L果汁有限責任公司的采購與付款研究

史佳凡 西安財經(jīng)大學

一、L果汁公司的采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

（一）公司簡介

L果汁有限責任公司成立于1997年7月11日。公司注冊資金1214.3萬元其有果汁生產(chǎn)線5條，罐頭生產(chǎn)線2條，飲品生產(chǎn)線1條，產(chǎn)品遠銷海外。公司占地1萬2千平方米，擁有6個高水平的水果加工車間及一家鄭州銷售分公司。從1992年成立其前身是市政府意大利瑞士合作出口公司。公司成立至今始終堅持生產(chǎn)高質(zhì)量的產(chǎn)品，有30年的水果加工經(jīng)驗。

（二）公司采購與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

1.請購環(huán)節(jié)

（1）沒有建立明確的物資采購制度。同時由于與當?shù)厥姓?lián)系緊密，對于政府臨時攤派的采購任務嚴重影響企業(yè)正常生產(chǎn)。

（2）采購人員缺少職業(yè)素養(yǎng)未能盡忠職守，經(jīng)常超預算的采購申請。

（3）采購人員權力較大收取回扣胡亂采購的風險較大。

2.供應商選擇環(huán)節(jié)

L果汁有限責任公司在供應商選擇方面主要存在以下問題：

（1）農(nóng)產(chǎn)品原料采購沒有固定合作的農(nóng)場，只有幾個簽訂了長期合同的中間商負責從周圍農(nóng)村收購原料。

（2）采購人員收入與采購價格掛鉤，過分壓低原料價格容易導致高品質(zhì)原料流失。

（3）采購負責人將后續(xù)事務交給秘書處理，極易導致徇私舞弊。

3.采購預算管理環(huán)節(jié)

（1）沒有嚴格的預算體系，預算計劃的編制幾乎全靠以往經(jīng)驗預估風險大。

（2）過分強調(diào)生產(chǎn)，缺乏及時有效的市場信息來為提供決策支持，對市場的敏感性不高。

（3）預算的編制依據(jù)并不是生產(chǎn)經(jīng)營所需要的物資數(shù)量而是各個生產(chǎn)車間管理人員的請購數(shù)量。

4.采購合同管理制度

合同簽訂沒有嚴格按照國家法律規(guī)定來進行，部分合同沒有法律效力得不到法律保護。對于公司一次性采購物品高于多少錢就劃分為重大資金支出沒有明確的規(guī)定。于交易人員交談后發(fā)現(xiàn)存在部分采購合同簽訂依靠靠口頭約定，缺少書面證明的情況。

5.貨物驗收制度

（1）缺乏嚴格，可行的驗收制度與標準。由于時間緊任務重，用于作果汁的次果一天時間就會變質(zhì)腐爛。采購人員幾乎依靠經(jīng)驗來完成，貨物的驗收沒有按照及時，準確，嚴格，經(jīng)濟的原則來進行。

（2）公司只對核心果園的蘋果和果農(nóng)有一定的影響力，對于核心果園以外的果農(nóng)和中間商缺乏掌控力。出現(xiàn)驗收不合格的產(chǎn)品后，也只能事后追責。這會大大影響企業(yè)的生產(chǎn)，增加公司的成本影響公司利益。

二、L果汁公司采購與付款內(nèi)部控制的改進措施

（一）優(yōu)化采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制環(huán)境

1.改善控制流程制度

明確合同的審批權限，由于公司高層幾乎都是總經(jīng)理親屬的原因，合同的審批權限模糊大部分人都可以對合同的簽訂做出回復。這樣雖然可以提高效率但對于企業(yè)的運營，公司規(guī)定的效力都做出了巨大的打擊。

2.改善崗位設置

公司要對負責采購與付款的部門的人員建立輪崗制度，減少員工徇私舞弊的可能性。要將負責采購的人員進行內(nèi)部輪崗，對不同采購點的采購員進行調(diào)換。

3.完善采購預算制度

根據(jù)公司實際需要編制采購計劃。采購部門的采購需要嚴格按照采購計劃來完成，這樣可以幫助公司控制采購費用的支出，減少資源的浪費同時還可以方便財務部門根據(jù)計劃來籌集所需要的資金，確保資金的及時到位。

（二）建立有效的采購與付款風險評估

1.完善請購與審批風險評估制度

建立采購申請制度，公司出現(xiàn)存貨積壓，不能合理的確定產(chǎn)銷量。所以應該根據(jù)所購物質(zhì)的類型，確定應該由哪一個部門申請，明確各個部門請購的權限和責任。L公司再根據(jù)其他部門所填寫的申請單，結(jié)合實際需求來購買物質(zhì)。

2.完善購買與驗收風險評估制度

進行采購時，根據(jù)實際需要編制采購申請或與長期合同供應商聯(lián)系推遲蘋果的采摘。同時為防止部分物資的采購價格不合理采購合同出現(xiàn)法律糾紛，導致企業(yè)利益受損應加強詢價制度的建設，促使采購過程的透明公開。

驗收入庫時，應有采購人員，質(zhì)檢人員和倉儲人員在場，三人在對貨物進行質(zhì)量，數(shù)量上的審查合格后方可簽字入庫。同時入庫單應改進行編號且需要連續(xù)不可缺號漏號。

（三）改進采購與付款活動

1.遵守不相容崗位相分離原則

公司在采購與付款內(nèi)部控制環(huán)節(jié)需要建立其不相容職業(yè)相分離的崗位制度保證企業(yè)的健康發(fā)展。采購的申請與審批秘書都有所參與這是需要避免的，供應商的調(diào)研和選擇都是由采購人員來完成的這會導致采購人員的徇私舞弊。

2.規(guī)范采購合同管理

公司應該將合同進行連續(xù)編號，采購合同要一式三份交采購人員一份，公司資料保存部門一份供應商一份。這樣更有利于日常的結(jié)算和物資的核對。及時跟進采購人員對于非長期簽訂的采購合同，采購人員應及時向部門報備，方便事后補簽合同。

（四）建立良好的信息溝通渠道

公司應該建立全方位多渠道的信息溝通機制，保證公司的決策可以通知到各個部門。同時公司要保證每一位員工都及時準確的了解到公司的新決策，獲得公司的相關信息。公司不能只設立告示牌，然后依靠小組長來傳達公司通知。還要建立其相關的微信，企鵝群充分利用起員工的信息幫助公司及時準確的了解到基層員工的想法。

（五）加強內(nèi)部監(jiān)督

公司應該建立有效的內(nèi)部監(jiān)督制度，不僅僅是生產(chǎn)車間需要監(jiān)督小組公司的實際管理中同樣需要監(jiān)督部門的監(jiān)督。財務部門（監(jiān)督部門）應該定期和不定期的監(jiān)督檢查公司制度落實情況，控制企業(yè)風險。

三、結(jié)論

L果汁有限責任公司從十幾年前的風生水起到現(xiàn)如今負債累累甚至破產(chǎn)拍賣。公司在采購與付款內(nèi)部控制活動中所存在的薄弱環(huán)節(jié)正是導致企業(yè)不能永續(xù)經(jīng)營的重要原因。公司想要更好的發(fā)展下去就需要做好內(nèi)部控制，也只有做好了內(nèi)控才才能保證企業(yè)更好的發(fā)展不至于突然倒閉。