新時代背景下大型企業(yè)檔案管理水平提升點的探討

陳嘉慎

上海煙草集團(tuán)有限責(zé)任公司 上海 200082

近年來，隨著我國經(jīng)濟和政治體制改革的不斷深入，大型企業(yè)集團(tuán)也在不斷壯大發(fā)展，這給檔案管理的方式、方法帶來了新的需求與挑戰(zhàn)。如何使落后的檔案管理模式以適應(yīng)新時代發(fā)展的要求，從而提升檔案管理水平，是當(dāng)前大型企業(yè)檔案管理工作者迫切需要解決的問題[1-3]。

1 案例公司檔案概況

上海煙草集團(tuán)有限責(zé)任公司（下簡稱集團(tuán)公司）現(xiàn)擁有14間檔案庫房與1間檔案調(diào)閱室，存放著超過11萬卷（件）檔案。隨著檔案工作的不斷深入與發(fā)展，集團(tuán)公司每年檔案的增量都維持在一定的水平。

2 公司檔案管理現(xiàn)狀

2.1 規(guī)章制度覆蓋率存在不足

檔案工作的規(guī)章制度一般包括工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范三大方面。集團(tuán)公司在檔案制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面起步較早，覆蓋范圍較廣，建立了一系列制度標(biāo)準(zhǔn)。但隨著當(dāng)下社會改革的不斷深化和創(chuàng)新，檔案管理的工作內(nèi)容不斷增加，檔案管理的工作要求也不斷提高，集團(tuán)公司現(xiàn)有的制度規(guī)章仍存在管理盲區(qū)，其覆蓋率有待進(jìn)一步提升。

2.2 整體管理水平有待提升

多年來，集團(tuán)公司檔案組通過行業(yè)檔案工作指導(dǎo)、行業(yè)檔案達(dá)標(biāo)驗收等方式方法，一步步幫助企業(yè)下屬各單位建立檔案管理工作、提升檔案管理水平。但由于檔案組自身基礎(chǔ)工作量大、行業(yè)各單位起點不一、辦公地點分布較廣等原因，行業(yè)管理現(xiàn)在只能作為一個階段性工作開展，無法通過有效手段對下屬各單位進(jìn)行常態(tài)化、跟蹤式管理。此外，下屬各單位的檔案工作還存在著管理水平參差不齊、差距較大等問題，如何幫助管理水平靠后的單位盡快提升檔案管理水平，這也是目前面臨的一大問題。

2.3 信息化建設(shè)較為遲緩

集團(tuán)公司現(xiàn)在使用的檔案管理軟件較為落后，且下屬各單位的檔案管理軟件使用率不到10%。借助目前的軟件，集團(tuán)公司雖然可以達(dá)到自身檔案信息化管理的目的，但是由于技術(shù)架構(gòu)等方面的原因，此軟件的功能無法進(jìn)一步提升，也無法達(dá)到企業(yè)全覆蓋、統(tǒng)一使用管理的要求。因此，開發(fā)上線一款更符合現(xiàn)代檔案管理要求、功能更為豐富的檔案管理軟件勢在必行。

隨著時代、技術(shù)的發(fā)展，電子閱檔由于其便捷性、科學(xué)性而逐漸為大眾所接受與推崇。但想要實現(xiàn)這一功能，首先要做到實體檔案電子化。針對這一情況，集團(tuán)公司對自身已有檔案進(jìn)行了梳理和分析，對可電子化的檔案進(jìn)行了排摸。經(jīng)過幾年的努力與探索，文書檔案電子化覆蓋率已達(dá)到70%～80%。但下屬各單位檔案實體借閱為主要查閱方式，限制了工作效率的提升。

3 檔案管理的優(yōu)化策略

3.1 與時俱進(jìn)，不斷優(yōu)化檔案制度與標(biāo)準(zhǔn)

隨著社會、經(jīng)濟、人們工作方式的不斷變化，國家新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范的出臺以及檔案行政規(guī)范性文件有效期屆滿修訂等工作的開展，檔案管理工作也在悄然發(fā)生著改變，新知識、新技術(shù)、新方法不斷涌現(xiàn)，因此，檔案管理工作制度也必須適應(yīng)新形勢的要求。企業(yè)應(yīng)時刻關(guān)注國家、上級單位出臺的各類檔案相關(guān)政策、制度、標(biāo)準(zhǔn)，及時研究、落實轉(zhuǎn)化，并結(jié)合企業(yè)實際情況不斷健全企業(yè)的檔案管理體制，在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中不斷完善自我，從而保證檔案管理的目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)相一致，與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。

3.2 “人才強檔”，著力加強隊伍建設(shè)與培訓(xùn)

伴隨著國家經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，各行各業(yè)對檔案專業(yè)人才的需求也不斷變化，主要表現(xiàn)為對高層次、綜合性、復(fù)合型人才需求日益增長。對檔案管理人員的需求不能僅滿足于具有專業(yè)基礎(chǔ)知識和方法，更加需要能夠解決實際工作問題，這部分人需要具有創(chuàng)造性思維，能夠獨立、自主地發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，提出新的思路與觀點。因此，要堅持以“人才強檔”戰(zhàn)略為指導(dǎo)，進(jìn)一步加強檔案教育培訓(xùn)與交流工作，學(xué)習(xí)引進(jìn)新思路、新方法，提升檔案人才培養(yǎng)力度，打通檔案人員成長途徑，解放思想、開闊視野、創(chuàng)新理念，著力建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案人才隊伍。

3.3 信息升級，盡快推進(jìn)集團(tuán)檔案管理平臺上線運行

隨著電子檔案數(shù)量的日益增多，集團(tuán)檔案網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化的模式是未來檔案發(fā)展的必由之路，升級優(yōu)化檔案管理軟件迫在眉睫。開發(fā)、使用滿足現(xiàn)代化使用需要的檔案管理系統(tǒng)，不僅可使集團(tuán)各公司基于同一個檔案信息化平臺進(jìn)行檔案資料的整理、錄入及借閱利用，而且能達(dá)到操作簡捷、查閱快速、數(shù)據(jù)共享、存用安全和免安裝維護(hù)的效果，從而在檔案管理信息化建設(shè)過程中，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及電子檔案的規(guī)范存儲管理。通過各類網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案的在線查詢利用，還能實現(xiàn)以下三方面效益：

1）節(jié)省時間和人力。集團(tuán)公司下屬各單位現(xiàn)檔案管理人員除檔案管理外，還承擔(dān)著其他工作職責(zé)。同時，多數(shù)單位對于檔案的整理主要依靠手工收集、整編、管理及提供利用，工作量大，效率不高。而使用檔案管理軟件后，檔案管理更多體現(xiàn)的是自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化，可以為日常檔案工作有效地節(jié)省出一部分工作時間和人力。

2）提高公司各部門檔案利用的效率。紙質(zhì)的實體不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，這給檔案管理、統(tǒng)計及對外交流等帶來了很大的不便，大大降低了工作效率。而檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。檔案管理實現(xiàn)信息化后，檔案的查閱、借閱、瀏覽均可以在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上完成，減少了不必要的事務(wù)性工作，從而提高員工的工作效率。而實體檔案、紙質(zhì)檔案等的使用，也可以在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)先申請、再調(diào)檔的流程，經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程控制，避免反復(fù)申請、核實，無目的性查閱等無效操作。

3）降低企業(yè)重要資產(chǎn)管控的風(fēng)險。通過檔案信息化建設(shè)，將各類檔案資料納入科學(xué)管理體系，通過合理的查閱授權(quán)、使用控制，明確借閱責(zé)任人和查閱范圍，降低檔案實體外借可能導(dǎo)致的丟失、損壞、外流等種種風(fēng)險。

3.4 依托平臺，建立企業(yè)各單位檔案常態(tài)化管理手段

建立統(tǒng)一的檔案信息管理平臺后，改變了以往集團(tuán)公司與下屬單位檔案工作交流的方式，使集團(tuán)公司與下屬各單位間的檔案互通成為了可能。依托這個優(yōu)勢，挖掘平臺潛力，建立起下屬各單位檔案常態(tài)化管理手段，保證檔案工作持續(xù)推進(jìn)提升，成為了行業(yè)管理的一個新的潛力點。

3.5 融會貫通，打通企業(yè)檔案流轉(zhuǎn)的技術(shù)壁壘

隨著信息化的不斷發(fā)展、電子信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運行必然會產(chǎn)生各類具有價值的檔案材料。在實際工作中，特別是審計、規(guī)范等環(huán)節(jié)，采購環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的采購材料、財務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的財務(wù)材料等檔案材料具有非常高的利用頻率與利用價值，但往往因為系統(tǒng)開發(fā)的獨立性，此類系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)很少與檔案系統(tǒng)進(jìn)行互通，造成了后期許多人力、物力的重復(fù)及浪費。因此，在檔案信息系統(tǒng)建立后，檔案管理人員還應(yīng)結(jié)合實際，不斷升級優(yōu)化檔案系統(tǒng)，打通企業(yè)內(nèi)部電子檔案流轉(zhuǎn)的技術(shù)壁壘，真正有效地從源頭上收集、規(guī)范、歸檔企業(yè)檔案，形成良性流轉(zhuǎn)機制。

4 結(jié)語

隨著時代進(jìn)步，企業(yè)發(fā)展，大型企業(yè)的檔案管理工作也面臨著新的困難與挑戰(zhàn)，一些舊有的管理模式已無法適應(yīng)新形勢下的要求。因此，探索新時代背景下大型多地化辦公企業(yè)的檔案管理方式就顯得尤為重要。本文主要從制度建設(shè)、人才培養(yǎng)以及信息化平臺建立等方面出發(fā)，探索并提出了大型企業(yè)提升檔案管理水平的相關(guān)優(yōu)化策略，可為類似的大型集團(tuán)公司檔案管理工作提供一些參考思路。