數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

鄭云鵬

摘 要：檔案管理是信息化改革較早涉足的領(lǐng)域，而檔案數(shù)字化是檔案管理信息化改革中較早出現(xiàn)的內(nèi)容之一。本文主要探討數(shù)字化檔案，在檔案管理改革過程中的發(fā)展背景和早期功能定位，同時也結(jié)合當(dāng)前時代下檔案管理工作的發(fā)展趨勢，重新審視數(shù)字化檔案在現(xiàn)代化檔案管理工作中的作用，希望能夠?yàn)闄n案管理工作者提供一下參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化檔案 現(xiàn)代功能

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2020）01-000-01

一、數(shù)字化檔案的發(fā)展背景與早期功能

傳統(tǒng)的檔案資料通常為實(shí)體化形式存在，而這類實(shí)體存儲介質(zhì)的信息承載量有限，會占用較大的現(xiàn)實(shí)存儲空間，而且也不利于快速查找、歸類和復(fù)制。在信息時代下，數(shù)字化編碼與存儲技術(shù)的出現(xiàn)有效地解決了傳統(tǒng)檔案的這些缺點(diǎn)，因此檔案管理也成為信息時代各行業(yè)信息化改革最早涉及的領(lǐng)域。

從早期檔案管理信息化改革的角度來看，數(shù)字化檔案發(fā)展支出的具體功能定位主要集中在存儲功能層面上，其目的在于解決傳統(tǒng)實(shí)體存儲材料的固有限制，因此早期數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的具體作用也依然以存儲為主，具體可以分為以下三種：第一，對實(shí)體檔案進(jìn)行高密度的存儲，數(shù)字化存儲介質(zhì)可以替代體積百倍于自身的傳統(tǒng)檔案，由此提升檔案存儲機(jī)構(gòu)在檔案信息保存量上的增長上限;第二，為實(shí)體檔案提供有效的備份，用于支持檔案損毀后的恢復(fù)工作;第三，為檔案信息的轉(zhuǎn)移和利用提供更便利的條件，其效率遠(yuǎn)超出傳統(tǒng)檔案，這種便利為檔案信息價值的開發(fā)提供了重要支持。

二、現(xiàn)代化檔案管理中數(shù)字化檔案的新型作用

在信息化技術(shù)高速發(fā)展的今天，數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用早已不再局限于存儲層面，而是根據(jù)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展形成了許多新型作用，拯救檔案管理工作而言，其所產(chǎn)生的新型作用主要有以下幾個方面：

第一，提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，實(shí)體檔案的錄入、歸檔、日常管理等工作幾乎都需要通過人工方式來進(jìn)行處理，這類處理工作中，人工工作的錯誤率相對較高，同時答案內(nèi)容的呈現(xiàn)形式、檔案管理的基本流程都很難達(dá)成絕對的標(biāo)準(zhǔn)化，這會進(jìn)一步提升檔案信息的失真率。再采用數(shù)字化檔案后，檔案信息的處理方式較為標(biāo)準(zhǔn)，人工工作很少涉及檔案內(nèi)容的錄入過程，在標(biāo)準(zhǔn)化的計算機(jī)識別與錄入過程中，檔案信息內(nèi)容失真的概率大大降低;與此同時，采用數(shù)字化檔案后檔案信息采集、歸檔和日常管理的人工參與部分也隨之減少，軟件系統(tǒng)替代人工功能后會促使相應(yīng)管理過程的規(guī)范化。因此，使用數(shù)字化檔案本身就會促進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展，并且這種促進(jìn)性也會伴隨著信息化系統(tǒng)在檔案管理工作中的全面應(yīng)用而逐步深化和完善。

第二，提升檔案管理工作的整體效率。數(shù)字化檔案最初只服務(wù)于檔案管理工作中的存儲介質(zhì)優(yōu)化和信息形式優(yōu)化，這不僅僅會直接改變除檔案錄入和使用形式，還會對檔案管理的大多數(shù)中間過程產(chǎn)生顯著影響。其中最為突出的影響有三個方面，一是促進(jìn)檔案歸類的處理效率，數(shù)字化檔案可以采用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行更快速地歸檔處理，其效率遠(yuǎn)非人工處理所能達(dá)到的;二是提升檔案提取的基本效率，數(shù)字化檔案可以突破時空局限，利用計算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫檢索技術(shù)實(shí)現(xiàn)極其快速的檔案提取，這也是傳統(tǒng)的實(shí)體檔案所不能實(shí)現(xiàn)的;三是提升檔案檢查、修改和校對的效率，部分機(jī)構(gòu)需要定期對檔案信息進(jìn)行檢查、修改、豐富和完善，相應(yīng)檔案信息需要變動，同時檔案變動信息也需要進(jìn)行記錄，使用實(shí)體答案是此類處理工作通常需要增加新的檔案載體，而電子檔案可直接同步記錄，且檔案變更信息的記錄也更為詳實(shí)，這會大幅提升此類檔案處理工作的效率。

第三，降低檔案管理工作的整體成本。傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理工作需要較多的人力資源來滿足檔案管理工作的實(shí)際需要，而且實(shí)體檔案的存儲也需要占用較多的現(xiàn)實(shí)空間，其存儲過程也需要提供較高的安全保障條件，上述三類需求都導(dǎo)致了傳統(tǒng)檔案管理工作的整體成本偏高，這也使得部分機(jī)構(gòu)對于檔案管理工作的支持略有不足。而在使用數(shù)字化檔案的情況下，檔案管理工作對人的需求降到最低，同時也可以擺脫對現(xiàn)實(shí)空間的硬性需求，也能消除傳統(tǒng)實(shí)體檔案對多樣化安全保障條件的特殊需求，這使得檔案管理工作的硬性成本得到有效控制。

三、數(shù)字化檔案對檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)和機(jī)遇

雖然檔案數(shù)字化為檔案管理工作帶來了巨大的變革和發(fā)展，但與此同時為檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，具體表現(xiàn)在兩個方面：一是數(shù)字化檔案帶來了新的信息安全風(fēng)險，數(shù)字化檔案也存在被竊取、篡改和破壞的風(fēng)險，這需要檔案管理機(jī)構(gòu)對數(shù)字化檔案管理?xiàng)l件下信息化安全防護(hù)措施進(jìn)行完善;二是數(shù)字化現(xiàn)在全新的信息化系統(tǒng)中運(yùn)行才能充分發(fā)揮其價值，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)也需要根據(jù)數(shù)字化檔案的管理和利用需求建立完善的整理信息化系統(tǒng)，這需要相應(yīng)機(jī)構(gòu)對檔案信息化管理的流程進(jìn)行重新梳理和完善。

當(dāng)然，數(shù)字化檔案的出現(xiàn)也意味著檔案管理信息化發(fā)展的開始，當(dāng)前信息化技術(shù)尚處于高速發(fā)展，數(shù)字化檔案未來的還有更多有待挖掘的新作用，這也是，現(xiàn)在把管理工作改革所需把握的要點(diǎn)。例如檔案管理不僅僅處理檔案保存工作，還需要結(jié)合檔案歸屬機(jī)構(gòu)的實(shí)際需求，對檔案資源進(jìn)行深入的開發(fā)和利用，挖掘檔案在重要信息留存以外的其他價值。在大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能技術(shù)高速發(fā)展的今天，海量的檔案信息可以通過數(shù)字化檔案之一媒介進(jìn)行高效的整合與利用，比如企業(yè)可以對經(jīng)營檔案信息進(jìn)行綜合性的對比和分析，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)超出常規(guī)財務(wù)報表分析的高價值結(jié)果。

結(jié)語

總體而言，數(shù)字化檔案在檔案管理工的作用并不是恒定不變的，其會隨著檔案管理工作的社會環(huán)境、信息化技術(shù)的總體發(fā)展而不斷拓展，需要始終關(guān)注管理需求和技術(shù)改革的發(fā)展方向，不斷探究數(shù)字化檔案的新型功能和價值，不斷挖掘數(shù)字化檔案在檔案管理中的新功能、新作用，為檔案管理技術(shù)的不斷發(fā)展和完善提供更多樣化的支持。

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