新時(shí)期國(guó)有企業(yè)辦公室管理質(zhì)量的提升策略

何大建 中鐵隧道股份有限公司

新時(shí)期，國(guó)有企業(yè)辦公室工作更要及時(shí)準(zhǔn)確地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新常態(tài)和國(guó)有企業(yè)改革發(fā)展新形勢(shì)的要求，把“規(guī)律性”與“時(shí)代性”相結(jié)合，更好推動(dòng)工作思路、工作方法和管理理念的創(chuàng)新，提升管理工作質(zhì)量與效率，適應(yīng)國(guó)有企業(yè)在新時(shí)期的發(fā)展需要，做好推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的先覺(jué)者、踐行者。

一、新時(shí)期企業(yè)辦公室的創(chuàng)新特點(diǎn)及管理職責(zé)

辦公室的工作大多煩瑣、細(xì)微，在實(shí)際工作中具有以下主要特征：第一，作為企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度和指導(dǎo)思想的發(fā)布中心，掌握企業(yè)發(fā)展方向。第二，辦公室直接傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)層的工作決策和命令，并有效反饋基層的意見(jiàn)等，是溝通的重要銜接部門。第三，辦公室對(duì)于企業(yè)各項(xiàng)重要資料進(jìn)行留存，起著重要的部門協(xié)調(diào)作用。從實(shí)際工作來(lái)看企業(yè)辦公室職責(zé)主要包括以下幾方面：第一，制定科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度。在經(jīng)濟(jì)改革的背景下，企業(yè)辦公室更要深入市場(chǎng)，充分了解市場(chǎng)的需求，制定符合自身狀況的運(yùn)行機(jī)制，時(shí)刻保持高度的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。辦公室要充分發(fā)揮其職能作用，對(duì)于企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)要做好留存、整理，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀做好分析，進(jìn)而制定出滿足自身發(fā)展需求的目標(biāo)，不斷完善自身管理制度。第二，輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做決策。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，管理人員需要進(jìn)行多方考慮，一旦疏忽出現(xiàn)紕漏，會(huì)直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。故此，辦公室要充分發(fā)揮其輔助作用，留存好企業(yè)發(fā)展資料，為管理人員提供更有利的數(shù)據(jù)支撐，確保決策的正確性。第三，協(xié)調(diào)和管理好公共關(guān)系。辦公室員工要緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐，做好外部各部門之間的協(xié)調(diào)溝通，為企業(yè)創(chuàng)造更加和諧的外部交流環(huán)境，從而在發(fā)展中實(shí)現(xiàn)共贏。鑒于此，在大的市場(chǎng)環(huán)境發(fā)展背景下，企業(yè)辦公室工作人員要積極主動(dòng)做好后勤工作，充分發(fā)揮其重要作用，為企業(yè)的發(fā)展做好保障。同時(shí)，對(duì)內(nèi)細(xì)節(jié)工作要做到位，避免內(nèi)部矛盾給企業(yè)發(fā)展造成影響，保證企業(yè)長(zhǎng)久持續(xù)發(fā)展。

二、新時(shí)期國(guó)有企業(yè)辦公室管理質(zhì)量提升策略

（一）創(chuàng)新辦公室行政管理觀念

隨著時(shí)代的快速發(fā)展進(jìn)步，我國(guó)的發(fā)展形勢(shì)也發(fā)生了比較大的轉(zhuǎn)變，這也給辦公室行政管理工作展開(kāi)帶去了新的挑戰(zhàn)。在這種背景下，傳統(tǒng)辦公室管理觀念及模式已經(jīng)不符合時(shí)代發(fā)展需要了。所以，要想更加高效的完成辦公室行政管理，相關(guān)工作人員必須要考慮自身所在單位實(shí)際情況、黨的政策方針以及預(yù)期工作目標(biāo)展開(kāi)管理觀念和方法的創(chuàng)新改革，形成全新的服務(wù)觀念，從而為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。特別是目前我國(guó)部分政府機(jī)關(guān)單位有著管理職能效應(yīng)缺失的情況，而且存在職能沖突缺陷，因此必須要制定更為完成合理的行政管理模式，采用更為科學(xué)的方法提高行政管理的規(guī)范性，進(jìn)而為辦公室行政管理效率及質(zhì)量提高起到更大的推動(dòng)作用。

（二）做好培訓(xùn)工作，提升辦公人員能力

在業(yè)務(wù)能力方面，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要聘請(qǐng)一些專家，對(duì)辦公人員進(jìn)行常規(guī)性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過(guò)讓辦公人員學(xué)習(xí)相關(guān)工作知識(shí)，促進(jìn)辦公人員自我提升。在職業(yè)素質(zhì)方面，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要利用法律、行規(guī)等機(jī)制，對(duì)辦公人員進(jìn)行職業(yè)教育。通過(guò)要求辦公人員樹(shù)立崇高的職業(yè)精神，促進(jìn)辦公人員能夠以企業(yè)利益為重，更好地發(fā)揮自身崗位工作效用。在思想精神方面，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要成立專門的溝通機(jī)制。通過(guò)讓辦公人員反映工作上的困難，不斷解決辦公人員的后顧之憂，從而將辦公室團(tuán)結(jié)在企業(yè)大家庭里，促進(jìn)辦公人員迸發(fā)更多的精神力量，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)做貢獻(xiàn)。對(duì)辦公人員開(kāi)展基層黨建工作，通過(guò)講解我國(guó)的相關(guān)政策以及企業(yè)對(duì)該政策的解讀、分析，能幫助辦公人員提高個(gè)人思想道德意識(shí)，樹(shù)立正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀，增強(qiáng)職業(yè)道德，始終以單位發(fā)展為主，努力提升自我、發(fā)揮出辦公室人員在工作中的意義。

（三）辦公室職能的強(qiáng)化

從某種意義上講，辦公室可以稱之為企業(yè)的“智囊團(tuán)”，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中應(yīng)該作為企業(yè)強(qiáng)大的后盾，為企業(yè)發(fā)展提供更多的策略，幫助企業(yè)解決各種困難。時(shí)刻保持敏銳的市場(chǎng)洞察力，充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，并在工作中貫徹執(zhí)行。與市場(chǎng)保持緊密聯(lián)系，搜集市場(chǎng)變化動(dòng)態(tài)，進(jìn)行分類整理，以供領(lǐng)導(dǎo)參考，不斷學(xué)習(xí)，勇于創(chuàng)新，具備獨(dú)立處理問(wèn)題的能力。除此之外，辦公室還有一項(xiàng)重要的職責(zé)是做好各部門的有效監(jiān)管。通過(guò)內(nèi)部實(shí)踐、創(chuàng)新，更好地發(fā)揮其主導(dǎo)作用，加快企業(yè)發(fā)展速度。主要表現(xiàn)是協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)工作命令，發(fā)布各種文件等。制定各部門的崗位職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督管理，違法現(xiàn)象及時(shí)上報(bào)主管部門及領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)職工出現(xiàn)難題時(shí)要及時(shí)予以解決。及時(shí)匯報(bào)，加速解決，最終制定出一套監(jiān)督、整改為一體的內(nèi)部管理體系，獎(jiǎng)懲明確，嚴(yán)肅處理工作消極人員，對(duì)于認(rèn)真負(fù)責(zé)者要給予更多的鼓勵(lì)，使其在重要崗位上發(fā)揮更大的作用。

（四）完善辦公室評(píng)價(jià)制度

在建立辦公室評(píng)價(jià)系統(tǒng)的過(guò)程中，我們要特別注意評(píng)價(jià)工作要素的構(gòu)成。特別是對(duì)辦公室成員的工作情況進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，可以讓辦公室成員能夠更加注重日常工作，并認(rèn)真努力地完成本職工作。辦公室綜合管理工作人員必須對(duì)辦公室評(píng)價(jià)系統(tǒng)的要適當(dāng)?shù)叵魅鯓?gòu)成要素。特別是要下調(diào)出勤率的比重，促進(jìn)評(píng)價(jià)制度更好地開(kāi)發(fā)實(shí)用性。評(píng)價(jià)系統(tǒng)的建立要結(jié)合企業(yè)自身的情況，分析員工的工作能力，以業(yè)務(wù)考核的標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)進(jìn)行分析，確保滿足員工需求的因素能凸現(xiàn)員工的自身價(jià)值，為辦公室評(píng)價(jià)系統(tǒng)提供更實(shí)用的價(jià)值。建立辦公室評(píng)價(jià)系統(tǒng)需要加強(qiáng)對(duì)員工心理的關(guān)注，特別是要明確制定工作崗位以及每月的評(píng)價(jià)目標(biāo)，讓評(píng)價(jià)系統(tǒng)能夠長(zhǎng)期地激勵(lì)員工，提高員工的工作效率。下標(biāo)是筆者公司考核構(gòu)建的KIP圖表。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期賦予國(guó)有企業(yè)辦公室系統(tǒng)更高的要求，辦公室更應(yīng)以時(shí)不我待、只爭(zhēng)朝夕的奮斗精神，緊跟改革步伐，積極引入現(xiàn)代技術(shù)，提高辦公室人員業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)新考核機(jī)制，從多方面落實(shí)國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作，確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的順利進(jìn)行。