體制改革背景下高校檔案管理措施探討

徐小莉

摘 要：作為高校管理的重要部分，檔案管理直接關(guān)系到學(xué)校的學(xué)生和教師的個(gè)人信息安全，是保證高校良好管理的基礎(chǔ).隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下快速發(fā)展的社會(huì).因此對(duì)其進(jìn)行深化改革和創(chuàng)新是非常必要的.本文從管理體制的落后性、缺陷和合理性三個(gè)方面，探討了當(dāng)下高校檔案管理體制存在的一些問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)際的情況提出了有效的解決措施.期望通過(guò)這些措施的實(shí)施，可以給我國(guó)高校在檔案管理方面提供一些實(shí)質(zhì)性的借鑒，提高高校在這方面的工作效率，制定出一個(gè)良好的管理體制.

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;管理體制;規(guī)范

中圖分類號(hào)：G271? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1673-260X（2020）01-0094-02

相對(duì)其他的事業(yè)單位，高校在檔案管理方面隨著學(xué)生的招收和畢業(yè)，以及學(xué)校教師的變動(dòng)，需要及時(shí)地更新和變化.因此在這方面，高校將會(huì)面臨更多的挑戰(zhàn)，而且隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，如果沿用傳統(tǒng)的管理體制，將會(huì)降低管理工作的效率，影響管理工作的進(jìn)度.所以深化內(nèi)部管理體制的改革將勢(shì)在必行，高校應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，根據(jù)當(dāng)下體制存在的一些問(wèn)題進(jìn)行改革和創(chuàng)新，促進(jìn)管理工作效率的提升，實(shí)現(xiàn)其良好的管理.

1 檔案管理的基本內(nèi)涵與特點(diǎn)

在高校里，所謂的檔案管理就是對(duì)學(xué)生和教師的個(gè)人信息，以及其他的工作和學(xué)歷信息進(jìn)行管理，并對(duì)其加以應(yīng)用，使其能夠提供更好的服務(wù)和便利，實(shí)現(xiàn)高校良好的管理.相對(duì)其他企業(yè)單位，高校檔案管理具有三個(gè)鮮明的特點(diǎn).

第一，在種類方面，高校檔案會(huì)涉及更多方面，如行政、科技和教學(xué)教務(wù)等方面.而在這些種類中又可以對(duì)其進(jìn)行細(xì)分，如在一些行政性質(zhì)的檔案管理的文件中，又涉及了財(cái)務(wù)、招生檔案等，在教學(xué)教務(wù)檔案方面包括了國(guó)內(nèi)和國(guó)外的檔案信息，國(guó)內(nèi)檔案信息包括了當(dāng)下招收的學(xué)生和招聘教師的信息，國(guó)外檔案則包括了國(guó)外教師和留學(xué)生的一些信息.因此在檔案種類方面，高校則會(huì)變得更多樣和復(fù)雜.

第二，在有關(guān)個(gè)人隱私信息文件方面，高校檔案則會(huì)更多.因?yàn)楦咝n案自身的性質(zhì)特點(diǎn)，其檔案信息很多都是有關(guān)個(gè)人隱私信息的，其中最具代表性的就是學(xué)生檔案.

第三，在信息保存方面，高校相對(duì)其他單位也會(huì)更多樣，比如面對(duì)實(shí)物、紙質(zhì)、電子版等不同形式的文件，高校在進(jìn)行信息保存的過(guò)程中，也應(yīng)該根據(jù)其形式選擇不同的保存方式.這樣才能夠確保信息不會(huì)丟失，使信息能夠得到更好的應(yīng)用.

2 高校檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)下由于管理體制等原因，高校在檔案管理方面出現(xiàn)了許多問(wèn)題，其中具體的有以下幾個(gè)方面.首先是管理工作效率低下，因?yàn)楫?dāng)下管理人員的素質(zhì)水平等問(wèn)題，使得檔案管理比較單一，沒(méi)有進(jìn)行多元化的開(kāi)發(fā)和運(yùn)用，嚴(yán)重降低了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值.在管理人員選用方面，也更多地偏向退休教師或者不宜教學(xué)的教師，他們新事物接受方面和學(xué)習(xí)能力方面會(huì)相對(duì)較弱，從而使得高校無(wú)法及時(shí)進(jìn)行新技術(shù)的使用，嚴(yán)重降低了檔案管理的效率.同時(shí)在信息記錄方面，部分高校還采用人工手寫記錄的方式.這種方式的使用就增大了人工錯(cuò)誤情況出現(xiàn)的概率，而且對(duì)于檔案存放方面也無(wú)法做到集中統(tǒng)一、條款清晰.這也使得后期會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、檔案錯(cuò)放等現(xiàn)象的發(fā)生.

其次是對(duì)于檔案信息的管理，保密措施做得不夠到位.出現(xiàn)了很多信息泄露的情況，給學(xué)校管理工作帶來(lái)很大的困難.比如學(xué)生檔案信息的泄露，使得一些社會(huì)詐騙事件的發(fā)生，給學(xué)生家庭帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失或社會(huì)傷害等.雖然現(xiàn)在很多高效都應(yīng)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并建立相應(yīng)的信息管理方式，但是在安全功能方面則相對(duì)較弱.在當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的時(shí)代，存在著許多病毒、木馬等程序，使得高校檔案信息很容易出現(xiàn)被篡改或被盜取的情況.

最后就是對(duì)于檔案信息的保存和維護(hù)的不到位，很多高校檔案管理人員沒(méi)有足夠的時(shí)間，對(duì)檔案信息進(jìn)行6s管理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些檔案損壞等情況，而且對(duì)于一些較老的檔案信息，無(wú)法做到定期翻新.在這種情況下就使得檔案信息出現(xiàn)被蟲(chóng)咬掉的情況.部分高校在管理設(shè)施方面也比較簡(jiǎn)陋，一些防護(hù)措施也沒(méi)有進(jìn)行設(shè)置，如防火、防潮等.這也使得檔案在后期會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或者意外事故引發(fā)檔案損壞的情況，不利于高效在檔案管理方面的發(fā)展.

3 導(dǎo)致高校檔案管理體制出現(xiàn)問(wèn)題的原因

3.1 管理體制落后

在當(dāng)下很多高校中，對(duì)于檔案信息的管理，很多還是沿用傳統(tǒng)的管理體系，沒(méi)有根據(jù)人們實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化和改變，從而導(dǎo)致檔案信息管理工作無(wú)法良好地進(jìn)行，出現(xiàn)落后的情況.在實(shí)際中，要保證管理工作正常進(jìn)行，管理人員要確保體系的合理性，并決定要采用怎樣的技術(shù)進(jìn)行管理，但是現(xiàn)在很多高校并沒(méi)有對(duì)當(dāng)下檔案館的一些權(quán)限和職責(zé)進(jìn)行明確，出現(xiàn)職權(quán)混亂的情況，同時(shí)對(duì)于各個(gè)團(tuán)體之間的利益關(guān)系也沒(méi)有進(jìn)行合理的劃分.在這種落后的體制下，高校檔案的管理已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)下快速發(fā)展的社會(huì)需求，因此對(duì)當(dāng)下管理體制進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整已經(jīng)成了勢(shì)在必行之舉，高校管理部門應(yīng)該加以重視.

3.2 安全管理體系設(shè)置不合理

除了管理體系落后外，高校在這方面進(jìn)行管理時(shí)，還出現(xiàn)體制不合理的情況，其中最明顯的就是在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方面.當(dāng)下很多高校對(duì)檔案信息管理重視和應(yīng)用的重視程度不高，沒(méi)有設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)或者沒(méi)有進(jìn)行專門的監(jiān)督.這樣就嚴(yán)重影響管理人員的工作積極性，使得管理效率變低，而且在這種情況下，對(duì)于檔案信息的應(yīng)用和開(kāi)發(fā)也帶來(lái)很大的影響，無(wú)法充分發(fā)揮其價(jià)值.此外，在檔案信息化管理方面，沒(méi)有對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的升級(jí)和更新，對(duì)于一些高危漏洞也沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ).高校在這方面安全管理技術(shù)能力也相對(duì)較弱，缺乏一定的專業(yè)技術(shù)人才，也沒(méi)有相匹配的人才培養(yǎng)機(jī)制.

3.3 管理體制存在缺陷

體制不健全也是當(dāng)下很多高校在進(jìn)行檔案信息管理時(shí)經(jīng)常碰到的問(wèn)題，在實(shí)際中，管理機(jī)制作為管理人員的行為準(zhǔn)則，對(duì)于人員的行為具有很強(qiáng)的約束作用，保證管理工作正常的進(jìn)行.但是有些高校在這方面存在一定的缺陷，使得管理人員在工作時(shí)出現(xiàn)無(wú)章可循的情況，比如在對(duì)實(shí)物檔案、聲像檔案等缺乏具體的管理制度，使得管理人員在進(jìn)行管理時(shí)，無(wú)法進(jìn)行有效的分類和整理.同時(shí)在檔案管理人才機(jī)制方面，高校也沒(méi)有制定有效的培訓(xùn)和獎(jiǎng)懲機(jī)制，沒(méi)有對(duì)員工進(jìn)行定期的技能培訓(xùn)，這就給檔案信息管理工作帶來(lái)很大的阻礙.此外，缺乏相應(yīng)的獎(jiǎng)懲和考核制度，也使得管理人員學(xué)習(xí)的積極性受到嚴(yán)重影響，出現(xiàn)工作懈怠，自身專業(yè)技能水平提升緩慢的情況.

4 深化高校檔案內(nèi)部管理體制改革創(chuàng)新的措施

4.1 管理體制制定過(guò)程的規(guī)范化

為了保證檔案管理工作良好進(jìn)行，高校在體制制定的過(guò)程中，應(yīng)該確保制定過(guò)程的規(guī)范化.在實(shí)際制定過(guò)程中，制定人員應(yīng)該多與管理人員進(jìn)行溝通和交流，了解其對(duì)工作的看法和意見(jiàn)，盡量讓其參與其中.這樣不僅能夠提高員工工作的積極性，讓其遵循相關(guān)規(guī)章制度.同時(shí)對(duì)于檔案信息的整理、分類以及編研等各個(gè)階段，制定相應(yīng)的管理機(jī)制，對(duì)其中的細(xì)節(jié)進(jìn)行明確.在這個(gè)過(guò)程中，各高校應(yīng)嚴(yán)格遵循《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)條例進(jìn)行建設(shè)，確保體制的規(guī)劃化.另一方面，制定相應(yīng)的移交計(jì)劃，通過(guò)合理的計(jì)劃來(lái)確保文件信息整理的及時(shí).此外，對(duì)各類檔案的歸檔進(jìn)行合理的規(guī)定，確定其范圍，并對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的要求.

4.2 根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行制定

根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行機(jī)制制定可以保證機(jī)制的實(shí)用性，避免出現(xiàn)工作無(wú)法落實(shí)的情況.在實(shí)際中，高校需要根據(jù)自身的情況進(jìn)行檔案信息管理機(jī)制制定，比如醫(yī)學(xué)院校就需要增加相應(yīng)的醫(yī)學(xué)檔案信息，對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的分類和管理，而對(duì)于一些軍事院校就需要根據(jù)其特有的性質(zhì)進(jìn)行制定.所以高校在進(jìn)行檔案信息機(jī)制制定時(shí)，就需要從自身的實(shí)際情況出發(fā)，確保管理工作正常進(jìn)行.另一方面，要遵循以人為本的原則，多聽(tīng)取管理人員的意見(jiàn)，分析整理其中遇到的問(wèn)題，然后根據(jù)這些問(wèn)題進(jìn)行機(jī)制的優(yōu)化，確保機(jī)制的實(shí)用性.此外，在信息編研方面，高校應(yīng)該充分結(jié)合當(dāng)下的實(shí)際，引入信息化管理的方式，對(duì)信息進(jìn)行分類、歸納處理，確保信息清晰明了，符合當(dāng)下人們的需求，實(shí)現(xiàn)信息價(jià)值利用的最大化.

4.3 建立健全的規(guī)章制度

除了以上兩個(gè)方面，高校還應(yīng)該對(duì)當(dāng)下檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行優(yōu)化，在實(shí)際中建立一個(gè)健全的規(guī)章制度，其中具體的操作可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行.首先，強(qiáng)化高校檔案信息安全管理，制定安全管理機(jī)制，要求相關(guān)人員對(duì)檔案信息安全系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)檢查和更新.其次，對(duì)人員考核體系進(jìn)行優(yōu)化，將崗位責(zé)任這一重要內(nèi)容納入考核的指標(biāo)，從根本上提高管理人員的素質(zhì)水平，并且建立相應(yīng)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才培養(yǎng)機(jī)制，提高高校在檔案安全管理方面的能力.[4]再次，建立一個(gè)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于管理良好的員工要進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于一些工作懈怠，疏于管理的則需要給予重要的懲罰.通過(guò)這種方式來(lái)充分調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，確保管理工作的良好進(jìn)行.最后就是完善監(jiān)督管理機(jī)制，建立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)和體系，可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)整個(gè)工作形成一個(gè)有力的監(jiān)督，確保管理工作的有效落實(shí).

5 結(jié)論

綜上所述，要想保證檔案信息管理工作的良好進(jìn)行，高校管理人員應(yīng)該提高自身在這方面的重視程度，為檔案管理工作的每個(gè)階段制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的管理機(jī)制，并對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，確保機(jī)制制定的規(guī)范化.同時(shí)管理人員在進(jìn)行內(nèi)部管理深化改革的過(guò)程中，需要根據(jù)學(xué)校自身的性質(zhì)和管理人員的實(shí)際想法進(jìn)行制定.通過(guò)這種方式可以提高機(jī)制的實(shí)用性，避免了工作無(wú)法有效落實(shí)的情況發(fā)生.最后就是高校需要建立一個(gè)健全的管理機(jī)制，可以從信息整理歸納、人員考核、獎(jiǎng)懲機(jī)制等幾個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化，如將崗位責(zé)任列入人才評(píng)價(jià)的內(nèi)容里面，提高人才培養(yǎng)的質(zhì)量.此外，改變當(dāng)下管理方式，積極推行信息化管理，提高整體管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)管理工作良好地進(jìn)行.

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