對(duì)基層檔案管理工作的思考及建議

（廣西河池市人民醫(yī)院，河池市，547000） 陸 明 唐柳青

1 檔案室存在的問(wèn)題

1.1 不利于檔案介質(zhì)安全保管

檔案庫(kù)房、檔案柜架和裝具等不利于檔案介質(zhì)安全保管。近年來(lái)，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)抓住國(guó)家支持中西部地區(qū)縣級(jí)檔案館建設(shè)的契機(jī)，爭(zhēng)取國(guó)家資金，在部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)新建了檔案館（室），并開(kāi)展檔案工作等級(jí)評(píng)定，使基層的檔案安全管理水平總體上了一個(gè)新臺(tái)階。但是，沒(méi)有建檔案室的單位和唯數(shù)不少的機(jī)關(guān)部門(mén)受場(chǎng)所等條件限制，檔案室硬件條件還比較差。有的將檔案庫(kù)房設(shè)置在不當(dāng)?shù)奶幩?，極易漏水受潮；有的庫(kù)房電源線路老化，沒(méi)有遮光窗簾和應(yīng)有的設(shè)施，光照不能達(dá)標(biāo)；有的沒(méi)有配備專門(mén)的防磁柜，導(dǎo)致磁盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等磁介質(zhì)檔案數(shù)據(jù)丟失；有的沒(méi)有安裝空調(diào)、滅火器、吸塵器、溫濕度計(jì)、防盜門(mén)窗和防火防盜報(bào)警裝置等必要設(shè)施，檔案庫(kù)房達(dá)不到“十防”要求（防水、防火、防盜、防潮、防高溫、防強(qiáng)光、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防有害氣體）；有的滅火器沒(méi)有按期年檢，成了擺設(shè)，一旦發(fā)生火災(zāi)后果不堪設(shè)想。有的檔案庫(kù)房物品雜亂，沒(méi)有達(dá)到“嚴(yán)”“細(xì)”要求。

1.2 必要設(shè)備配置欠缺

檔案信息系統(tǒng)軟、硬件配置不到位。檔案安全包括檔案實(shí)體安全和檔案信息安全兩個(gè)內(nèi)容。有的單位檔案管理計(jì)算機(jī)不能做到專機(jī)專用，又沒(méi)有必要的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，一旦感染病毒，除威脅檔案信息安全外，還會(huì)導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)被破壞和丟失，造成無(wú)法估量的損失。有的單位沒(méi)有配備電子檔案數(shù)據(jù)備份設(shè)備；有的檔案數(shù)據(jù)備份長(zhǎng)期使用U盤(pán)，U盤(pán)是一種容易損壞的存儲(chǔ)設(shè)備，不宜為檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期備份；有的配備有符合技術(shù)要求的存儲(chǔ)設(shè)備，但不是備份專用，時(shí)常用來(lái)拷貝很多無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù)。部分單位沒(méi)有配備防磁柜，把磁性介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備隨便放置在檔案柜中。相當(dāng)一部分基層檔案室還沒(méi)有檔案數(shù)字化設(shè)備，檔案數(shù)字化還無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

1.3 專業(yè)的檔案管理人員不穩(wěn)定

近年來(lái)，各基層檔案室專兼職檔案人員變動(dòng)較多，相當(dāng)一部分新上崗的檔案員業(yè)務(wù)不熟，安全意識(shí)不強(qiáng)，監(jiān)管措施不力，交接手續(xù)流于形式；檔案室可以隨便出入，檔案查閱利用不在指定地點(diǎn)；有的檔案借閱時(shí)不登記，借出庫(kù)房后又不及時(shí)收回，甚至造成檔案遺失；有的保管安全意識(shí)較弱，對(duì)于還回的檔案不認(rèn)真檢查就做入庫(kù)；有的檔案已經(jīng)破損，但未能及時(shí)修復(fù)；有的在使用檔案軟件時(shí)疏于管理，密碼或密鑰過(guò)于簡(jiǎn)單，甚至長(zhǎng)年不換；有的電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)文件既無(wú)備份，也無(wú)過(guò)硬的保護(hù)措施，重要文件異質(zhì)異地備份管理制度沒(méi)有得到落實(shí)；有的電子檔案管理措施不健全，電子檔案信息在形成過(guò)程中缺乏安全監(jiān)控手段，電子檔案在傳輸過(guò)程中造成信息泄露且找不到任何痕跡。

2 主要原因分析

2.1 對(duì)檔案的安全性認(rèn)識(shí)不足

首先是檔案安全問(wèn)題根本沒(méi)有列入單位工作議事日程。有的單位，檔案員多次請(qǐng)求調(diào)整檔案庫(kù)房、更新設(shè)備，但遲遲得不到落實(shí)。據(jù)了解，這些單位并非無(wú)房可調(diào)，也并非無(wú)錢買設(shè)備，主要是檔案工作在基層單位不是重要部門(mén)，把其他部門(mén)用過(guò)的設(shè)備淘汰給檔案室。其次是檔案人員認(rèn)識(shí)不深刻。檔案人員變動(dòng)較大、兼職較多，檔案工作常常作為輔助行業(yè)，個(gè)別檔案員存在“臨時(shí)”思想，不認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，對(duì)檔案安全管理的要求了解的不全面、工作動(dòng)力不足。

2.2 未能認(rèn)真落實(shí)檔案管理制度

有些長(zhǎng)期的檔案管理人員談到基層檔案管理制度，其中談到基層檔案室存在制度不落實(shí)或者落實(shí)不到位的問(wèn)題，同行們都有同感。在檔案安全問(wèn)題上，很多單位都或多或少存在制度落實(shí)不到位的問(wèn)題。如有的單位就沒(méi)有檔案安全定期檢查、電子文件定期異地備份、檔案利用登記、借閱催還等制度，或者制度只在應(yīng)付檢查時(shí)拿出來(lái)看看，沒(méi)有真正起到作用。有的單位制度是健全的，也是可行的，操作性也比較強(qiáng)，但是檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，也不能完全落實(shí)。

3 在基層檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與建議

3.1 充分認(rèn)識(shí)檔案安全的重要意義

檔案工作是國(guó)家不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門(mén)各單位的重要職責(zé)。要站在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定、維護(hù)人民群眾合法權(quán)益、提高黨的執(zhí)政能力和政府管理水平高度，充分認(rèn)識(shí)保障檔案安全的重要意義。要把檔案安全工作列入領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的議事日程，認(rèn)真查找檔案安全方面存在的具體問(wèn)題，分輕重緩急列出解決問(wèn)題的時(shí)間表和路線圖，以科學(xué)、負(fù)責(zé)的精神把檔案安全工作抓實(shí)抓好。

3.2 落實(shí)好檔案管理制度并納入績(jī)效考核

健全完善檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制、專兼職檔案員檔案安全崗位責(zé)任制、檔案庫(kù)房環(huán)境衛(wèi)生等制度，特別是要完善檔案損壞、丟失處罰細(xì)則，完善檔案安全責(zé)任追究制，把制度建設(shè)貫穿于檔案接收、保管、保密、借閱、銷毀等各個(gè)安全環(huán)節(jié)。把檔案安全管理制度落實(shí)情況納入單位綜合檢查重要內(nèi)容當(dāng)中，督促各單位加強(qiáng)檔案室安全工作的日常巡查、建立相關(guān)記錄，積極開(kāi)展放置防蟲(chóng)防鼠藥物，定期檢查消防器材、溫濕度控制設(shè)備和供水、供電線路的安全狀況等工作，堅(jiān)持安全隱患排查，真正做到防患于未然?？梢赃m時(shí)組織基層檔案管理人員應(yīng)急演練，模擬出現(xiàn)火災(zāi)、地震等災(zāi)害情況下，檔案管理人員如何應(yīng)急處置，演練以上級(jí)檔案館為主，抽調(diào)各基層檔案員參加，切實(shí)提升大家的安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。

把檔案安全管理納入基層單位績(jī)效考核之中，每年對(duì)各單位檔案安全情況進(jìn)行抽查，形成人人維護(hù)檔案安全的良好氛圍。各單位應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定專、兼職檔案人員（最少2 至3 年不變），強(qiáng)化檔案專業(yè)培訓(xùn)，每年定期選派檔案人員參加上級(jí)有關(guān)檔案系統(tǒng)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)能力，特別是保障檔案實(shí)體安全和信息安全的能力，提高檔案業(yè)務(wù)水平就有了人力資源基礎(chǔ)，才能真正管好檔案。

3.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字化的應(yīng)用

提高檔案數(shù)字化應(yīng)用水平，保障利用過(guò)程中檔案實(shí)體安全。充分利用有關(guān)上級(jí)部門(mén)建立的檔案管理平臺(tái)，及時(shí)把日常收集的文件進(jìn)行全文掃描，把檔案庫(kù)房中的檔案能夠進(jìn)行數(shù)字化的全部數(shù)字化。檔案的數(shù)字化工作是十分單調(diào)、枯燥的，需要基層檔案員發(fā)揚(yáng)釘釘子的精神，一份一份的掃描、拍照，把紙質(zhì)的檔案變成相對(duì)不可改變的數(shù)字形式（如PDF 文檔等），上傳到有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)中，既能提高檔案的查找、利用效率，更能減少對(duì)檔案原件的查閱次數(shù)，為檔案安全提供技術(shù)保障。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，基層檔案管理工作關(guān)系著基層單位的切身利益和可持續(xù)發(fā)展，因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視，不斷創(chuàng)新管理理念和管理模式，借助形式多樣的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，對(duì)檔案管理工作予以不斷創(chuàng)新和改進(jìn)。針對(duì)當(dāng)前科技檔案管理工作中存在的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)充分認(rèn)識(shí)檔案安全的重要意義，完善制度，改善管理手段，提高工作能力，保證在新形勢(shì)下科技檔案管理工作的順利開(kāi)展。