探析行政管理工作中辦公室的溝通協(xié)調(diào)作用

陳愛民

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)產(chǎn)生矛盾沖突已經(jīng)非常普遍，為了不影響正常工作進(jìn)度與發(fā)展進(jìn)程，就需要開展有效的溝通協(xié)調(diào)工作，因此，辦公室管理就起到了非常大的作用。本文主要分析了行政管理工作中辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，概述了行政管理工作中辦公室的工作職能，并提出了提升辦公室溝通協(xié)調(diào)工作效果的方式，以供參考。

關(guān)鍵詞：行政管理 辦公室 溝通協(xié)調(diào)

中圖分類號(hào)：G472文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）01-0-01

行政辦公室在單位屬于一個(gè)綜合性管理部門，是單位人員之間進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)的重要途徑，單位的日常政務(wù)、會(huì)議、后勤等工作，都離不開辦公室的溝通與協(xié)調(diào)，只有在辦公室的協(xié)調(diào)下，單位的各項(xiàng)工作才能有序開展。

一、行政管理工作中辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的重要性

管理學(xué)家巴納德認(rèn)為，將一個(gè)組織中的所有成員密切聯(lián)系起來并朝著一個(gè)目標(biāo)和方向努力的方式，就是溝通，由此可見溝通協(xié)調(diào)在行政單位中發(fā)揮的作用是非常大的。辦公室的工作十分復(fù)雜，人員分配也比較多樣，主要有辦公室管理人員、輔助管理人員、文秘人員、收發(fā)人員、機(jī)要人員、文印員以及后勤人員等。日常工作比如對(duì)辦公室、人員工作秩序、會(huì)議室、監(jiān)控室等進(jìn)行管理;對(duì)檔案、文檔、印章等的管理;起草、修改、報(bào)告以及分發(fā)各類文件;進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)日程安排、會(huì)議安排、會(huì)議記錄等工作。辦公室的每一項(xiàng)工作都應(yīng)反映出嚴(yán)謹(jǐn)與認(rèn)真的態(tài)度，只有這樣，才能更好的凝聚人心和力量，樹立單位良好的形象，讓單位的各項(xiàng)工作更加井然有序。

二、行政管理工作中辦公室的工作職能

1.上級(jí)與下級(jí)之間的協(xié)調(diào)

辦公室的首要工作要做好領(lǐng)導(dǎo)間的協(xié)調(diào)工作，充分發(fā)揮其“潤滑劑”的作用，讓領(lǐng)導(dǎo)之間真正領(lǐng)會(huì)求同存異的內(nèi)涵，做好管理工作。不同領(lǐng)導(dǎo)的出發(fā)點(diǎn)或者所分管的工作存在差別，因此提出的要求也會(huì)有所不同，這種情況下，辦公室相關(guān)人員要有大局意識(shí)，在以整體利益為基礎(chǔ)的前提下，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)之間持有的不同意見進(jìn)行溝通，及時(shí)消除誤解，盡早達(dá)成共識(shí)。另外，也要發(fā)揮“粘合劑”的作用。辦公室要時(shí)刻維護(hù)團(tuán)結(jié)精神，領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的團(tuán)結(jié)都需要徹底維護(hù)。在此基礎(chǔ)上，正確傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示與精神，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作的意圖，在協(xié)調(diào)內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)的同時(shí)，調(diào)動(dòng)人民群眾的積極性，真實(shí)反映人們的情況，并提出想法和對(duì)策。同時(shí)，在工作中要堅(jiān)持科學(xué)理性、與時(shí)俱進(jìn)的工作態(tài)度，認(rèn)真學(xué)習(xí)新知識(shí)，銳意進(jìn)取，為辦公室工作注入新的活力，進(jìn)一步提升單位的凝聚力和向心力，提升工作效率。比如，當(dāng)財(cái)務(wù)部等相關(guān)下級(jí)部門有問題向領(lǐng)導(dǎo)反饋時(shí)，作為辦公室工作人員，就應(yīng)該積極了解情況，充分發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，盡量采取一些比較溫和的方式解決上下級(jí)之間產(chǎn)生的問題。需要注意的是，因?yàn)檗k公室人員中的部分人員，比如秘書，具有代理領(lǐng)導(dǎo)行使職權(quán)的能力，在實(shí)際工作中，這部分人會(huì)產(chǎn)生自己擁有實(shí)權(quán)的錯(cuò)覺，盲目代替領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，甚至產(chǎn)生的行為。辦公室所起的作用只是協(xié)調(diào)作用，擁有的是代理權(quán)，要正確解決問題，更好的協(xié)調(diào)上下級(jí)的關(guān)系，就要清楚的意識(shí)到自身的權(quán)限和能力范圍，切不可越界。要積極了解實(shí)際情況，將部門的不同意見及時(shí)傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，并將領(lǐng)導(dǎo)的想法準(zhǔn)確精準(zhǔn)的傳達(dá)給下級(jí)，力求做到高效精準(zhǔn)，提高辦公效率和單位整體的服務(wù)水平。

2.平行關(guān)系之間的協(xié)調(diào)

首先，要在各個(gè)部門之間建立平等和諧的關(guān)系，積極了解單位不同部門的工作內(nèi)容，以科學(xué)合理的方式保持部門之間的聯(lián)系，只有這樣，才能充分發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)作用，最大限度的發(fā)揮各個(gè)部門的職能，實(shí)現(xiàn)組織或單位全面發(fā)展的目標(biāo)。另外，日常工作中，單位各個(gè)部門因思想認(rèn)知存在差異，工作時(shí)容易忽視其他部門的要求，容易導(dǎo)致關(guān)系的疏遠(yuǎn)，辦公室應(yīng)從不同的角度出發(fā)，以認(rèn)真、平等的態(tài)度做好溝通協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)各個(gè)部門員工之間形成和諧關(guān)系。比如，A部門的秘書甲，因工作需要到B部門協(xié)調(diào)工作，但完成的不是很好，然后她便向同事不停抱怨，說B部門不配合他們的工作，他要到領(lǐng)導(dǎo)那里說一說。一位經(jīng)驗(yàn)比較豐富的老秘書讓她不要生氣，她可以到領(lǐng)導(dǎo)面前去反應(yīng)這個(gè)情況，但是不能直截了當(dāng)?shù)恼f出事實(shí)，要在理解B部門難處的基礎(chǔ)上，讓領(lǐng)導(dǎo)幫辦法給出協(xié)調(diào)辦法，秘書甲便按照老秘書的指點(diǎn)將這件事情告訴了領(lǐng)導(dǎo)，果然得到了有效的解決。這個(gè)例子中可以看出，秘書甲一開始抱怨是因?yàn)樗豢紤]到本部門的需求，而沒有照顧到其他部門的難處，因此無法做到理解包容和平心待人。如果秘書甲在領(lǐng)導(dǎo)面前直說，這件事情也會(huì)得到解決，但是這樣會(huì)影響部門之間的融洽關(guān)系，日后如果再有相互合作的業(yè)務(wù)，兩個(gè)部門之間肯定又會(huì)出現(xiàn)不配合的情況，反而使兩個(gè)部門之間的矛盾更加激化了。因此，工作中出現(xiàn)問題時(shí)，要分別從自身和他人兩方面找原因，力求找到公平的解決方法，同時(shí)也要顧及其他部門的需求，以更好的完成工作任務(wù)。

3.對(duì)下級(jí)之間的協(xié)調(diào)

對(duì)下級(jí)之間的協(xié)調(diào)工作，就是要深入基層，了解基層群眾的需求，真誠的為基層服務(wù)。在工作中要充分信任他人，并放下優(yōu)越的態(tài)度，真誠的對(duì)待每一個(gè)人，將大家團(tuán)結(jié)起來在輕松和諧的氛圍中敞開心扉，逐漸形成良好的溝通機(jī)制。另外，要充分發(fā)揮自身的帶頭作用，在“干著指揮”的帶領(lǐng)下讓溝通工作更加有序的開展。要做好與下級(jí)之間的協(xié)調(diào)工作，身為行政辦公人員，就要積極投身基層，充分了解基層人員的生活和工作需求，關(guān)心愛護(hù)群眾，為其做更多的實(shí)事，取得基層人員和群眾的信任和支持。只有這樣，才能保證日后各項(xiàng)工作能夠順利開展，提升工作效率奠定良好的思想基礎(chǔ)和感情基礎(chǔ)。

三、行政管理工作中提升辦公室溝通協(xié)調(diào)工作效果的方式

1.進(jìn)一步健全管理制度

為了更好的促進(jìn)辦公室的溝通與協(xié)作工作，在日常管理工作中，進(jìn)一步健全辦公室管理制度，與時(shí)俱進(jìn)的對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行調(diào)整，確保各項(xiàng)工作進(jìn)度不受影響，讓辦公室管理工作更加規(guī)范化。同時(shí)，在原有工作制度體系基礎(chǔ)上，進(jìn)一步規(guī)范工作程序，對(duì)人員辦公過程實(shí)施更好的監(jiān)督。另外，還應(yīng)及時(shí)對(duì)各項(xiàng)工作關(guān)系進(jìn)行梳理，保證權(quán)責(zé)明確，分工合理，從而促進(jìn)行政工作的有效實(shí)施，提升辦公室工作效率和整體評(píng)價(jià)比重。

2.充分發(fā)揮各項(xiàng)工作職能

作為反饋員工意見、貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策的重要部門，辦公室應(yīng)不斷強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)，以大局為重，以實(shí)現(xiàn)發(fā)展為主要目標(biāo)，充分調(diào)動(dòng)辦公室人員的工作積極性，讓各項(xiàng)工作更加規(guī)范化和主動(dòng)化。同時(shí)，辦公室應(yīng)樹立勇于進(jìn)取、奮發(fā)向上的精神，與時(shí)俱進(jìn)，在新形勢下及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并提出想法與建議，為領(lǐng)導(dǎo)做好“參謀”，幫助領(lǐng)導(dǎo)更全面的解決問題。另外，要認(rèn)真鉆研辦公室管理業(yè)務(wù)，認(rèn)清當(dāng)前形勢，對(duì)人民群眾的意見以及各種突發(fā)事件信息要及時(shí)準(zhǔn)確的反饋;通過各類現(xiàn)象之間的聯(lián)系，分析其內(nèi)在發(fā)展規(guī)律，為領(lǐng)導(dǎo)提供更加科學(xué)有效的參考意見，促進(jìn)管理工作的順利進(jìn)行。需要注意的是，在發(fā)揮各項(xiàng)職能的同時(shí)，要保證工作到位，協(xié)調(diào)周全，不能出現(xiàn)顧此失彼的現(xiàn)象，給工作帶來不必要的麻煩。比如，有一次市領(lǐng)導(dǎo)到某地視察，原計(jì)劃要去某地的一項(xiàng)水電站工程的施工現(xiàn)場看看，但是由于客觀原因臨時(shí)取消。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)視察活動(dòng)的地方政府行政辦公室的主任由于工作過太忙，沒有將取消的消息告知前衛(wèi)車司機(jī)，導(dǎo)致第二天領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)該地區(qū)時(shí)，前衛(wèi)車直接開往工程現(xiàn)場，與車隊(duì)脫離。事后得知，前衛(wèi)車人員沒有接到相關(guān)的通知，以致出現(xiàn)了失誤。這樣類似的事情經(jīng)常發(fā)生，職能發(fā)揮的不到往往是因?yàn)橹鬓k人員的疏忽大意，要么是自己沒有親自去辦，由此可見，要想充分發(fā)揮協(xié)調(diào)職能，秘書工作人員必須具備細(xì)致的工作作風(fēng)和親力親為的行事習(xí)慣，要不怕麻煩，萬事自己心里要有底，這樣才能保證各項(xiàng)工作萬無一失，提升整體服務(wù)水平。

3.提升溝通協(xié)調(diào)工作技巧

辦公室人員雖然不具備任何權(quán)利，但是在實(shí)際行政管理工作中發(fā)揮著重要作用。每一位辦公室工作人員在工作中具備的基本素質(zhì)，就是溝通與協(xié)調(diào)能力。要提升溝通協(xié)調(diào)能力，除了具有豐富的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)掌握一定的溝通技巧和協(xié)調(diào)方式，只有這樣，才能更好地解決工作中遇到的不同問題，對(duì)不同意見開展有效的溝通與協(xié)調(diào)，使各方盡快達(dá)成共識(shí)，促進(jìn)團(tuán)結(jié)與合作。在進(jìn)行溝通時(shí)，首先要有角色意識(shí)，辦公室人員不能越位，更不能隨便使用代理權(quán)，只要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行上傳與分配即可，不能擅自修改領(lǐng)導(dǎo)人的意見。另外，還需注意溝通方式的適當(dāng)性，在溝通協(xié)調(diào)工作中，不能強(qiáng)迫大家絕對(duì)服從，需要以平等的姿態(tài)與其他人員之間進(jìn)行協(xié)商，直至達(dá)成共識(shí)。辦公室工作復(fù)雜多變，還應(yīng)注意提升自身的反應(yīng)能力，在工作中耐心、細(xì)心的處理各種事務(wù)，關(guān)注事情發(fā)展動(dòng)態(tài)，把握好細(xì)節(jié)，及時(shí)介入，采取科學(xué)的方式進(jìn)行溝通，盡可能將矛盾化解在萌芽狀態(tài)中，讓工作事半功倍。

結(jié)語

綜上所述，行政管理工作中辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作，可以有效凝聚單位的人心和力量，樹立單位良好的形象，讓單位中的各項(xiàng)工作更加井然有序。辦公室的工作職能主要是對(duì)上級(jí)與下級(jí)之間、平行關(guān)系之間、對(duì)下級(jí)之間的溝通與協(xié)調(diào)，為了提升行政管理工作中提升辦公室溝通協(xié)調(diào)效果，首先，要進(jìn)一步健全管理制度，使辦公室管理工作更加規(guī)范化;其次，充分發(fā)揮辦公室各項(xiàng)工作職能，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí);最后，提升溝通協(xié)調(diào)工作技巧，了解各方實(shí)際需求，積極溝通，找到最佳的溝通方式和解決辦法，讓辦公室工作更加合理有序。

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