新形勢下的檔案信息化管理的措施

杜喜雁

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的深入研究，人類進(jìn)入了信息化社會，信息技術(shù)的高速發(fā)展給予了大家生活的便利，同時，又為國家檔案工作造成了巨大的沖擊。基于此，保障檔案管理工作的正常運(yùn)行是目前需要解決的關(guān)鍵難題。本文主要闡述了加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性與施行檔案信息化管理的作用，并列舉了應(yīng)用檔案信息化管理的具體策略，旨在完善檔案管理的模式，提高國家工作人員的辦公效率。

關(guān)鍵詞：新形勢政策 檔案管理 信息化社會 重要措施

中圖分類號：G251文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2020）01-00-01

檔案信息化管理主要是利用信息資源實現(xiàn)收集、存儲、保管和利用檔案信息的方式，不僅有助于減少資源的消耗，還有助于保障檔案信息的安全，更有助于體現(xiàn)檔案信息化管理的價值。并且，檔案作為初始信息來源，加強(qiáng)其信息技術(shù)管理化對推動社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有重要作用，所以，促進(jìn)檔案信息化管理是當(dāng)今社會刻不容緩的戰(zhàn)略需要。

一、加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性

檔案不僅囊括了公民和組織參與活動的信息，還包含了國家舉行會議的重要記錄，其涉獵范圍涵蓋了政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、歷史和文化等各個行業(yè)的知識，所以，保障檔案信息的安全與合理運(yùn)用是目前信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。第一，檔案信息化管理是通過相關(guān)部門的干涉，通過有效的技術(shù)和手段對檔案信息進(jìn)行整理和管理，不僅有助于滿足公民對檔案信息的需求，又有助于規(guī)范檔案信息的合理應(yīng)用，保障檔案信息的安全。第二，傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人工，不僅消耗了大量的人力、物力和財力，還造成了資源的浪費(fèi)，而檔案信息化管理順應(yīng)了信息化社會的發(fā)展趨勢，發(fā)揮了信息資源的作用，減少了資源的損耗，促進(jìn)了社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。第三，檔案信息化管理改變了信息傳播的載體，提取檔案信息要求公民提供準(zhǔn)確、真實的身份信息，既符合我國檔案信息利用的新形勢，還維護(hù)了社會的安全和穩(wěn)定。[1]

二、施行檔案信息化管理的作用

檔案信息化管理便捷了公民的提取利用，降低了資源的浪費(fèi)，促進(jìn)了我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)程。首先，改善了檔案利用的服務(wù)質(zhì)量，信息化管理模式保證了公民提取利用的及時性和準(zhǔn)確性，符合了社會高速發(fā)展的需求。并且，傳統(tǒng)的檔案管理采用紙質(zhì)記錄的形式，既限制了接觸檔案信息的范圍，又?jǐn)U大了檔案信息搜集的條件，增加了公民提取、利用檔案信息的難度。而檔案的信息化管理充分發(fā)揮了計算機(jī)技術(shù)的廣泛使用的優(yōu)勢，便利了公民需要的檔案信息查閱形式，拋離了時間和空間的限制，為公民提供隨取隨用的檔案信息需求服務(wù)，有效的提高了檔案信息的使用率。其次，減輕了檔案部門工作人員的工作量，檔案信息化管理主要是對已知的檔案信息進(jìn)行輸入、處理、存儲和輸出。而傳統(tǒng)的檔案管理要求工作人員手動收集、整理和處置公民所需的信息，增加了檔案部門工作人員的工作量，所以，信息化管理模式實現(xiàn)了自動化、高效化和網(wǎng)絡(luò)化，一次錄入，多次受用，為公民提供了準(zhǔn)確高效的信息通道，改善了傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高檔案部門工作人員的工作效率。最后，賦予了檔案信息更高的價值，檔案信息的價值主要體現(xiàn)在用戶使用的多寡，而傳統(tǒng)的檔案管理模式限制了用戶的增長，降低了檔案信息的價值，因此，施行檔案信息化管理整合了分散的檔案信息，實現(xiàn)了信息一體化，用戶利用網(wǎng)絡(luò)可以完成檔案信息的提取和利用，擴(kuò)大了檔案信息的受用群，提升了檔案信息的實際價值。[2]

三、應(yīng)用檔案信息化管理的具體措施

1.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是應(yīng)用檔案信息化管理的重要舉措之一，所以，政府需要滿足檔案管理部門的設(shè)施需求，為檔案管理部門的工作人員提供舒適、輕松的工作環(huán)境，擴(kuò)大檔案信息化管理的運(yùn)用范圍，從而提高工作人員的工作效率。如引入新型的計算機(jī)設(shè)備、掃描儀、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)信息處理設(shè)備的高效性、合理性。建立完整獨立檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)體系也是完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，例如，通過強(qiáng)制性手段分離部門網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)，使檔案管理部門擁有獨立的信息網(wǎng)絡(luò)體系，不僅有助于保障檔案信息的安全使用，還有助于保證檔案信息輸入和輸出的高效，讓公民充分體驗信息社會的便捷。

2.融入新穎的管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

檔案信息化管理不只是局限在計算機(jī)系統(tǒng)中，而應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，實現(xiàn)信息電子化、信息網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)，單一的計算機(jī)化信息管理雖然擴(kuò)大了檔案信息的受用群，提高了檔案信息的利用率，但難以管理大量的檔案信息，因此，部門需要融入新穎的管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，通過大網(wǎng)絡(luò)管理和利用復(fù)雜的檔案信息，與此同時，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的鈣素發(fā)展，電子化檔案管理獲得了廣大人民群眾的接受和支持。另外，OA系統(tǒng)的開發(fā)和利用也有利于提高辦公效率，而獨立開發(fā)OA系統(tǒng)的價格昂貴，所以，檔案管理部門可以聯(lián)合其他政府部門共同開發(fā)利用一套OA系統(tǒng)，營造規(guī)范性的工作環(huán)境。并且，OA系統(tǒng)為檔案管理部門提供了優(yōu)秀的系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)了區(qū)域環(huán)境內(nèi)檔案信息的共享，不僅滿足了信息化社會的發(fā)展趨勢和需求，還促進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的進(jìn)步和提升，從而達(dá)到了我國科技強(qiáng)國的戰(zhàn)略目標(biāo)。[3]

3.培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化管理人才

檔案信息化管理要求任職人員具備豐富的網(wǎng)絡(luò)知識，所以，政府部門應(yīng)擴(kuò)大招生，并配備較強(qiáng)的師資力量，為檔案管理部門輸送更多的專業(yè)性人才，進(jìn)而推動檔案信息化管理的進(jìn)程。并且，政府需要積極開展成人教育，給予人民群眾更多的就業(yè)機(jī)會，讓越來越多的家庭幼有所依、老有所養(yǎng)。另外，實行微課堂、網(wǎng)絡(luò)授課，充分發(fā)揮計算機(jī)的優(yōu)勢，打破時間和空間的限制，讓更多的人了解檔案信息化管理的重要作用，為學(xué)子提供專業(yè)的教學(xué)環(huán)境，從而培養(yǎng)高素質(zhì)、專業(yè)的檔案信息化管理人才。

綜上所述，檔案信息化管理是網(wǎng)絡(luò)時代的產(chǎn)物，也凸顯了信息化社會的巨大優(yōu)勢，所以，國家需要多方面支持檔案信息化管理的建設(shè)，給予檔案部門任職人員便利的工作條件與舒適的工作環(huán)境，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展，進(jìn)而提高國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉麗秋.論事業(yè)單位管理檔案管理中現(xiàn)代化方式的運(yùn)用[J].中外企業(yè)家，2019（22）：128.

[2]李暉.大數(shù)據(jù)背景下檔案追蹤機(jī)制在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].機(jī)電兵船檔案，2019（04）：40-41.

[3]劉東平.規(guī)范、創(chuàng)新信訪案件檔案管理 為信訪工作保駕護(hù)航[J].機(jī)電兵船檔案，2019（04）：60-63.