建筑工程檔案科學(xué)化管理的實現(xiàn)路徑探究

戚蕓

（上海新蘭房地產(chǎn)開發(fā)有限公司，上海 200085）

0 引言

建筑工程檔案是工程建設(shè)后的重要憑據(jù)，是竣工驗收的必備條件。同時其也是用來處理審計稽查以及糾紛等事件的依據(jù)。想要更為高效合理化的開展建筑工程檔案管理工作，其就必須要精確的把控好檔案資料的內(nèi)容以及特征，建立更為科學(xué)化的建筑工程檔案管理路徑，從源頭上，提高項目檔案管理的品質(zhì)，推動我國建筑行業(yè)的可持續(xù)化發(fā)展。保存好工程檔案，詳盡的分析檔案管理的路徑，通過提升建筑工程檔案管理的效果來提高總體的項目質(zhì)量。

1 建筑工程檔案的內(nèi)容以及特點

建筑工程檔案的內(nèi)容主要分為六類，其分別是建筑工程的前期文件、建筑工程項目管理文件、項目施工文件、項目竣工圖文件、項目監(jiān)理文件以及項目竣工驗收文件。

首先，建筑工程檔案管理所整理出的建筑工程數(shù)據(jù)信息具有較強的單一性，且這些數(shù)據(jù)信息相對獨立。其次，建筑工程檔案以及單向工程的建設(shè)過程始終保持著同步的狀態(tài)，也就是說，如果單向工程方案開始運行，那么其就會產(chǎn)生出相對應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。如果單向工程方案竣工，那么相關(guān)的數(shù)據(jù)信息生成也會受到影響，會即可停止。建筑工程檔案涉及的范圍會比較廣泛，其影響著項目的全生命周期，可以較為真實的反饋出建筑工程項目的自身質(zhì)量，同時其也是質(zhì)量監(jiān)管部門驗收質(zhì)量的主要參考憑據(jù)，建筑工程檔案的真實性會比較強。最后，建筑工程檔案是項目整體建設(shè)時期產(chǎn)生出的一手資料，所以其現(xiàn)實價值以及利用價值都比較高，可以以其為基準(zhǔn)，開展項目考核以及驗收等的工作。

2 當(dāng)前建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 缺少現(xiàn)代化的管理意識

現(xiàn)階段，我國建筑工程檔案管理的科學(xué)管理意識相對來說比較差，很多管理科室都會將其重心一味的放置到經(jīng)濟層面，完全忽視了檔案管理工作開展的重要價值以及意義，檔案管理的現(xiàn)代化進程也會過于滯緩，建筑工程內(nèi)的施工檔案沒有被當(dāng)主要的工程管理的依據(jù)，導(dǎo)致其檔案無法將自身的平整以及參考的效用較好的發(fā)揮出來。只會敷衍性的處理各類施工記錄內(nèi)容，哪怕其將記錄的內(nèi)容進行了歸檔的處理，也無法讓其利用價值較好的展現(xiàn)出來。

2.2 檔案資料混亂，缺乏完整性

檔案材料完整性低下的問題會比較嚴(yán)重，大部分的工程項目在竣工之后，其檔案材料的數(shù)量都會比較少，甚至還會存在空白的狀態(tài)，或者只會保留一部分的主體檔案，沒有完整的工程項目配套方案。引發(fā)該問題的主要原因就是工程項目不能在規(guī)定的時間竣工，建筑以及規(guī)劃施工方案的檔案不會以標(biāo)準(zhǔn)進行各項操作，使得其檔案的檢索等缺乏一定的規(guī)范性，案卷的質(zhì)量也比較差，檢索工作的有效性低下，這就在無形之中提高了檔案管理工作開展的難度。還有一部分的建筑施工單位沒有注重積累日常使用的資料，使得其資料的真實性無法得到保障。在施工時期，已經(jīng)將一部分的材料投入到了其中，但是材料的質(zhì)量以及相關(guān)證明仍舊沒有及時的運往現(xiàn)場，不管是檔案的整理，還是檔案的移交等過程，其流暢度都會比較差，極其容易產(chǎn)生工程質(zhì)量層面的漏洞性等的問題，導(dǎo)致其歸檔的完整度以及修改程度不及時，編制以及標(biāo)志的統(tǒng)一性問題也比較嚴(yán)重，竣工圖以及實際的工程項目契合度低下，讓竣工圖產(chǎn)生失實和誤差等的問題。

2.3 管理模式落后，相關(guān)制度不健全

很多項目的管理科室都會忽視檔案管理工作的開展，使得技術(shù)資料等的編制毫無科學(xué)性可言，檔案管理的各項管理制度內(nèi)容也不夠完善，一些管理機構(gòu)所設(shè)立的檔案管理科室以及管理工作的到位性會比較差，還有一些機構(gòu)完全沒有設(shè)置專門化的檔案管理科室，工程檔案也會直接移交給其他業(yè)務(wù)部門進行管理，或者采取個人兼管的形式，檔案材料管理的秩序性比較差。整體管理模式過于的混亂，管理的過程缺乏一定的嚴(yán)謹(jǐn)性，各項資料的記錄內(nèi)容也不夠完整，無法讓其發(fā)揮出真正的檔案管理效益。

3 檔案的科學(xué)化管理及實現(xiàn)路徑分析

3.1 提高檔案管理隊伍的管理水平

當(dāng)前，我國社會經(jīng)濟水平發(fā)展速度較快，建筑行業(yè)所取得的成績也比較好，這就在無形之中影響到了建筑工程檔案管理工作的開展，使得這項工作的特征產(chǎn)生了變化，所以需要及時的提升其管理的水準(zhǔn)。應(yīng)當(dāng)就管理人員進行專業(yè)知識技能的培訓(xùn)工作，盡可能的強化其培訓(xùn)的力度，同時提高工作人員自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)水平。借助現(xiàn)代化的機械設(shè)備以及管理工藝技術(shù)等，使得其所采用的管理方式更具科學(xué)化的特性，增強其自身的服務(wù)認(rèn)知意識。牢記檔案管理的重要意義，將精神力量轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的工作行動。檔案管理人員還要更新觀念，認(rèn)真領(lǐng)會相關(guān)的法律、法規(guī)的內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定，提高認(rèn)識，主動關(guān)注建筑工程檔案的質(zhì)量，改善工作態(tài)度。要利用現(xiàn)代化的管理手段和先進的管理工具，多層次、多角度地對建筑工程檔案的信息資源進行開發(fā)，做好信息的收集、整理工作。推行文件檔案、磁介質(zhì)檔案、微縮檔案在工程檔案當(dāng)中的運用。

3.2 完善檔案管理制度，打好建筑工程檔案管理基礎(chǔ)

建筑工程檔案的管理過程中，檔案傳遞和變更頻繁，容易使檔案的完整性受到影響，檔案的管理工作難度加大。各部門需要對檔案的傳遞情況以及增減變動情況及時做好記錄，實時、有效、完整地記錄檔案的傳遞情況、變更情況、修改情況和作廢情況等。依據(jù)記錄才能對檔案實行有效地跟蹤，防止檔案損毀、丟失或者失效，保證檔案的完整、有效，確保相關(guān)部門能夠獲得及時、有效的檔案資料或者信息。

3.3 利益牽引，做好檔案的管理工作

要嚴(yán)格審查竣工驗收檔案資料的質(zhì)量，確保工程竣工驗收檔案能夠發(fā)揮憑證作用。工程竣工驗收的時候，管理科室的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與工程項目的管理人員一起，依照建筑工程檔案的歸檔范圍要求，全面審核、檢查工程建設(shè)當(dāng)中所形成的全部文件，及時解決所發(fā)現(xiàn)的問題，查補缺漏，要保證竣工材料的真實、及時和完備，保證其符合歸檔范圍的要求。認(rèn)真貫徹執(zhí)行工程驗收的有關(guān)條文，將檔案的驗收和移交作為工程驗收的重要環(huán)節(jié)，做到工程的竣工驗收和檔案的驗收同步。

4 結(jié)語

依據(jù)文章上述的內(nèi)容可以了解到，分析建筑工程檔案科學(xué)化管理實現(xiàn)的路徑十分的重要，通過開展科學(xué)化的建筑工程檔案管理工作，可以有效的提升項目的品質(zhì)。想要更好的實現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，那么就需要強化企業(yè)的檔案科學(xué)化管理認(rèn)知意識，構(gòu)建更為完善的檔案科學(xué)化管理機制，補充其內(nèi)容，同時還需要加強數(shù)據(jù)信息的采集管理工作的嚴(yán)苛性，嚴(yán)苛的管控檔案的品質(zhì)，推行數(shù)字化的建設(shè)，提高檔案開發(fā)以及使用的價值，讓其工作方式更為科學(xué)化，保障檔案的管理質(zhì)量。