探析工程招標(biāo)代理中信息管理的具體運(yùn)用

李元元

摘要：建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)中最重要的要點(diǎn)之一就是招標(biāo)信息，對(duì)招標(biāo)信息的有效管控可以促進(jìn)企業(yè)的正確決策實(shí)施，同時(shí)可以有效地發(fā)揮企業(yè)的招標(biāo)優(yōu)勢(shì)。新興的招標(biāo)機(jī)構(gòu)可以最大程度地減少現(xiàn)有招標(biāo)中管控招標(biāo)信息的弊端，招標(biāo)機(jī)構(gòu)在建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，使建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)活動(dòng)更加系統(tǒng)和全面。這促進(jìn)了中國(guó)建筑業(yè)的更好發(fā)展，提高了中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)水平。

關(guān)鍵詞：具體措施;代理情況;招商信息

隨著中國(guó)建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)活動(dòng)取得了很大進(jìn)展，適用范圍也得到了擴(kuò)大。其中，最引人注目的進(jìn)展是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，鑒于最近的發(fā)展趨勢(shì)，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在中國(guó)建筑業(yè)中占有相對(duì)重要的地位，對(duì)中國(guó)建筑業(yè)的發(fā)展起著重要作用。對(duì)于工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，必不可少的要素是招標(biāo)方的信息。因此，本文主要分析工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的信息管控。

一、中國(guó)工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)存在的問(wèn)題

隨著中國(guó)改革開(kāi)放進(jìn)程的不斷發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)，特別是建筑業(yè)取得了較大發(fā)展。中國(guó)建筑業(yè)的繁榮導(dǎo)致了工程招標(biāo)業(yè)的興起。目前，工程招標(biāo)機(jī)構(gòu)在中國(guó)建筑業(yè)中的地位越來(lái)越重要，但是在發(fā)展過(guò)程中仍然存在某些問(wèn)題。影響中國(guó)工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)發(fā)展的最根本原因之一是工業(yè)發(fā)展不規(guī)范。一些沒(méi)有代理資格，沒(méi)有代理技能的單位也從事工程招標(biāo)代理工作。這些機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)主要是工作人員素質(zhì)參差不齊，具有欺騙性和黑匣子的運(yùn)作。其次，由于長(zhǎng)期以來(lái)在建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)方面還不夠成熟，因此一些相關(guān)的管控系統(tǒng)限制了項(xiàng)目招標(biāo)機(jī)構(gòu)，使整個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)機(jī)構(gòu)非常復(fù)雜。此外，由于某些組織的效率低下，整個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)活動(dòng)會(huì)持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間，并且會(huì)消耗大量的人力和物力。第三，對(duì)于一些中小型項(xiàng)目，由于資金限制，項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的預(yù)算不足，從而在一定程度上影響了項(xiàng)目招標(biāo)的質(zhì)量。

二、項(xiàng)目招標(biāo)代理對(duì)信息管控的主要要求

2.1 項(xiàng)目招標(biāo)代理前期

在項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的早期階段，每個(gè)代理機(jī)構(gòu)都必須收集有關(guān)項(xiàng)目招標(biāo)的信息，主要包括收集建筑市場(chǎng)的主題和目標(biāo)信息。建筑業(yè)發(fā)展中最重要的是建筑業(yè)務(wù)招標(biāo)信息和工程信息。

2.2 項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)中期

在項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的中間階段，該代理機(jī)構(gòu)已經(jīng)獲得了代理項(xiàng)目。因此，代理商必須根據(jù)招標(biāo)單位的委托有效地開(kāi)展各種招標(biāo)活動(dòng)。現(xiàn)階段的信息管控主要包括對(duì)各施工單位的相關(guān)資質(zhì)進(jìn)行審查，根據(jù)招標(biāo)單位的規(guī)范進(jìn)行招標(biāo)，并編制有關(guān)文件。

2.3 項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)后期

在項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的后期，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)著重于收集和管控反饋信息，并在此基礎(chǔ)上增加和更新現(xiàn)有的信息資源，以提高代理機(jī)構(gòu)的信息管控水平。

三、工程招標(biāo)代理信息管控的具體應(yīng)用

3.1 工作流程和要求

對(duì)于工程招標(biāo)機(jī)構(gòu)，信息管控是其工作的關(guān)鍵部分。通常，項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的信息管控包括發(fā)布項(xiàng)目招標(biāo)公告、編輯和審查招標(biāo)所需的文件，準(zhǔn)備和創(chuàng)建招標(biāo)以及提交相關(guān)材料。在整個(gè)投標(biāo)活動(dòng)中，投標(biāo)機(jī)構(gòu)必須完全控制信息。必須實(shí)時(shí)查看投標(biāo)報(bào)告，并按每個(gè)部門對(duì)客戶和項(xiàng)目進(jìn)行分類。另外，必須根據(jù)幾種條件來(lái)篩選相關(guān)投標(biāo)人的信息。招標(biāo)信息的全面管控有助于合理分配工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)人員的職責(zé)和事項(xiàng)。這樣，代理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者可以完全監(jiān)督整個(gè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的信息，使其可以順利使用。

3.2 投標(biāo)資料和檔案的信息管控

有關(guān)的工程招標(biāo)機(jī)構(gòu)必須妥善保管材料和文件。需要詳細(xì)分析特定問(wèn)題，并根據(jù)投標(biāo)類型保留全部或部分材料和文件。應(yīng)該及時(shí)保留，如果有未及時(shí)提交的資料和文件，則應(yīng)敦促他們按時(shí)提交。

3.3 使用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)

當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行工作服務(wù)時(shí)都使用工程招標(biāo)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，這不利于招標(biāo)信息的及時(shí)性。工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要探索市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的發(fā)展，就需要通過(guò)自身的分析和調(diào)整，建立適合自己公司市場(chǎng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)掌握其他公司的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)信息。還可以使用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)自己的數(shù)據(jù)和文件進(jìn)行分類管控，并在此基礎(chǔ)上執(zhí)行一系列操作，例如存儲(chǔ)、排序、處理、傳輸、檢索和利用。

3.4 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模塊的應(yīng)用

就我國(guó)而言，大多數(shù)工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)目前使用工程信息業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模塊進(jìn)行工程招標(biāo)和工程信息管控。具體任務(wù)是執(zhí)行并最終制定工程項(xiàng)目信息的統(tǒng)計(jì)信息，并進(jìn)行分類和分析。該模塊的使用是最合理，最有效的投標(biāo)計(jì)劃，不僅體現(xiàn)在投標(biāo)信息的整合中，而且還具有在特定條件下搜索信息的能力。

3.5 業(yè)務(wù)支持系統(tǒng)的應(yīng)用

除了上述主要系統(tǒng)外，項(xiàng)目招標(biāo)代理信息管控中還包含幾個(gè)輔助系統(tǒng)。這些輔助系統(tǒng)必不可少，主要是因?yàn)樗鼈兛梢曰诂F(xiàn)有模板自動(dòng)生成新的招標(biāo)文件。同時(shí)，項(xiàng)目支持系統(tǒng)在其他方面也起著更重要的作用，其中具有在建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)活動(dòng)中查詢招標(biāo)時(shí)的招標(biāo)起始文件和招標(biāo)評(píng)估報(bào)告的功能，因此可以在一定程度上加以利用。審查招標(biāo)文件和招標(biāo)材料，以確保招標(biāo)的公平性和可靠性。一些業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)由于在實(shí)際工作中的重要性而逐漸成為主要系統(tǒng)。

3.6 項(xiàng)目成本模塊的應(yīng)用

項(xiàng)目成本模塊在項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)中的作用非常重要。工程成本模塊可用于通過(guò)配額來(lái)補(bǔ)充人工、材料和設(shè)備成本，同時(shí)，還可以補(bǔ)充工程項(xiàng)目關(guān)鍵部分的成本信息，包括機(jī)械班次。該機(jī)構(gòu)所指的配額主要是消費(fèi)配額和其他配額。在應(yīng)用實(shí)際項(xiàng)目成本模塊時(shí)，需要研究相關(guān)的支持文件。同時(shí)，有必要對(duì)工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的工資、代理工作的市場(chǎng)價(jià)格以及市場(chǎng)招標(biāo)信息進(jìn)行不同層次的分析。在此基礎(chǔ)上，盡可能多地考慮影響勞動(dòng)力價(jià)格的因素。在工程材料和設(shè)備的補(bǔ)給方面，有必要分析材料的實(shí)時(shí)價(jià)格并預(yù)測(cè)未來(lái)可能的上升和下降趨勢(shì)。

四、結(jié)束語(yǔ)

工程招標(biāo)代理行業(yè)的興起和發(fā)展需要社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的正確引導(dǎo)。由于中國(guó)建筑業(yè)的逐步標(biāo)準(zhǔn)化，大多數(shù)工程招標(biāo)機(jī)構(gòu)都面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文主要分析了建筑行業(yè)工程招標(biāo)代理工作中存在的問(wèn)題和對(duì)策，得出結(jié)論，工程招標(biāo)代理工作的健康發(fā)展有利于中國(guó)建筑業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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