信息時(shí)代工程設(shè)計(jì)院檔案管理創(chuàng)新相關(guān)策略

（成都建筑材料工業(yè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，四川 成都 610051）

1 工程設(shè)計(jì)院開展檔案管理工作的重要性

傳統(tǒng)檔案管理方式具備種類多、規(guī)模大的特征，在管理過程中需要耗費(fèi)一定的空間和成本，而實(shí)施數(shù)字化后能夠有效解決文件儲存查詢難、管理成本高等問題。以工程建設(shè)類工程設(shè)計(jì)院為例，工程設(shè)計(jì)院負(fù)責(zé)保管的設(shè)計(jì)檔案文件包括建設(shè)批文、委托合同、施工圖紙、工程造價(jià)資料、竣工報(bào)告等。通過對設(shè)計(jì)檔案的信息化管理，能夠確保各項(xiàng)資料文件數(shù)據(jù)的完整性和穩(wěn)定性，也能夠提升檔案管理工作的執(zhí)行效率。

2 工程設(shè)計(jì)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢

2.1 從內(nèi)容多元化向數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變

由于工程設(shè)計(jì)院在管理施工圖紙、技術(shù)文件等檔案時(shí)，主要以紙質(zhì)文件保管為主要方式，在后續(xù)存儲和維護(hù)方面存在困難。但信息技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，能夠使部分工程建設(shè)類工程設(shè)計(jì)院利用CAD 技術(shù)出圖，并逐漸向三維協(xié)同設(shè)計(jì)模式轉(zhuǎn)變；同時(shí)，信息技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢還包括：運(yùn)用計(jì)算機(jī)編排功能可以實(shí)現(xiàn)對設(shè)計(jì)文件及工程圖紙的自動歸檔、設(shè)計(jì)檔案自動編號分類、在工程設(shè)計(jì)院局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行文件數(shù)據(jù)檢索和瀏覽等。電子文件逐步滲透到檔案管理工作中，不僅可以解決檢索困難、管理難度大以及檔案利用率低等問題，還能推進(jìn)工程設(shè)計(jì)院檔案管理工作向數(shù)字化和智能化發(fā)展。

2.2 從紙質(zhì)載體向數(shù)字化儲存轉(zhuǎn)變

工程設(shè)計(jì)院傳統(tǒng)檔案管理模式包括檔案卷宗、硫酸底圖和設(shè)計(jì)藍(lán)圖等，信息技術(shù)的應(yīng)用讓工程設(shè)計(jì)院大部分紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案信息，并通過光盤、磁盤等方式儲存，工程設(shè)計(jì)院各層級部門人員也可以依據(jù)自身的職能權(quán)限，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)登錄查詢需求文件與資料；同時(shí)，借助信息技術(shù)輔助檔案管理工作，也能夠使得檔案管理部門人員將更多的精力放在質(zhì)量監(jiān)管、工程參考、成本費(fèi)用歸集等專題層面，提升檔案管理工作效率。

2.3 從常規(guī)保管模式向?qū)I(yè)型管理模式轉(zhuǎn)變

由于以紙質(zhì)載體開展設(shè)計(jì)檔案管理工作，需要投入人力成本實(shí)行手工操作，但對相關(guān)人員的素質(zhì)要求較低。而信息化時(shí)代下，檔案管理部門人員需要符合復(fù)合型人才要求，不僅要不斷更新自身的檔案業(yè)務(wù)管理知識，還要具備計(jì)算機(jī)操作技能，滿足設(shè)計(jì)檔案信息化管理對高素質(zhì)人才的需求。檔案管理人員在業(yè)務(wù)培訓(xùn)與能力提升過程中，可以以文獻(xiàn)檢索方式、科技情報(bào)調(diào)查、專利知識等，做為專業(yè)培訓(xùn)內(nèi)容，推進(jìn)檔案管理工作從常規(guī)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變[1]。

3 信息時(shí)代下工程設(shè)計(jì)院檔案管理創(chuàng)新策略分析

3.1 健全數(shù)字化檔案管理規(guī)范體系

檔案管理數(shù)字化推進(jìn)過程中，需要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度和基本流程，指導(dǎo)檔案管理工作規(guī)范開展。首先，工程設(shè)計(jì)院要設(shè)置檔案登記制度，聯(lián)系企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，將建筑工程相關(guān)的數(shù)據(jù)、照片以及錄像等文件信息納入編目歸檔要求之中；同時(shí)，成立專門的檔案管理室，依據(jù)各全院各部門的工作職能逐層開放檔案查詢權(quán)利，提升檔案接收、歸檔及管理環(huán)節(jié)的規(guī)范性。但也要注意，紙質(zhì)文件與數(shù)字化文件必須要同步歸檔，確保信息數(shù)據(jù)傳輸口徑的一致性。其次，工程設(shè)計(jì)院需要明確電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，開發(fā)工程設(shè)計(jì)院檔案服務(wù)系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案形成方、檔案應(yīng)用方、檔案保管方和檔案管理方之間的聯(lián)系，暢通檔案信息對接渠道，保證勘定、引用和保存信息的真實(shí)性與完整性；為了方便信息查詢，工程設(shè)計(jì)院還可以對已經(jīng)開發(fā)完成的檔案服務(wù)系統(tǒng)分別建立檔案數(shù)據(jù)庫和檔案三級編目系統(tǒng)，以建筑工程項(xiàng)目為編目核心，并采用層次編目法，在檢索的過程中只需要輸入工程名稱或案卷編號就能查詢到文件內(nèi)容，全面直觀地反映出工程項(xiàng)目文件原始信息與圖紙?jiān)?。最后，工程設(shè)計(jì)院還需要依據(jù)國家規(guī)定完善檔案管理制度，包括文檔一體化制度、檔案信息備份制度以及數(shù)字檔案鑒定制度等，尤其要注意物理儲存管理問題和系統(tǒng)安全問題，避免信息被非法篡改或信息丟失等現(xiàn)象。此外，在檔案管理過程中還要重視檔案管理流程，在項(xiàng)目建設(shè)前期，高階段設(shè)計(jì)檔案由工程設(shè)計(jì)院保存；隨著項(xiàng)目進(jìn)展，施工圖紙及施工文件等由項(xiàng)目部自行保存；在竣工階段，竣工圖紙由工程設(shè)計(jì)院保存。同時(shí)，工程設(shè)計(jì)院還要注意檔案保管方式，例如：在管理技術(shù)檔案時(shí)，底圖保存方式為硫酸紙卷裝；藍(lán)圖保存方式為紙質(zhì)袋裝。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他軟件系統(tǒng)的端口對接

軟件與系統(tǒng)一體化是開展檔案信息化管理的前提和依據(jù)，通過聯(lián)系不同系統(tǒng)或軟件之間的測試環(huán)境、數(shù)據(jù)口徑、數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)等因素，對檔案管理信息系統(tǒng)與工程設(shè)計(jì)院其他管理系統(tǒng)和專業(yè)軟件進(jìn)行端口對接，解決不同系統(tǒng)之間組織機(jī)構(gòu)與用戶協(xié)調(diào)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)集成等問題，也能夠降低檔案管理成本。例如：單位目前采用IBM Notes 軟件系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案的歸檔和查閱,檔案利用速度是以前實(shí)物借閱的10-20 倍,檔案管理人員由以前10 多人減至一人，有效控制了檔案管理成本費(fèi)用。檔案信息化過程中，工程設(shè)計(jì)院建立的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)必須要以國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，在《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的指導(dǎo)下，確保各系統(tǒng)、模塊與軟件多元化應(yīng)用[2]。在這一過程中，工程設(shè)計(jì)院方要加大資金投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理系用與其他應(yīng)用軟件的端口對接，并建立綜合圖文管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具備信息采集、發(fā)布、分類、管理、檢索和輸出等基本功能，還能夠在統(tǒng)一平臺開展圖文在線瀏覽、共享以及保密等工作。舉例來說，當(dāng)前大部分工程設(shè)計(jì)院主要采用AutoCAD 軟件，文檔資料系統(tǒng)就必須要支持R2000-201X 或AutoCADR14 等軟件，并配備DG加密系統(tǒng)等，既能夠?qū)崿F(xiàn)專業(yè)軟件與辦公系統(tǒng)對接，還可以確保在辦公過程中所涉及的電子文件及電子圖紙都能夠自動歸檔；同時(shí)，生產(chǎn)管理系統(tǒng)中的文件可以自動歸檔到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，用戶在生產(chǎn)管理系統(tǒng)中也可以直接辦理資料借閱程序，提升信息獲取效率。通過對應(yīng)用系統(tǒng)的優(yōu)化升級，各項(xiàng)檔案信息也能夠更具備指導(dǎo)性和價(jià)值性，為工程設(shè)計(jì)院后續(xù)業(yè)務(wù)活動提供決策支持。

3.3 發(fā)揮B IM 技術(shù)的管理作用

近年來，BIM 技術(shù)已經(jīng)逐漸在建筑施工設(shè)計(jì)行業(yè)普及。具體來說，BIM 就是建筑信息模型，它具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)整合能力，可以將工程設(shè)計(jì)、項(xiàng)目預(yù)算、招投標(biāo)、物資采購、施工過程以及工藝流程等信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集成管理，為數(shù)據(jù)需求方提供實(shí)時(shí)信息。BIM 技術(shù)具有協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)、實(shí)物可視、3D 模擬、方案優(yōu)化等優(yōu)勢，可以實(shí)現(xiàn)建筑項(xiàng)目運(yùn)營全過程的數(shù)字化管理。在實(shí)際應(yīng)用中，BIM 技術(shù)可以加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)各方在同一網(wǎng)絡(luò)背景下協(xié)同工作，開展約定洽談、技術(shù)溝通、流程協(xié)調(diào)、責(zé)任商定等，還能夠?qū)κ┕み^程的成本支出、實(shí)施進(jìn)度以及工程質(zhì)量等進(jìn)行監(jiān)督管理；項(xiàng)目參與主體，包括業(yè)主、施工單位、設(shè)計(jì)單位、顧問公司、施工承包商、施工分包商以及材料設(shè)備供應(yīng)商等，都能夠在同一平臺上共享數(shù)據(jù)、交流溝通；同時(shí)，利用BIM 技術(shù)的模擬再造功能，可以通過采集具體的地基、設(shè)備、管網(wǎng)等相關(guān)數(shù)據(jù)，在該平臺上再現(xiàn)施工建造過程，不用再經(jīng)過勘查、測繪等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。此外，BIM 技術(shù)的應(yīng)用還可以縮短信息獲取流程，信息需求人員在查詢相關(guān)信息時(shí)，不需要追溯原始信息，可以通過BIM 平臺直接查詢到項(xiàng)目施工某一階段的結(jié)果[3]?？偟膩碚f，BIM 技術(shù)的引入將會使得工程設(shè)計(jì)院的檔案管理系統(tǒng)更加智能化，檔案管理部門也不再是一個簡單的資料儲存?zhèn)}庫。

3.4 完善工程設(shè)計(jì)院檔案信息數(shù)據(jù)庫

工程設(shè)計(jì)檔案能夠全面反映某一建設(shè)領(lǐng)域的建設(shè)成果和城市發(fā)展現(xiàn)狀，作為高價(jià)值的信息資源，建立相應(yīng)的設(shè)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)庫極為重要。工程設(shè)計(jì)院需要從各管理模塊和應(yīng)用系統(tǒng)當(dāng)中采集規(guī)整相應(yīng)的檔案資料，在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中建立多個子文件，依據(jù)項(xiàng)目類型、使用頻率等維度進(jìn)行檔案分類，方便后續(xù)使用和查詢；同時(shí)，完善數(shù)據(jù)庫的查詢功能，用戶不僅可以通過關(guān)鍵字、編號等查詢相關(guān)信息，還可以將查詢結(jié)構(gòu)自動生成數(shù)據(jù)報(bào)表或辦公文件。此外，數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用必然會給檔案管理工作帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)，這就需要工程設(shè)計(jì)院采取檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防范措施，對于工程設(shè)計(jì)院參與重大項(xiàng)目所涉及的資料、圖紙、文件等及時(shí)備份，并建立數(shù)字檔案備份中心，或通過限制登錄權(quán)限等方式，避免檔案數(shù)據(jù)被篡改或數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險(xiǎn)，保證數(shù)據(jù)庫運(yùn)營安全穩(wěn)定。

4 結(jié)語

建筑行業(yè)在發(fā)展過程中，信息化應(yīng)用和普及有效降低了檔案管理工作的成本。在檔案對接、共享、使用及管理過程中，工程設(shè)計(jì)院必須要充分認(rèn)識到信息技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢作用，以發(fā)展的眼光看待檔案管理信息化推進(jìn)。同時(shí)，工程設(shè)計(jì)院也要不斷創(chuàng)新檔案管理手段，例如：通過對圖檔資料的編研工作，可以實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)院檔案、圖書以及情報(bào)管理一體化；或者，工程設(shè)計(jì)院也可以建立特色檔案信息化管理系統(tǒng)，以技術(shù)項(xiàng)目作為核心，提升檔案管理的層次性。只有適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求，才能推進(jìn)工程設(shè)計(jì)院長足發(fā)展。