農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)存在問題及對策

邱婷婷 張春明

財務(wù)信息化建設(shè)作為農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位信息化建設(shè)的重要組成部分，已成為提升農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位競爭力的重要手段之一。目前，農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位對財務(wù)信息化建設(shè)越來越重視，中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院、浙江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院等國內(nèi)知名農(nóng)業(yè)科研單位已開始了財務(wù)信息化建設(shè)工作，并初見成效。但由于大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位重科研項目申報輕管理的問題普通存在，財務(wù)管理信息化程度仍然不高。蘇州市農(nóng)業(yè)科學(xué)院是江蘇省內(nèi)一家具有70年歷史的農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位，近年來隨著單位事業(yè)的發(fā)展，已全面實現(xiàn)了會計電算化、原始單據(jù)影像化和財務(wù)數(shù)據(jù)共享，利用OA（Office Automation，辦公自動化）系統(tǒng)完成線上審批流程，并正在利用OA系統(tǒng)和中科江南財務(wù)軟件搭建線上報銷平臺，提高單位內(nèi)部工作效率和財務(wù)管理效率。本文以蘇州市農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，介紹財務(wù)信息化建設(shè)的內(nèi)涵和作用，分析財務(wù)信息化建設(shè)存在的問題，提出改進措施，并對未來發(fā)展進行展望，以期為其他同類型單位財務(wù)信息化建設(shè)提供參考。

一、財務(wù)信息化建設(shè)的內(nèi)涵

財務(wù)信息化建設(shè)是利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代技術(shù)，組建財務(wù)管理一體化、網(wǎng)絡(luò)化綜合信息管理平臺，對財務(wù)活動進行事前、事中、事后動態(tài)控制，整合財務(wù)活動中所有信息資源來提高財務(wù)管理效率，為單位財務(wù)管理決策提供依據(jù)。以蘇州市農(nóng)業(yè)科學(xué)院一般職員報銷差旅費為例，在建線上報銷平臺的報銷流程如圖1所示：出差前，報銷人員可在OA系統(tǒng)上填寫出差審批單，提交后自動上傳至審批，部門負責(zé)人審批后可打印作為報銷原始單據(jù);出差后，報銷人員線上提交報銷單并拍照上傳原始單據(jù)（報銷審批單、車票、住宿發(fā)票等），選擇資金列支渠道，若從行政經(jīng)費列支送至部門負責(zé)人審核，或從課題經(jīng)費列支送至課題主持人審核，再送至分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核，最后推送至財務(wù)處審核，財務(wù)人員查看報銷單據(jù)是否完整合規(guī)，將審核不通過的報銷單據(jù)在線退回，審核通過的自動生成憑證，對生成的憑證復(fù)核，復(fù)核后進行付款。

圖1 一般職員出差審批報銷流程（在建）

二、財務(wù)信息化建設(shè)的作用

（一）提高工作效率

1.提高職工工作效率。以蘇州市農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，該單位上世紀(jì)50年代建院以來，經(jīng)過70年的發(fā)展，逐漸形成了“一院三基地”（農(nóng)科院、臨湖基地、望亭基地、西塘河基地）的發(fā)展格局，由于各個基地之間的距離較遠、交通不便等，導(dǎo)致員工報銷存在諸多不便，有時甚至出現(xiàn)“白跑”、“來回跑”的情況。通過實行線上審批，員工報銷將不再受地域和時空限制，報銷人員“只需跑一次”就能完成報銷工作，減少了在報銷過程中花費的時間和精力，讓科技人員把更多的精力投入到科研工作上，提高了職工的工作效率。

2.提高領(lǐng)導(dǎo)審批效率。在報銷工作中，報銷人員時常會遇到審核領(lǐng)導(dǎo)出差、掛職在外，無法簽字而又急需完成報銷的情況。實行線上報銷審批流程后，領(lǐng)導(dǎo)不管在何時何地都可以通過手機、電腦等設(shè)備登錄OA系統(tǒng)進行線上審核，大大提升了審批效率。

（二）減輕財務(wù)人員負擔(dān)

日常工作中，財務(wù)基礎(chǔ)工作重復(fù)、工作量大且繁瑣。以蘇州市農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，該單位每年在研課題數(shù)量有100多個，導(dǎo)致財務(wù)人員每月的記賬憑證數(shù)量高達上百個，財務(wù)工作量非常大。特別是執(zhí)行新政府會計制度后，采用平行記賬，既要做財務(wù)會計分錄，又要做預(yù)算會計分錄，財務(wù)人員手工錄入會計憑證的工作量比以往更大，而且出錯率也大大增加。財務(wù)信息化建設(shè)將大大減輕財務(wù)人員工作量，提高工作效率和準(zhǔn)確率，使財務(wù)人員免于重復(fù)勞動，把更多的精力投入到專業(yè)知識學(xué)習(xí)和提升財務(wù)管理能力中去。

（三）助力資源共享

財務(wù)信息化平臺建設(shè)后，在不違反保密原則的前提下，通過將財務(wù)信息有權(quán)限地共享給科技人員，課題負責(zé)人可實時自主查詢到項目經(jīng)費支出明細和結(jié)余情況，根據(jù)課題經(jīng)費使用情況及時調(diào)整支出進度，有助于科研項目的開展和驗收。另外，科技管理部門的課題經(jīng)費預(yù)算可以分享給財務(wù)部門，財務(wù)部門也可以把課題經(jīng)費支出情況分享給科技管理部門，進行課題預(yù)決算分析，使得課題經(jīng)費支出不會大幅度偏離預(yù)算，可更好地為科研服務(wù)，落實黨中央、國務(wù)院關(guān)于推進科技領(lǐng)域“放管服”改革的要求。

（四）確保疫情防控

2020年初，新冠肺炎疫情在全球蔓延，目前正值新冠肺炎疫情常態(tài)化防控時期，在財務(wù)報銷工作中，面對面審批將增加人與人之間的接觸，增加發(fā)生疫情風(fēng)險的可能性。財務(wù)信息化實施后，實行線上審批，可減少員工之間面對面接觸，減少新冠肺炎人與人間的傳播，助力疫情防控。

三、財務(wù)信息化建設(shè)存在的問題

（一）安全隱患

財務(wù)信息化建設(shè)依托互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)，財務(wù)信息系統(tǒng)必然存在一定的安全隱患，例如系統(tǒng)一旦遭受木馬病毒和黑客攻擊，容易造成財務(wù)信息泄露、丟失等問題；實操人員如果操作不當(dāng)，誤刪部分財務(wù)信息，也容易導(dǎo)致財務(wù)信息丟失。

（二）員工接受度存疑

財務(wù)信息化系統(tǒng)的推行將實現(xiàn)單位人員全覆蓋，但有些員工尤其是年齡比較大的老員工，由于對未知的恐懼，降低了對該系統(tǒng)操作方法學(xué)習(xí)的意愿和興趣，造成不會使用系統(tǒng)和資源浪費。同時，長期形成的工作習(xí)慣很難改變，會認為線上審批手續(xù)比以前更加復(fù)雜，進而排斥使用新系統(tǒng)。如果抱有該種觀念的員工占比較大，那么花了大價錢構(gòu)建的財務(wù)信息化平臺就形同虛設(shè)，財務(wù)信息化建設(shè)也將無從談起。

（三）缺乏復(fù)合型人才

財務(wù)信息化建設(shè)涉及多門學(xué)科，如會計學(xué)、管理學(xué)和計算機應(yīng)用等，要求財務(wù)人員最好是復(fù)合型人才。目前財務(wù)人員都有專業(yè)的會計理論知識，但知識面局限于會計核算，無法滿足財務(wù)信息化建設(shè)的需求。

四、財務(wù)信息化建設(shè)改進措施

（一）保證信息安全性，對軟件進行日常維護

為保障財務(wù)信息化建設(shè)所需財務(wù)軟件更好更有效地使用，選擇正規(guī)、信譽好的軟件服務(wù)商是關(guān)鍵。優(yōu)質(zhì)的服務(wù)商能提供優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)，定期提供軟件運營維護，能幫助單位及時解決日后使用過程中出現(xiàn)的各類問題，及時優(yōu)化和完善系統(tǒng)，還能根據(jù)單位自身需要和發(fā)展，開發(fā)新的功能模塊，對系統(tǒng)進行升級改造。另外，至少需要配備一名固定的網(wǎng)絡(luò)安全工程師，對網(wǎng)絡(luò)和軟件進行日常維護，設(shè)置“防火墻”，定期殺毒，及時修補系統(tǒng)漏洞，并使用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)對數(shù)據(jù)通信進行加密，不給木馬病毒和黑客攻擊以可乘之機。同時定期對財務(wù)數(shù)據(jù)進行備份，以保障財務(wù)信息安全性。

（二）對員工進行培訓(xùn)，編制操作手冊

對所有員工組織集中培訓(xùn)，讓大家了解、接受網(wǎng)上審批流程，學(xué)會使用財務(wù)軟件系統(tǒng)操作，讓系統(tǒng)有效地運轉(zhuǎn)起來，使所有人從中得到便利。同時，通過編制操作手冊，發(fā)放給每位員工日常使用，更好地規(guī)范員工操作，減少誤操作。

（三）財務(wù)人員轉(zhuǎn)型升級，提高綜合能力

財務(wù)人員要不斷提升自己的理論水平和業(yè)務(wù)水平，確保緊跟信息化社會浪潮和步伐，向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)型升級。第一，要掌握計算機、軟件操作等相關(guān)的信息化技術(shù)，以適應(yīng)信息化和數(shù)據(jù)化時代發(fā)展；第二，學(xué)習(xí)與農(nóng)業(yè)科研有關(guān)的科技管理政策和財務(wù)政策，更好地為科技人員服務(wù)；第三，要培養(yǎng)數(shù)據(jù)分析技能，對財務(wù)信息進行挖掘、分析，以供管理層決策；第四，轉(zhuǎn)變個人思維，善于運用管理人員的思維，為提升單位財務(wù)管理水平提出措施。

總之，財務(wù)信息化建設(shè)可以倒逼財務(wù)人員除了要具有專業(yè)的會計理論知識外，還要從以上各方面提升自己，從而實現(xiàn)互促互進的雙重提升作用。

五、財務(wù)信息化建設(shè)的未來發(fā)展

（一）財務(wù)機器人運用

隨著人工智能不斷發(fā)展，全天候不間斷工作的財務(wù)機器人應(yīng)運而生，常規(guī)性、重復(fù)性及勞動密集型任務(wù)將被流程自動化取代。如圖2所示，財務(wù)機器人可以搭載OCR（Optical Character Recognition，文字識別）技術(shù)，員工只需用攝像頭對準(zhǔn)紙質(zhì)發(fā)票一掃或者上傳電子發(fā)票，OCR自動分析識別發(fā)票信息，根據(jù)獲取的發(fā)票號碼、發(fā)票金額、開票單位等相關(guān)信息，自動查驗發(fā)票真?zhèn)魏筒橹?，還會自動填寫報銷單，員工只需對填報信息復(fù)核后提交領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上審批并電子簽名后，財務(wù)機器人會根據(jù)設(shè)定的模板自動生成憑證。財務(wù)機器人還會登錄銀行網(wǎng)銀查詢和下載對賬單，與不同銀行及賬戶自動對賬，自動生成銀行余額調(diào)節(jié)表；會利用OCR技術(shù)和大數(shù)據(jù)運用對單位進行內(nèi)控管理，例如：檢驗出差后報銷的車票金額、住宿費是否超標(biāo)，監(jiān)控“三公經(jīng)費”支出是否超標(biāo)，還能規(guī)避員工拆分報銷；利用“網(wǎng)絡(luò)爬蟲”技術(shù)，自動登錄水、電、煤網(wǎng)站讀取數(shù)據(jù)，進行數(shù)據(jù)比對，檢驗單位能源消耗是否異常。

（二）固定資產(chǎn)動態(tài)監(jiān)控

圖2 運用財務(wù)機器人報銷流程圖

對于固定資產(chǎn)數(shù)量多且分布廣的農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位，固定資產(chǎn)管理難度大，可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和RFID（Radio Frequency Identification，射頻識別）標(biāo)簽對資產(chǎn)進行動態(tài)監(jiān)控，在每個固定資產(chǎn)上貼上RFID標(biāo)簽，在門口設(shè)置位置探測器，通過射頻信號，母體自動讀取資產(chǎn)信息傳回后臺，實現(xiàn)資產(chǎn)系統(tǒng)化信息化管理。系統(tǒng)會對固定資產(chǎn)進行自動盤點，只需手指動一動，幾分鐘內(nèi)就能輕松完成資產(chǎn)盤點工作，較之于人工盤點，便捷又準(zhǔn)確。此外，系統(tǒng)能夠?qū)崟r定位，可以讓資產(chǎn)管理員了解各個固定資產(chǎn)存放的位置，一旦固定資產(chǎn)發(fā)生位移，后臺就會及時“捕捉”，提示管理員資產(chǎn)動態(tài)信息。