工程造價(jià)資料對工程結(jié)算的重要性

王全榮

（中宬建設(shè)管理有限公司 廣東廣州 510000）

0 前言

工程造價(jià)資料，指的是在建設(shè)項(xiàng)目開展施工工作的過程中所產(chǎn)生的一切資料，包括但不限于施工過程中的現(xiàn)場施工記錄、工程的隱蔽驗(yàn)收記錄、工程簽證資料、設(shè)計(jì)變更資料、施工技術(shù)方案、專項(xiàng)施工方案、施工材料進(jìn)場記錄及單價(jià)審批、進(jìn)場材料合格證明、材料采購合同、各類材料及設(shè)備檢測報(bào)告、施工圖紙及圖紙會(huì)審記錄、建設(shè)方下發(fā)的工程聯(lián)系單、施工方提交的工作聯(lián)系單、各項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要、施工合同及補(bǔ)充協(xié)議等。

而工程造價(jià)資料管理，便是選派資料管理專業(yè)工作人員，在項(xiàng)目施工過程中及時(shí)地進(jìn)行工程造價(jià)資料的收集、整理及手續(xù)跟辦，而后進(jìn)行分類歸檔，保證為項(xiàng)目結(jié)算書的編制提供真實(shí)有效的依據(jù)。工程造價(jià)資料管理工作的好壞，直接影響工程結(jié)算工作質(zhì)量的好壞，同時(shí)也是衡量工程結(jié)算合理性的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，是企業(yè)提升項(xiàng)目收益的重要支持。

1 時(shí)下工程造價(jià)資料管理的問題所在

（1）工程造價(jià)資料不完整現(xiàn)象突出。工程造價(jià)資料的不完整極易造成項(xiàng)目竣工結(jié)算時(shí)引發(fā)爭議，導(dǎo)致出現(xiàn)結(jié)算扯皮現(xiàn)象，嚴(yán)重者甚至導(dǎo)致竣工結(jié)算出現(xiàn)拖延。一般來說，工程造價(jià)資料的不完整主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：①隱蔽施工部位未辦理施工確認(rèn)，比如當(dāng)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)做法與圖紙有出入時(shí)，在施工過程中應(yīng)當(dāng)及時(shí)申報(bào)建設(shè)單價(jià)進(jìn)行施工確認(rèn)，跟蹤好相關(guān)手續(xù)的辦理，確保資料真實(shí)有效。②對工程竣工結(jié)算資料要求理解不到位，導(dǎo)致資料的搜集不全面，影響工程竣工結(jié)算。③在進(jìn)行資料管理過程中，針對建設(shè)方下發(fā)的工程聯(lián)系單未能及時(shí)作出有效反饋，導(dǎo)致超時(shí)限，致使公司經(jīng)濟(jì)效益受損。諸如此類的工程造價(jià)資料不完整的現(xiàn)象，最直接的影響便是導(dǎo)致工程竣工結(jié)算時(shí)間拖延，嚴(yán)重影響了施工單位后續(xù)的工程款回款事宜，影響施工單位正常的經(jīng)濟(jì)效益。

（2）資料管理人員的不專業(yè)性現(xiàn)象明顯。

很多情況下，施工單位聘任的工程造價(jià)資料管理人員僅僅是普通文員或工程人員，通用的問題便是不懂造價(jià)知識(shí)。在這種情況下，工作人員往往只是機(jī)械地進(jìn)行資料搜集，比如接收建設(shè)單位分發(fā)的設(shè)計(jì)變更通知單及變更圖紙、工作聯(lián)系函等資料，不能及時(shí)有效地判斷現(xiàn)場關(guān)于簽證是否需要辦理，導(dǎo)致錯(cuò)過簽證辦理時(shí)效，或者根本未辦理簽證?；蛘叱霈F(xiàn)這種情況，工作人員不關(guān)注施工合同，對施工范圍不甚了解，當(dāng)現(xiàn)場施工范圍出現(xiàn)變化時(shí)，不能及時(shí)有效地辦理相關(guān)的變更確認(rèn)資料，導(dǎo)致竣工結(jié)算出現(xiàn)爭議事項(xiàng)。工作人員不理解合同清單內(nèi)容，對施工定額根本不懂，導(dǎo)致對施工工藝中哪些是合同清單及單價(jià)已包含的內(nèi)容不了解，無法判斷現(xiàn)場需要辦理簽證的情況，未能及時(shí)有效地跟辦簽證事宜。工作人員不了解竣工結(jié)算的具體工程造價(jià)資料要求，對資料的完整性無法保證，在施工過程中未能及時(shí)進(jìn)行工程造價(jià)資料相關(guān)的信息搜集，極易導(dǎo)致竣工結(jié)算出現(xiàn)少報(bào)漏報(bào)，影響施工單位經(jīng)濟(jì)效益。工作人員公文寫作能力較差，凡事總停留在口頭訴說，未形成書面文件，對建設(shè)方下發(fā)的函件未能及時(shí)進(jìn)行回復(fù)，特別是當(dāng)施工方有不同意見的時(shí)候；或者對建設(shè)方的回復(fù)信息理解不到位，導(dǎo)致資料工作出現(xiàn)偏差。以上多種情況都不同程度地說明，這種情況下的工程造價(jià)資料管理，無法為竣工結(jié)算提供有效的資料保證。

（3）竣工結(jié)算編制不專業(yè)。

目前很多工程項(xiàng)目存在這樣一種情況，施工單位為了節(jié)省人力開支，要求現(xiàn)場施工管理人員直接進(jìn)行竣工結(jié)算編制，但施工管理人員大部分并未經(jīng)過專業(yè)的造價(jià)知識(shí)學(xué)習(xí)，對結(jié)算書的編制不夠?qū)I(yè)，嚴(yán)重影響結(jié)算工作的順利開展。另外，由于資料管理工作人員對現(xiàn)場施工的不了解，就設(shè)計(jì)變更文件、圖紙會(huì)審文件、工作聯(lián)系單等收集工作開展不及時(shí)不到位，導(dǎo)致開展結(jié)算工作時(shí)資料欠缺，施工方不得不放棄相應(yīng)的結(jié)算金額。

2 工程造價(jià)資料管理的策略

為了促進(jìn)及保障竣工結(jié)算工作的順利開展，保證建設(shè)工程在施工過程中的工程造價(jià)資料的完整性，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行工程造價(jià)資料管理：

2.1 專人專崗管理

建設(shè)工程從實(shí)施開始，直至竣工驗(yàn)收結(jié)束完畢，就資料管理一職建議設(shè)立專人專崗管理。對于該崗位的職位要求，務(wù)必需要有造價(jià)知識(shí)基礎(chǔ)，熟悉資料管理的基本要求，有一定的公文寫作基礎(chǔ)，能對建設(shè)方發(fā)出的資料文件作出基本準(zhǔn)確的判斷。日常工作內(nèi)容及工作要求是：進(jìn)行工作聯(lián)系函的收發(fā)登記，形成完整的登記臺(tái)賬；設(shè)計(jì)變更及簽證手續(xù)及時(shí)跟辦，例如涉及材料單價(jià)的簽證辦理、由甲方原因或是設(shè)計(jì)原因而導(dǎo)致的現(xiàn)場返工簽證辦理、隱蔽簽證辦理等；對簽訂的施工合同要有所了解，特別是施工工期、工程基本概況、工程承包范圍、合同承包模式、合同計(jì)價(jià)依據(jù)、甲供材料要求等內(nèi)容，做好各項(xiàng)材料資料的登記及管理，如材料入場合格證、材料采購合同、各種專項(xiàng)檢測報(bào)告等。

2.2 分類管理

工程造價(jià)資料涉及內(nèi)容較多，在施工過程中容易造成遺漏甚至遺失。在開展資料管理工作過程中，建議可將所有的工程造價(jià)資料進(jìn)行分類，如工作聯(lián)系單、圖紙類、設(shè)計(jì)變更、工程簽證、合同類、材料類、設(shè)備類等，并將所有的工程造價(jià)資料按分類進(jìn)行順序編號(hào)，編制目錄，掃描存檔并登記臺(tái)賬，定期組織項(xiàng)目部各人員進(jìn)行資料管理學(xué)習(xí)，強(qiáng)調(diào)資料管理的作用，既能方便其他人員的查找，又能促進(jìn)結(jié)算工作的經(jīng)濟(jì)效益提升。

2.3 資料的二次整理

在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收及辦理竣工結(jié)算時(shí)，需要提供完整的工程造價(jià)資料以及進(jìn)行竣工圖紙的編制。當(dāng)圖紙出現(xiàn)重大變更時(shí)，需要進(jìn)行圖紙的重現(xiàn)繪制。當(dāng)圖紙變更內(nèi)容較小時(shí)，可在原施工圖中進(jìn)行變更內(nèi)容的標(biāo)注，同時(shí)附上相應(yīng)的設(shè)計(jì)變更通知單，并且加蓋竣工圖章，再將圖紙進(jìn)行三方簽字蓋章確認(rèn)（施工方、監(jiān)理方及建設(shè)方）。當(dāng)進(jìn)行竣工結(jié)算資料整理時(shí)，除了搜集并整理好竣工圖紙內(nèi)容，還應(yīng)將所有與工程造價(jià)相關(guān)的資料分門別類裝訂成冊，避免因資料缺失而導(dǎo)致在竣工結(jié)算辦理過程中的爭議及不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

2.4 保證資料的有效性

在施工過程中，要實(shí)現(xiàn)工程造價(jià)資料的有效性，必須關(guān)注合同中關(guān)于各項(xiàng)資料管理的相關(guān)管理辦法，重視建設(shè)單位的資料管理要求，特別是時(shí)限要求及簽字確認(rèn)權(quán)限，保證工程造價(jià)資料的辦理是符合行業(yè)及建設(shè)單位相關(guān)規(guī)定，確保工程造價(jià)資料在結(jié)算辦理中是有效的。實(shí)際操作中，常常出現(xiàn)這樣一種情況：由于施工單位的管理理念較為陳舊，憑借著與建設(shè)單位的長期合作關(guān)系，對建設(shè)單位日益完善的資料管理要求不加重視，我行我素，在竣工結(jié)算過程中，提報(bào)的竣工圖紙未加蓋竣工圖章，甚至無建設(shè)方及監(jiān)理方等項(xiàng)目人員的簽字確認(rèn)，簽證變更資料及其他相關(guān)資料或多或少地出現(xiàn)無簽字確認(rèn)的情況。施工方自身未進(jìn)行資料審核的把關(guān)工作。當(dāng)這些竣工結(jié)算以及結(jié)算書提報(bào)至建設(shè)單位時(shí)，最直接的結(jié)果便是資料無效不予審核。而在后續(xù)的資料補(bǔ)辦等工作過程中，常常因?yàn)轫?xiàng)目的完結(jié)、雙方工作人員的流動(dòng)、事后確認(rèn)時(shí)效性等問題，導(dǎo)致資料補(bǔ)辦出現(xiàn)多種問題，最終資料不齊全導(dǎo)致工程結(jié)算時(shí)限過長，并且遭受資料不齊而導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失。

3 結(jié)束語

當(dāng)項(xiàng)目通過竣工驗(yàn)收之后，施工單位能否及時(shí)地進(jìn)行工程款回款工作，是取決于工程結(jié)算的編制是否及時(shí)以及結(jié)算送審及審核工作是否順利推進(jìn)。而這其中，工程造價(jià)資料管理的完善與否，將直接影響工程結(jié)算質(zhì)量的好壞。施工單位在重視現(xiàn)場施工管理以及材料設(shè)備采購管理的前提下，要加強(qiáng)對工程造價(jià)資料管理的重視程度，避免資料管理不善而帶來的不必要經(jīng)濟(jì)損失。