高校合同檔案管理問題探究

李麗 山東商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

從法律層面來看，合同一般是指多個(gè)個(gè)體之間基于某種特定的經(jīng)濟(jì)利益需求，非常明確的指出個(gè)體雙方之間存在的權(quán)利與義務(wù)及其相應(yīng)的附加責(zé)任，具有法律效力的書面文件。而高校合同檔案是高校為了充分維護(hù)正常管理秩序，做到依法治校、治學(xué)，實(shí)現(xiàn)和諧美好校園的核心依據(jù)。隨著社會發(fā)展水平的提升，越來越多的高校正在深化改革和建設(shè)進(jìn)程中，他們積極的參與到外界的社會活動之中，各個(gè)高校與外部的單位如其他高校，政府，企業(yè)等的來往也日趨增加，各主體之間簽訂的合同數(shù)量和種類也越來越復(fù)雜，高校對于這些種類繁多、門類復(fù)雜的合同檔案管理所對應(yīng)的管理水平也要相應(yīng)的提升?；诖?，本文重點(diǎn)探討高校合同檔案管理問題，以期為高校更好的、科學(xué)的管理合同檔案提供一點(diǎn)參考。

一、高校合同檔案形成的基本情況

現(xiàn)階段，高校合同檔案形成的途徑主要包括以下幾個(gè)方面：一是高?；趲熒募夹g(shù)成果研究方面的現(xiàn)狀，與外界主體如企業(yè)或者政府簽訂的合同檔案，主要是技術(shù)咨詢與技術(shù)成果轉(zhuǎn)讓等檔案；二是在高校學(xué)生面臨就業(yè)時(shí)，與外界主體如企業(yè)或者政府之間簽訂的合作合同，這種合同檔案是充分保障了學(xué)生與單位之間的雙方利益不受損失；三是各大高校之間存在一定的合作關(guān)系，如聯(lián)合辦學(xué)的形式，通過輸入雙方的優(yōu)秀學(xué)生來交流、溝通進(jìn)而促進(jìn)各大高校辦學(xué)質(zhì)量的提升，這個(gè)過程也會形成很多的合同檔案；四是高校在發(fā)展過程中需要大量的教育經(jīng)費(fèi)，這些經(jīng)費(fèi)可以來源于省、國家的撥款，也有很大部分是源自其他自籌渠道或?qū)W校創(chuàng)收，當(dāng)然，有些高校也會與放貸單位如銀行存在經(jīng)濟(jì)來往合同，借貸協(xié)議，在這個(gè)經(jīng)費(fèi)來往過程中也會形成一些合同檔案。當(dāng)然，也包括有關(guān)高校設(shè)備、基礎(chǔ)建設(shè)以及圖書資料類的合同檔案。除了上述這些情況外，也包括高校為培養(yǎng)高端人才、吸引技術(shù)人才等合同檔案，如對外培訓(xùn)、產(chǎn)品開發(fā)等有著經(jīng)濟(jì)關(guān)系的合同檔案。

二、高校合同檔案管理中存在的主要問題

（一）沒有專門的機(jī)構(gòu)管理高校合同檔案

現(xiàn)階段，各大高校對于合同檔案管理工作重視度不夠，致使合同檔案管理工作缺乏一致、統(tǒng)一的歸口部門，沒有專門的管理機(jī)構(gòu)，甚至是對于合同的責(zé)任歸屬不夠清晰、明確。譬如基建類涉及的設(shè)計(jì)、施工、檢測、維修等這類合同通常由后勤部門進(jìn)行管理；資產(chǎn)類涉及的采購、出租、投資等這類合同通常由資產(chǎn)部門進(jìn)行管理；教材類的采購、聯(lián)合辦學(xué)類的合作合同等這類合同通常由教學(xué)部門進(jìn)行管理；科研類的合作、咨詢、成果轉(zhuǎn)讓合同等這類合同通常由高校的科技部進(jìn)行管理。可見，高校并沒有專門的機(jī)構(gòu)管理高校合同檔案，這些不同類型的合同都是分散在不同的部門，這種情況會給高校帶來一定的法律風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)濟(jì)上的糾紛問題。

（二）風(fēng)險(xiǎn)意識不強(qiáng)，管理水平有待提升

高校在合同檔案管理工作進(jìn)程中，管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識、管理水平都會影響到合同檔案管理的質(zhì)量。現(xiàn)階段，管理人員普遍風(fēng)險(xiǎn)意識不強(qiáng)，對于合同檔案管理過程中涉及的風(fēng)險(xiǎn)隱患認(rèn)識不夠深刻，高校合同檔案種類復(fù)雜，范圍涉及較廣，管理人員受知識水平的限制管理水平也有待提升。譬如在合同簽訂之前，高校管理人員對于合同內(nèi)容的合規(guī)性、合法性等審核存在一定的紕漏；在合同簽訂之際，也有可能存在走馬觀花的情況，草率的簽訂合同而忽略其中的法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)隱患；在合同履約完成后，很多高校也缺少評價(jià)機(jī)制，甚至是合同出現(xiàn)問題時(shí)，并沒有對應(yīng)的問題機(jī)制，這些問題都充分說明了高校管理人員風(fēng)險(xiǎn)意識不強(qiáng)，管理水平有待提升。

三、完善高校合同檔案管理的優(yōu)化對策

（一）強(qiáng)化高校合同檔案的收集管理工作

想要完善高校合同檔案管理，首先是要強(qiáng)化合同檔案的收集管理工作?，F(xiàn)階段，各大高校對合同檔案的收集管理工作不夠重視，認(rèn)為收集工作在整個(gè)管理體系中地位不高，這種思想致使合同檔案管理工作不夠規(guī)范、流失度較高。在高校合同檔案管理過程中，必須要規(guī)范一致的、統(tǒng)一的收集路徑和方式，最大化規(guī)范合同檔案收集管理工作。同時(shí)，要想辦法增加收集管理工作的渠道，避免合同檔案發(fā)生遺漏的情況，對待一些特殊的情況如未完全走完合同流程的，可以由高校的印章管理人員進(jìn)行歸檔，避免合同檔案的遺漏與丟失。

（二）具有針對性的管理高校合同檔案工作

從上述分析可知：高校合同檔案的形成是多途徑、多形式的，因此，在進(jìn)行管理工作時(shí)，需要針對性的、分門別類的對高校合同檔案進(jìn)行管理。一是對大量重復(fù)出現(xiàn)的協(xié)議、合同進(jìn)行單獨(dú)成類，將這些協(xié)議、合同作為單獨(dú)的小類進(jìn)行管理，如2020年與企業(yè)合作形成的合同檔案，則檔案號可以用2020-AX20-2表示（其中，2020表示合同形成的年份，AX表示一級類目，AX20表示二級類目，2表示流水號）。二是對于基建類、科技類、借貸類的合同檔案可以考慮成套進(jìn)行管理，通?？梢砸皂?xiàng)目進(jìn)行管理，如科研類合同與高校其他的各類課題的總結(jié)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、成果等統(tǒng)一管理。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)高校合同檔案的規(guī)范化管理并不是一蹴而就的，需要全體工作人員的共同合作，本文主要對高校合同檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了分析和探索，希望會對推進(jìn)我國高校合同檔案管理的發(fā)展。