高校儀器設(shè)備全生命周期管理

李謀事，張夢(mèng)影

（瓊臺(tái)師范學(xué)院國(guó)有資產(chǎn)管理處，海南?？?570311）

0 引言

隨著高?？蒲?、教學(xué)、實(shí)訓(xùn)任務(wù)在不同階段對(duì)儀器設(shè)備的需求，高校內(nèi)各人員對(duì)儀器設(shè)備管理措施的關(guān)注程度逐漸增加。儀器設(shè)備管理包括前期購(gòu)置、中期維護(hù)、后期處置等3 個(gè)階段，也是全生命周期管理（全周期管理）的主要框架。為了使高校儀器設(shè)備從它的購(gòu)置、維護(hù)、處置3 個(gè)階段的全生命周期中發(fā)揮功效，需要建立起一套全新的全生命周期管理機(jī)制，使得現(xiàn)有的儀器設(shè)備充分利用，急需的儀器設(shè)備快速應(yīng)用，為高?？蒲腥藛T提供應(yīng)有服務(wù)，充分提升儀器設(shè)備的使用效率。

1 高校儀器設(shè)備管理現(xiàn)狀

1.1 設(shè)備投入經(jīng)費(fèi)持續(xù)增加

近年來(lái)，國(guó)家倡導(dǎo)建設(shè)綜合性國(guó)際知名大學(xué)以及創(chuàng)辦雙一流學(xué)科的要求，其中一條最基本體現(xiàn)就是各高校各學(xué)科的專業(yè)儀器設(shè)備資產(chǎn)總值，為此各部委各地方政府也加大了儀器設(shè)備的經(jīng)費(fèi)投入。以海南省為例，近3 年來(lái)每年對(duì)高校的儀器設(shè)備采購(gòu)?fù)度氩簧儆?0%的遞增，為此，高校的政府采購(gòu)項(xiàng)目中儀器設(shè)備采購(gòu)也占多數(shù)。高校儀器設(shè)備招投標(biāo)工作也日益繁重，一般情況下每年上半年均需要把計(jì)劃采購(gòu)項(xiàng)目完成招投標(biāo)工作，下半年屬于儀器設(shè)備供貨安裝培訓(xùn)應(yīng)用階段。另外，由于其他基建項(xiàng)目準(zhǔn)備周期較長(zhǎng)，經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)度較慢，每年年底各高校還會(huì)視情況，將尚未完成支付指標(biāo)的經(jīng)費(fèi)調(diào)整為儀器設(shè)備購(gòu)置使用。為此，近3 年來(lái)，高校的儀器設(shè)備產(chǎn)生總值每年不少于20%的速度增長(zhǎng)。

1.2 設(shè)備利用率低，使用效果差

在財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算充足，儀器設(shè)備采購(gòu)效益立竿見(jiàn)影的促使下，儀器設(shè)備重采購(gòu)、輕利用的弊端日益嚴(yán)重。有些高校領(lǐng)導(dǎo)，從職權(quán)分立、相互監(jiān)督的角度考慮，將儀器設(shè)備采購(gòu)使用方與日常管理方由不同人員分開(kāi)負(fù)責(zé)，大家各司其職，互不干涉。一般情況下，儀器設(shè)備需求方為各科研實(shí)驗(yàn)室科研實(shí)驗(yàn)人員，他們只對(duì)儀器設(shè)備性能、使用習(xí)慣提出要求。日常管理方為實(shí)驗(yàn)室管理中心設(shè)備管理員，他們需要維護(hù)保養(yǎng)儀器設(shè)備，使之能夠安全可靠高性能運(yùn)行。從最終儀器設(shè)備發(fā)揮的功效看，雙方目的是一致的，都是讓儀器設(shè)備更好服務(wù)于科研教學(xué)工作，但是從儀器設(shè)備使用管理看，他們的要求是相悖的。使用方要求儀器設(shè)備盡量能夠滿足專業(yè)的個(gè)性化要求，以便完成獨(dú)有科研實(shí)驗(yàn)，管理方希望所有的儀器設(shè)備進(jìn)行共性管理，以便降低日常維護(hù)保養(yǎng)的工作壓力和管理風(fēng)險(xiǎn)。為此，目前高校普遍存在儀器設(shè)備購(gòu)置量很大并且賬面上已經(jīng)完全滿足學(xué)科要求，但是設(shè)備利用率以及使用效果很差的情況。甚至有些高精尖的進(jìn)口儀器設(shè)備，購(gòu)置后僅利用一次就封箱保存，避免無(wú)關(guān)或者非正當(dāng)使用，由此產(chǎn)生高昂維修費(fèi)用。

1.3 設(shè)備賬目?jī)r(jià)格不能真實(shí)反映設(shè)備現(xiàn)值

按照財(cái)政部門對(duì)高校固定資產(chǎn)報(bào)廢及折舊的要求，儀器設(shè)備從它的產(chǎn)生那一刻開(kāi)始就進(jìn)入折舊周期計(jì)算。但是由于高校儀器設(shè)備管理人員與固定資產(chǎn)管理人員對(duì)設(shè)備賬目?jī)r(jià)值以及使用現(xiàn)值理解不同，儀器設(shè)備資產(chǎn)總值的數(shù)據(jù)往往不能統(tǒng)一，甚至有些時(shí)候偏差很大。目前大多數(shù)高校中，儀器設(shè)備管理人員屬于實(shí)驗(yàn)室管理中心管理，他們統(tǒng)計(jì)的只是儀器設(shè)備賬目?jī)r(jià)值，即儀器設(shè)備產(chǎn)生時(shí)的合同單價(jià)，固定資產(chǎn)管理人員屬于國(guó)資處管理，固定資產(chǎn)管理人員不僅統(tǒng)計(jì)賬目?jī)r(jià)值，還有設(shè)備使用至今折舊以后的設(shè)備剩余殘值。另外，由于儀器設(shè)備屬于固定資產(chǎn)的一部分，在固定資產(chǎn)進(jìn)行后期處置時(shí)將對(duì)儀器設(shè)備一并處置，雙方在對(duì)儀器設(shè)備處置時(shí)不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)同步，難免出現(xiàn)前后脫節(jié)的情況。有時(shí)上半年由實(shí)驗(yàn)室管理中心上報(bào)給教育部門的數(shù)據(jù)中某項(xiàng)儀器設(shè)備還存在，但是下半年由國(guó)資處上報(bào)財(cái)政部門的數(shù)據(jù)中已經(jīng)作為報(bào)廢處理，或者在財(cái)政數(shù)據(jù)中某項(xiàng)儀器設(shè)備數(shù)據(jù)已經(jīng)達(dá)到報(bào)廢年限系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)廢，但是由于科研實(shí)驗(yàn)的延續(xù)性以及該儀器設(shè)備的特殊性，該儀器設(shè)備仍然在實(shí)驗(yàn)室管理中心正常使用。

2 建立儀器設(shè)備全生命周期管理機(jī)制

2.1 儀器設(shè)備全生命周期的理解與定義

儀器設(shè)備的全周期管理是指從設(shè)備的參數(shù)選型、技術(shù)論證、市場(chǎng)采購(gòu)、應(yīng)用驗(yàn)收、運(yùn)行使用、維修保養(yǎng)、淘汰報(bào)廢、再利用、處置處理等全過(guò)程管理，總得來(lái)說(shuō)分為前期購(gòu)置、中期維護(hù)、后期處置等3 個(gè)階段。前期購(gòu)置作為儀器設(shè)備生命的產(chǎn)生階段，它決定著儀器設(shè)備未來(lái)使用的方向，為教學(xué)科研初期啟動(dòng)工作提供基礎(chǔ)保障，為此儀器設(shè)備購(gòu)置前的必要性、可靠性、可行性研究評(píng)審極為重要，它直接決定了儀器設(shè)備的技術(shù)參數(shù)，使用性能指標(biāo)等要求；中期維護(hù)為儀器設(shè)備生命的運(yùn)行成長(zhǎng)階段，儀器設(shè)備采購(gòu)入賬后即在高校固定資產(chǎn)中產(chǎn)生，它在科研教學(xué)工作中如何發(fā)揮功效，如何服務(wù)于廣大師生，這個(gè)階段管理尤為重要；后期處置為儀器設(shè)備生命走向結(jié)束階段，不管是報(bào)廢、變賣還是轉(zhuǎn)贈(zèng)、捐贈(zèng)給其他單位，在結(jié)束它的生命之前發(fā)揮最后的功和熱，它將徹底從高校固定資產(chǎn)賬目中消失。

2.2 儀器設(shè)備按照生命周期實(shí)現(xiàn)階段職能轉(zhuǎn)變

從儀器設(shè)備的內(nèi)部關(guān)系人中大體可分為設(shè)備采購(gòu)人員，設(shè)備使用人員和設(shè)備管理人員，這些人員從目前高校的管理職能劃分中，屬于不同的3 個(gè)部門，其中設(shè)備采購(gòu)人員由國(guó)資處負(fù)責(zé)，設(shè)備使用人員由各院系專業(yè)教職工負(fù)責(zé)，設(shè)備管理人員由實(shí)驗(yàn)室管理中心負(fù)責(zé)。這些人員在儀器設(shè)備生命周期的各個(gè)過(guò)程中，直接和間接與儀器設(shè)備打交道，雖然分工明確，職責(zé)清晰，但是每一類人員對(duì)儀器設(shè)備的“干涉”均會(huì)影響到另外兩類人未來(lái)對(duì)它的使用，從而影響設(shè)備功效發(fā)揮。例如，使用人員對(duì)儀器設(shè)備性能提出過(guò)多過(guò)高的要求，勢(shì)必影響采購(gòu)人員的采購(gòu)預(yù)算以及采購(gòu)周期，從而會(huì)對(duì)設(shè)備管理人員提出更高的維修保養(yǎng)要求，增加設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)經(jīng)費(fèi)；采購(gòu)人員一味追求采購(gòu)效率，節(jié)約經(jīng)費(fèi)預(yù)算，也會(huì)忽略儀器設(shè)備某項(xiàng)高精尖的性能指標(biāo)，造成購(gòu)置的設(shè)備不能滿足使用人員的要求，既影響設(shè)備使用率，占用實(shí)驗(yàn)室空間，并且會(huì)對(duì)后期設(shè)備管理人員的安全管理產(chǎn)生影響。為此，在儀器設(shè)備全生命周期過(guò)程中，儀器設(shè)備的干系人尤其是采購(gòu)人員、使用人員、管理人員必須職權(quán)分立，協(xié)同合作，才能使之平滑順利地實(shí)現(xiàn)階段轉(zhuǎn)變。

2.3 分級(jí)管理，責(zé)任到位，層層落實(shí)

儀器設(shè)備作為固定資產(chǎn)的一部分，必須按照固定資產(chǎn)管理模式進(jìn)行分級(jí)管理，務(wù)必做到責(zé)任到位，并且要求層層落實(shí)。首先，儀器作為科研教學(xué)設(shè)備，有時(shí)它并非單獨(dú)屬于個(gè)人使用，很難像其他固定資產(chǎn)一樣將其定義為單個(gè)人下的資產(chǎn)。例如，公共機(jī)房的可編程機(jī)器人，計(jì)算機(jī)專業(yè)和電子電工專業(yè)師生均可用到，甚至個(gè)別專業(yè)老師做科研也可用到；其次，有些儀器對(duì)使用環(huán)境有特殊要求，并非在本單位區(qū)域內(nèi)使用，不能簡(jiǎn)單將管理責(zé)任落實(shí)到某一個(gè)部門，例如，高精度電子天平，平時(shí)存放在恒溫恒濕柜中，但是恒溫恒濕柜的資產(chǎn)管理部門并不能管理高精度電子天平；再次，有些儀器中零配件較多而且尤為貴重，在資產(chǎn)登記中無(wú)法界定，出現(xiàn)管理責(zé)任落實(shí)但并未管理到實(shí)體有價(jià)值的物品問(wèn)題，例如，進(jìn)口電子顯微鏡的鏡片顯示器，它可拆卸使用，但是其合同價(jià)比其他顯微鏡本身的價(jià)格還要貴。儀器設(shè)備即使有其獨(dú)特性，管理上也存在一定困難，只要按照校級(jí)、部門級(jí)、使用級(jí)的三級(jí)管理模式進(jìn)行，明確分工職責(zé)，注重細(xì)節(jié)，加強(qiáng)監(jiān)督，層層落實(shí)，還是可以有效合理地規(guī)避以上問(wèn)題。

（1）三級(jí)管理模式。按照高校職能分工，明確實(shí)驗(yàn)室管理中心為儀器設(shè)備管理的頂層管理級(jí)別，儀器設(shè)備全生命周期的3個(gè)階段狀態(tài)均由其批準(zhǔn)后才能實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變；部門級(jí)作為三級(jí)模式的中間級(jí)別，負(fù)責(zé)匯總并審核使用級(jí)的儀器設(shè)備訴求，包括采購(gòu)需求、維修、租借、報(bào)廢等訴求；使用級(jí)作為儀器設(shè)備的最底層直接級(jí)別，向部門級(jí)提出儀器設(shè)備的具體訴求，必須用數(shù)據(jù)可量化準(zhǔn)確描述出來(lái)。

（2）分工明確，注重細(xì)節(jié)。儀器設(shè)備采購(gòu)、維修、租借、報(bào)廢，均實(shí)現(xiàn)流程化管理，流程中明確各操作人員職責(zé)，流轉(zhuǎn)表單的填寫(xiě)要求，各流程節(jié)點(diǎn)的運(yùn)轉(zhuǎn)周期，加強(qiáng)流程管理宣傳，利用信息化手段建立管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)流程可視化管理。

（3）加強(qiáng)監(jiān)督，層層落實(shí)。通過(guò)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各流程自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)，設(shè)定流程簽發(fā)提醒功能，定期發(fā)布未按照規(guī)定執(zhí)行情況通報(bào)，督促流程各操作人照章執(zhí)行，依法辦事。

2.4 利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)賬、物、價(jià)三者相符

高校儀器設(shè)備數(shù)據(jù)一般存儲(chǔ)于實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)或者儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，作為固定資產(chǎn)的一部分，它同時(shí)也存儲(chǔ)于固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)或者國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)。以海南省高校為例，其數(shù)據(jù)還存儲(chǔ)在財(cái)政部門的內(nèi)部資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，這3 個(gè)系統(tǒng)由于對(duì)儀器設(shè)備管理要求不一致，為此往往系統(tǒng)不能統(tǒng)一建設(shè)，數(shù)據(jù)也相對(duì)獨(dú)立，中間必然存在數(shù)據(jù)偏差。為此，經(jīng)常出現(xiàn)某高校需要采購(gòu)空調(diào)設(shè)備，經(jīng)校內(nèi)使用部門審核、國(guó)資處批準(zhǔn)，現(xiàn)有空調(diào)確實(shí)不能滿足要求，確實(shí)需要購(gòu)置新的空調(diào)，但是申請(qǐng)上報(bào)到財(cái)政部門，財(cái)政部門審核發(fā)現(xiàn)該?？照{(diào)存量完全可滿足制冷面積，無(wú)需增加并駁回采購(gòu)需求。實(shí)際其中一批空調(diào)早期已經(jīng)實(shí)現(xiàn)報(bào)廢，只是財(cái)政系統(tǒng)不能及時(shí)更新才導(dǎo)致數(shù)據(jù)偏差。為此，必須利用信息化手段，通過(guò)數(shù)據(jù)接口，引入數(shù)據(jù)總線集成，搭建數(shù)據(jù)橋梁，將儀器設(shè)備數(shù)據(jù)從其生命周期前期產(chǎn)生的實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)、中期運(yùn)行維護(hù)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，到后期處置的財(cái)政國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)全程貫通，協(xié)同合作，實(shí)時(shí)同步，真正意義上實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備賬目?jī)r(jià)格（“賬”）、物有所在（“物”）、現(xiàn)有價(jià)值（“價(jià)”），三者一一對(duì)應(yīng)、件件相符。

3 結(jié)語(yǔ)

在儀器設(shè)備管理過(guò)程中，全生命周期管理是未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，也是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理必不可少的一部分。只有把握好儀器設(shè)備的購(gòu)置、維護(hù)、處置等3 個(gè)階段全生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)，通過(guò)各干系人員職權(quán)分立、協(xié)同合作、分級(jí)管理，利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)賬、物、價(jià)三者相符，建立起一套全新的全生命周期管理機(jī)制，充分提升儀器設(shè)備使用效率，才能使儀器設(shè)備為高?？蒲腥藛T提供應(yīng)有服務(wù)。