淺談新形勢(shì)下國(guó)企辦公室行政管理工作角色定位及績(jī)效提高辦法

李宛瑩 陜西省土地工程建設(shè)集團(tuán)有限責(zé)任公司

一、前言

國(guó)企辦公室行政管理部門是連接單位其他職能業(yè)務(wù)部門的樞紐，是一個(gè)單位的關(guān)鍵中心，它不僅服務(wù)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策，又服務(wù)于各職能業(yè)務(wù)部門日常工作的有效開展，不但是國(guó)企正常運(yùn)行的根本所在，也是國(guó)企高效發(fā)展、進(jìn)步創(chuàng)新的重要保障?？梢哉f，在程序更為明確、制度更加清晰、管理更為嚴(yán)格的國(guó)企中，辦公室所承擔(dān)行政管理職責(zé)的價(jià)值和作用更為突出，辦公室行政管理工作的開展效率，辦公室職員的工作能力，直接影響著國(guó)企的順暢運(yùn)行，進(jìn)而影響著國(guó)企整體的實(shí)力和水平。本文主要通過分析辦公室行政管理工作在國(guó)企中的“角色”，結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)和理解，提出國(guó)企辦公室行政管理部門高效運(yùn)營(yíng)的方式方法，以促進(jìn)國(guó)企整體工作高效有序開展，服務(wù)和幫助國(guó)企更好的創(chuàng)新和發(fā)展。

二、辦公室行政管理工作角色定位

（一）“上級(jí)助手”角色

國(guó)企辦公室行政管理部門是國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)的有力助手，他承擔(dān)著上傳下達(dá)的重要職責(zé)，工作體現(xiàn)在落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策、部署工作方案、分派下達(dá)任務(wù)、及時(shí)督辦促辦、匯報(bào)進(jìn)展情況、反饋工作成果、總結(jié)方法經(jīng)驗(yàn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，是國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”。國(guó)企辦公室行政管理部門的工作雖然制度化、規(guī)范化、程序化，但也無時(shí)無刻不體現(xiàn)著工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和工作水平，一個(gè)優(yōu)秀的辦公室行政秘書可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)的無縫對(duì)接，是國(guó)企高效運(yùn)轉(zhuǎn)的潤(rùn)滑劑，他能幫助領(lǐng)導(dǎo)更好的發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并提供更有針對(duì)性、可操作性的工作思路和方案，也能幫助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解其他各部門工作人員的民意和心聲，以促進(jìn)工作更為舒暢、平穩(wěn)的開展。

（二）“方案參謀”角色

國(guó)企中任何一項(xiàng)工作的順利開展都離不開上層決策和基層落實(shí)，辦公室行政管理部門在整個(gè)工作開展中都扮演著“方案參謀”的角色。因辦公室行政管理崗位要求每個(gè)工作人員不僅對(duì)國(guó)企各部門職責(zé)分工有明確了解，還要對(duì)國(guó)企在社會(huì)面上的定位有清晰認(rèn)識(shí)，他不僅能夠積極獻(xiàn)策，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供實(shí)質(zhì)性建議，也能夠及時(shí)反饋，將基層工作中遇到的困難和問題快速匯報(bào)上級(jí)，以方便決策能夠更好落實(shí)。因此，辦公室行政管理工作還應(yīng)該不斷調(diào)研學(xué)習(xí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，更加清晰明確的了解各職能部門工作開展情況，適時(shí)總結(jié)、及時(shí)上報(bào)，從而進(jìn)一步體現(xiàn)“方案參謀”的價(jià)值。

（三）“服務(wù)大局”角色

因辦公室行政管理部門不承擔(dān)國(guó)企實(shí)際生產(chǎn)業(yè)務(wù)，工作本身較為單純，盡管工作繁重辛苦，但很難體現(xiàn)工作量，平凡、幕后的工作很容易讓人失去主動(dòng)性和積極性，錯(cuò)覺無法實(shí)現(xiàn)個(gè)人人生價(jià)值，從而悵然若失、自暴自棄。筆者認(rèn)為這是一種不成熟的思想，辦公室行政管理部門盡管沒有“核心產(chǎn)品”“龍頭業(yè)務(wù)”和“實(shí)際產(chǎn)值”，但是他卻是國(guó)企中最重要的部門之一，辦公室行政管理人員一定要有“服務(wù)大局”的意識(shí)。尤其在新形勢(shì)下，我們更要樹立“核心意識(shí)”和“大局意識(shí)”，堅(jiān)守本職工作，不忘初心使命，在辦公室行政管理工作中發(fā)掘自己的工作潛力，保護(hù)自己的工作動(dòng)力，鍛煉自己的綜合實(shí)力，國(guó)企整體工作的平穩(wěn)順暢，國(guó)企各部門的進(jìn)步發(fā)展就是辦公室行政管理工作的出色成績(jī)。

（四）“協(xié)調(diào)整體”角色

穩(wěn)定的上下級(jí)管理，和諧的各部門關(guān)系對(duì)于國(guó)企至關(guān)重要，國(guó)企辦公室行政管理工作要求統(tǒng)籌全局、兼顧內(nèi)外，遇事不僅要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，更要照顧他人，服務(wù)全局。國(guó)企辦公室行政管理部門通常承擔(dān)著上傳下達(dá)、溝通內(nèi)外的任務(wù)，是一個(gè)單位的“敏感節(jié)點(diǎn)”“關(guān)鍵中樞”，不但要保證本單位的步調(diào)一致、和諧發(fā)展，還需要聯(lián)系省國(guó)資委、相關(guān)廳局、企事業(yè)合作單位和社會(huì)有關(guān)方面，在重大會(huì)議承辦、重要工作履職中都起到了計(jì)劃協(xié)調(diào)、政策協(xié)調(diào)、事務(wù)協(xié)調(diào)的重要作用。

（五）“后勤保障”角色

國(guó)企辦公室行政管理部門工作細(xì)碎，內(nèi)容繁瑣，上到籌備會(huì)議、信息化建設(shè)、起草報(bào)告，下到會(huì)議服務(wù)、報(bào)廢車輛，包含著國(guó)企工作的方方面面，在國(guó)企中扮演著“后勤保障”角色。做好辦公室工作，就是要未雨綢繆，想他人所想，先行謀劃，為領(lǐng)導(dǎo)和同事提供一個(gè)美麗順心、和諧溫馨的工作環(huán)境，還應(yīng)及時(shí)聽取其他部門和同事的意見建議，以期不斷改進(jìn)完善。

三、新形勢(shì)下行政管理工作效率提高辦法

（一）個(gè)人層面

1.加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)。國(guó)企辦公室行政管理部門一般負(fù)責(zé)國(guó)企黨委會(huì)會(huì)議紀(jì)要、工作文件、規(guī)章制度的起草撰寫，還負(fù)責(zé)著國(guó)企對(duì)外交流、公文傳輸辦理、往來人員接待等工作。辦公室行政管理干部有必要加強(qiáng)政治理論知識(shí)、法律法規(guī)知識(shí)、公文寫作技巧和國(guó)企業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以更高的理論素養(yǎng)、更科學(xué)的工作方法提高工作能力和業(yè)務(wù)水平，從而更好的服務(wù)于國(guó)企辦公室工作順利開展。

2.科學(xué)制定計(jì)劃。工作計(jì)劃的制定是國(guó)企辦公室行政管理工作的重中之重，一是要體現(xiàn)科學(xué)合理的原則，要講究方式方法，未雨綢繆，追求細(xì)致，提前考慮分析可能出現(xiàn)的諸多問題，并找到合理的應(yīng)對(duì)策略，做到一切都在掌握之中；二是工作計(jì)劃的制定要充分結(jié)合部門和職員工作實(shí)際，體現(xiàn)精細(xì)化管理的理念，更好的服務(wù)于職能部門協(xié)調(diào)配合，抓好工作落實(shí)，此外，工作安排盡量要公平公正，避免消極怠工或推諉扯皮。

3.抓好工作落實(shí)。在其位謀其職、在其職謀其責(zé)。作為辦公室行政管理部門工作人員，應(yīng)該以“文經(jīng)我手無差錯(cuò)、事交我辦請(qǐng)放心”的標(biāo)準(zhǔn)從嚴(yán)要求自己，不斷抓好工作落實(shí)。一是要堅(jiān)持事日必清、日清月結(jié)的工作習(xí)慣，分清輕重緩急，逐項(xiàng)進(jìn)行工作銷號(hào)；二是要精益求精、力求完美，工作中對(duì)標(biāo)先鋒模范，敬業(yè)、精益、創(chuàng)新，學(xué)習(xí)“工匠精神”，力求盡善盡美。

4.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)方法。辦公室行政管理部門工作人員要及時(shí)梳理總結(jié)經(jīng)驗(yàn)方法，將領(lǐng)導(dǎo)的指示批示精神，同事的意見建議等及時(shí)收集整理，善于自我批評(píng)，發(fā)現(xiàn)工作有待改進(jìn)之處，做到有的放矢，在日后工作細(xì)節(jié)上稍加注意，從而更好的團(tuán)結(jié)和服務(wù)集體。

（二）部門層面

1.提高站位、拓寬思路。辦公室行政管理部門應(yīng)端正工作態(tài)度，提高站位，不安于現(xiàn)狀，不局限于當(dāng)下，不斷提高工作積極性和主動(dòng)性，積極拓寬工作思路，跳出舒適圈，用創(chuàng)新發(fā)展的理念更好的完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

2.優(yōu)化機(jī)制、協(xié)調(diào)配合。辦公室行政管理工作要規(guī)范制度、明確流程、完善細(xì)節(jié)，根據(jù)筆者從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，規(guī)章制度在工作中異常重要，不僅能保障上傳下達(dá)中的流暢管理，而且能幫助在平級(jí)單位和部門對(duì)接中協(xié)調(diào)一致，更好的避免出現(xiàn)推諉扯皮等問題。

3.有事速辦、特事特辦。辦公室工作要善于在制度框架內(nèi)靈活求變，遵守“及時(shí)處理、急事急辦、特事特辦”的工作原則，緊急敏感情況下應(yīng)簡(jiǎn)化程序，工作落實(shí)第一，工作效率優(yōu)先，做到及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)、及時(shí)通知傳達(dá)、及時(shí)反饋總結(jié)，確保相關(guān)職能部門和工作人員能夠高效履職。

4.加強(qiáng)督辦、及時(shí)反饋。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)重視的專項(xiàng)工作和其他重要敏感工作，辦公室應(yīng)建立督辦臺(tái)賬，及時(shí)聯(lián)系職能部門詢問工作進(jìn)展情況，催辦工作進(jìn)度安排，總結(jié)取得的效果和成績(jī)，梳理出現(xiàn)的困難和問題，及時(shí)反饋，以實(shí)現(xiàn)對(duì)上負(fù)責(zé)，對(duì)下督辦的工作使命。

5.賞罰分明、提高效率。因辦公室工作單一、制式、傳統(tǒng)，經(jīng)常性的出現(xiàn)消極怠工情況，要擺脫工作困境，就必須建立賞罰制度，從而解決工作積極性不高，主動(dòng)性不強(qiáng)的辦公室工作通病。辦公室行政管理部門應(yīng)適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)工作效率高，對(duì)工作各流程環(huán)節(jié)有突出貢獻(xiàn)的創(chuàng)新型人才，反觀對(duì)于拖延工作、耽誤整體進(jìn)度的，要予以通報(bào)批評(píng)。

6.文檔記錄、工作留痕。辦公室工作要及時(shí)記錄工作內(nèi)容，尤其是要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)任務(wù)、會(huì)議紀(jì)要、工作檔案等形成書面材料，確保不造成遺漏。此外，要根據(jù)工作類型，整理臺(tái)賬檔案，以方便日后查閱。

7.加強(qiáng)宣傳、創(chuàng)新思路。辦公室工作必要時(shí)應(yīng)拓寬工作思路，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和新聞媒體，適時(shí)宣傳，良性引導(dǎo)輿論。筆者在工作中通過對(duì)接官媒開展宣傳工作，讓大家更好的理解了國(guó)企生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理模式，取得了良好的效果；筆者還通過在相關(guān)報(bào)刊設(shè)立每期特別策劃?rùn)谀亢汀拔⒃L談”專題，讓廣大國(guó)企干部職工談想法、說思路、話感受，增強(qiáng)主人翁意識(shí)和參與度，確保建言獻(xiàn)策的渠道暢通無阻。

8.應(yīng)用科技、化解難題?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。辦公室工作不能簡(jiǎn)單依賴于人工操作，更應(yīng)該積極學(xué)習(xí)使用最先進(jìn)的技術(shù)成果，與時(shí)俱進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)更好的效益。接入或建立信息化公文傳輸辦理平臺(tái)，理順公文、事項(xiàng)流轉(zhuǎn)渠道，以便及時(shí)、高效開展各項(xiàng)工作。

四、結(jié)語

綜上所述，國(guó)企辦公室行政管理工作人員在工作中要提高站位，積極適應(yīng)國(guó)企在新形勢(shì)下的發(fā)展要求，牢固樹立起與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展理念，探索創(chuàng)新、銳意進(jìn)取，不斷完善國(guó)企規(guī)章制度，將現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化的理念應(yīng)用于日常管理工作中來，充分體現(xiàn)辦公室“關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)”和“核心中樞”作用，為國(guó)企整體的創(chuàng)新發(fā)展提供全面、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為我國(guó)新時(shí)代社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)作出新的貢獻(xiàn)。