建筑工程施工現(xiàn)場過程性文件管理的探討

于 杰 黃紫健

1. 中國工程物理研究院激光聚變研究中心 四川 綿陽 621900；2. 四川省海天建設(shè)工程有限公司 四川 綿陽 621900

1 過程性文件的產(chǎn)生及分類

1.1 過程性文件的產(chǎn)生

在建項目過程文件的產(chǎn)生主要來源于工程建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位及過程控制相關(guān)單位等。文件通常依據(jù)建設(shè)工程施工合同、招投標(biāo)文件、工程圖紙、已標(biāo)價工程量清單、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范等相關(guān)要求所生成，是項目建設(shè)過程中作為見證、驗收，或解決某類問題而陸續(xù)產(chǎn)生并反映現(xiàn)場施工情況的一系列文件。

1.2 過程性文件的分類

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范如GB/T 50328—2014《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》、DA／T 28—2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等中給出的建設(shè)工程文件分類較為詳細(xì)，其中施工文件所涵蓋內(nèi)容較為廣泛，且大多數(shù)過程性文件均在此范圍內(nèi)。該類文件大致分為四類，即：施工管理文件、施工技術(shù)文件、施工試驗記錄文件（含檢測文件）、建安設(shè)備與關(guān)鍵材料質(zhì)量證明文件（含進場檢測記錄）。在四大類中，所有的過程性文件均與質(zhì)量控制密切相關(guān)，解決好了過程性文件的管理問題[1-2]，也就解決好了工程建設(shè)過程中關(guān)鍵的質(zhì)量問題。

2 過程性文件的特點及問題

2.1 過程性文件的特點

1）種類多。項目實施過程中存在的過程性文件種類眾多，如：技術(shù)資料傳遞單、備忘錄、會議紀(jì)要、設(shè)計審查意見單、接口信息單、技術(shù)變更單、通知等以傳真或郵件形式傳遞的非成品類技術(shù)文件。

2）內(nèi)容多。過程性文件可能涉及技術(shù)信息和管理信息等各個方面。技術(shù)信息包括技術(shù)參數(shù)、技術(shù)變更單等，管理信息包括合同、通信渠道等。

3）文件來源廣泛。在大型或超大型項目建設(shè)過程中，涉及的關(guān)聯(lián)單位很多，如設(shè)計院、建筑商、監(jiān)理單位、過程控制單位、生產(chǎn)廠家、經(jīng)銷商等。文件責(zé)任單位眾多，文件格式也是多種多樣。

4）數(shù)量大。由于各類業(yè)務(wù)活動較多，所產(chǎn)生相互聯(lián)系的函件數(shù)量眾多，尤其是項目類別多、涉及專業(yè)面廣的建設(shè)工程，其過程性文件占整個項目文件的比例更大。

2.2 過程性文件常見的主要問題

1）有些施工單位為節(jié)約成本，臨時找人充當(dāng)資料員，所編制的過程性文件與現(xiàn)場完成情況的差距較大，致使文件質(zhì)量在完整性上大打折扣，從而造成歸檔文件無法達到GB/T 50328—2001《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》的要求。

2）建設(shè)單位與施工單位、監(jiān)理單位在簽訂合同時，對過程性文件的質(zhì)量、內(nèi)容、事件描述深度不夠明確，所產(chǎn)生的過程文件作為竣工結(jié)算資料在真實性上不能反映施工過程的實際情況，失去了作為工程結(jié)算參考的價值。

3）由于施工過程的復(fù)雜性及試驗資料的延后性，加之施工單位、監(jiān)理單位管理上的缺失與監(jiān)督力度不夠，編制或記錄的施工內(nèi)容與現(xiàn)場實際完成情況不能一一對應(yīng)，其準(zhǔn)確性存在較大出入，造成工程竣工結(jié)算時引發(fā)爭議，進而影響工程竣工驗收等相關(guān)問題。

4）施工單位存在著重施工、輕檔案的思想，認(rèn)為干完工程就結(jié)算，平時不注重資料的收集、整理和歸檔。普遍存在竣工時再補做工程資料，甚至事后編造虛假資料，其后果是使本應(yīng)具有時效性的過程性文件變得雜亂無章，這樣所生成的文件無法通過竣工資料預(yù)驗收，致使工程竣工驗收無法進行。

3 過程性文件管理要求的探討

2000年國務(wù)院頒布了第279號令《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》，國家首次從法規(guī)層面將建設(shè)工程檔案管理納入到建設(shè)工程質(zhì)量控制體系之中，同時對工程建設(shè)檔案的內(nèi)容、質(zhì)量要求、報送移交和法律責(zé)任進行了強制性規(guī)定，為工程資料的管理提供了法理依據(jù)。

3.1 工程資料必須完整和真實

工程過程性資料完整性和真實性，是客觀反映工程建設(shè)過程中現(xiàn)場實際情況的第一手資料。在項目實施過程中所產(chǎn)生的過程性資料的完整性，可確保在工程造價結(jié)算、后期審計工作中，能夠提供全面、可追溯的記錄憑據(jù)。例如一些特殊的施工措施、施工方案、隱蔽工程驗收，尤其是施工過程中圖紙之外的設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證、材料代用說明、事故處理記錄等資料，能夠為我們提供全面、完整、真實反映現(xiàn)場實際情況，在竣工后無法直接查驗且施工過程中確實發(fā)生的實施內(nèi)容。因此，只有當(dāng)過程性文件在產(chǎn)生、審核、簽批、歸檔等流程中完整、真實地反映現(xiàn)場的實際情況，才能充分考慮建設(shè)周期的物價上漲、匯率變化等各種可變因素，進而在工程造價結(jié)算、項目審計以及參建各方發(fā)生爭議時提供有效且具有說服力的證據(jù)。

3.2 工程資料必須準(zhǔn)確

工程過程性資料是工程竣工結(jié)算及項目審計評判的法理依據(jù)。在確保過程性資料完整性的前提下，資料的準(zhǔn)確程度將決定工程結(jié)算與工程審計結(jié)果是否正確。比如，在結(jié)構(gòu)形式、技術(shù)工藝、建筑布局、設(shè)備或材料等進行變更或置換時，除在竣工圖中真實準(zhǔn)確地反映所涉及的設(shè)計變更外，還應(yīng)與圖紙會審紀(jì)要、設(shè)計變更通知單、工程洽商記錄（技術(shù)核定單）、現(xiàn)場技術(shù)（經(jīng)濟）簽證等過程文件做到一一對應(yīng)，既能夠準(zhǔn)確地反映出增加工程量的原因，又要明確變更方案及引起造價調(diào)整的責(zé)任單位。再比如，樁基結(jié)構(gòu)工程、建筑物防雷接地工程、水電管線預(yù)埋工程等，當(dāng)涉及與“項、量、價”等有關(guān)的簽證文件時，應(yīng)認(rèn)真履行審核、確認(rèn)流程，并準(zhǔn)確反映實際工程狀況（即工程量及做法），同時形成完整的歸檔資料，為后期的竣工驗收、工程結(jié)算、審計決算等工作打下基礎(chǔ)。只有這樣，所形成的過程性資料才能作為竣工結(jié)算、項目審計等工作的有效支撐材料。

3.3 竣工資料簽批歸檔必須及時

GB 50328—2014《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》基本規(guī)定中明確要求：工程文件應(yīng)隨工程建設(shè)進度同步形成，不得事后補編。《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》規(guī)定：項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經(jīng)項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進行現(xiàn)場竣工驗收。由此可以看出，過程性資料辦理的及時性對工程竣工驗收及工程結(jié)算有著非常重要的影響。

基礎(chǔ)工程、結(jié)構(gòu)工程、管線工程有許多的隱蔽工程，隱蔽資料、質(zhì)量檢測報告、設(shè)備調(diào)試記錄、產(chǎn)品合格證等資料會大量產(chǎn)生。及時準(zhǔn)確地將所收集的資料填寫、編制、匯總、上報審批，組卷歸檔，可為后期工程竣工驗收資料報審工作奠定基礎(chǔ)。如果過程性資料沒有及時辦理審核、批準(zhǔn)，由于工程建設(shè)的時效性，在工程后期一旦出現(xiàn)問題，就有可能因隱蔽工程已被下一道工序所覆蓋，或因時間太久等原因，引發(fā)甲乙雙方爭執(zhí)，進而造成竣工驗收與工程結(jié)算工作無法開展。

4 結(jié)語

綜上所述，工程建設(shè)過程中所產(chǎn)生資料的完整性、真實性、準(zhǔn)確性和及時性，對工程結(jié)算、項目審計有著重要的影響，同時也是建設(shè)單位內(nèi)部管理是否系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效的具體表現(xiàn)。只有加強對在建工程過程性文件的系統(tǒng)性管理，才能全面反映建設(shè)項目內(nèi)容、規(guī)模和標(biāo)準(zhǔn)，才能充分考慮建設(shè)期間物價上漲、稅金調(diào)整、政策變化、施工措施方案變更等各種可變因素的影響，才能為工程造價結(jié)算提供切實有效的法理依據(jù)。實現(xiàn)施工現(xiàn)場過程性文件的有效管理，既能保證建設(shè)單位實現(xiàn)項目立項時所制定的建設(shè)目標(biāo)及建設(shè)成果，又能保證施工單位在獲得應(yīng)有經(jīng)濟效益的前提下，確保工程施工質(zhì)量。

[1] 王穗明.與國際慣例接軌 做好項目竣工文件管理工作[J].石油工程 建設(shè),2004,30(1):51-53.

[2] 郭俊萍.工程竣工驗收資料管理重要性淺析[J].建筑監(jiān)督檢測與造 價,2009,2(4):50-52.