煙草行業(yè)人事檔案管理研究

梁瑜玨

摘 要：中國(guó)煙草行業(yè)是國(guó)有企業(yè)的中堅(jiān)力量，為實(shí)現(xiàn)國(guó)家稅利提供了保障。在實(shí)踐中，人事檔案管理作為人事工作的基礎(chǔ)，不僅關(guān)系到每位煙草員工的利益，更是關(guān)系到國(guó)有企業(yè)的健康發(fā)展。從理論結(jié)合實(shí)踐的角度出發(fā)，探析煙草行業(yè)目前的人事檔案管理現(xiàn)狀，指出存在的問題，提出有針對(duì)性的解決方案，有利于健全人事檔案管理制度，提高人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：煙草行業(yè);人事檔案;管理

中圖分類號(hào)：F24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2020.01.034

2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，明確指出“干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有?！币虼?，國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理顯得尤為重要。2018年煙草行業(yè)實(shí)現(xiàn)工商稅利總額超過一萬億元，為國(guó)有企業(yè)和國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出重大貢獻(xiàn)。作為人事工作的重要組成部分，人事檔案管理在煙草行業(yè)的發(fā)展中起著重要的作用。

1 煙草行業(yè)人事檔案現(xiàn)狀

目前，全國(guó)煙草行業(yè)職工人數(shù)約55萬人，在國(guó)有企業(yè)中舉足輕重。煙草行業(yè)的人事檔案仍以紙質(zhì)檔案居多，存儲(chǔ)在檔案室內(nèi)。隨著行業(yè)內(nèi)人員調(diào)動(dòng)、學(xué)歷提升、個(gè)人信息變更等情況不斷出現(xiàn)，不管是查閱、更新、利用人事檔案顯得比較被動(dòng)，人事檔案管理方式無法滿足行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的需要。

2 人事檔案管理存在的問題

隨著信息科技的發(fā)展，人員的流動(dòng)，人事檔案的頻繁利用，給煙草行業(yè)的人事檔案管理帶來了困難和挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾方面。

2.1 重視度不夠，制度不健全

一直以來，人們對(duì)人事檔案的重視程度不高，認(rèn)為人事檔案在不查閱的時(shí)候沒有什么用處，無需特別管理。行業(yè)內(nèi)各個(gè)省市、各家單位的人事檔案管理制度不一，存在有的公司制度不健全的現(xiàn)象。制度的不健全帶來的問題很多，比如人事檔案的管理隨意、管理檔案的人員達(dá)不到要求、檔案室不符合規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)等。

2.2 人事檔案管理人員參差不齊

由于對(duì)人事檔案工作的不重視，管理人事檔案的人員素質(zhì)參差不齊，有的管理人員沒有檔案管理的業(yè)務(wù)水平，不清楚查閱檔案的要求，不了解哪些資料應(yīng)該放入人事檔案中、哪些不應(yīng)該放入。甚至很多單位沒有專人負(fù)責(zé)人事檔案的管理，給人事檔案的安全造成一定威脅。

2.3 紙質(zhì)檔案管理不易使用不便

一是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案給管理人員造成不必要的工作負(fù)擔(dān)。由于個(gè)人信息的變更和增加，紙質(zhì)檔案需要不斷修改目錄，這項(xiàng)工作十分繁瑣。比如每年末考核結(jié)束，員工當(dāng)年的考核結(jié)果要被裝進(jìn)人事檔案，此時(shí)就需要在檔案目錄中添加這一信息，然后將目錄頁打印出來，再把新的目錄和考核結(jié)果打孔后裝進(jìn)檔案盒里。在數(shù)字現(xiàn)代化的今天，這項(xiàng)工作顯得有些多余，明明用電子化的手段可以更簡(jiǎn)便地完成。二是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存了幾年到幾十年，尤其是1949年前后形成的檔案，難免出現(xiàn)紙張脆弱、磨損嚴(yán)重的情況，有些檔案已經(jīng)字跡不清、無法辨認(rèn)，不利于查閱。三是隨著在干部提拔環(huán)節(jié)“凡提必審”，人事檔案越來越被頻繁使用，翻閱紙質(zhì)檔案效率低，而且容易遺漏信息。

2.4 人事檔案管理被動(dòng)

信息社會(huì)加快了工作節(jié)奏，但人事檔案的管理被動(dòng)制約了人事工作的發(fā)展，主要表現(xiàn)在檔案管理人員無法及時(shí)掌握員工個(gè)人信息的變更，有些內(nèi)容只能等員工上報(bào)材料，而員工很可能會(huì)忘記告知管理人員，給人事檔案的更新、人事數(shù)據(jù)上報(bào)帶來不便。例如，某員工2017年取得了某職業(yè)資格證書，直到2019年才把證書交給管理人事檔案的人員，導(dǎo)致了檔案更新不及時(shí)、統(tǒng)計(jì)人事信息錯(cuò)誤的情況。

3 解決對(duì)策

針對(duì)當(dāng)前煙草行業(yè)人事檔案管理出現(xiàn)的問題，結(jié)合行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，提出的對(duì)策為“制度+電子檔案”模式，即健全配套的檔案管理制度和建立電子檔案系統(tǒng)。

一是自上而下建立健全的、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的人事檔案管理制度，各省市、各單位結(jié)合自身情況，建立適合自身發(fā)展的認(rèn)識(shí)檔案管理制度。

二是在煙草行業(yè)內(nèi)開發(fā)一個(gè)人事檔案系統(tǒng)，或在現(xiàn)有的中國(guó)煙草網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中添加人事檔案的模塊，由各單位管理員負(fù)責(zé)人事檔案的錄入、新增、變更等管理工作。一方面電子檔案的普及將成為趨勢(shì)，在行業(yè)內(nèi)越早建立電子檔案越有利于今后的工作;另一方面，使用行業(yè)內(nèi)自己的系統(tǒng)大大降低了數(shù)據(jù)被其他公司或個(gè)人竊取的風(fēng)險(xiǎn)。

3.1 提高人事檔案的重視程度

煙草行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和職工應(yīng)該意識(shí)到人事檔案的重要價(jià)值以及管理人事檔案的意義，從制度上、從源頭上重視人事檔案的管理工作。國(guó)家局應(yīng)完善相應(yīng)的制度，各省、市煙草公司根據(jù)國(guó)家局的制度完善本公司的人事檔案制度，對(duì)人事檔案的管理原則、范圍、人員、方式等作出明確要求。

3.2 配備人事檔案管理人員

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，“每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員。有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)，還應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。管理檔案數(shù)量較少且未設(shè)立工作機(jī)構(gòu)的單位，應(yīng)當(dāng)明確崗位，專人負(fù)責(zé)?！睙煵菪袠I(yè)的各單位應(yīng)該明確專人負(fù)責(zé)人事檔案的管理，超過1000卷檔案的，應(yīng)該設(shè)置1名專職工作人員;檔案數(shù)量較少的應(yīng)當(dāng)有專人負(fù)責(zé)。建議各州市煙草公司、各直屬單位將人事檔案管理員上報(bào)至省級(jí)公司備案，形成統(tǒng)一的人事檔案管理員庫，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)定期舉辦人事檔案管理員培訓(xùn)班，確保人事檔案管理員的素質(zhì)符合管理的需求。

3.3 利用新科技做好電子檔案

紙質(zhì)檔案的弊端在現(xiàn)代社會(huì)越來越多地顯現(xiàn)出來，而電子檔案將成為未來檔案的重要載體，開發(fā)、更新一個(gè)新的電子檔案系統(tǒng)勢(shì)在必行。第一，用電子檔案儲(chǔ)存海量的信息，解決存放空間不足、浪費(fèi)紙張等問題;第二，人事部門和信息化部門協(xié)作管理電子檔案，有信息化專員維護(hù)系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的安全性;第三，設(shè)計(jì)搜索關(guān)鍵詞的功能，不必逐頁逐句去尋找;第四，設(shè)計(jì)自動(dòng)匹配目錄的功能，將更細(xì)、添加的檔案內(nèi)容標(biāo)題自動(dòng)更新到目錄中。

3.4 管理方式變主動(dòng)未變動(dòng)

在建立電子檔案的基礎(chǔ)上，可以改變管理檔案的模式，從傳統(tǒng)的人事部門負(fù)責(zé)管理到全員共同參與。假如借助中國(guó)煙草網(wǎng)絡(luò)學(xué)院平臺(tái)，各單位有一個(gè)管理員賬號(hào)，擁有增加、修改電子檔案的權(quán)限，人事部門負(fù)責(zé)人擁有審核電子檔案的權(quán)限，其他每個(gè)員工都有自己的賬號(hào)，用于上傳個(gè)人信息。當(dāng)員工個(gè)人有新增的檔案時(shí)，比如取得博士研究生畢業(yè)證，該員工將信息和畢業(yè)證掃描件上傳到電子檔案系統(tǒng)中，提交管理員審核，管理員審核通過后將信息添加到該員工人事檔案中。

4 結(jié)語

人事檔案的管理看似是微不足道的工作，實(shí)則關(guān)系到人事工作的根基是否牢靠，發(fā)展是否長(zhǎng)遠(yuǎn)。因此，做好新時(shí)代的人事檔案管理工作任重道遠(yuǎn)，我們應(yīng)以飽滿的熱情和認(rèn)真的態(tài)度投入到人事檔案管理中，為煙草行業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)新力量。

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