張 穎
高校作為政府事業(yè)單位,受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制管理模式的慣性影響,對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的重視度較低,大多仍沿用傳統(tǒng)的管理模式,導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理效率低下、管理過程繁瑣、管控薄弱等問題。在信息技術(shù)高速發(fā)展的環(huán)境下,優(yōu)化校內(nèi)資源成為高校除科學(xué)研究與人才培養(yǎng)外現(xiàn)代化教育治理體系的重要使命。財(cái)務(wù)資源作為高校發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ),應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,合理利用,發(fā)揮財(cái)務(wù)資源在優(yōu)化辦學(xué)過程中的作用。在全國(guó)推進(jìn)世界一流大學(xué)及世界一流學(xué)科建立和建設(shè)的大背景下,高校如何進(jìn)行并深化財(cái)務(wù)管理改革,利用創(chuàng)新提升管理效率,適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展潮流需要,成為各大高校財(cái)務(wù)部門十分關(guān)切的重要工作。
技術(shù)創(chuàng)新是財(cái)務(wù)服務(wù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)和動(dòng)力之源。隨著人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算的不斷發(fā)展,將“人”從繁雜的基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作中解脫出來。在“智能財(cái)務(wù)”時(shí)代,高校應(yīng)不斷優(yōu)化和改革財(cái)務(wù)管理模式,調(diào)整管理組織架構(gòu),重塑管理流程,將智能化財(cái)務(wù)服務(wù)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí),提升財(cái)務(wù)管理效率。此外,高校還應(yīng)將人工智能技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)審計(jì)、預(yù)算、資產(chǎn)管理等活動(dòng),通過對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的大數(shù)據(jù)清洗、整理和分類,生成更具實(shí)際意義的數(shù)據(jù),提升財(cái)務(wù)管理的精準(zhǔn)性。
為了能夠節(jié)省廣大師生與財(cái)務(wù)有關(guān)的非工作性時(shí)間,減輕科研人員辦理各類行政手續(xù)的負(fù)擔(dān),提高財(cái)務(wù)管理的服務(wù)水平和效率,本研究從智慧化服務(wù)角度出發(fā),基于人工智能的數(shù)據(jù)挖掘、深度學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)模式識(shí)別、智慧化機(jī)器人在財(cái)會(huì)方面的應(yīng)用,探尋高校財(cái)務(wù)管理新模式,達(dá)到構(gòu)建智能化高校財(cái)務(wù)管理體系目標(biāo),進(jìn)而提高財(cái)務(wù)管理水平,保障高??蒲信c教學(xué)工作順利開展,促進(jìn)學(xué)校綜合辦學(xué)實(shí)力穩(wěn)步提升。
S大學(xué)是教育部直屬全國(guó)重點(diǎn)大學(xué)和國(guó)家“雙一流”A類建設(shè)高校。學(xué)校秉承培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才、促進(jìn)科技進(jìn)步的教學(xué)理念,正處于綜合性深化改革時(shí)期。S大學(xué)財(cái)務(wù)處的主要業(yè)務(wù)包括學(xué)生學(xué)費(fèi)收繳、教職工工資發(fā)放、獎(jiǎng)(助)學(xué)金發(fā)放、科研及設(shè)備資金管理、預(yù)算管理、資金籌措、財(cái)務(wù)監(jiān)督等。
隨著近年來我國(guó)高等教育蓬勃發(fā)展,S大學(xué)根據(jù)辦學(xué)需求,規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大,連續(xù)建立了兩所新校區(qū),隨之帶來的是學(xué)校財(cái)務(wù)核算相關(guān)工作與日俱增,以往人工管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前財(cái)務(wù)項(xiàng)目的多方需求。本研究以S大學(xué)的1 000份審核任務(wù)為測(cè)試樣本,調(diào)查8名會(huì)計(jì)人員的工作能力,具體結(jié)果見圖1所示。
通過調(diào)查會(huì)計(jì)人員工作能力發(fā)現(xiàn),就同一審核任務(wù)而言,財(cái)務(wù)人員處理1 000份審核任務(wù)所需時(shí)間為21-28小時(shí),審核準(zhǔn)確率為81%-91%。本研究將分析S大學(xué)在財(cái)務(wù)管理過程中存在的三大主要問題。
S大學(xué)仍沿用傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式,對(duì)所屬部門財(cái)務(wù)工作沒有實(shí)行統(tǒng)一集中管理,仍按分散管理模式進(jìn)行。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)主要通過面對(duì)面完成,導(dǎo)致任務(wù)重復(fù)操作、各部門溝通不及時(shí)等問題。另外,S大學(xué)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不能及時(shí)與其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)信息和系統(tǒng)做到互聯(lián)互通,滯后的統(tǒng)籌導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作中存在的問題不能及時(shí)得到解決;同時(shí),各個(gè)系統(tǒng)之間相對(duì)獨(dú)立,無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,這些都阻礙了該校財(cái)務(wù)智能管理系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行。
S大學(xué)資金籌措中占比較大的是銀行貸款,如果不嚴(yán)格加以內(nèi)部控制,會(huì)給學(xué)校帶來巨大的經(jīng)濟(jì)壓力,如果未能規(guī)避貸款風(fēng)險(xiǎn),甚至可能導(dǎo)致學(xué)校信譽(yù)受損,造成負(fù)面的社會(huì)效應(yīng)。另外,由于S大學(xué)缺乏內(nèi)部控制制度,很大程度上會(huì)影響到管理者決策,加大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
S大學(xué)財(cái)務(wù)部門信息管理體系主要是以支持財(cái)務(wù)原始數(shù)據(jù)的憑證錄入、報(bào)表編制、信息檢索、科研經(jīng)費(fèi)管理、工資、獎(jiǎng)學(xué)金助學(xué)金發(fā)放、學(xué)費(fèi)收繳等常規(guī)財(cái)務(wù)工作,不能滿足對(duì)財(cái)務(wù)管理中的分析、計(jì)劃、決策、評(píng)價(jià)等非常規(guī)工作有效支持。由于觀念傳統(tǒng)、機(jī)制不健全、任務(wù)重復(fù)執(zhí)行等問題越來越突出,智能化管理能力急需提高。在高校管理工作中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)該得到重視,必須確保其安全性,但往往這一點(diǎn)會(huì)被忽視。同時(shí)也受到條件限制,不夠完善的儲(chǔ)存、備份、保管等,有可能造成財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)丟失,阻礙財(cái)務(wù)智能管理工作開展。
財(cái)務(wù)管理信息化是通過將現(xiàn)代信息技術(shù)融入財(cái)務(wù)管理流程,提升財(cái)務(wù)智能信息化水準(zhǔn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理中,將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)精準(zhǔn)、快速地輸出并進(jìn)行系統(tǒng)分析,既提高了財(cái)務(wù)管控強(qiáng)度和預(yù)估能力,又為各級(jí)管理者提供有效的決策支持和建議。我國(guó)高校目前在財(cái)務(wù)管理方面仍存在很多不足,主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:第一,財(cái)務(wù)工作人員缺口大、工作效率不高。據(jù)統(tǒng)計(jì),高校財(cái)務(wù)工作人員僅占所有員工的1%-4%,但高校日常處理的各類資金數(shù)目較大,人員不足使得工作進(jìn)度慢,信息更新不及時(shí),不僅會(huì)影響工作質(zhì)量,致使高校財(cái)務(wù)管理效率一直比較低下,還會(huì)制約高校的發(fā)展。第二,財(cái)務(wù)信息化發(fā)展不均衡,預(yù)算功能未被開展。傳統(tǒng)電算化管理仍然是高校財(cái)務(wù)管理的主要問題,因此信息化發(fā)展處于較低水平。
我國(guó)高校財(cái)務(wù)管理工作主要根據(jù)《政府會(huì)計(jì)制度》展開,包括預(yù)算、收入、支出、結(jié)余、資產(chǎn)、成本、籌資及基本建設(shè)管理等方面。結(jié)合人工智能應(yīng)用領(lǐng)域,在高校財(cái)務(wù)管理中,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)挖掘作為最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié),主要任務(wù)是從大量的原始財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中快速搜集到有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、傳送及呈現(xiàn)。將智能機(jī)器人應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理中,通過機(jī)器人流程自動(dòng)化(RPA)程序,能夠根據(jù)提前設(shè)定的程序與用戶系統(tǒng)進(jìn)行交互,完成預(yù)先安排的工作任務(wù)。2017年初,財(cái)務(wù)行業(yè)開展了一場(chǎng)有關(guān)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的變革。安永推出的人工智能財(cái)務(wù)機(jī)器人在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)機(jī)器人“大腦”中植入了更加先進(jìn)的AI技術(shù),這也標(biāo)志著財(cái)務(wù)管理全面邁入了智能自動(dòng)化流程時(shí)代。與人工操作相比,機(jī)器人在財(cái)務(wù)管理中的操作更加精細(xì)化,完成財(cái)務(wù)審核、數(shù)據(jù)清洗及整合分析等工作時(shí)更加準(zhǔn)確可靠。另外,由于人工處理財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù),無法對(duì)業(yè)務(wù)變化做出及時(shí)反應(yīng),機(jī)器人能夠以其自動(dòng)化優(yōu)勢(shì)快速給出處理方案。財(cái)務(wù)機(jī)器人不受時(shí)間和人力資源限制,對(duì)于審計(jì)工作可以全面覆蓋,避免抽樣審計(jì)帶來的誤差。以高校財(cái)務(wù)管理中發(fā)票審核這一操作為例,本文對(duì)比了傳統(tǒng)流程和基于人工智能機(jī)器人流程之間的差異。如圖2所示。
圖2 發(fā)票審核的審核流程對(duì)比
圖3 云計(jì)算三種服務(wù)器
智能機(jī)器人在財(cái)務(wù)管理中主要是收集大量數(shù)據(jù),由人工智能中的專家系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)深入分析和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。人工智能應(yīng)用取代了財(cái)務(wù)人員重復(fù)性的任務(wù)操作,可以讓財(cái)務(wù)人員完成真正具有全面思維能力要求的工作,創(chuàng)造更高價(jià)值,同時(shí)降低人力資源成本。人工智能中的模式識(shí)別可以在財(cái)務(wù)管理中實(shí)現(xiàn)圖像識(shí)別、語音識(shí)別以及身份識(shí)別等功能,可以對(duì)管理分配工作帶來積極影響。對(duì)于高校財(cái)務(wù)隱患規(guī)避的問題,模式識(shí)別能夠找尋出表面之下的潛在財(cái)務(wù)問題,進(jìn)而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。由于智能財(cái)務(wù)管理模式的蓬勃發(fā)展,使財(cái)務(wù)流程更加簡(jiǎn)化流暢,提高了業(yè)務(wù)辦理效率,通過與互聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)的融合,在財(cái)務(wù)管理方面充分體現(xiàn)了技術(shù)相容的特點(diǎn)。
通過采用云計(jì)算應(yīng)用,高校不用再投入大量資金購(gòu)買財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),可以根據(jù)自身需求租用相應(yīng)服務(wù)。云計(jì)算因其特有的信息儲(chǔ)存方式,將長(zhǎng)久以來單機(jī)操作的財(cái)務(wù)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄艿木W(wǎng)絡(luò)化操作。對(duì)于需要處理的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),無需僅局限于一臺(tái)計(jì)算機(jī),可以將數(shù)據(jù)與多臺(tái)計(jì)算機(jī)共享,實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)管理財(cái)務(wù),這種方式使高校財(cái)務(wù)管理的任務(wù)處理更加多元化,工作效率明顯提升。云計(jì)算服務(wù)器目前可分為基礎(chǔ)設(shè)施(IaaS)、平臺(tái)(PaaS)和軟件(SaaS),具體如圖3所示。
在財(cái)務(wù)共享服務(wù)過程中,可以從電腦終端、手機(jī)終端等渠道實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息查閱與管理,然后應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)上傳到財(cái)務(wù)共享中心,完成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的云端收集。通過財(cái)務(wù)共享方式,可以讓同一高校不同校區(qū)、不同職能部門財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)實(shí)行財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一受理,再利用云計(jì)算數(shù)據(jù)處理能力分析整合數(shù)據(jù),實(shí)行全程跟蹤、督促審批,在提升工作效率的同時(shí)保證工作質(zhì)量。
構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的目的是提高財(cái)務(wù)管理質(zhì)量和效率,服務(wù)于學(xué)?!半p一流”建設(shè)戰(zhàn)略目標(biāo)。高校財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái)主要運(yùn)作業(yè)務(wù)模塊分為:應(yīng)付、應(yīng)收、費(fèi)用報(bào)銷、資金核算、資產(chǎn)管理核算、綜合管理和總賬七個(gè)部分。其中應(yīng)收賬款模塊主要針對(duì)學(xué)校學(xué)費(fèi)的入賬業(yè)務(wù);應(yīng)付賬款模塊包括材料采購(gòu)、教職工工資發(fā)放以及學(xué)生獎(jiǎng)(助)學(xué)金發(fā)放等;資金核算模塊負(fù)責(zé)學(xué)校資金收付及預(yù)決算管理;費(fèi)用報(bào)銷模塊負(fù)責(zé)師生課題經(jīng)費(fèi)、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)等審核及報(bào)銷;資產(chǎn)管理模塊負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)采購(gòu)、管理及處置等;總賬模塊主要針對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表編制;綜合管理模塊負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)共享中的戰(zhàn)略決策及系統(tǒng)維護(hù)等,以及對(duì)數(shù)據(jù)檔案管理和人員績(jī)效考核。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái)可以與自主服務(wù)平臺(tái)和監(jiān)管平臺(tái)等相關(guān)平臺(tái)互聯(lián)互通。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái)是面向所有師生的客戶端口,是實(shí)現(xiàn)用戶與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)信息達(dá)成交互的樞紐,師生可以通過登錄平臺(tái),辦理網(wǎng)上報(bào)銷、查詢、繳費(fèi)等業(yè)務(wù);同時(shí),校外相關(guān)部門可實(shí)時(shí)有效地監(jiān)管高校財(cái)務(wù)狀況,包括教育部門、財(cái)政部門、稅務(wù)部門和審計(jì)部門,通過與校外各相關(guān)部門主管平臺(tái)有效對(duì)接,利于及時(shí)獲取相關(guān)財(cái)稅政策,進(jìn)而強(qiáng)化主管部門對(duì)財(cái)政資金等經(jīng)費(fèi)使用狀況的有效監(jiān)督。S大學(xué)財(cái)務(wù)管理模式整體構(gòu)建框架如圖4所示。
構(gòu)建框架顯示:第一,高校構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心要符合財(cái)經(jīng)法規(guī)制度要求,并且可以提前針對(duì)相關(guān)政策做好應(yīng)對(duì)方案及計(jì)劃;第二,需要建立一套與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心職能相互銜接并能夠管理約束各個(gè)校區(qū)所有財(cái)務(wù)部門的規(guī)章與制度,對(duì)具體業(yè)務(wù)流程、會(huì)計(jì)核算、共享服務(wù)中心各個(gè)端口崗位職責(zé)、財(cái)務(wù)人員績(jī)效考核及培訓(xùn)等一系列工作進(jìn)行細(xì)化規(guī)定,實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。這不僅有利于共享服務(wù)中各個(gè)環(huán)節(jié)的有效銜接和展開,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理的高效、省時(shí),也利于完善內(nèi)部控制機(jī)制,以便規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
1.突破傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理理念,建立標(biāo)準(zhǔn)的智能化財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)。S大學(xué)仍沿用傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式,對(duì)所屬部門財(cái)務(wù)工作沒有實(shí)行統(tǒng)一集中管理,仍按分散管理模式進(jìn)行。因此S大學(xué)應(yīng)建立智慧化財(cái)務(wù)管理機(jī)制,使其具有強(qiáng)大的領(lǐng)導(dǎo)力。在進(jìn)行智能化規(guī)劃時(shí),提高大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)管理技能,更新管理理念,從傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理思維模式中跳出來。此外,在高校內(nèi)部實(shí)施支出審批制度,明確分工,使高校資源配置合理,助推財(cái)務(wù)管理能力穩(wěn)步提升。智能化財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)要求高,同時(shí)能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控預(yù)算完成進(jìn)度,做出差異分析,幫助管理者及時(shí)調(diào)整管理決策。以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)本質(zhì)為基礎(chǔ),設(shè)計(jì)智能化系統(tǒng),同時(shí)制定出規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)辦理流程,實(shí)現(xiàn)管理升級(jí),為廣大師生提供更加便捷、智能的優(yōu)質(zhì)服務(wù),提升整體服務(wù)體驗(yàn)。
圖4 S大學(xué)財(cái)務(wù)管理模式整體構(gòu)建框架
2.提升財(cái)務(wù)服務(wù)創(chuàng)新能力,以個(gè)性化和“一站式”服務(wù)為要求。S大學(xué)在信息化平臺(tái)建設(shè)方面還處于初級(jí)階段,數(shù)據(jù)交換渠道比較單一,因此有必要組成專業(yè)小組,由專業(yè)成員對(duì)信息互通平臺(tái)進(jìn)行優(yōu)化。通過建設(shè)“一站式”服務(wù)大廳,利用互聯(lián)網(wǎng)使校內(nèi)財(cái)務(wù)信息集成化管理,構(gòu)建信息一體化管理平臺(tái),將電子化審批作為財(cái)務(wù)管理主要方式,實(shí)現(xiàn)信息互通,進(jìn)一步拓寬財(cái)務(wù)信息查詢渠道和范圍,合理縮短經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)周期。業(yè)務(wù)流程重建是一項(xiàng)耗時(shí)且復(fù)雜的綜合過程,需要財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面密切配合與協(xié)調(diào),才能完成任務(wù)。
3.提高財(cái)務(wù)工作者綜合素質(zhì)。信息技術(shù)發(fā)展日新月異,新技術(shù)、新設(shè)備的涌現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)人員工作內(nèi)容會(huì)有一定的影響。因此,校內(nèi)財(cái)務(wù)工作者應(yīng)積極學(xué)習(xí)新技術(shù),使自身能力符合行業(yè)發(fā)展要求,提高專業(yè)技能。S大學(xué)內(nèi)共有19位財(cái)務(wù)工作者,在處理日常財(cái)務(wù)信息過程中,主要以傳統(tǒng)電算化核算方式為主,工作人員加班情況常見且工作效率低下。因此,為適應(yīng)人工智能時(shí)代帶來的變革,不被新技術(shù)所淘汰,財(cái)務(wù)人員必須豐富相關(guān)業(yè)務(wù)和信息技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備,提高自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平,成為合格的復(fù)合型財(cái)務(wù)人員。同時(shí),本單位應(yīng)營(yíng)造良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍,重視員工個(gè)人規(guī)劃,調(diào)動(dòng)服務(wù)創(chuàng)新積極性。
近年來,高校體制改革進(jìn)程不斷加快,學(xué)校教學(xué)建設(shè)更加復(fù)雜化,財(cái)務(wù)部門需要承擔(dān)的任務(wù)變得繁瑣,多元化、多渠道的項(xiàng)目資金管理使得高校財(cái)務(wù)管理面臨著亟待解決的問題。面對(duì)新時(shí)代智能化模式發(fā)展,我國(guó)高校應(yīng)積極進(jìn)行智能化轉(zhuǎn)型,完善財(cái)務(wù)管理模式,以適應(yīng)新時(shí)代新發(fā)展,從而讓財(cái)務(wù)管理任務(wù)高效完成。
綜上所述,本文首先探討了智慧化技術(shù)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用,其中人工智能技術(shù)下智能機(jī)器人流程自動(dòng)化程序,應(yīng)用智能機(jī)器人可以使財(cái)務(wù)管理中的操作更加精細(xì)化,完成財(cái)務(wù)審核、數(shù)據(jù)清洗及整合分析等工作時(shí)更加準(zhǔn)確可靠;另外,本文還就云計(jì)算與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用進(jìn)行了初步探討。最終針對(duì)S大學(xué)財(cái)務(wù)管理工作現(xiàn)存的問題,構(gòu)建了一套以會(huì)計(jì)智慧化為核心的財(cái)務(wù)管理新模式,以提高學(xué)校財(cái)務(wù)工作效率,為全體師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。