檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

王娜

摘 要：在職業(yè)技術(shù)學(xué)院發(fā)展建設(shè)過程中，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，對提高職業(yè)技術(shù)學(xué)院的管理質(zhì)量，提高檔案管理有效性，具有積極的作用。本文對檔案管理信息化建設(shè)存在的問題和解決措施進(jìn)行深入的分析研究，并結(jié)合實(shí)際提出合理的建議，為推進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的信息化發(fā)展，發(fā)揮積極的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 問題 解決措施

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）02-00-01

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化已成為整個(gè)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。職業(yè)技術(shù)學(xué)院在發(fā)展過程中，也要注意加強(qiáng)檔案信息化管理的建設(shè)，這是職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理發(fā)展必然會(huì)經(jīng)歷的環(huán)節(jié)。

一、當(dāng)前職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)對檔案信息的合理配制，從而為教學(xué)工作提供支持和服務(wù)，有效提高職業(yè)技術(shù)學(xué)生的教學(xué)質(zhì)量。此外，職業(yè)技術(shù)學(xué)生的檔案管理工作是社會(huì)檔案管理體系的重要組成部分，加強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理信息化建設(shè)，對推動(dòng)整個(gè)社會(huì)的檔案管理信息化發(fā)展，具有積極的實(shí)踐意義。

1.檔案管理觀念較為滯后

目前，部分職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理觀念較為落后，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要價(jià)值，也沒有重視檔案管理工作。檔案管理對職業(yè)技術(shù)學(xué)生教學(xué)、學(xué)樣管理、學(xué)校發(fā)展等都具有極為重要的影響，但很多職業(yè)技術(shù)學(xué)院都沒有認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，在學(xué)校建設(shè)過程中，沒有針對檔案管理方面進(jìn)行系統(tǒng)的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理理念、管理模式和方法等等，都較為落后。

2.檔案信息化管理技術(shù)水平較為落后

在大部分發(fā)職業(yè)技術(shù)學(xué)院中，對于檔案管理仍在采用傳統(tǒng)的管理方法，其管理技術(shù)水平較為落后。雖然部分職業(yè)技術(shù)學(xué)院引進(jìn)了現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，但僅在部分管理環(huán)節(jié)引入了現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，并沒有全面的應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)對檔案實(shí)施管理。此外，對于檔案信息的應(yīng)用和共享方面較為落后，沒有實(shí)現(xiàn)學(xué)校之間、學(xué)校與行政單位之間以及學(xué)校與社會(huì)之間的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化共享。因此，當(dāng)前對于檔案信息化管理技術(shù)的應(yīng)用仍較為單一和落后[1]。

3.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平較低

要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，離不開專業(yè)技術(shù)人員的支持。但在職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作中，嚴(yán)重缺乏檔案管理專業(yè)人才?，F(xiàn)有的檔案管理人員對于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通讀等技術(shù)的掌握水平不高，應(yīng)用不夠熟練，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化的實(shí)施和應(yīng)用。由于對檔案管理不夠重視，沒有對其進(jìn)行人才優(yōu)化配置，導(dǎo)致檔案管理人員普遍年紀(jì)較大，人員結(jié)構(gòu)嚴(yán)重不合理。

4.對檔案的利用效率較為低下

在職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理中，只重檔案信息收集、整理和存檔，不重視應(yīng)用的現(xiàn)象非常普及。特別是在檔案共享、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等方面，沒有對其重要價(jià)值進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的信息化發(fā)展。

5.無法有效保障檔案信息安全

隨著整個(gè)社會(huì)的信息化發(fā)展，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理也受到了影響，正處于傳統(tǒng)管理模式向著現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)化，兩者共存的狀態(tài)。在這種情況下，如果沒有重視檔案管理信息化建設(shè)過程中的安全問題，很可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和電腦病毒的影響，造成檔案信息泄漏，嚴(yán)重危害檔案信息安全。

二、加強(qiáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)的主要措施

1.建立檔案管理信息化平臺(tái)

要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，首先職業(yè)技術(shù)學(xué)院必須要充分重視檔案管理信息化建設(shè)，正確認(rèn)識(shí)其重要價(jià)值。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)力度，建立完善的檔案管理信息化平臺(tái)。學(xué)院應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況以及檔案管理信息化建設(shè)需求，購置數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、信息錄入設(shè)備、管理軟件等等，為實(shí)施檔案管理信息化準(zhǔn)備好硬件條件。需要注意，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，其重點(diǎn)就是建設(shè)數(shù)據(jù)庫，這是存儲(chǔ)檔案信息的重要媒介，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的重要基礎(chǔ)，對檔案信息化建設(shè)擔(dān)負(fù)著重要的核心和主體作用。

此外，還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容之一。特別要做好校園網(wǎng)和案檔數(shù)據(jù)庫服務(wù)之間的連接，強(qiáng)化管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的重要作用，聯(lián)合數(shù)據(jù)庫有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，從而使檔案信息的服務(wù)功能能夠充分發(fā)揮出來[2]。

2.建立完善的檔案管理制度

要有效建設(shè)檔案管理信息化，就必須要根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，制定完善的檔案管理制度，包括對其信息化建設(shè)的規(guī)劃方案等等，從而保證職業(yè)技術(shù)學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化發(fā)展，促進(jìn)檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)院、為社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步提供重要的檔案信息服務(wù)。

3.提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，人才是重要因素。因此，職業(yè)技術(shù)學(xué)院一方面要引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，另一方面要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。除此之外，必須要對檔案管理人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效的優(yōu)化調(diào)整，建設(shè)一只具有高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，為推進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展，奠定重要的人才基礎(chǔ)。

4.加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)建設(shè)

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，做好檔案信息安全防護(hù)工作是重中之重，這也是保證檔案管理信息化的優(yōu)勢能夠充分發(fā)揮出來的重要前提條件。要做好檔案信息安全防護(hù)，首先職業(yè)技術(shù)學(xué)院必須要在安全設(shè)施方面加大投入力度，包括引進(jìn)安全技術(shù)和設(shè)計(jì)，應(yīng)用安全軟件等等，從而有效保防檔案信息安全，避免發(fā)生檔案信息泄漏問題。

此外，必須要建立完善的檔案信息安全管理制度，針對檔案管理信息化的全過程，對每一個(gè)環(huán)境都要制定有效的信息安全管理制度，并依照制度實(shí)施嚴(yán)格的安全管理，有效保證檔案信息安全，保證檔案管理信息化發(fā)展，使檔案信息能夠被充分利用，為推進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展建設(shè)，發(fā)揮積極的作用[3]。

結(jié)語

職業(yè)技術(shù)學(xué)院加快檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效提高檔案信息利用效率，從而為做好職業(yè)技術(shù)學(xué)院管理工作，起到重要的促進(jìn)作用;對推動(dòng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的發(fā)展進(jìn)步，也具有十分重要的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]薩日娜.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].中國保健營養(yǎng)，2019，29（6）：302.

[2]許金紅.論高職院校檔案信息化的建設(shè)和管理[J].信息記錄材料，2019，20（8）：180-181.

[3]王冬至.高職院校學(xué)生檔案管理工作信息化建設(shè)研究[J].卷宗，2019，9（19）：46.