數(shù)據(jù)時代企業(yè)電子文件鑒定工作研究

孔明月

鑒定工作一直被認(rèn)為是檔案工作的“關(guān)鍵一環(huán)”，決定著檔案的“存亡”。尤其是在計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的數(shù)字時代，電子文件迅速崛起，其多變性、易逝性、信息和載體的可分離性、對計算機的依賴性等特點對紙質(zhì)文件鑒定理論造成了巨大沖擊，電子文件鑒定已成為亟待研究的重大課題。企業(yè)信息化的不斷推進(jìn)，使得辦公逐漸實現(xiàn)自動化、電子化， 大量的電子文件出現(xiàn)，成為新的主體。如何在海量數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)具有價值的數(shù)據(jù)成為新環(huán)境下面臨的首要問題。企業(yè)電子文件管理業(yè)務(wù)內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、歸檔、保護(hù)、檢索、提供利用等方面，這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)在文件生命周期整個過程中都發(fā)生了一些改變。鑒定工作作為檔案管理的核心組成部分，無論是在理論還是在實踐中，都有著重要的意義。我們對檔案鑒定的研究也在不斷前進(jìn)。特別是在數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡(luò)與信息化技術(shù)的發(fā)展的新環(huán)境下，使得對電子文件鑒定的研究不斷升溫。企業(yè)實踐活動產(chǎn)生的電子文件同樣需要鑒定其留存。企業(yè)內(nèi)部的電子文件對于企業(yè)盈利具有一定的推動作用。隨著新技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)應(yīng)對電子文件的鑒定有新的認(rèn)識，以推動企業(yè)檔案工作的有序進(jìn)行，最大限度發(fā)揮電子文件的價值。

一、企業(yè)電子文件特點及鑒定工作現(xiàn)狀

1.企業(yè)電子文件特點

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于各類載體中，依賴計算機等設(shè)備閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。隨著企業(yè)信息化數(shù)字化的不斷發(fā)展，企業(yè)電子文件基本具有大數(shù)據(jù)的特征。首先，企業(yè)在長期的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營活動中，使海量數(shù)據(jù)匯集到一起，電子文件的數(shù)據(jù)量龐大。其次，企業(yè)電子文件類型多種多樣，涉及多個門類，包括：文書檔案、基建檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、會計檔案和人事檔案等。此外，電子文件所賦予的價值越來越高，能有效保護(hù)檔案原件不被損害并且可以通過數(shù)據(jù)分析重現(xiàn)企業(yè)當(dāng)時的實踐活動，推動企業(yè)智慧化決策。越來越多的電子文件出現(xiàn)在辦公領(lǐng)域，傳統(tǒng)檔案將逐漸淡出人們的視野。檔案工作的重點逐漸由注重實體保管轉(zhuǎn)向虛擬網(wǎng)絡(luò)保管。

2.企業(yè)電子文件鑒定工作現(xiàn)狀

在網(wǎng)絡(luò)科技數(shù)據(jù)高速發(fā)展的新環(huán)境下，鑒定工作比以往地位更加重要，電子文件的鑒定工作成為整個文件生命周期所有業(yè)務(wù)活動的核心環(huán)節(jié)，是其他業(yè)務(wù)活動的基礎(chǔ)。鑒定工作同時也決定著文件的“保管”與“處置”，電子文件的保存數(shù)量以及電子文件的保管期限。如果沒有鑒定工作，根本談不上電子文件的保留并歸檔轉(zhuǎn)化成電子檔案，其他工作也失去了存在的物質(zhì)基礎(chǔ)。在企業(yè)中，堅持以經(jīng)濟(jì)效益為中心，因此，企業(yè)中的各個部門以及工作都需要考慮到成本的問題。檔案工作作為企業(yè)的有機組成部分，也需要發(fā)揮自己的獨特價值為企業(yè)謀取最大效益。企業(yè)電子文件的鑒定工作在某些程度上決定著企業(yè)科學(xué)決策的進(jìn)行。然而，企業(yè)現(xiàn)階段的鑒定工作相對落后。鑒定理念不革新，鑒定工作得不到重視，工作人員缺乏責(zé)任，觀念落后，技術(shù)水平的局限性這些因素都導(dǎo)致了保管過程中“存而不鑒，鑒而不毀，玉石混雜”，造成電子文件數(shù)量激增，管理成本上升，檔案工作效率低下，企業(yè)發(fā)展會受到一定阻礙。

二、企業(yè)電子文件鑒定工作中的挑戰(zhàn)與瓶頸

1.電子文件鑒定的安全與隱私面臨極大的挑戰(zhàn)

隱私保護(hù)問題與電子文件的信息安全是開放的數(shù)據(jù)環(huán)境下所發(fā)展出來的新命題。在傳統(tǒng)的條件下，鑒定的目的是區(qū)分出有價值的檔案，確定其保管期限，以便利用時能及時滿足需要。傳統(tǒng)的鑒定工作在一定程度上節(jié)約了文件的存儲空間以及成本。但是在以數(shù)據(jù)智能為主導(dǎo)的新環(huán)境下，隨著“云”技術(shù)的出現(xiàn)，電子文件的存儲并不是問題，存儲空間以及存儲成本都有所降低，對于企業(yè)獲得效益有重要幫助。然而，隨著計算機、數(shù)據(jù)的不斷流入，電子文件的利用渠道也趨于多樣化，這對于電子文件的安全與隱私問題無疑提出了挑戰(zhàn)。電子文件作為企業(yè)業(yè)務(wù)活動的原始記錄，如果不注重其隱私保護(hù)以及信息安全，就會造成對企業(yè)員工、企業(yè)合作者、企業(yè)本身的信息泄露，企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的泄露，會給企業(yè)帶來巨大的危難，電子文件所面臨的安全風(fēng)險系數(shù)增高，對于信息泄露所帶來的危害控制難度也將加大。

2.電子文件鑒定對技術(shù)水平提出更高要求

為誰鑒定”“由誰鑒定”和“如何鑒定”貫穿著鑒定工作的始終。信息技術(shù)的發(fā)展使得傳統(tǒng)鑒定在為誰鑒定、由誰鑒定、如何鑒定三個方面發(fā)生了變化。尤其是如何鑒定這方面。新環(huán)境下，企業(yè)電子文件的數(shù)量持續(xù)加大，越來越多的電子文件出現(xiàn)在實踐領(lǐng)域，這必然導(dǎo)致企業(yè)工作量的加大，鑒定工作的工作量也會倍增，傳統(tǒng)的鑒定模式將無法適應(yīng)新的節(jié)奏。因此，面對海量的電子文件，鑒定方式必然會發(fā)生轉(zhuǎn)變。鑒定方式的創(chuàng)新改革有賴于技術(shù)水平的高低。企業(yè)具備先進(jìn)的技術(shù)水平，就可以依據(jù)企業(yè)信息化進(jìn)程，選擇適當(dāng)?shù)蔫b定標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計開發(fā)出可以自動鑒定或者批量鑒定的軟件或程序，節(jié)省人力物力財力，節(jié)約成本，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展。

3.電子文件價值多樣復(fù)雜難以分辨

企業(yè)電子文件的價值難以判定導(dǎo)致了企業(yè)鑒定工作的落后。在企業(yè)中，不同利用者的不同需求就會造成電子文件對這個部門有益處，而對于其他部門無用處，這就會造成無法準(zhǔn)確確定電子文件的真正價值。電子文件本身的內(nèi)容也會導(dǎo)致電子文件的價值呈現(xiàn)出多樣性。對于科研技術(shù)類的企業(yè)，其電子文件產(chǎn)生的價值，對于科研部門就產(chǎn)生科研價值;對于辦公室行政管理人員就產(chǎn)生文書價值或業(yè)務(wù)價值。不同性質(zhì)的的電子文件所具有的價值不同，一份電子文件也可能同時具備經(jīng)濟(jì)價值、文化價值、科學(xué)價值、史料價值等等。此外，在電子文件時代，對企業(yè)檔案價值的鑒定還要從其生成過程和加工的過程考慮其內(nèi)容的完整性、真實性、可靠性、可用性、可識別性等。其價值的多樣性要求鑒定工作在實際中要考慮全面，同時也要做好電子文件價值的評估分析，考慮好優(yōu)先等級，是一項情況復(fù)雜極具挑戰(zhàn)的工作。

4.電子文件工作者缺乏鑒定意識、缺乏責(zé)任感

電子文件的日益增長，使得人們對于電子文件的需求越來越精準(zhǔn)，鑒定工作顯得尤其重要，然而，在我國現(xiàn)行的檔案工作中，鑒定工作的狀況并不盡如人意。在企業(yè)中表現(xiàn)尤其突出。在實踐過程中我們不難發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門只有一位檔案管理者，有的企業(yè)可能是其他部門兼任管理，一些小規(guī)模企業(yè)甚至沒有設(shè)定專門負(fù)責(zé)檔案工作的部門。檔案管理者的專業(yè)能力我們暫且不考慮，企業(yè)內(nèi)部只設(shè)置少量管理檔案的人員，可想而知其任務(wù)繁重。整個企業(yè)檔案的業(yè)務(wù)活動都需這些少數(shù)工作者完成，更何況具有難度的鑒定工作。鑒定工作也只是按照收集過來的文件全部保管，而沒有充分考慮電子文件的真實價值。這無疑加重了企業(yè)檔案管理的難度，造成不必要的資源浪費，企業(yè)的成本也會提高。企業(yè)對于檔案的認(rèn)識不充分，對鑒定工作的不重視，加大了企業(yè)電子文件鑒定工作的難度。由于對于電子文件鑒定工作缺乏專業(yè)全面的意識，許多企業(yè)的檔案室都是“重數(shù)量、輕質(zhì)量”，許多無用的電子文件沒有及時清理，這在一定程度上會造成電子文件利用的查找困難，導(dǎo)致資源浪費。鑒定工作的風(fēng)險十分巨大，如果鑒定發(fā)生錯誤，就會造成對工作者本人、整個企業(yè)的損失。因此，大多數(shù)工作者畏于擔(dān)責(zé)，直接選擇全部保存，導(dǎo)致許多期滿的檔案未進(jìn)行及時的銷毀，積壓嚴(yán)重，這種現(xiàn)象在企業(yè)中十分普遍。對于企業(yè)鑒定工作，沒有專門的存毀標(biāo)準(zhǔn)，工作人員觀念落后，使得鑒定工作舉步維艱。

三、基于國內(nèi)外鑒定理論對企業(yè)鑒定工作策略思考

1.企業(yè)制定規(guī)范的鑒定標(biāo)準(zhǔn)

實踐是檔案鑒定的最高標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)鑒定工作應(yīng)牢牢抓住具體實踐，從實踐中獲得正確的鑒定認(rèn)識。根據(jù)實踐活動并結(jié)合企業(yè)內(nèi)部條件制定必要的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范可以促進(jìn)鑒定工作的發(fā)展。在以數(shù)據(jù)為主導(dǎo)的新環(huán)境下，需要對電子文件的安全、隱私保護(hù)充分考慮，并對其中的因素進(jìn)行評估。首先，制定企業(yè)文件隱私保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)。隱私標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)充分考慮哪些文件可能存在隱私侵犯風(fēng)險，哪些部門的文件應(yīng)重點保護(hù)，還要明確可能涉及的隱私有哪些，這些隱私會對哪些主體造成損害。通過制定隱私標(biāo)準(zhǔn)，定為重點保護(hù)的文件，確保其隱私得到保護(hù)。其次，制定安全信息保護(hù)及評估標(biāo)準(zhǔn)。要規(guī)范電子文件利用途徑，確保文件的安全。企業(yè)鑒定工作要綜合考慮文件存儲、文件利用渠道、系統(tǒng)安全等方面，制定安全保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，定期從文件內(nèi)容、軟硬件存儲環(huán)境、系統(tǒng)安全性等角度對電子安全評估，確保鑒定工作的有序進(jìn)行。

2.提高企業(yè)技術(shù)水平建設(shè)自動鑒定系統(tǒng)

技術(shù)水平的高低在一定程度上決定著鑒定水平的高低，技術(shù)水平也是鑒定工作積極創(chuàng)新發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。在電子文件高速增長的今天，如果不能有效解決大量電子文件的價值判定，就會造成企業(yè)的資源浪費，企業(yè)的成本增高，員工的工作量以及工作難度都會加大。因此，面對海量的電子文件，直接鑒定法將無法適用。企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際情況選擇適當(dāng)?shù)蔫b定方法，做好元數(shù)據(jù)管理，開發(fā)設(shè)計出可以“批量處理”或自動鑒定的軟件程序，由工作者將適用的鑒定理論或者方案嵌入所開發(fā)的軟件系統(tǒng)中，依托計算機系統(tǒng)進(jìn)行自動識別和智能化鑒定。例如職能鑒定法、宏觀鑒定法在企業(yè)電子文件鑒定中仍然適用，可將其作為基礎(chǔ)理論編入系統(tǒng)?？梢圆扇∠到y(tǒng)捕獲文件、抓取文本信息、進(jìn)行特征匹配等方式對電子文件開展智能鑒定。這將極大推動企業(yè)生產(chǎn)的效率，推動企業(yè)檔案工作的發(fā)展，更好的配合企業(yè)其他部門以獲得經(jīng)濟(jì)效益。

3.革新工作人員觀念科學(xué)認(rèn)知電子文件價值

在企業(yè)實踐活動中，電子文件價值鑒定的影響因素關(guān)鍵在于工作者對于所產(chǎn)生的的電子文件的科學(xué)全面認(rèn)知。然而，對于目前的檔案工作人員來講，全面認(rèn)知電子文件的價值的觀念和能力仍然有所欠缺。這就要求檔案工作者在不同階段考慮不同的情況。文件雙重價值論指出，公共文件的價值分為第一價值和第二價值，第一價值是對原機關(guān)的原始價值，它是指文件對形成機關(guān)工作事務(wù)的有用性，分別體現(xiàn)為行政管理價值、法律價值、財務(wù)價值和科技價值。第二價值是對其他機關(guān)與個人利用者的從屬價值，它是指文件對形成機關(guān)以外的其他利用者的有用性，包括證據(jù)價值和情報價值。因此，在進(jìn)行電子文件鑒定時，既要考慮對產(chǎn)生電子文件業(yè)務(wù)部門的原始價值，也要考慮對社會利用者的第二價值。在電子文件鑒定時既要考慮對其內(nèi)容鑒定，也要考慮對其技術(shù)鑒定，要保證電子文件的真實可靠性，這就是雙重鑒定思想。對于一份電子文件也要對具有的不同階段價值進(jìn)行精準(zhǔn)的考量;要全面考慮電子文件對多元主體的不同價值。因而，企業(yè)應(yīng)在單位內(nèi)部設(shè)置鑒定專員，建立完整的電子文件人員管理體系，定期開展員工專業(yè)能力培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案理念，革新舊觀念。要培養(yǎng)工作人員對電子文件價值判定的系統(tǒng)性科學(xué)性，形成一整套完整的鑒定方案，從而結(jié)合技術(shù)設(shè)備給予科學(xué)合理的鑒定。

4.擴(kuò)大鑒定主體總結(jié)工作經(jīng)驗

在充分尊重檔案鑒定原則的前提下，各企業(yè)單位在具體鑒定工作中需要提前制定出相應(yīng)的宏觀規(guī)劃。對于實踐中的鑒定工作應(yīng)基于政策制度的支持。加強企業(yè)的頂層設(shè)計，建立社會角度的鑒定方式，形成一種自上而下全單位鑒定的模式，將鑒定主體擴(kuò)大化，將微觀鑒定融入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，減少企業(yè)鑒定工作的難度。同時，鑒定工作者應(yīng)該善于總結(jié)鑒定工作的經(jīng)驗，在鑒定標(biāo)準(zhǔn)的要求下，明確不同部門不同性質(zhì)檔案的不同價值，確定其保管期限或處置，以避免和減少在實際操作過程中“尊重檔案”而不“銷毀”的現(xiàn)象，以發(fā)揮電子文件的最大價值，使企業(yè)良性發(fā)展。

（作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院）