檔案數(shù)字化建設(shè)實踐與發(fā)展策略分析

劉亞萍 河北省人力資源市場服務(wù)中心

所謂檔案數(shù)字化，是指通過數(shù)字信息技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相關(guān)文字、圖像等信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的一種技術(shù)。隨著以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代科學技術(shù)逐步普及和應(yīng)用，越來越多的領(lǐng)域開始進行自身數(shù)字化轉(zhuǎn)變，檔案管理亦是如此。從應(yīng)用角度來看，檔案數(shù)字化建設(shè)不僅構(gòu)建了更為龐大的檔案數(shù)據(jù)庫，同時在檔案資源查詢、傳輸和利用上也更加便捷。而檔案數(shù)字化建設(shè)，則是指紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變的過程，這里需要專業(yè)信息掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，同錄入檔案數(shù)據(jù)庫中。與此同時，對于當前正在生成的檔案也要以電子文檔方式進行歸檔、整理和保存。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)實踐中面臨的問題

（一）傳統(tǒng)檔案管理理念束縛

在我國社會經(jīng)濟發(fā)展過程中，檔案起到了不可替代的影響與作用。然而從宏觀角度來看，我國檔案管理與建設(shè)并未與社會發(fā)展步伐相統(tǒng)一，人們對檔案管理工作的重視程度相對較低。受傳統(tǒng)理念束縛，檔案管理工作一直以來都被企事業(yè)單位所忽略，由此導致了檔案管理工作發(fā)展相對滯后。然而在信息時代背景下，檔案數(shù)字化建設(shè)已成為大勢所趨，但由于人們思想理念的束縛，使得檔案數(shù)字化建設(shè)常滯不前，給企事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展帶來了嚴重阻礙。

（二）檔案管理體系有待完善

隨著檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)變的實現(xiàn)，檔案管理工作模式也隨著發(fā)生轉(zhuǎn)變，由此給新時期檔案管理工作提出了新的內(nèi)容和要求。在此背景下，一些企事業(yè)單位雖然在數(shù)字化檔案管理方面強化了重視程度，然而在落實及數(shù)字化建設(shè)中則流于形式，特別是以數(shù)字化檔案為基礎(chǔ)的相關(guān)管內(nèi)容度及技術(shù)規(guī)范則嚴重欠缺。與此同時，數(shù)字化檔案管理制度不完善，無法對檔案管理人員行成有效監(jiān)督，特別是在責任追查時難以真正做到責任到人，不利于檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型與建設(shè)。

（三）專業(yè)技術(shù)人才相對匱乏

從技術(shù)角度出發(fā)，數(shù)字化檔案建設(shè)是一種以計算機技術(shù)為核心的全新檔案管理模式，傳統(tǒng)人工管理方法已無法滿足新時期檔案管理需求。在此背景下，我國企事業(yè)單位數(shù)字化檔案建設(shè)還面臨著嚴峻的專業(yè)技術(shù)人才匱乏問題。一方面，過往檔案管理多由瀕臨退休員工或兼任方式進行管理，其專業(yè)能力無法達到數(shù)字化檔案管理的技術(shù)要求。另一方面，由于檔案管理意識的薄弱，許多企事業(yè)單位檔案管理人員數(shù)量較少，無法有效開展數(shù)字化檔案管理工作。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境有待改善

從某種角度來看，檔案數(shù)字化建設(shè)就是由傳統(tǒng)人員檔案管理向計算機檔案管理轉(zhuǎn)化的過程，因此還需要強化相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。具體而言，數(shù)字化技術(shù)設(shè)施包含了計算機、掃描錄入設(shè)備及檔案管理平臺等方面。然而在企事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)過程中，由于相關(guān)資金投入力度不足，許多儀器設(shè)備及檔案管理平臺均有待升級或更新。此外，由于計算機互聯(lián)網(wǎng)的開放性，也是的數(shù)字化檔案面臨嚴峻的安全問題，這也是當前檔案管理亟待解決的問題之一。

二、促進檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的有效發(fā)展策略

（一）強化數(shù)字化檔案管理意識

從發(fā)展角度來看，檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)變并非一蹴而就便能實現(xiàn)的，而是需要一個循序漸進的過程不斷發(fā)展與完善，其中首當其沖的便是強化各企事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理意識。首先，政府管理部門及相關(guān)行業(yè)機構(gòu)要就檔案數(shù)字化建設(shè)的價值與作用進行廣泛宣傳，是更多的企事業(yè)單位充分認知檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)變的時代發(fā)展趨勢。其次，廣大企事業(yè)單位還要勇于突破和創(chuàng)新，積極打破傳統(tǒng)檔案管理理念束縛，并提高單位自身相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施及專業(yè)人才的引進，由此推動企事業(yè)單位檔案管理水平的全面提升。

（二）完善檔案數(shù)字化管理體系

在企事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要想保證檔案管理工作的科學有序開展，構(gòu)建一套科學完善的檔案管理體系具有十分重要的價值和意義。首先，企事業(yè)單位要明確和細化數(shù)字化檔案管理工作內(nèi)容，并制定科學合理的工作標準和技術(shù)要求，由此保障數(shù)字化檔案管理工作的穩(wěn)定開展。其次，為進一步推動檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的有效提升，還要貫徹落實數(shù)字化檔案管理責任制，相關(guān)責任落實到個人，并加強管理人員監(jiān)督及績效考核制度，由此督促檔案管理人員以更好的職業(yè)素養(yǎng)和工作態(tài)度完成檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

（三）注重數(shù)字化人才隊伍建設(shè)

無論企業(yè)還是事業(yè)單位，人才永遠是發(fā)展創(chuàng)新的基礎(chǔ)所在，因此在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中必須要注重專業(yè)技術(shù)人才的引進和培養(yǎng)，并以此構(gòu)建一支高素質(zhì)專業(yè)型技術(shù)人才隊伍。首先，企事業(yè)單位要積極引進外界高端技術(shù)性人才，并以此帶來先進的檔案管理理念和相關(guān)管理技術(shù)和方法，由此更好的開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作。其次，為滿足檔案數(shù)字化建設(shè)帶來的技術(shù)人才需求，還要注重檔案管理隊伍的年輕化建設(shè)，并積極開展相關(guān)業(yè)務(wù)學習和培訓工作，由此打造一支高素質(zhì)專業(yè)性技術(shù)人才隊伍。

（四）優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)環(huán)境

為全面落實企事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)工作，相關(guān)管理決策層要加大檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入力度，從而為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變奠定堅實的環(huán)境基礎(chǔ)。首先，企事業(yè)單位要加大數(shù)字化硬件設(shè)施的引進與采購，并不斷進行升級和創(chuàng)新，由此滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的基本硬件需求。其次，檔案管理部門還要注重數(shù)字化檔案管理平臺建設(shè)，一方面加強管理平臺的技術(shù)發(fā)展和創(chuàng)新，另一方面還要強化管理平臺的安全防護，由此避免數(shù)字化檔案資源被非法盜取和利用，由此保障檔案數(shù)字化建設(shè)工作的安全穩(wěn)定推進。

三、結(jié)論

綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)是企事業(yè)單位檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，同時也是提高自身發(fā)展水平的重要舉措。針對當前檔案數(shù)字化建設(shè)過程存在的問題與不足，我們必須進一步強化數(shù)字化檔案管理意識，并在管理體系、管理人才及管理環(huán)境等方面加大投入力度，由此推動檔案數(shù)字化建設(shè)工作的科學穩(wěn)步推進。