計(jì)劃管理在院辦行政工作中的應(yīng)用

姚賓

計(jì)劃管理是醫(yī)院所有管理工作的基礎(chǔ)，屬于醫(yī)院管理活動(dòng)的中心。院辦是醫(yī)院的綜合管理和辦事部門(mén)，它的主要工作職責(zé)是負(fù)責(zé)調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、檢查監(jiān)督及內(nèi)外聯(lián)絡(luò)等。這個(gè)部門(mén)是院長(zhǎng)和其他部門(mén)、科室間的一座橋梁，起著承上啟下的作用，醫(yī)院的各項(xiàng)行政工作都是由院辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)和協(xié)調(diào)，院辦對(duì)行政工作做出全面規(guī)劃和部署，再對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)化分解，將責(zé)任落實(shí)到科室和具體人員，由相應(yīng)負(fù)責(zé)人員落實(shí)執(zhí)行，在整個(gè)行政工作過(guò)程中，院辦進(jìn)行全面監(jiān)督，各部門(mén)的工作進(jìn)展和具體情況必須對(duì)院辦進(jìn)行實(shí)施反饋，由院辦制定考核機(jī)制，促進(jìn)各項(xiàng)工作高質(zhì)量高效率的實(shí)施。它的服務(wù)質(zhì)量直接決定著醫(yī)院決策的貫徹落實(shí)。因此，實(shí)行計(jì)劃管理，有助于準(zhǔn)確貫徹落實(shí)院部的決策，提高部門(mén)執(zhí)行力度。本文將對(duì)計(jì)劃管理在院辦行政工作中的應(yīng)用做一探討。

1 計(jì)劃管理的架構(gòu)

計(jì)劃管理依照院辦，工作性質(zhì)可分為兩類(lèi)，一種是以職能部門(mén)作為節(jié)點(diǎn)。它的核心工作內(nèi)容有年度工作、月度工作、院早交班會(huì)議、院行政查房、管理培訓(xùn)以及院行政總值班等。主要是收集和反饋院辦決策執(zhí)行，控制過(guò)程信息，提高職能部門(mén)的執(zhí)行力度。另一類(lèi)是以院辦自身為節(jié)點(diǎn)，主要工作內(nèi)容有文件的起草、公文收發(fā)、行政會(huì)議安排、會(huì)議記錄、接待、信訪等日常事務(wù)，提高科室履行職能的能力。

計(jì)劃管理也就是一種控制管理和精確化管理，這種控制在院辦的管理中表現(xiàn)為對(duì)院辦自身工作的控制，其次是對(duì)其他部門(mén)協(xié)同工作的控制、監(jiān)督等，還有外部上級(jí)檢查機(jī)構(gòu)對(duì)本源職能部門(mén)的控制。

2 計(jì)劃管理的運(yùn)作

由院辦牽頭，負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)劃管理工作進(jìn)行具體實(shí)施，計(jì)劃管理工作的內(nèi)容有計(jì)劃、組織、實(shí)施、督辦、評(píng)價(jià)等。進(jìn)行計(jì)劃管理時(shí)，首先要制定工作目標(biāo)，工作目標(biāo)要符合醫(yī)院的中長(zhǎng)期戰(zhàn)略發(fā)展，設(shè)立醫(yī)院年度的工作任務(wù)，年度項(xiàng)目性、階段性的目標(biāo)，目標(biāo)的設(shè)立要具體化，并且有時(shí)間節(jié)點(diǎn)，這是項(xiàng)目計(jì)劃需要遵循的SMART原則，制定了總體目標(biāo)后，再根據(jù)總目標(biāo)進(jìn)行任務(wù)分解，按照目標(biāo)涉及部門(mén)、人員進(jìn)行逐層分配，形成各種不同層次的小目標(biāo)[1]。

其次，制定出工作計(jì)劃，制定計(jì)劃時(shí)，要用一些要素來(lái)表達(dá)，這就用到了5W管理方法，即“what，who，when，where，why”，what指計(jì)劃需要完成什么工作內(nèi)容，who是指計(jì)劃需要哪些人參與執(zhí)行，對(duì)工作任務(wù)的責(zé)任人進(jìn)行明確，when是在執(zhí)行的時(shí)間，并明確工作進(jìn)度，where是指工作的開(kāi)展地點(diǎn)，why是工作執(zhí)行的起因和動(dòng)機(jī)[2]。院辦編制工作任務(wù)的總計(jì)劃書(shū)，并擬定相關(guān)制度和工作實(shí)施流程以及考核細(xì)則，明確工作的進(jìn)度和時(shí)間分配[3]。院辦主任按照工作的重要程度進(jìn)行審批，決定哪些工作任務(wù)需要交由院部領(lǐng)導(dǎo)審核審批，或者提請(qǐng)?jiān)洪L(zhǎng)辦公會(huì)討論決定。

再次，進(jìn)行任務(wù)執(zhí)行。在執(zhí)行前，要明確兩個(gè)要素，即2 h，也就是how和how many，分別表示工作怎么開(kāi)展以及總?cè)蝿?wù)量有多少[4]。根據(jù)相關(guān)計(jì)劃來(lái)做進(jìn)一步的任務(wù)培訓(xùn)，把工作計(jì)劃以及目標(biāo)，包括相應(yīng)的制度，工作開(kāi)展的流程以及考核規(guī)定等宣貫給各職能部門(mén)，各職能部門(mén)根據(jù)這些內(nèi)容進(jìn)行組織安排和實(shí)施工作。

第四，工作監(jiān)督。院辦貫徹落實(shí)醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃，并執(zhí)行全院中層以上的工作計(jì)劃、總結(jié)和各類(lèi)行政文件的督辦工作[5]。對(duì)監(jiān)督工作進(jìn)行一個(gè)有效分類(lèi)，可有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行實(shí)施，而且工作效率也會(huì)有很大提升。（1）由院辦牽頭，做全院性的監(jiān)督檢查工作，召開(kāi)會(huì)議，由相關(guān)職能部門(mén)成立專(zhuān)門(mén)的考核小組，對(duì)相關(guān)職能部門(mén)實(shí)施規(guī)范化的考核和督查，并做出效益考核評(píng)價(jià)[6]。（2）對(duì)涉及院辦自身的監(jiān)督工作，院辦主任或者副主任需要根據(jù)月計(jì)劃、周計(jì)劃和月總結(jié)、項(xiàng)目工作質(zhì)性評(píng)價(jià)進(jìn)行跟蹤核查，對(duì)于未完成的工作任務(wù)要做進(jìn)一步的提醒和督促。進(jìn)行督查督辦工作時(shí)，要將相關(guān)資料收集好，并將問(wèn)題及時(shí)給院辦領(lǐng)導(dǎo)反饋。并提出合理的解決方案，事后積極處理問(wèn)題，有效確保工作的落實(shí)和推進(jìn)。

第五，反饋工作。反饋工作也屬于計(jì)劃管理工作中的重要環(huán)節(jié)，反饋也是一個(gè)溝通的過(guò)程，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)溝通，尋求解決辦法，這樣不僅可以增進(jìn)部門(mén)之間的融合，也能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作能力[7]。相關(guān)人員要收集整理相關(guān)資料，全面會(huì)系統(tǒng)的總結(jié)整個(gè)工作，包括布置、實(shí)施、督查督辦等。

3 計(jì)劃管理在院辦管理工作中的應(yīng)用

3.1 年度工作任務(wù)的計(jì)劃管理

年度工作是屬于院級(jí)的整體工作部署。院內(nèi)整年的工作計(jì)劃在年初時(shí)經(jīng)由院內(nèi)職工代表大會(huì)討論通過(guò)，院辦將本院的年度工作目標(biāo)和和市衛(wèi)計(jì)委安排的目標(biāo)結(jié)合起來(lái)，根據(jù)具體情況對(duì)本年度的工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化分解，工作計(jì)劃的主要內(nèi)容涵蓋年度工作目標(biāo)，任務(wù)完成時(shí)間，目標(biāo)任務(wù)的考核辦法，督查督辦方案等?？傮w計(jì)劃確定后，由院辦主任進(jìn)行方案審核，審核通過(guò)以后，對(duì)所有分解目標(biāo)按照科室和部門(mén)進(jìn)行具體分配[8]。各職能部門(mén)接收到院辦下達(dá)的分解任務(wù)后，再對(duì)任務(wù)進(jìn)行分解和計(jì)劃部署，并明確各項(xiàng)任務(wù)的具體完成期限，再將自己的計(jì)劃交給院辦進(jìn)行統(tǒng)一匯總，方便院辦后面對(duì)各部門(mén)的工作進(jìn)行督查督辦[9]。各職能部門(mén)每周和每月都需要對(duì)院辦報(bào)告階段性重要工作，并將部門(mén)的階段性工作計(jì)劃以及完成情況匯報(bào)給院辦，院辦將這些匯報(bào)上來(lái)的工作信息進(jìn)行整理匯總，然后報(bào)給院領(lǐng)導(dǎo)。另外，院辦也要定期進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)督查督辦，進(jìn)行院行政總查房、召開(kāi)院級(jí)行政例會(huì)，并召開(kāi)半年工作總結(jié)，對(duì)工作的開(kāi)展情況和工作進(jìn)度進(jìn)行督查，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，及時(shí)給相關(guān)部門(mén)發(fā)放整改通知書(shū)，將相關(guān)問(wèn)題盡快進(jìn)行溝通解決，處理完成后將結(jié)果反饋給院辦領(lǐng)導(dǎo)。年末時(shí)，各職能部門(mén)要對(duì)本部門(mén)的年度工作完成情況進(jìn)行總結(jié)，并將其與年度目標(biāo)做對(duì)比，將結(jié)果匯報(bào)給院辦領(lǐng)導(dǎo)。院辦相關(guān)組織部門(mén)對(duì)上報(bào)的部門(mén)工作總結(jié)進(jìn)行查看，并根據(jù)具體情況給予相應(yīng)考核評(píng)分，然后實(shí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。

3.2 院領(lǐng)導(dǎo)接待的計(jì)劃管理

根據(jù)國(guó)家信訪工作的相關(guān)規(guī)定以及醫(yī)院的實(shí)際情況，對(duì)院領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)訪接待實(shí)行計(jì)劃管理。如果有醫(yī)院來(lái)訪，提前一個(gè)月進(jìn)行來(lái)訪公示，院辦工作人員進(jìn)行預(yù)約登記，對(duì)職工來(lái)訪的詳細(xì)信息進(jìn)行預(yù)約登記[10]。當(dāng)天接待時(shí)，負(fù)責(zé)信訪的院辦工作者提前將信訪人基本信息進(jìn)行完善，需要填寫(xiě)的內(nèi)容包括人員姓名、性別、職稱(chēng)、職務(wù)等，信息填寫(xiě)好并確認(rèn)無(wú)誤后，將其交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。接待領(lǐng)導(dǎo)收到信訪信息后，將其做具體登記，并給予相應(yīng)信訪批示[11]。信訪負(fù)責(zé)人員接收到批示后，按照批示上給出的意見(jiàn)填寫(xiě)好來(lái)訪職工交辦單，交辦單由院辦主任批準(zhǔn)，后交由承辦部門(mén)，信訪承辦期間，院辦需要監(jiān)督信訪承辦情況，并隨時(shí)對(duì)工作進(jìn)行跟進(jìn)督查[12]。等工作完成后，院辦做結(jié)案小結(jié)，報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)審核，審核通過(guò)后進(jìn)行存檔。

4 結(jié)語(yǔ)

在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的當(dāng)今時(shí)代，有計(jì)劃地投入工作是非常重要的，我們必須重視計(jì)劃管理的作用，單位重視計(jì)劃管理，就能在一定程度上領(lǐng)先于其他企業(yè)。企業(yè)實(shí)施計(jì)劃管理具有三個(gè)方面的重要意義，首先具有目標(biāo)性，對(duì)工作進(jìn)行目的性的計(jì)劃，可以促使組織更好地實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)，也能幫助管理部門(mén)在實(shí)施管理過(guò)程中，對(duì)準(zhǔn)目標(biāo)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，實(shí)施計(jì)劃管理具有預(yù)見(jiàn)性，計(jì)劃是針對(duì)目標(biāo)、方法和措施作出的預(yù)見(jiàn)性的確認(rèn)，這種預(yù)想不是盲目的空想，而是以本單位實(shí)際情況為基礎(chǔ)，根據(jù)部門(mén)規(guī)定和上級(jí)指示來(lái)確立的，對(duì)后續(xù)發(fā)展具有科學(xué)預(yù)測(cè)。最后，計(jì)劃管理也具備約束性，計(jì)劃管理一經(jīng)確認(rèn)，它在某一指定范圍內(nèi)就具有相應(yīng)約束力，所有實(shí)施計(jì)劃的集體和個(gè)人都必須嚴(yán)格按照計(jì)劃內(nèi)容開(kāi)展工作，不得違背和拖延。醫(yī)院有效進(jìn)行計(jì)劃管理，不僅能夠找準(zhǔn)定位，明確目標(biāo)，也能夠減少相應(yīng)的管理風(fēng)險(xiǎn)和損失，同時(shí)有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行工作，能夠促進(jìn)各部門(mén)之間的協(xié)作，各部門(mén)間很容易達(dá)成共識(shí)，更利于工作的順利開(kāi)展和有效落實(shí)，院辦和各職能部門(mén)形成合力，積極配合相互支持，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作以及制度的良好落實(shí)具有一定的推動(dòng)作用。使醫(yī)院能夠更好運(yùn)行。另外，實(shí)施計(jì)劃管理不僅能夠充分調(diào)動(dòng)各種資源，提高工作的效率和質(zhì)量，還可為企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益，這種效益將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)計(jì)劃工作本身的投入。因此，必須加強(qiáng)醫(yī)院行政管理工作的計(jì)劃性，實(shí)行計(jì)劃管理，使院辦工作人員的綜合協(xié)調(diào)和溝通能力得到提升，促進(jìn)醫(yī)院行政管理工作的良性發(fā)展，保證醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益穩(wěn)步提高。