對干部人事檔案管理工作的思考

李坤

摘要：干部的人事檔案是我國組織人事等有關(guān)部門，根據(jù)黨的干部政策，在具體的培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作過程中，形成的對干部個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和實(shí)際效果、政治思想品德作風(fēng)等內(nèi)容進(jìn)行考核的相關(guān)文件資料，同時(shí)也是國家檔案的重要內(nèi)容。干部人事檔案是對干部經(jīng)歷、表現(xiàn)和活動(dòng)等的真實(shí)反映和詳細(xì)記錄，在全面了解干部和正確選用干部方面發(fā)揮著重要的作用，是做好干部管理工作的基礎(chǔ)和前提條件，會(huì)直接影響干部管理工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：干部;人事檔案;管理;問題及對策

一、我國干部人事檔案在管理過程中的現(xiàn)存問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的檔案管理人員對干部人事檔案缺乏足夠的重視

傳統(tǒng)的人事檔案管理，其主要的工作內(nèi)容是收集干部的政治歷史材料、社會(huì)關(guān)系以及家庭出身等相關(guān)資料，在黨和國家發(fā)展新的歷史時(shí)期，對干部人事檔案管理工作提出了新的要求，對組織人事的政審工作提出了新的要求和規(guī)定，但是在具體的檔案管理過程中，依舊存在一些錯(cuò)誤的思想，比如“人事檔案沒有什么用處了或者作用低了”，尤其是一些單位的領(lǐng)導(dǎo)也沒有對人事的檔案管理工作予以足夠的重視，在其影響下，檔案管理工作人員也就降低了對自己的要求，最終造成檔案的管理工作流于形式，使得檔案管理工作的實(shí)際作用難以得到有效的發(fā)揮。

（二）人事檔案收集工作的力度不夠

目前，我國干部人事檔案相關(guān)資料的收集力度不夠，主要表現(xiàn)在缺乏健全、完善的收集歸檔工作制度，而且缺乏強(qiáng)有力的執(zhí)行。大多數(shù)時(shí)候只是照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，缺乏與本單位實(shí)際情況相適應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，而且收集的材料在內(nèi)容上也缺乏全面性和具體性。就算是有相關(guān)方面的制度，在具體的執(zhí)行過程中也或多或少的存在執(zhí)行力度不夠等問題，致使檔案的收集和整理工作經(jīng)常是被動(dòng)和不及時(shí)。盡管在《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》明確規(guī)定了干部人事檔案管理工作的具體范圍，但是從現(xiàn)階段所收集的人事檔案材料和內(nèi)容來看，在全面、準(zhǔn)確反映一個(gè)干部全貌這一層面上依舊有所欠缺，不僅如此，還有一些歸檔的材料在真實(shí)性和準(zhǔn)確性上還有待考證，并且一些材料在形式和內(nèi)容上還有許多雷同的地方，比如：一些堅(jiān)定、考核和評價(jià)的材料給人千篇一律的感覺，過于使用套話，在形式和內(nèi)容上大致趨同，因此很難真正準(zhǔn)確、有效的反映每一個(gè)干部最真實(shí)的一面。

（三）對人事檔案缺乏高效的運(yùn)用

衡量人事檔案工作質(zhì)量和水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)就是對人事檔案運(yùn)用效率的高低。從我國目前的狀況來看，人事檔案的利用范圍還是有其自身的局限性，其實(shí)際作用還是沒有得到有效的發(fā)揮。目前，人事檔案的作用只是體現(xiàn)在政審、調(diào)升工資以及職務(wù)變動(dòng)中，對干部人員的基本情況進(jìn)行一個(gè)大致的了解，可是在人才選拔等方面的作用并沒有真正體現(xiàn)出來，自然也就難以實(shí)現(xiàn)信息的綜合和分析了。

二、我國干部人事檔案管理現(xiàn)存問題的解決措施

（一）積極建立并完善相應(yīng)的管理制度

1. 需要不斷調(diào)整和優(yōu)化干部人事檔案及材料的審核把關(guān)、轉(zhuǎn)移、檔案質(zhì)量通報(bào)等相關(guān)的檔案管理制度，要對干部人事檔案內(nèi)容失真這一問題引起足夠的重視，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取行之有效的措施加以修正，從而確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性，更進(jìn)一步的維護(hù)干部人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性。

2. 積極建立健全干部檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，充分發(fā)揮組織人事部門的作用，積極促進(jìn)在本單位內(nèi)部各工作機(jī)構(gòu)在干部檔案材料的形成和收集上的溝通協(xié)調(diào)，提高信息傳遞的效率和質(zhì)量。

3. 完善人事檔案管理工作的聯(lián)系制度和情況通報(bào)制度，對干部人事檔案材料進(jìn)行規(guī)范和整理，并及時(shí)做好材料的歸檔工作。

（二）不斷強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí)

積極進(jìn)行硬件的建設(shè)，從而加快實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化和信息化，關(guān)鍵的是需要領(lǐng)導(dǎo)對此予以應(yīng)有的重視，要把干部人事的檔案工作作為自身工作的一個(gè)重點(diǎn)，并擬定相應(yīng)的計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)對檔案的有效管理。

1. 組織人事部門可以安排一位分管領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)干部人事檔案工作的管理，保證人事檔案工作的順利開展，真正把這一工作放在重要的位置上，當(dāng)作一件經(jīng)常性的事情，予以足夠的重視。

2. 從我國人事檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，制定有針對性和可操作性的目標(biāo)，擬定詳細(xì)的工作計(jì)劃和安排，加強(qiáng)干部人事檔案管理工作在計(jì)劃、部署、督查以及落實(shí)等方面的力度。

3. 適當(dāng)加強(qiáng)在人力、物力和財(cái)力等方面的投入，積極改善相關(guān)的設(shè)施，購置必要的硬件，以確保干部人事檔案管理工作的順利開展。

4. 單位可以從信息資源這一角度出發(fā)，樹立信息管理理念，積極創(chuàng)新干部人事檔案管理工作。綜合、全面的分析相關(guān)信息，對其加大研究和開發(fā)的力度，在此基礎(chǔ)上對其進(jìn)行充分、合理以及高效的運(yùn)用，加快人事檔案管理工作從簡單管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)轉(zhuǎn)變的步伐，使干部人事檔案管理部門成為干部、人才工作的參謀部和信息庫。

（三）積極建立并完善干部人事檔案的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成了當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大趨勢。作為檔案事業(yè)的重要組成部分，干部人事檔案管理在信息化的時(shí)代背景下，必須積極進(jìn)行自我的創(chuàng)新和發(fā)展，以滿足時(shí)代發(fā)展的需要。加快實(shí)現(xiàn)信息的融合與共享，增強(qiáng)檔案服務(wù)工作的時(shí)效性，可以在單位的局域網(wǎng)內(nèi)，建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，以便于及時(shí)向需要相關(guān)信息的部門和領(lǐng)導(dǎo)提供最新的資料，增強(qiáng)信息的時(shí)效性。在推進(jìn)干部人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，還需要處理好管理權(quán)和使用權(quán)的問題， 建議使用身份證或者驗(yàn)證密碼來對所需要的信息進(jìn)行提取，做好信息的保密工作。

（四）對干部人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新

1. 要積極完善單位干部人事檔案的內(nèi)容，有效收集干部的基本情況，在此基礎(chǔ)上去整理干部的業(yè)績檔案和能力檔案。

2. 在整理手段上進(jìn)行創(chuàng)新。首先需要對部分材料的歸檔形式作出有效的改變，比如：工資審批表、年度考核表等不應(yīng)該納入到個(gè)人檔案，可以將這一類表格裝訂成冊，然后歸入到文書檔案，并將考核的結(jié)果以及增資的數(shù)額直接填入到個(gè)人檔案欄目中。其次，需要將書本式檔案改為活頁式檔案，如此一來不僅可以減輕裝訂檔案的工作量，同時(shí)還可以對檔案實(shí)現(xiàn)更好的保護(hù)。

（五）加強(qiáng)檔案管理人員的人才隊(duì)伍建設(shè)

單位要想對干部人事檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，就需要不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，采取有效的措施加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，對檔案管理人員加強(qiáng)職業(yè)道德教育，組織現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和規(guī)章制度的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，以此來提升他們的工作能力和業(yè)務(wù)水平。

1. 培養(yǎng)其吃苦耐勞的精神。由于干部人事檔案管理的工作量大，而且比較繁瑣，需要檔案管理人員做大量的艱苦并且細(xì)致的工作，這就要求其能夠忠于職守，不斷增強(qiáng)自我的責(zé)任心和事業(yè)心，能夠吃苦耐勞，踏實(shí)工作。

2. 不斷提升其政治素養(yǎng)。要求其具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，這也是做好檔案管理工作最基本的政治素養(yǎng)。在日常工作中要重視和強(qiáng)化理論學(xué)習(xí)，特別是加強(qiáng)對新《條例》的學(xué)習(xí)，不斷提升自我的素質(zhì)，使自己具備良好的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守組織紀(jì)律，積極維護(hù)檔案的安全性與完整性。

3. 不斷強(qiáng)化其服務(wù)意識(shí)。由于檔案管理工作本來就具有較強(qiáng)的服務(wù)性，其工作的宗旨就是服從和服務(wù)于干部工作。要求檔案管理人員努力練好基本功，對業(yè)務(wù)非常熟悉。嚴(yán)格按照國家的有關(guān)規(guī)定整理和保管檔案，避免檔案出現(xiàn)破損、發(fā)霉和褪色，對一些特別重要和珍貴的檔案要予以高度的重視，并采取特殊的保護(hù)措施。嚴(yán)格遵守國家的保密政策，以防止檔案外泄。盡己所能，為和諧社會(huì)的構(gòu)建貢獻(xiàn)自己的一份力量，積極提供及時(shí)、準(zhǔn)確和周到的服務(wù)。

4. 不斷提升業(yè)務(wù)能力。檔案管理工作人員要結(jié)合自身工作的特點(diǎn)，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提升業(yè)務(wù)能力和水平的同時(shí)，還要加強(qiáng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，讓自己成為具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

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（作者單位：唐山高新區(qū)人力資源和社會(huì)保障局）