新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下高職學(xué)院人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策

摘? 要：由于高職學(xué)院是由三所中專學(xué)校整合發(fā)展起來的，多年來人事檔案由三校區(qū)的人事干部各自管理。2016年為了加強(qiáng)人事檔案管理，新設(shè)置了專職人事檔案管理干事崗。2018年，學(xué)院新建了學(xué)院檔案室，分散在三校區(qū)的人事檔案全部入新建的檔案庫(kù)。硬件設(shè)施雖然改善了，但是，存在領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理，三校區(qū)上千冊(cè)人事檔案的分類、排序混亂，專職檔案管理干事崗位職責(zé)制定不科學(xué)，檔案管理干事專業(yè)知識(shí)水平滯后等問題。這些問題要及早解決，從上到下重視人事檔案管理，重視檔案管理干部的隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范人事檔案的基礎(chǔ)工作，讓人事檔案發(fā)揮學(xué)院在選人用人上的積極作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案;問題;對(duì)策

一、學(xué)院人事檔案管理中的問題

（一）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理不夠重視。學(xué)院的大政方針和工作計(jì)劃重點(diǎn)放在了立德樹人，教師隊(duì)伍建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和安全，科研學(xué)術(shù)工作，學(xué)生管理，信息化建設(shè)等方面，幾乎不涉及人事檔案管理方面的內(nèi)容。人事處的工作計(jì)劃中也只是一帶而過，計(jì)劃突出招聘、薪酬、考核等方面。普遍認(rèn)為人事檔案管理崗位是低崗位，是養(yǎng)老崗位。

（二）人事檔案管理的基礎(chǔ)工作做的不到位，不規(guī)范。三校區(qū)的人事檔案上千冊(cè)，雖然入了新的檔案庫(kù)房，但還是分三個(gè)校區(qū)分別擺放，還存在著在職人員、退休人員、去世人員檔案混在一起的情況。另外，姓名也沒有完全按照英文26個(gè)字母排序。這些問題不盡快解決，就會(huì)使工作質(zhì)量下降，效率低下，教職工的滿意度不高。比如：教職工要做公證需要查閱檔案，由于檔案排序混亂，查找就要花長(zhǎng)時(shí)間，教職工就要等半天，造成教職工的不滿意。

（三）學(xué)院雖然設(shè)置了專職人事檔案管理干事崗位，但事實(shí)是專崗不專用，人事檔案管理干事還兼做一部分社保業(yè)務(wù)。起初是每月五分之一的時(shí)間做社保業(yè)務(wù)，隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的改革，社保業(yè)務(wù)量迅速增長(zhǎng)，現(xiàn)在是每月五分之四的時(shí)間在干社保的工作，感覺是兼職做人事檔案管理了。有時(shí)社保業(yè)務(wù)和檔案工作撞在了一起，就安排其他人事干事代辦人事檔案的查閱，有可能又會(huì)出現(xiàn)新問題。

（四）專職人事檔案管理干事崗位職責(zé)的制定不科學(xué)。檔案管理干事崗位職責(zé)共十項(xiàng)，其中一項(xiàng)是做好職工社會(huì)保險(xiǎn)的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、醫(yī)療機(jī)構(gòu)變更、生育津貼申報(bào)工作?？梢钥闯?，此職責(zé)包含四項(xiàng)工作內(nèi)容。崗位職責(zé)中僅此一項(xiàng)有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)的工作就要占用一定的工作時(shí)間和精力來完成，并且隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的改革，社保業(yè)務(wù)越來越多，使得專職檔案管理干事專人不專用，不能踏踏實(shí)實(shí)地、全身心地做好人事檔案管理工作。

（五）學(xué)院對(duì)人事檔案專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)重視不夠。人事處現(xiàn)有一名人事檔案管理干事，雖然本科學(xué)歷，中級(jí)職稱，但不是檔案專業(yè)畢業(yè)，也五十多歲了。因?yàn)橛旨媛氉錾绫I(yè)務(wù)，社保的新政策又層出不窮，人事檔案管理干事不斷的學(xué)習(xí)社保政策文件，精力有限，人事檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)就無暇顧及。也缺少人事檔案方面的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。

二、針對(duì)學(xué)院人事檔案管理中存在的問題，提出五點(diǎn)解決對(duì)策

（一）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人要進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，把人事檔案管理工作全面重視起來。人事檔案工作特別是干部人事檔案工作是落實(shí)從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部要求的重要內(nèi)容;人事檔案工作特別是專業(yè)技術(shù)人員的檔案在學(xué)院引進(jìn)人才工作中發(fā)揮著重要依據(jù)作用。應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，在制定學(xué)院發(fā)展規(guī)劃和部門工作計(jì)劃中，把人事檔案管理工作作為重點(diǎn)寫進(jìn)去，監(jiān)督執(zhí)行。在校園網(wǎng)加大對(duì)人事檔案管理工作重要性的宣傳，扭轉(zhuǎn)人們對(duì)人事檔案管理崗位是低級(jí)崗，是養(yǎng)老崗位的認(rèn)識(shí)。

（二）夯實(shí)人事檔案規(guī)范管理的基礎(chǔ)工作。千事萬事做好，基礎(chǔ)是關(guān)鍵?，F(xiàn)在，人事檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急就是要盡快把原來三校區(qū)上千冊(cè)的人事檔案按英文26個(gè)字母分在職職工、退休職工、離休職工、去世人員、其他五類排序，提高查找的時(shí)間效率。排好序后，將原來三校區(qū)的散檔和新產(chǎn)生的工資表、考核表及時(shí)歸入個(gè)人檔案，保證檔案材料安全完整。

（三）設(shè)置的專職檔案管理干事要專人專用?！度耸聶n案管理辦法》中規(guī)定：保管1000份以上檔案的單位，至少配備1名專職檔案管理人員。學(xué)院在職職工和退休職工超千人，人事檔案超千冊(cè)，部門負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定，保障人事檔案管理干事在工作時(shí)間內(nèi)全身心地做檔案工作。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的改革，社保新政策新業(yè)務(wù)也越來越多，人事處各個(gè)崗位的日常工作量大，人員緊張，在此情況下，就要設(shè)置社保干事，專職負(fù)責(zé)學(xué)院的社保工作，避免人事檔案管理干事顧此失彼。

（四）按照學(xué)院《人事檔案管理辦法》中人事檔案管理部門的職責(zé)重新制定人事檔案管理干事崗位職責(zé)。學(xué)院《人事檔案管理辦法》中人事檔案管理部門的職責(zé)共九項(xiàng)，沒有一項(xiàng)涉及社保業(yè)務(wù)。根據(jù)《人事檔案管理辦法》，刪除檔案管理干事崗位職責(zé)中有關(guān)做好職工社會(huì)保險(xiǎn)的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、醫(yī)療機(jī)構(gòu)變更、生育津貼申報(bào)工作此項(xiàng)職責(zé)。人事檔案管理干事崗位具體職責(zé)：在人事處長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真做好人事檔案的管理工作;根據(jù)人員出入及時(shí)移交或索要其人事檔案。建立定期清點(diǎn)制度，對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)入的檔案，要及時(shí)發(fā)函或索要;要積極主動(dòng)地向有關(guān)部門收集職工的工資調(diào)整、晉升、考核、入黨入團(tuán)、學(xué)位、獎(jiǎng)懲、離退休等應(yīng)入檔的材料，保持檔案材料的完整;根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，做好人事檔案材料的鑒定、整理、清理、裝訂工作;嚴(yán)格執(zhí)行《查閱檔案規(guī)定》制度;嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案保密制度等。

（五）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人要關(guān)心愛護(hù)人事檔案管理人員，提供參與中心工作、了解學(xué)院發(fā)展的機(jī)會(huì)，幫助解決工作、學(xué)習(xí)、生活中的困難。進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)工作，每年組織不少于一次的專題業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。保持人事檔案管理人員相對(duì)穩(wěn)定，因人員退休和工作需要調(diào)動(dòng)的，須先明確接替人員并在其熟悉人事檔案業(yè)務(wù)后再進(jìn)行工作交接。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱玉媛，周耀林人事檔案管理原理與方法[M].武漢大學(xué)出版社.

作者簡(jiǎn)介：

段紅宇（1968-），女，漢族，北京人，本科，經(jīng)濟(jì)師;研究方向：社會(huì)保險(xiǎn)、內(nèi)部控制、人事檔案。