城市供電網(wǎng)工程項目檔案“網(wǎng)格化”管理探究

劉婷婷 國網(wǎng)天津市電力公司

工程項目檔案全面保留了電網(wǎng)企業(yè)工程項目依法投資、合規(guī)建設(shè)的痕跡，需要做到全面收集、科學(xué)整理、安全保管、合理利用，保證在后續(xù)審計稽查、依法維權(quán)等過程中提供精準、高效的利用服務(wù)。同時工程建設(shè)項目本身存在參建單位多、檔案資料分散、載體多樣等情況，因此亟需建立一套覆蓋全部流程的完善管理體系，以及提高效率的科學(xué)管理手段來確保檔案的規(guī)范管理。

城市供電網(wǎng)工程檔案網(wǎng)格化管理是以助力工程項目規(guī)范化、標準化管理為原則，以電網(wǎng)項目建設(shè)和檔案工作協(xié)同管理為目標，整合現(xiàn)有工程管理、檔案管理的相關(guān)標準和資源，通過構(gòu)建管理機制、明確管理標準、搭建檔案資料數(shù)據(jù)集成平臺，實現(xiàn)文件材料動態(tài)收集、整編著錄固化標準、歸檔情況在線監(jiān)督檢查，形成管理與技術(shù)兩個維度相耦合的檔案網(wǎng)格化管控體系，使工程項目檔案管理更加系統(tǒng)，檔案利用更加清晰。

一、構(gòu)建以企業(yè)發(fā)展需求為導(dǎo)向的工程檔案管理體系

建立“集中統(tǒng)一，分級管理”體系。堅持完善由公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、建設(shè)項目檔案管理單位組織實施的從項目立項至投產(chǎn)驗收的項目檔案全程管理機制。以云計算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，完成資源體系、安全體系、利用體系三大基礎(chǔ)體系建設(shè)，從而更好地支撐公司對各單位檔案資源的在線管控、統(tǒng)計分析及跨單位的開發(fā)利用等工作。

二、建立完整的檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)機制

創(chuàng)新檔案人才培養(yǎng)途徑，把檔案人員崗位培訓(xùn)、競賽選拔、技術(shù)交流列入檔案人才培養(yǎng)統(tǒng)一規(guī)劃，通過組織實體講座、開展在線網(wǎng)絡(luò)研討、開發(fā)微課堂培訓(xùn)課件等途徑，增強檔案崗位的吸引力和實效性，培養(yǎng)、儲備一批專業(yè)檔案管理人才，形成專家人才數(shù)據(jù)儲備庫。同時，深化檔案管理工作創(chuàng)新探索，選取專家?guī)靸?nèi)優(yōu)秀人才參與檔案重點課題研究、檔案資源的開發(fā)編研、撰寫利用等工作，促進隊伍可持續(xù)良性發(fā)展。

三、通過全過程動態(tài)管理科學(xué)量化歸檔考核評價

工程檔案歸檔全過程評價是工程檔案管理的重要方面，是工程檔案質(zhì)量保障體系的重要組成部分。開展工程檔案歸檔全過程評價對監(jiān)督參建單位規(guī)范歸檔、改進歸檔方法、完善各歸檔環(huán)節(jié)、提高工程檔案水平、提升后期檔案服務(wù)質(zhì)量進而整體提升工程檔案歸檔質(zhì)量有著積極的促進作用。

四、構(gòu)建科學(xué)的檔案角色管理模式

一個企業(yè)要使其更具生命力，一項工作要完成的更準確高效，明確好崗位職責(zé)至關(guān)重要?；诔鞘泄╇娋W(wǎng)工程項目EPC模式，實施工程檔案典型崗位管理和角色化管理，明確相關(guān)人員的職責(zé)和任務(wù)標準，導(dǎo)出包含流程、制度、標準等管理要求的崗位手冊和工作手冊。針對組織結(jié)構(gòu)和崗位變動、工程管理和檔案管理要求發(fā)生變化等現(xiàn)象，調(diào)整工程檔案管理角色與新組織、新崗位人員的對應(yīng)關(guān)系，建立起基于流程的典型崗位體系，解決工程檔案“誰形成、誰負責(zé)”的問題。

五、構(gòu)建工程檔案規(guī)章制度知識庫

規(guī)章制度是企業(yè)求得最大效益的保障，是實現(xiàn)工作目標的有力措施和手段。目前檔案管理參照的國家、地方、行業(yè)、企業(yè)各層級制度種類繁多，網(wǎng)格化管理利用“ARIS”平臺，將工程管理與檔案管理的有效制度條款在相關(guān)流程步驟中進行匹配，幫助工程人員與檔案人員在同一流程的節(jié)點任務(wù)清晰掌握各級規(guī)章制度體系的具體要求，明確職責(zé)分工，消除檔案管理的流程斷點和制度盲點。

六、構(gòu)建工程檔案整編標準庫

通過系統(tǒng)梳理分析工程歸檔文件范圍和歸檔標準，分類設(shè)定骨干網(wǎng)架項目、配電網(wǎng)項目歸檔文件材料清單，嵌入內(nèi)外網(wǎng)工程檔案歸檔系統(tǒng)中，統(tǒng)一整編內(nèi)容。同時采用“預(yù)立卷”的形式，通過控制系統(tǒng)錄入時間規(guī)定整編時限，解決工程周期中存在的被動與滯后的問題，從而實現(xiàn)隨建隨歸，提升工程檔案錄入內(nèi)容的標準化、準確化。

七、優(yōu)化工程檔案歸檔信息數(shù)據(jù)管理手段

采用內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)兩種模式完成歸檔信息數(shù)據(jù)的管理，內(nèi)網(wǎng)模式依托內(nèi)部協(xié)同辦公網(wǎng)，實現(xiàn)各參建單位的在線歸檔移交；外網(wǎng)模式通過外網(wǎng)工程項目檔案管理系統(tǒng)完成歸檔移交。該模式提升了電網(wǎng)工程建設(shè)項目參建單位檔案收集、檔案整理、檔案移交的工作效率，減輕了各單位檔案管理工作人員離線導(dǎo)出、離線接收、離線上傳、離線審核等工作量，有效解決了參建單位兼職檔案員工程資料歸檔難的問題，提高了工作效率。

八、完善工程檔案離線驗收評價方法

加強電網(wǎng)工程項目檔案驗收工作，對提高歸檔質(zhì)量、提高管理工作效率具有重要意義。工程檔案離線驗收評價法是結(jié)合考核評價制度進行量化管理，實現(xiàn)檔案驗收多途徑問題反饋、驗收中問題多種方式匯總查看輸出、驗收問題在線處理整改的功能，同時基于工程項目建設(shè)存在一次性、固定性、預(yù)約性等特性，采取多種手段進行評價與激勵，全面提高檔案管理效率。

網(wǎng)格化管理以工程檔案管理需求為第一要務(wù)和根本出發(fā)點，通過建立檔案管理過程中的網(wǎng)格動態(tài)管理數(shù)據(jù)庫，詳細掌握和了解工程檔案管理結(jié)構(gòu)和需求層次，再根據(jù)工程檔案歸檔全過程中的不同步驟需求提供個性化解決方案，以達到提高工程檔案歸檔及時率、完整率的目的。通過網(wǎng)格化管理將大數(shù)據(jù)信息應(yīng)用到檔案利用環(huán)節(jié)，不僅能夠全面客觀地掌握工程檔案當(dāng)前歸檔狀態(tài)，而且能夠清晰地了解工程的差異化，真正做到了將個體檔案管理與普遍性制度相統(tǒng)一，形成特色鮮明、管理到位的管理模式，從而為企業(yè)提供精準管理，有效提升工程檔案管理的針對性和實效性。