù)算項目執(zhí)行情況的監(jiān)管能力，通過提升資金使用效率來推動全處工作的開展。

1.設(shè)置角色控制

角色分為報賬員、科長、會計、出納、財務(wù)科長、分管領(lǐng)導(dǎo)、分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、處長，每個角色均有對應(yīng)的數(shù)據(jù)權(quán)限。角色分配清晰，有效的保障了數(shù)據(jù)的安全性（見圖1）。

2.預(yù)算業(yè)務(wù)控制

（1）預(yù)算編制納入項目庫管理

科室在申報時，必須通過信息化系統(tǒng)進(jìn)行申報。新增項目在申報時需細(xì)化測算依據(jù)（如人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)等），且系統(tǒng)自動進(jìn)行復(fù)核，有文件依據(jù)的項目需將電子文檔上傳系統(tǒng)。分管領(lǐng)導(dǎo)初審、財務(wù)科長復(fù)審后，項目自動進(jìn)入項目庫中，并匯總生成預(yù)算編制匯總表（見圖2）。

（2）預(yù)算指標(biāo)自動下達(dá)

預(yù)算編制方案經(jīng)處黨委集體研究通過后，由信息系統(tǒng)自動給各科室下達(dá)預(yù)算指標(biāo)，角色為報賬員和科室負(fù)責(zé)人的使用人可以查詢到本科室的預(yù)算項目；角色為分管領(lǐng)導(dǎo)的使用人可以查詢到分管科室的預(yù)算項目；角色為財務(wù)科負(fù)責(zé)人、分管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和處長的使用人可以查詢到所有的預(yù)算項目。

（3）預(yù)算執(zhí)行動態(tài)跟蹤

在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)，系統(tǒng)嚴(yán)格按照批復(fù)后的預(yù)算支出執(zhí)行。如支出申請中存在無預(yù)算或超預(yù)算支出等現(xiàn)象，系統(tǒng)將會出現(xiàn)提示；如科室月度執(zhí)行情況沒有按照預(yù)算進(jìn)行，系統(tǒng)會在首頁進(jìn)行紅色提示（見圖3）。

（4）服務(wù)業(yè)務(wù)科室，面向領(lǐng)導(dǎo)決策。

該信息系統(tǒng)通過預(yù)算編制在線申報、預(yù)算指標(biāo)在線下達(dá)、支出在線審批、預(yù)算執(zhí)行實時分析、支出進(jìn)度實時查詢等功能，實時監(jiān)控單位預(yù)算執(zhí)行情況，確保預(yù)算執(zhí)行效率和資金安全，實現(xiàn)了科室項目立項、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度分析、收支滾動分析的一體化管理。月末系統(tǒng)自動出具預(yù)算執(zhí)行情況分析表，月初自動出具預(yù)算執(zhí)行預(yù)警信息，有利于財務(wù)科對支出與預(yù)算不一致的問題進(jìn)行歸納總結(jié)，為處領(lǐng)導(dǎo)下一階段預(yù)算執(zhí)行政策的調(diào)整提供依據(jù)（見圖4）。

圖1

圖2

圖3

圖4

圖5

3.支出業(yè)務(wù)控制

科室報賬員上傳費用報銷錄入單，科室負(fù)責(zé)人初審后財務(wù)人員（包括會計與財務(wù)負(fù)責(zé)人）在線審核“內(nèi)容是否完整、使用是否準(zhǔn)確、是否符合預(yù)算”。紙質(zhì)票據(jù)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)會簽后，出納人員再次審核電子費用報銷單的完整性。報賬后，支付流程形成閉環(huán)。每一個環(huán)節(jié)節(jié)點，各個角色均能查詢。這樣的流程設(shè)計，讓不相容崗位職責(zé)更加清晰；分崗設(shè)權(quán)和分級授權(quán)，防止了授權(quán)不當(dāng)、越權(quán)辦事（見圖5）。

通過兩年的運行，該處內(nèi)控制度依托信息化平臺的管理，減少了人為因素的干預(yù)，提高了單位財務(wù)工作的效率和財務(wù)管理水平，確保了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按流程辦事，按制度管理，有效的防范了單位的廉政風(fēng)險，提高了經(jīng)濟(jì)活動的績效。